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Las mejores herramientas de calendario para cada necesidad de gestión de proyectos


¿Cuándo está programada la reunión de inicio? ¿Cuándo es ese hito? ¿Cuándo es un buen momento para sentarse con el equipo de desarrollo y hablar sobre esa tarea? ¿Cuándo se supone que todo el proyecto saldrá a la vida?

No hay ninguna duda al respecto: cuando está gestionando un proyecto, surgen preguntas como estas todo el tiempo. Es exactamente por eso que un calendario es tu mejor amigo para mantener todo en orden. Está supervisando reuniones, plazos, recursos, progreso y más, y no tener un calendario confiable hace que el trabajo sea mucho más difícil.

Afortunadamente, existen numerosas herramientas de calendario en las que puede confiar para una variedad de proyectos diferentes. Tareas relacionadas con la gestión. Estamos compartiendo algunas de nuestras opciones favoritas aquí.

Microsoft Excel

Úselo para esta necesidad de administración de proyectos: Creación de agendas y programas simples

Excel es familiar y accesible, lo que significa que muchos proyectos los equipos aún confían en él para una variedad de tareas de administración de proyectos.

Aquí están las buenas noticias: Excel definitivamente tiene su tiempo y lugar. Por ejemplo, si está organizando una reunión y necesita una agenda para lo que se discutirá y cuánto tiempo se le asignará a cada tema, Excel es una opción sencilla. O si está administrando un stand en un evento de la industria, Excel puede ayudarlo a organizar un calendario simple para ese día.

Sin embargo, es cuando los equipos de proyecto intentan usar Excel como un calendario de programación complejo o una plataforma de administración de proyectos.

Crear un calendario en Excel requerirá una gran cantidad de trabajo manual por adelantado, lo que podría evitarse por completo con una herramienta que fue diseñada específicamente para la administración del calendario.

Además, Excel puede ser inflexible. O bien, deberá comprender fórmulas complejas para automatizar su calendario o deberá invertir tiempo para realizar actualizaciones manuales cuando algo cambie con su proyecto o su programación (lo cual es inevitable).

En pocas palabras, Excel es mucho más adecuado para agendas u horarios simples ya menudo a corto plazo. Realmente no está diseñado para calendarios de proyectos complejos, ya que carece de muchas funciones que son beneficiosas para los gerentes de proyectos.

Calendario de Google

Úselo para esta necesidad de administración de proyectos: Programación de reuniones e hitos importantes

Fuera de las herramientas de administración de calendario gratuitas disponibles, Google Calendar es una de las más populares. Esto se debe a que muchos equipos de proyectos ya utilizan Gmail, lo que hace que la aplicación de calendario nativa sea una aplicación integrada y fácil de acceder.

Google Calendar permite compartir fácilmente la disponibilidad del calendario, lo que la convierte en una excelente opción para programar reuniones de inicio o dejar de lado importantes los hitos (como una fecha de puesta en marcha del proyecto) en los calendarios de todos.

Las notificaciones de eventos personalizables de esta herramienta también significan que a los usuarios se les puede recordar las próximas reuniones o compromisos.

Programar una reunión rápida o verificar la disponibilidad de alguien es fácil. Pero Google Calendar no es una plataforma de gestión de proyectos o de tareas, lo que significa que carece de mucho en términos de programación de proyectos.

Esta herramienta no ofrece una manera fácil de mantener los detalles del proyecto, los archivos adjuntos u otra información importante directamente en el calendario, lo que significa que Google Calendar a menudo debe usarse junto con otra herramienta de gestión de proyectos.

Además, la administración de tareas y los plazos pueden ser complicados y complicados. No hay una manera fácil de mostrar dependencias o vincular tareas entre sí, lo que significa que se requiere una gran cantidad de actualizaciones manuales cuando el programa cambia o el alcance de los cambios de proyecto.

Wrike Calendars

Úselo para esta necesidad de administración de proyecto : La ​​supervisión de proyectos completos, incluidas las tareas, los plazos y las dependencias

Los calendarios de Wrike abordan muchos de los puntos débiles que las herramientas como Excel o Google Calendar no.

Para empezar, puede ser abrumador mirar todo lo que un equipo específico está trabajando en un solo calendario. Tal vez solo quiera ver lo que el equipo de mercadotecnia tiene en los trabajos para ese próximo seminario web (y no libros electrónicos, publicaciones de blog, estudios de casos y otros proyectos actuales en su placa).

Los calendarios de Wrike le permiten crear calendarios diferentes en el tipo de proyecto. Estos están codificados por colores y se pueden ver fácilmente de forma individual o en capas uno encima del otro. Atrás han quedado los días en los que estamos bizcos tratando de averiguar qué fechas y fechas límite son pertinentes para un proyecto específico.

Los calendarios de Wrike son más que solo horarios y fechas de vencimiento. Están conectados a los proyectos y tareas subyacentes de Wrike. Esto significa que puede obtener la vista de gran tamaño al mirar el calendario, pero también tiene la opción de profundizar en tareas específicas, hitos y contexto importante, directamente desde el calendario.

Usted sabe que la transparencia es la clave , lo que significa que necesita mantener a muchos equipos e interesados ​​diferentes en el circuito. Por esa razón, los calendarios de Wrike son fáciles de compartir entre los equipos internos. Los enlaces externos también se mantienen actualizados para que pueda mantener actualizados a los proveedores, clientes y otras partes externas sobre el progreso de su proyecto.

Calendario

Úselo para esta necesidad de gestión de proyecto: Encontrar sin dificultad tiempos adecuados para reuniones y citas

Aparte de su calendario de proyecto general y los calendarios de todo el equipo, todavía tiene calendarios individuales para preocuparse. Tal vez necesite programar un horario para sentarse con un desarrollador web en su equipo o conversar con un proveedor.

Las personas no siempre son excelentes para bloquear los tiempos o grabar todo en su propio calendario, lo que hace que sea difícil saberlo. cuando realmente están disponibles para conectarse.

Puedes omitir todos los correos electrónicos de ida y vuelta y programar dolores de cabeza con una aplicación de programación gratuita como Calendly. Usando esta herramienta de calendario, puede configurar su disponibilidad y luego generar un calendario que muestre solo sus horas disponibles.

Calendly creará un enlace a su calendario que puede compartir con otros, quienes pueden reservar inmediatamente las reuniones sin horarios. para confirmar si ese tiempo realmente funciona o no para usted.

Eso significa que puede pasar menos tiempo programando reuniones y más tiempo preparándose para tener una conversación productiva.

Workato

Úselo para esta necesidad de gestión de proyectos: Automatización y racionalización de procesos de programación torpes

Muy bien, nos ha atrapado: Workato no es realmente una herramienta de calendario en sí. Sin embargo, le permite conectar todo tipo de aplicaciones diferentes que utiliza (como Slack, Google Calendar, Outlook Calendar, Calendly y, sí, incluso Wrike) y luego automatizar las interacciones comunes entre ellas. Eso significa que puede usarlo para hacer que varias tareas relacionadas con la programación sean más rápidas y mucho más fáciles.

Por ejemplo, puede crear una "receta" (eso es lo que llaman un flujo de trabajo automatizado) para crear automáticamente un evento del Calendario de Outlook cada vez que se crea una nueva tarea de Wrike que incluye una fecha de inicio y de vencimiento.

O cuando crea una nueva factura en QuickBooks, puede configurar Workato para crear automáticamente una nueva tarea en Wrike y un nuevo evento en su Calendario de Google para que realice asegúrese de enviarlo y darle seguimiento.

Piense en Workato como un complemento perfecto para cualquier herramienta de administración de calendario que esté usando, ya que puede llevar muchas de las tareas repetitivas y el trabajo sin sentido del proceso de programación. 19659004] Utilice estas herramientas de calendario para superar los obstáculos comunes a la gestión de proyectos

En la gestión de proyectos, un calendario confiable es una herramienta imprescindible para supervisar tareas, plazos, reuniones y otras obligaciones importantes. Afortunadamente, no hay escasez de herramientas de administración de calendario disponibles, y todas tienen su tiempo y lugar.

Las que cubrimos aquí incluyen:

  • Excel: Para agendas simples y cronogramas a corto plazo
  • Google Calendario: Para programar reuniones e hitos importantes
  • Wrike Calendars: Para supervisar y gestionar proyectos completos
  • Calendly: Para encontrar tiempos mutuos agradables para reuniones y citas
  • Workato:

    Para automatizar tareas y procesos de programación intensivos en tiempo

Es posible que tengamos un poco de sesgo, pero creemos que los calendarios de Wrike ofrecen todas las características y beneficios que necesita para que la gestión de proyectos y calendarios sea muy sencilla. Además, puede usarse junto con muchas de las otras herramientas mencionadas en esta lista.

Regístrese para una prueba gratuita de Wrike y experimente la magia del calendario por sí mismo.

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