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Nivelación de recursos 101: domine esta técnica de PM


Hay pocos recursos en el mundo, y para un proyecto en particular. Cada tarea del proyecto requiere un recurso que debe cumplir con el cronograma del proyecto, el presupuesto, etc. Y a medida que ese proyecto se desarrolla, puede encontrar desafíos y eventos inesperados que lo obligan a repensar su asignación de recursos. La nivelación de recursos puede ayudarlo a redistribuir efectivamente sus recursos sin afectar la línea de tiempo de su proyecto.

¿Qué es la nivelación de recursos?

En cualquier proyecto, trabajará con varios recursos que deben estar en uso simultáneamente. El objetivo de la nivelación de recursos es estructurar las tareas en un proyecto de manera óptima para que ninguna de sus actividades se bloquee por falta de recursos. Los recursos en este sistema incluyen personal, materiales y las herramientas necesarias para completar el proyecto.

En la nivelación de recursos, a cada recurso se le asigna un inicio de recurso (RS) y una fecha de finalización de recurso (RF) para determinar cuándo puede usarse para una actividad. Las fechas de RS y RF se modifican dados los recursos disponibles, y se mapean en función de la demanda necesaria para el proyecto.

Cómo hacerlo

Para realizar la nivelación de recursos, comience creando una fecha de inicio y finalización de línea base, con flexibilidad plazos en el medio. Programe primero las actividades de mayor prioridad, seguidas de las actividades de menor prioridad. Las prioridades aquí están determinadas por el valor flotante total de cada actividad. El valor flotante de una tarea generalmente está determinado por cuánto se puede retrasar una tarea sin bloquear el progreso de otras tareas. Una vez que se tiene en cuenta el valor flotante, el cronograma se puede mapear algorítmicamente para que los riesgos del proyecto se puedan mitigar y haya un pequeño margen de error.

Si se realiza con éxito, terminará con una nueva línea de tiempo de RS y Fechas de RF para emparejar con su CPM: en muchos casos, la nivelación de recursos a menudo se combina con el método de ruta crítica (CPM). El método de ruta crítica exige que las tareas se mapeen dentro de un proyecto con anticipación de acuerdo con sus dependencias, y se les otorguen períodos flexibles de tiempo para completar.

A medida que avanza un proyecto, muchos gerentes de proyecto encuentran la triple restricción, donde, En cualquier proyecto, existen tres limitaciones principales: costo, alcance y tiempo. Debido a estas limitaciones, la nivelación de recursos puede ser una herramienta útil para los gerentes de proyecto.

¿Cuándo se requiere la nivelación de recursos?

La nivelación de recursos se utiliza cuando hay escasez de recursos. Esto incluye cuando un recurso no está disponible para un cierto rango de fechas, cuando debe compartirse con otros equipos o cuando la demanda excede la oferta.

Como se mencionó anteriormente, la nivelación de recursos funciona mejor dentro del modelo de CPM, mientras que también considera las restricciones triples para ayudar a limpiar una acumulación de proyectos atrasados.

Ejemplos del mundo real que demandan nivelación de recursos

La nivelación de recursos es más importante cuando tiene que navegar por un posible problema futuro del proyecto, mitigar el riesgo y asegurar que El resultado final se está cumpliendo de manera eficiente. Más específicamente, es ideal para aquellos que manejan muchos retrasos, como equipos de TI o Atención al cliente. Por ejemplo, esto puede ser particularmente útil para los proveedores de servicios de Internet que intentan programar cuándo los trabajadores de mantenimiento pueden llegar a las casas de sus clientes.

La nivelación de recursos puede mantener a sus compañeros de personal evaluados sobre lo que vendrá después, lo que es más importante que eliminen antes. , en lugar de más tarde, y mantenga a sus partes interesadas satisfechas con el tiempo que llevó completar la tarea. Al final del día, este método puede significar la diferencia entre un proyecto que se acerca mucho más allá de su fecha límite y un retraso acumulado.

¿En qué fase del proyecto es importante la nivelación de recursos?

Por lo general, entra en juego a la mitad del proceso. proyecto, en cualquier parte del camino. Sin embargo, es importante tener en cuenta desde el principio, independientemente de cómo está trazando la ruta crítica de sus proyectos.

Como mencionamos anteriormente, cuando se realiza con éxito, le dará una nueva línea de tiempo para presentar a las principales partes interesadas. Pero algo a tener en cuenta: una vez que su recurso comienza en la tarea, continuará ininterrumpidamente hasta que ese recurso haya finalizado la tarea. Esto significa que las fechas RS y RF se asignan dentro del mismo nivel, por lo que no debe interrumpir demasiado su línea de tiempo si se hace correctamente.

 Diagrama de Gantt para nivelar recursos
ProjectManager.com le permite reasignar la carga de trabajo directamente desde la vista de Gantt: Más información

¿Cuáles son las mejores prácticas y técnicas?

Como suele ser el caso con las mejores prácticas de gestión de proyectos, todo depende de cómo se prepare. Aquí hay una lista de verificación para comenzar.

  1. Desarrolle su horario alrededor del tiempo que le toma a un recurso completar una tarea.
  2. Luego, una vez que se haya creado el CPM, considere la cantidad de recursos necesarios para cada tarea. [19659024] Determine cómo asignar una prioridad a cada tarea y cargar cada una en el cronograma, dividido por su importancia.
  3. Haga que su CPM calcule algorítmicamente las fechas de inicio y finalización de su nuevo proyecto.
  4. Mantenga un registro de las actividades ya programadas y marque cuanto tiempo requieren. De esa manera, puede planificar con anticipación actividades futuras que tengan un calibre similar.

La forma más fácil de implementar la lista de verificación anterior es mediante el uso de un software de gestión de proyectos robusto y completo como ProjectManager.com donde puede realizar un seguimiento de sus recursos y Asignar proyectos según disponibilidad. Porque cuando hay muchas placas giratorias, puede ser fácil perder de vista cuáles son las más importantes para mantenerse al día. Y de eso se trata exactamente la nivelación de recursos.

¿Cuáles son las trampas a tener en cuenta?

En esencia, la nivelación de recursos es un método de gestión de crisis. ¿Enfrentando conflictos compuestos? La nivelación de recursos los desenreda. Sin embargo, generalmente lo hace a expensas de una de las triples restricciones que mencionamos: costo, alcance o tiempo. Por lo tanto, incluso desde el principio, el riesgo de error es alto, y se introducen pequeños percances en el proceso.

Espere que los proyectos se resuelvan de manera oportuna, pero a expensas del costo o el alcance. Realice las tareas dentro del presupuesto, pero a expensas del tiempo o el alcance. Alcance todo el alcance del proyecto, pero a expensas del costo o el tiempo.

¿Cuáles son las consecuencias de una mala nivelación de recursos?

La nivelación de recursos es, en última instancia, la solución para un problema emergente. Entonces, si eso falla? Los resultados podrían significar un proyecto retrasado, perder recursos a medida que se envían a otros departamentos y costarle dinero a su empresa.

¿En términos del mundo real?

Los problemas podrían tener un efecto dominó. Los proveedores podrían retrasarse, las fábricas podrían no estar disponibles, los envíos podrían perderse, la producción podría verse compensada y forzada a una contracción del tiempo, y el liderazgo podría verse afectado por la interrupción de sus resultados. En resumen, podría afectar negativamente su gestión logística.

Debido a que este proceso combina recursos entre proyectos, tiene el potencial de hacer las cosas mucho más complicadas de lo que hubieran sido al comienzo del proyecto. Es por eso que es importante contar con un mecanismo para rastrear la línea de tiempo y los hitos de su proyecto, para que nunca se pierda el ritmo.

Cómo ProjectManager.com puede ayudar con la nivelación de recursos

Como se mencionó anteriormente, con una plataforma basada en la nube Al igual que ProjectManager.com, puede acceder a herramientas de gestión de proyectos para programar recursos, equilibrar cargas de trabajo y reasignar tareas. Sepa qué actividades están dedicadas a quién, cuándo vencen y cuánto cuestan. Obtenga la visibilidad que necesita para realizar un seguimiento preciso de sus recursos para la toma de decisiones informada al suscribirse a nuestro galardonado software de gestión de proyectos.

 calendario de carga de trabajo para nivelación de recursos
Herramientas de gestión de recursos en ProjectManager.com

La nivelación de recursos lo ayudará a resolver los obstáculos del proyecto a medida que suceden. Con el software de gestión de proyectos basado en la nube como ProjectManager.com, obtenga las herramientas que necesita para rastrear sus recursos de manera efectiva desde el principio. Disfrute de nuestra prueba gratuita de 30 días, donde puede acceder a nuestro diagrama interactivo de Gantt y obtener visibilidad de la carga de trabajo de todo su equipo.

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