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Las mejores herramientas de gestión de programas para gerentes


La gestión de programas es diferente de la gestión de proyectos en que cuando se es gerente de un programa, se gestionan varios proyectos relacionados a la vez. En cierto sentido, es como una receta para el desastre o la locura, al menos un dolor de cabeza desagradable.

Pero hay herramientas que pueden ayudarlo a mantener todas esas bolas en el aire y aterrizarlas donde quiera, cuando quiera ellos. Es posible que aún necesite una aspirina, pero con las herramientas de administración de programas adecuadas, cada vez se sumerge menos en la botella.

¿Cuáles son los factores clave para la administración de programas?

Si desea obtener las herramientas adecuadas, primero debe conocer el tipo de trabajo que requiere la administración del programa. Al conocer las partes que componen todo el proceso, puede determinar mejor qué herramientas pueden ayudarlo a medida que avanza en cada una de estas etapas.

  • Gobernanza: la salud y el progreso del programa
  • Alineación: visión, objetivos y objetos del programa
  • Aseguramiento: verificar y validar el programa
  • Gestión: revisar e informar sobre el programa
  • Integración: optimizar el rendimiento en todo el programa
  • Finanzas: seguimiento de los costos del programa [19659006] Infraestructura: asignación de recursos del programa
  • Planificación: una hoja de ruta para el programa
  • Mejora: evaluación del rendimiento del programa

8 herramientas que ayudan a administrar programas

¿Qué herramientas pueden ayudarlo a hacer mejor su trabajo? mientras administra cada una de estas partes del programa? Hay muchos, pero aquí hay algunos que lo ayudarán a comenzar.

El Tablero

El tablero es el lugar donde debe ir para ver rápidamente cómo van las cosas. Lo mejor de tener un tablero es que puede registrar el estado de múltiples proyectos. No tiene que saltar de una pantalla a otra para ver el progreso de su programa.

 panel de administración del programa con tareas, costos, progreso y carga de trabajo

Si su tablero está en línea y es parte de un sistema basado en la nube, entonces funciona aún mejor. Esto se debe a que cuando los miembros del equipo actualizan sus estados, independientemente de dónde se encuentren o a qué hora lo hagan, esos cambios se actualizan instantáneamente en el tablero.

Por supuesto, si necesita datos más detallados a solo un clic de distancia, puede profundice fácilmente para obtener más información sobre la salud, el progreso, la carga de trabajo o cualquier otro aspecto de su programa. Y esos proyectos se pueden personalizar para ver exactamente lo que necesita ver. Por lo tanto, el tablero no solo es preciso, es un ahorro de tiempo: su ventanilla única para todas sus necesidades de programas.

Diagrama de Gantt

Cuando se trata de planificación, desea tener un diagrama de Gantt para ayudarlo organice su horario y cree una línea de tiempo visual de las tareas que lo componen. El diagrama de Gantt es una herramienta antigua para hacer precisamente eso, con una hoja de cálculo en un lado para ingresar sus datos, que luego se completa en el otro lado en un gráfico de barras. Puede agregar tareas manualmente o importar fácilmente una hoja de cálculo.

Si obtiene un diagrama de Gantt en línea, entonces es aún más fácil porque no tiene que lidiar con las dificultades de actualizar un diagrama de Gantt estático. Si hay un cambio, simplemente arrastre y suelte para reprogramar la tarea. Al personalizar esas tareas con la codificación de colores, es aún más fácil visualizar sus tareas en su programa.

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El diagrama de Gantt también está integrado con el tablero, por lo que lo hace simple para realizar un seguimiento de las actuaciones en todos sus proyectos. Cuando los miembros del equipo actualizan sus tareas, esos cambios se reflejan en el diagrama de Gantt. Esto lo ayuda a administrar mejor, pero también a acceder al rendimiento de su programa.

 Gantt muestra las tareas y fechas asignadas

Administración de tareas

Una herramienta de administración de programas debería ayudarlo a administrar su programa, pero también debe tener una función que lo ayude a administrar sus propias tareas. Una herramienta de administración de tareas es excelente para que los miembros del equipo sepan cuál es su posición en términos de sus tareas. Pero también puede ser utilizado por los administradores de programas para realizar un seguimiento de su propia lista de tareas.

Cuando tiene una herramienta de administración de tareas en línea, puede actualizarla en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, lo que significa que no tiene que ir a ejecutar por un bolígrafo y papel cada vez que recuerdas algo más que tienes que hacer. Simplemente inicie sesión y recopile esas tareas.

Mejor aún, puede agregar notas, archivos y enlaces que podrían estar relacionados con esas tareas directamente en la lista de tareas. Y para asegurarse de que no se olvide nada, puede automatizar las notificaciones por correo electrónico para alertarle de que la fecha límite de una tarea se acerca rápidamente.

Informes

Una gran parte de la administración de un programa es poder revisar e informar sobre su progreso. Por lo tanto, desea una herramienta de administración de programas que le ofrezca una solución simple para esta importante tarea. La mejor herramienta de informes es aquella que puede generar un informe de estado con un clic, y para cualquier informe que desee: carga de trabajo, gastos, etc.

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Usted puede crear gráficos y cuadros coloridos directamente desde el tablero, compartiendo estos documentos enviándolos por correo electrónico en una variedad de formatos o, si lo prefiere, simplemente imprimiéndolos para una presentación. Y esos gráficos se pueden personalizar para que el informe coincida con la persona a la que le está informando.

La herramienta de informes también puede calcular el progreso planificado versus real de sus proyectos. Le informará automáticamente cuántos días tiene adelantado o retrasado, lo que le ahorrará el tiempo necesario para realizar esos cálculos usted mismo. Estos informes se pueden generar en todos sus proyectos.

 lista de verificación de herramientas de administración de programas

Hojas de tiempo

Como administrador de programas, debería amar una herramienta de hojas de tiempo. Las hojas de tiempo lo ayudan a realizar un seguimiento de los beneficios a nivel empresarial. Puede ver cómo su organización da cuenta del tiempo desarrollando activos que impactan en sus resultados. Tiene acceso a datos históricos y eso tendrá un efecto en su balance general.

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El seguimiento del tiempo también le ayuda a ver qué fue y qué no fue rentable en el programa que está administrando. Con esta información, puede modificar los proyectos para que sean más rentables. Ganar dinero es una de las metas de cualquier gerente de programa, y ​​ahora es más probable que lo haga porque tiene mejor información para informar sus decisiones.

En un nivel más pragmático del día a día, una herramienta de hojas de tiempo es te ayudará a cumplir con los plazos al estar completamente actualizado sobre los estados del equipo. Puede usar esto como una herramienta de negociación también con sus partes interesadas, mostrándoles que el equipo está trabajando a plena capacidad y que podría necesitar más recursos asignados a los proyectos si las cosas comienzan a fallar.

Planificación

Quizás la herramienta de administración de programas más importante es la que le permite planificar en su cartera. Viste lo fácil que es usar un diagrama de Gantt para importar o ingresar listas de tareas y luego actualizarlas. Pero es igualmente simple asignar tareas.

Crítico para un gerente de programa, puede ver la actividad del plan tal como sucede en tiempo real. También puede configurar alertas por correo electrónico para notificar a las personas en todo el programa, lo que mantiene a todos en la misma página.

La planificación es complicada cuando se concentra únicamente en un proyecto y se vuelve exponencialmente más difícil a medida que planifica múltiples proyectos relacionados en un programa. Tener una herramienta de administración de programas que le brinde acceso fácil a una descripción general de todos sus proyectos y una forma simple de profundizar en los detalles de un proyecto específico cuando sea necesario es una herramienta esencial para cualquier administrador de programas.

Administración de recursos

Las herramientas de gestión de recursos que mantienen equilibrada la carga de trabajo es una de las herramientas clave que necesitan los gerentes de programa. Les da control sobre las tareas del equipo múltiple para asegurarse de que ningún miembro del equipo tenga demasiadas tareas o que otros estén inactivos esperando el trabajo.

Los cambios siempre ocurren una vez que el proyecto pasa de la fase de planificación a la fase de ejecución y programa Los gerentes necesitan un software que tenga la capacidad de reasignar tareas según sea necesario en todos sus proyectos. Deben saber qué están haciendo los miembros del equipo, cuándo lo están haciendo y, por supuesto, los costos asociados. Ahí es donde resulta útil una herramienta de gestión de recursos.

Rastree uno o más proyectos e identifique y clasifique equipos, suministros, equipos y cualquier otro recurso que se esté utilizando. Querrá una herramienta de administración de recursos que se integre perfectamente con las hojas de tiempo, como ProjectManager.com, para que se agreguen las tarifas por hora de su equipo y, aún mejor, compare el costo planificado versus el costo real automáticamente. Cuanto más sepa sobre sus recursos, más podrá administrar su programa.

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Herramientas de administración de recursos en ProjectManager.com

Calendario

Un calendario puede parecer un paso hacia atrás, no hacia adelante. Recibes calendarios de socios comerciales que te envían saludos de Año Nuevo. Pero un calendario en línea que forma parte de un software de gestión de programas integrado es mejor que 12 meses de lindos cachorros.

No se deje engañar por la aparente simplicidad de un calendario humilde. Puede que no tenga el impacto de algunas de las otras herramientas de administración de programas que hemos descrito anteriormente, pero es difícil superar la elegancia de un calendario, especialmente si está trabajando en múltiples proyectos con muchos plazos.

Nuevamente, un El calendario que forma parte de un sólido software de administración de programas hace más que permitirle marcarlo. ProjectManager.com le permite filtrar por cesionario, nombre de tarea y puede agregar y administrar tareas directamente desde la vista de calendario en nuestro software. Eso es mucho más que una lista de fechas de vencimiento, le brinda la potencia que necesitan los administradores de programas.

Las herramientas de administración de programas le dan control

Un administrador de programas es diferente de un administrador de proyectos. Ambos usan herramientas, por supuesto, pero las herramientas solo están ahí para facilitar su trabajo. Es bastante difícil mantener una cartera de proyectos en línea recta, asegurarse de que estén saludables, dentro del objetivo y dentro del presupuesto. Una vez que tenga un conjunto de herramientas de administración de programas en línea, tendrá mayor conocimiento y éxito.

Esta publicación se actualizó en noviembre de 2019.

Las herramientas de administración de programas que se encuentran en ProjectManager. com le brinda los controles para guiar sus programas hacia el éxito. Proporcionan características, como gráficos de Gantt, hojas de tiempo e informes, que necesita, todo lo que se alimenta en un tablero para una visión general rápida. Todos estos datos se entregan en tiempo real porque ProjectManager.com es un software basado en la nube. Vea cómo ProjectManager.com puede ayudarlo a administrar sus programas tomando nuestra prueba gratuita de 30 días ahora.

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