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Los beneficios del enfoque ágil para las reuniones • Guía para niñas sobre la gestión de proyectos


Nadie quiere asistir a una reunión y sentir que no tiene sentido, entonces, ¿por qué se pierde la mitad del tiempo que los asistentes dedican a las reuniones?

Desmoraliza a su equipo y es improductivo. Si reflexiona un poco sobre los objetivos y el formato de su reunión con anticipación, podrá aprovechar al máximo el tiempo de sus asistentes.

Tome este proyecto como ejemplo. El proyecto de apoyo a la investigación de la policía sueca, PUST (Polisens Utredningsstöd) se desarrolló a lo largo de las líneas Agile e incluyó reuniones diarias de pie. Sin embargo, con un equipo de alrededor de 60 personas, las reuniones se volvieron difíciles de administrar.

El equipo del proyecto logró solucionar esto dividiendo las reuniones en sesiones productivas y más breves.

A primera hora de la mañana, los equipos principales (compuesto por un analista de requisitos, un tester y desarrolladores) se reunieron durante quince minutos. Después de esto, hubo reuniones de sincronización de los grupos de especialistas: se reunieron probadores de cada equipo, se reunió un desarrollador de cada equipo y se reunieron los analistas de requisitos, nuevamente durante quince minutos. Esto permitió que todos los equipos de funciones sincronizaran su trabajo de manera efectiva con los otros equipos.

Finalmente, hubo una tercera reunión diaria, sincronización del proyecto, en la que un grupo de equipos cruzados discutió todo el proyecto con el gerente del proyecto y esto fue a menudo asistido por la junta del proyecto.

¿Tres reuniones en lugar de solo una? ¿Cómo puede ser mejor? Puede parecer un montón de reuniones, pero todo se completó diariamente en 45 minutos.

Todos comenzaron el día sabiendo exactamente lo que se estaba logrando. Estas reuniones se llamaban el "cóctel diario" con un enfoque en el optimismo, aunque no creo que a esa hora de la mañana tuvieran cócteles reales.

Mantenga sus reuniones breves

Cuanto más breve sea la reunión, el las personas más enfocadas deben ser para que todo se discuta en la sesión. Esto realmente puede reducir las charlas y las distracciones. Otra técnica utilizada a menudo por los equipos ágiles es quitar las sillas de la sala. Las reuniones ágiles se denominan stand-ups por una razón.

Si sus reuniones no generan el resultado que esperaba, puede cancelar ellos; no hay ningún requisito para una reunión semanal del equipo del proyecto si descubre que está trabajando en estrecha colaboración con los miembros del equipo durante la semana y la reunión formal se ha vuelto redundante.

Sin embargo, antes de dar ese paso, pregúntese por qué ha llegado el momento no productivo. Si una reunión fuera realmente irrelevante para todos los participantes, cancele; no pierda el tiempo de la gente con una reunión sin sentido.

Pero si cree que organizar un tiempo para que todos estén juntos sería realmente beneficioso si pudiera aumentar la productividad colectiva, entonces piense qué puede hacer para que el

 Sugerencias para mejores reuniones

Sugerencias para reuniones eficientes

Si desea poder exprimir algo útil desde el momento en que tenga a todo el equipo junto, intente algunas de estas sugerencias:

  • Asegúrese de que las personas sepan por qué están allí, para que puedan planificar su contribución con anticipación: envíe una agenda y objetivos para la reunión. Permitir que cualquiera sugiera temas de la agenda puede significar que la versión final de su agenda contiene muchos elementos que no son de relevancia para la mayoría de los asistentes, por lo que, por supuesto, brinde a las personas la opción de presentar sugerencias para los temas de la agenda, pero verifíquelos con cordura. antes de que lleguen a la lista.
  • Túrnense para ser el presidente: este método también permite que los miembros más tranquilos del equipo tengan la oportunidad de hablar y tomar la iniciativa. Sin embargo, mantenga usted mismo el papel de encargado de tomar las actas o delegue a un colega de confianza, ya que debe tener confianza en la integridad y precisión de las actas.
  • No asuma que los puntos de acción de la reunión anterior se han completado – vaya revise las actas, solicite actualizaciones y, si no se realiza una acción, llévela adelante.
  • Establezca una hora de inicio y finalización firme, y considere la posibilidad de imponer sanciones a quienes lleguen tarde.
  • Calcule el costo del tiempo de inactividad en la reunión si comienza tarde: a veces, compartir las cifras financieras astronómicas relacionadas con la productividad perdida puede ser suficiente para que las personas lleguen a tiempo para la próxima sesión.
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