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Los fundamentos de Project Cost Management


¿Qué es la administración de costos del proyecto, por qué es importante y qué consejos pueden ayudarlo a mantenerse en el buen camino? Jennifer Bridges, PMP, responde todo en este breve video.

¡Aquí hay una foto de la pizarra como referencia!

En reseña: conceptos básicos de la gestión de costos del proyecto

Hay una Mucho que decir sobre la gestión del costo del proyecto, como señaló Jennifer al comienzo del video. Para que el tema sea manejable, decidió dividirlo en tres partes.

Estas tres secciones son: ¿Por qué es importante analizar la administración de costos del proyecto? ¿Cuál es el proceso de administrar los costos del proyecto? ¿Cuáles son algunos consejos prácticos para ayudar a administrar los costos del proyecto?

¿Por qué es importante la gestión de costos del proyecto?

La mejor forma de ver cómo es crucial la administración de costos del proyecto al administrar un proyecto es realizando un experimento mental. Veamos cómo funciona un proyecto con y sin tener la gestión del costo del proyecto.

Cuando se utiliza la gestión del costo del proyecto, establece una línea de base para los costos del proyecto. Eso significa que gobierna las decisiones y las instrucciones que toma al administrar los costos de su proyecto. Esto le ayuda a mantener el proyecto en marcha sin exceder el presupuesto.

Sin la administración del costo del proyecto, la organización podría perder dinero a medida que los costos exceden las ganancias. Otro problema es que puede facturar incorrectamente a sus clientes. Todo esto conduce a un presupuesto descuidado y una incapacidad peligrosa para notar cuando está gastando en exceso.

¿Cuál es el proceso de administración de costos del proyecto?

La administración de costos es una forma de administrar el costo del proyecto, que incluye estimar los costos del proyecto. Por lo tanto, lo primero que debe hacer es obtener una estimación de todos sus costos en el nivel de tarea.

Una vez que tenga esas cifras, puede pasar al siguiente paso, que es desarrollar un presupuesto de proyecto . Desea establecer la base de todos los costos y crear un conjunto de acciones que lo mantendrá en el camino correcto.

Todos estos pasos iniciales se toman para controlar el gasto del proyecto. Para seguir los costos del proyecto durante todo el proyecto, considere hacer una plantilla, o use nuestra plantilla de presupuesto de proyecto gratuito . Una vez que tenga una plantilla, comience recogiendo la mano de obra, cuánto tiempo llevará cada tarea, la tarifa por hora de cada miembro del equipo, los costos de materiales y todas las unidades de medida.

Otros costos a medir incluyen gastos de viaje, equipo y espacio. Hay otros costos fijos y diversos, por supuesto, y desea volver a anotarlos en el nivel de la tarea. Una vez que tenga el monto presupuestado, puede realizar un seguimiento a medida que avance el proyecto.

Algunos costos del proyecto son más fáciles de cobrar que otros. La mano de obra, las tarifas de consultoría, las materias primas, el software y los viajes son considerablemente más sencillos de graficar que otros costos que podrían cambiar.

Estos costos más difíciles incluyen cargos telefónicos, espacio de oficina, equipo de oficina, costos administrativos generales y seguro de la compañía.

Consejos para administrar el costo del proyecto

Antes de que Jennifer terminara su tutorial, ella le ofreció algunos consejos a tener en cuenta mientras trabaja en la administración de los costos de su proyecto.

  • Plan de inflación: No se establece el precio en piedra, y cualquier buen presupuesto va a tener esto en cuenta al permitir una variedad de costos.
  • Cuenta para desastres naturales o eventos potenciales: Espere que lo inesperado parezca tonto, pero debe tener espacio en su presupuesto para un evento meteorológico, problema personal o algún otro desconocido que retrasará el proyecto.
  • Otros costos inesperados: No todos los costos inesperados son aleatorios. Puede haber problemas legales, sanciones asociadas con el proyecto o costos laborales inesperados, todos los cuales no puede presupuestar, pero puede preparar su presupuesto.
  • Rastrear en tiempo real: Tener un software para monitorear el el presupuesto a medida que ejecuta el proyecto es clave para administrar los costos. Sin embargo, si está viendo datos que no son actuales, no podrá actuar lo suficientemente rápido como para resolver problemas. Por lo tanto, desea tener software con seguimiento de datos en tiempo real .
  • Responder de inmediato: Independientemente de cómo descubra una discrepancia en el costo de su proyecto, debe actuar de inmediato. Cuanto más espere, más dinero se desperdicia.
  • Tamaño en consecuencia: Algunas personas piensan que los proyectos más pequeños no necesitan administración de costos del proyecto. Pero pequeño o grande, querrá administrar los costos.

Pro-Tip: Para administrar mejor los costos del proyecto, debe conocer su proyecto por dentro y por fuera. La mejor manera de hacerlo es al comienzo del proyecto creando una carta de proyecto completa .

Transcripción:

Hoy estamos hablando de los conceptos básicos de la administración de costos de proyectos. Bueno, hay mucho que decir sobre el costo en los proyectos, pero hoy quiero centrarme en tres áreas.

Quiero hablar sobre por qué es tan importante. Quiero hablar acerca de lo que realmente es, y luego quiero brindar algunos consejos que encontré útiles para mí en la administración del costo de mis proyectos.

Bueno, antes que nada, hablemos de por qué es tan importante.

Bueno, es importante porque al usar la administración de costos en su proyecto, lo ayuda a establecer la línea base para el costo de su proyecto. Y luego, por lo tanto, eso rige las acciones que lleva a cabo para mantener el presupuesto en marcha.

Entonces, en última instancia, lo que estamos haciendo es, estamos tratando de evitar ir más allá del presupuesto. Pero si no lo usamos, aquí hay algunas cosas que podrían suceder. La compañía podría perder dinero porque algunos de los costos podrían exceder el proyecto y también podría ocasionar que sus clientes reciban una facturación incorrecta.

Entonces, veamos qué es realmente la administración de costos. Bueno, la administración de costos es un proceso para administrar el costo de su proyecto e incluye estimar su costo.

Entonces, todo el costo de su proyecto, para que pueda obtener una lista detallada de todas las estimaciones a nivel de tarea. Luego toma eso y desarrolla el presupuesto de su proyecto.

Por lo tanto, el producto final es que tiene el presupuesto de su proyecto, que vuelve a calcular todo su costo en el nivel de la tarea. Y lo tomas, y se usa para controlar el gasto de tus proyectos. Por lo tanto, en última instancia … tiene una serie de medidas de acción que debe tomar para seguir el camino.

Entonces, veamos una plantilla de presupuesto de proyecto. Entonces, cuando miramos esto, vemos el proyecto y tenemos toda la tarea o incluso alguna subtarea.

Lo que observamos, observamos la mano de obra, el costo del material y todo el costo. Entonces, el trabajo se mide en cuántas horas para esa tarea y cuánto estamos pagando por hora. La tarea puede tener algún tipo de costo material, donde medimos eso en unidades, y hay un costo en dólares por unidad.

Luego tenemos otros costos, como, tal vez su costo de viaje, tal vez cualquier tipo de equipo o espacio, y cualquier otro costo fijo o misceláneo. Luego, en el nivel de la tarea, tiene su cantidad presupuestada y, a medida que realiza el seguimiento, finalmente obtiene lo que en realidad le cuesta esa tarea.

Entonces, al final, cada tarea e incluso en el proyecto completo nivel, miras hacia donde sales. ¿Te encuentras por debajo del presupuesto? ¿Está por encima del presupuesto, en el nivel de la tarea y en el nivel del proyecto?

De nuevo, buscamos ir por debajo del presupuesto. Entonces, hay algunas cosas que quiero señalar en la plantilla. Entonces, algunos costos son más fáciles de cobrar. Algunos de ellos se parecen a su costo de mano de obra o incluso sus honorarios de consultoría, tal vez sus materias primas, o incluso su licencia de software, e incluso su costo de viaje.

Y algunos de los costos pueden cambiar, o pueden ser compartidos entre otros proyectos , o incluso pueden trasladarse a otros proyectos. Y algunos parecen, sus cargos telefónicos, tal vez incluso su espacio de oficina o equipo de oficina, tal vez su administración general y el seguro de su compañía.

Veamos algunos consejos sobre cómo puede mejorar la administración de su costo. Bueno, antes que nada, quieres planear la inflación. Si tiene un proyecto de corta duración, la inflación podría no afectarlo, pero si ocurre un evento inesperado, podría afectar la inflación en su proyecto.

Y nuevamente, si tiene un proyecto más largo en una duración que abarca un par de años, la inflación puede afectarlo. Incluso puede hacer que su costo aumente o puede hacer que disminuya.

También desea dar cuenta de los desastres naturales. Y probablemente todos hemos sido impactados, o conocemos a personas que han sido impactadas por estos desastres naturales que pueden causarle un costo, o incluso pueden afectar algunos de los recursos en su proyecto.

Entonces, también quiere una cuenta para cualquier otro evento potencial. Por ejemplo, algunas industrias se ven afectadas quizás por el trabajo sindical, o cualquier tipo de huelga, o cosas que continúan.

Entonces, también quiere incluir un costo inesperado, y algunas de ellas pueden parecer como honorarios legales tal vez no lo hizo anticipar, o cualquier tipo de sanciones tal vez en ciertas industrias. A veces reciben multas e incluso costos de mano de obra. Por ejemplo, si por alguna razón, necesita un experto en la materia, esos costos pueden ser más de lo que esperaba.

También desea rastrear estos en tiempo real para que pueda responder con prontitud. Porque lo que sabemos es que, si ocurren desviaciones, tienden a acumularse e impactar negativamente en su proyecto. Entonces, también quiere dimensionar y escalar en consecuencia.

Entonces, algunas personas piensan que tal vez sean proyectos pequeños, que realmente no tienen que hacer un manejo de costos. Pero cualquier tipo de desviaciones realmente pueden afectar negativamente su presupuesto.

Y luego, los proyectos grandes, lo que quieres hacer es, quieres hacer tu gestión de costos y, por lo general, con un mayor nivel de detalle. Pero ambos, pequeño versus grande, es típicamente el mismo proceso.

Pero si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a administrar su costo en su proyecto, regístrese en nuestro software ahora en ProjectManager.com .

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