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Las mejores herramientas y técnicas de gestión de riesgos para profesionales de PM


"Nada aventurado, nada ganado", dice el viejo dicho. Los gerentes de proyecto lo saben mejor que nadie, ¿para qué es un proyecto sino una empresa?

El riesgo es inherente a la gestión del proyecto y también lo es la necesidad de controlarlo. Esa metodología se llama gestión de riesgos, que es tan importante como planificar para asegurarse de que un proyecto llegue a tiempo, dentro del presupuesto y de calidad. Cuanto mejor identifique y responda un gerente de proyecto al riesgo, mejor será el resultado. Es por eso que nunca hay suficientes herramientas y técnicas de gestión de riesgos para tener a su disposición al planificar un proyecto.

Herramientas y técnicas de gestión de riesgos

Las siguientes son algunas de las mejores herramientas y técnicas de gestión de riesgos que utilizan los gerentes de proyectos profesionales. para gestionar sus proyectos frente a los riesgos, problemas y cambios inevitables.

Lluvia de ideas

Para comenzar el proceso de lluvia de ideas, debe evaluar los riesgos que podrían afectar su proyecto. Esto comienza con la revisión de la documentación del proyecto, revisando los datos históricos y las lecciones aprendidas de proyectos similares, leyendo artículos y activos del proceso organizacional. Cualquier cosa que pueda proporcionar información sobre los problemas que pueden ocurrir durante la ejecución del proyecto. Una vez que haya realizado su investigación, comience una lluvia de ideas con cualquier persona que pueda tener una idea.

Una variante de esto es la técnica Delphi, que es cuando se envía una solicitud a expertos y ellos responden anónimamente. O el gerente del proyecto puede entrevistar a expertos, miembros del equipo, partes interesadas y otras personas con experiencia en proyectos similares.

Análisis de la causa raíz

La causa raíz es otra forma de decir la esencia de algo. Por lo tanto, el análisis de causa raíz es un proceso sistemático utilizado para identificar los riesgos fundamentales que están integrados en el proyecto. Esta es una herramienta que dice que un buen manejo no solo es receptivo sino también preventivo.

A menudo, el análisis de causa raíz se usa después de que un problema ya ha surgido. Busca abordar las causas en lugar de los síntomas. Pero se puede aplicar a la evaluación del riesgo al pasar por los objetivos de cualquier análisis de causa raíz, que pregunta: ¿Qué pasó? ¿Como paso? ¿Por qué sucedió? Una vez que se aborden esas preguntas, desarrolle un plan de acción para evitar que vuelva a ocurrir.

 cómo gestionar el riesgo en un proyecto

SWOT

SWOT, o fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas, es otra herramienta para ayudar a identificar riesgos. Para aplicar esta herramienta, siga el acrónimo.

Comience con fortalezas y determine cuáles son las relacionadas con el proyecto (aunque esto también puede funcionar a nivel de organización). Luego, enumere las debilidades o cosas que podrían mejorarse o que faltan en el proyecto. Aquí es donde la probabilidad de riesgo negativo levantará su cabeza, mientras que el riesgo positivo proviene de la identificación de fortalezas. Las oportunidades son otra forma de referirse a los riesgos positivos y las amenazas son riesgos negativos.

Al recopilar DAFO, ilustre sus hallazgos en una cuadrícula de cuatro cuadrados. La parte superior del cuadrado tiene fortalezas a la izquierda y debilidades a la derecha. Debajo hay oportunidades para la izquierda y amenazas para la derecha. El lado izquierdo es útil para lograr el objetivo del proyecto y los del lado derecho son perjudiciales para lograr el objetivo del proyecto. Esto permite el análisis y la referencia cruzada.

Plantilla de evaluación de riesgos para TI

Si bien esta herramienta se desarrolló para proyectos de TI, se puede ampliar para hablar con cualquier proyecto. Lo que ofrece una plantilla de evaluación de riesgos de TI es una lista numerada de los riesgos, para mantenerlos en orden, y luego conocer el riesgo y el entorno de control. Básicamente proporciona un espacio para recopilar los riesgos de un proyecto, lo que también es útil al ejecutar el proyecto y rastrear cualquier riesgo que se convierta en realidad.

Uno de los aspectos de la plantilla de evaluación de riesgos para TI es que la hoja de cálculo tiene una calculadora incorporada que calcula la probabilidad de que ocurra un riesgo y luego lo compara con el impacto que tendría en el proyecto o la organización. De esta manera, un gerente de proyecto conoce el daño potencial del riesgo y, por lo tanto, puede priorizar su respuesta al mismo si ocurre el riesgo o cuando ocurre.

Registro de riesgos

Similar a la plantilla de evaluación de riesgos para TI es un registro de riesgos. También es una lista para rastrear el riesgo, una herramienta que puede ser tan simple como una hoja de cálculo o tan dinámica como un software de gestión de proyectos como ProjectManager.com. Básicamente, lo que hace un registro de riesgos es identificar y describir la lista. Luego proporcionará espacio para explicar el impacto potencial en el proyecto y cuál es la respuesta planificada para enfrentar el riesgo, si ocurre. Además, el registro de riesgos permite a un gerente de proyecto priorizar el riesgo, asignar un propietario responsable de resolverlo y le da un lugar para agregar notas según sea necesario.

El registro de riesgo es una herramienta estratégica para controlar el riesgo en un proyecto. Funciona para recopilar los datos sobre los riesgos que el equipo espera y luego una forma de responder de manera proactiva si aparecen en el proyecto. Ya ha trazado un camino a seguir para evitar que el proyecto se atrase o supere el presupuesto. Elija una plantilla de registro de riesgos gratuita aquí.

Matriz de probabilidad e impacto

Otra herramienta para los gerentes de proyecto es la matriz de probabilidad e impacto. Ayuda a priorizar el riesgo, lo cual es importante, ya que no desea perder el tiempo persiguiendo un pequeño riesgo y agotar sus recursos. Esta técnica combina los puntajes de probabilidad e impacto de los riesgos individuales y luego los clasifica en términos de su gravedad. De esta manera, cada riesgo se entiende en contexto para el proyecto más grande, por lo que si ocurre uno, hay un plan para responder o no.

La matriz es un cuadro, dividido en probabilidad a la izquierda, que varía de raro en de arriba a muy probablemente en la parte inferior. La parte superior es el impacto, pasando de trivial a la izquierda a extremo a la derecha. Los cuadros individuales se colorean, de modo que la esquina superior izquierda es verde para un riesgo bajo. El centro, que se eleva desde la esquina inferior izquierda hasta la esquina superior derecha, es amarillo para riesgo medio. La esquina inferior derecha es roja para alto riesgo. Esto proporciona un camino para llegar a una lista de prioridades que les da a los gerentes de proyecto la idea de cuándo actuar y cuándo pueden mantener un riesgo en un segundo plano de un proyecto.

Evaluación de calidad de datos de riesgo

Con una calidad de datos de riesgo técnica de evaluación, los gerentes de proyecto utilizan datos que se han recopilado para los riesgos que han identificado. Esto se utiliza para encontrar el nivel en el que la información sobre el riesgo es relevante para el gerente del proyecto. Ayuda al gerente del proyecto a comprender la precisión, confiabilidad, calidad e integridad del riesgo en relación con los datos recopilados al respecto.

Para cada riesgo enumerado, la evaluación de la calidad de los datos del riesgo requiere que el gerente del proyecto determine el alcance de la comprensión del riesgo, recopile qué datos están disponibles, cuál es la calidad y confiabilidad de esos datos y su integridad. Es solo mediante el examen de estos parámetros del riesgo que se puede llegar a una evaluación precisa.

Usando ProjectManager.com como una herramienta de gestión de riesgos

Cualquiera de las herramientas o técnicas anteriores que utilice, se les ayuda exponencialmente al usar ProjectManager. com. Tener la herramienta de evaluación y seguimiento de riesgos en su software de gestión de proyectos más grande mantiene todo bajo un mismo techo y accesible para todo el equipo del proyecto. Con ProjectManagter.com puede cargar su hoja de cálculo de riesgos y convertirla en un proyecto, que puede asignarse y rastrearse.

Use ProjectManager.com para realizar un seguimiento de los riesgos con la vista del proyecto Kanban

Una vez que el proyecto se está ejecutando, El uso de nuestro tablero Kanban es una excelente manera de tomar esos riesgos identificados y rastrearlos. El tablero kanban puede ser su herramienta de gestión de riesgos, con columnas para clasificar los riesgos, los riesgos en los que se trabaja y los riesgos que se han resuelto. Debajo de cada uno de esos encabezados de columna hay tarjetas kanban. Cada tarjeta es un riesgo individual, que ahora puede asignarse a un propietario, que será responsable de guiarla a través del proceso de resolución del riesgo.

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Fomentar la colaboración con la función Kanban de ProjectManager

Eso no es todo lo que los tableros kanban pueden hacer para ayudar a facilitar la gestión de riesgos. Cada tarjeta o riesgo puede contener toda la información pertinente, incluidos los archivos adjuntos, ya sean archivos o imágenes. Los equipos también pueden colaborar a nivel de tarea, con comentarios. Cuando se agrega un comentario a la tarjeta, el destinatario recibe una notificación por correo electrónico al instante.

 la tarjeta kanban ayuda a la colaboración

Debido a que kanban es una herramienta visual de flujo de trabajo, los equipos pueden ver lo que hay que hacer cuándo y los gerentes de proyecto tienen una visión general del proceso de gestión de riesgos. Por supuesto, la vista kanban se puede usar como un proyecto antes de que el proyecto comience en serio para recopilar riesgos y luego, cuando se ejecuta el proyecto, sirve para gestionar el proceso de gestión de riesgos. Estar preparado para el riesgo en los proyectos es lo que mantiene a los proyectos en buen camino y con éxito.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que es adecuado para cada aspecto del control de un proyecto, incluida la gestión de riesgos. Con los tableros kanban, los riesgos no solo se pueden identificar y priorizar, sino que se trabaja en colaboración cuando surgen y se resuelven antes de desviar un proyecto. Vea cómo ProjectManager.com puede ayudarlo con su gestión de riesgos al tomar hoy esta prueba gratuita de 30 días.

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