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No estás tan ocupado como crees


Se ha vuelto normal en nuestra sociedad quejarse a amigos, familiares y extraños que estamos tan ocupados con el trabajo, la escuela, los amigos, la familia o una combinación de todo. Tim Peek calificó de "ajetreo" la "adicción socialmente aceptable" en su artículo sobre el culto al ajetreo de Huffington Post. Para muchos, estar ocupado significa que eres importante y valioso.

Sin embargo, lo contrario es generalmente cierto: ¿una persona menos “ocupada” que tuviera la misma carga de trabajo sería mejor para priorizar, delegar y completar proyectos? Por ejemplo, si Jack trabajó 60 horas a la semana en cinco proyectos y Jill trabajó 30 horas en cinco proyectos, ¿no crees que Jill es mejor en su trabajo, todas las demás cosas son relativamente iguales? Sin embargo, ¿por qué nos castigan o nos consideran perezosos si salimos de la oficina temprano?

Si bien las actitudes hacia las horas de trabajo aún tienen un largo camino por recorrer cuando se trata de algún tipo de cambio, hay estrategias concretas que puede emplear si lo desea. para escapar del "culto al ajetreo" y realmente evitar sentirse sobrecargado y abrumado. A continuación, se detallan algunas de las estrategias para mejorar los horarios de trabajo y de la vida, las rutinas y las tareas que facilitan y agilizan las cosas.

La verdad sobre la ocupación

Paso es reconocer que realmente no estamos tan ocupados. Decimos que estamos trabajando 60 horas a la semana, pero la autora Laura Vanderkam encontró en la investigación de sus libros (incluidas las excelentes 168 Horas ) que muchas personas sobrestiman su tiempo real trabajado.

Otros que han estudiado los registros cronológicos de los trabajadores estadounidenses han encontrado lo mismo: el New York Times informa que los estadounidenses tienden a sobrestimar el tiempo trabajado en alrededor del 5-10 por ciento. Además, cuanto mayor sea el número de horas, mayor será la exageración. Entonces, si alguien dice que trabajó 75 horas la semana pasada, probablemente se acercó a las 50.

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Al reconocer que debe dejar de usar las horas que trabajó como distintivo de honor, es posible comenzar a implementar estrategias que podrían mover la aguja y hacerle sentir que tiene un control de todas sus responsabilidades.

Decida sobre sus prioridades y objetivos

A menudo asumimos tareas que deberían ser delegados a otra persona, pero los hacemos de todos modos porque creemos que es más fácil hacerlo nosotros mismos. Eso no podría estar más lejos de la verdad. Si pensamos en trabajar de acuerdo con el Principio de Pareto, donde el 80 por ciento de nuestros ingresos es del 20 por ciento del trabajo que hacemos, tiene sentido priorizar y concentrarse en ese 20 por ciento en lugar de la mayoría restante que no tiene tanto valor. ingresos.

Haga una lista de todos los clientes, tareas o proyectos que actualmente maneja y cuántas horas por semana toman. Ser realista. Esto incluye tareas pequeñas, como correo electrónico y gestión de proyectos. A partir de ahí, priorizarlo por ingresos recibidos o importancia para la empresa. Verás rápidamente dónde debería estar tu atención. Comience a concentrarse en el 20-30% superior que es más importante para su trabajo o negocio. Después de que se terminen estas "ranas", puede usar las horas restantes para terminar otras tareas.

También puede evaluar la lista de tareas que realizó para cosas que podrían delegarse a un asistente virtual (VA) u otro empleado. Por ejemplo, si ve que el correo electrónico está tomando horas por semana, ¿sería posible que un asistente de VA o de oficina se encargue de su bandeja de entrada y le avise solo de los correos electrónicos que necesiten su atención personal?

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Sus prioridades principales también deben coincidir con su trabajo o sus metas comerciales. Por ejemplo, si usted es el director de marketing y su objetivo anual era aumentar las ganancias en un 10 por ciento, su trabajo debería centrarse en proyectos que puedan aumentar los ingresos. Los que no se pueden colocar en una lista de prioridad más baja.

Hábitos diarios mejorados

Cumplir los objetivos y reorientarse en las prioridades principales se reduce a lo que está haciendo el día a día. Si quiere dejar de trabajar más tarde de las 6 pm todas las noches, para poder cenar con su familia, no vaya a la oficina a las 10 am. Tendrá que hacer algunos cambios en su horario o en su carga de trabajo para salir a tiempo.

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Laura Vanderkam siempre recomienda rastrear sus días por un Semana para ver a dónde va tu tiempo. Ella ofrece un PDF gratuito en su sitio web, pero un archivo de Excel también funcionaría. Después de haber rastreado una semana de su tiempo, puede ver dónde está gastando demasiado tiempo, donde no está gastando lo suficiente y los cambios que puede hacer para crear un programa que le permite disfrutar de su tiempo y aún así le permite haz más cosas.

También es una oportunidad única para pensar en formas en que puedes "agrupar" acciones. Por ejemplo, si desea leer más, considere sacar audiolibros de la biblioteca y escucharlos en su viaje. O, si desea hacer ejercicio regularmente, intente reunirse con sus compañeros de trabajo o caminar con su familia todas las noches después de la cena. Combina la construcción de relaciones con ser más activo, pero usa menos tiempo que si se hicieran por separado.

Work on Big Projects First

Es un título de libro tonto, pero Eat That Frog de Brian Tracy es Uno de los mejores enfoques para realmente hacer las cosas en mucho menos tiempo. Su analogía es que si "comes tu rana" o el proyecto más difícil, a primera hora de la mañana, entonces el resto del día será más fácil.

También hay beneficios para obtener tu más importante (y probablemente el más temido ) tarea fuera del camino primero. Según el autor y profesor Cal Newport, una vez que estás acostumbrado a abordar proyectos difíciles primero, es más fácil para tu cerebro entrar en un estado de flujo. Este estado se describe mejor como el momento en el que trabajaste en algo y perdiste el rastro de todos los tiempos y otras obligaciones.

Tal vez estuviste arreglando tu antiguo Corvette clásico y, de repente, pasaron tres horas. O estaba investigando un tema que le fascina y no se dio cuenta de que se había perdido el almuerzo. Al reconocer cuándo ocurren estos estados, puede mejorar en llegar a ellos más rápidamente. El libro de Newport Deep Work cubre esto en detalle.

Reevaluar cada trimestre

A medida que avanza hacia un nuevo conjunto de prioridades y mejores hábitos diarios, es importante no sentirse demasiado cómodo y volver a caer en el viejo habitos Establezca un recordatorio de calendario para volver a evaluar su proceso de trabajo actual y su horario diario en el primer día laborable de cada trimestre para que pueda ver su progreso y sus logros con nuevos ojos. Reserve una sala de conferencias o instale una tienda en un café, y trate este tiempo de evaluación como un compromiso inquebrantable.

Cuanto más tiempo dedique a administrar su tiempo, más a menudo encontrará que realmente termina trabajando menos pero logrando Más. El "trabajo ocupado", que es menos importante, suele ocupar más tiempo, por lo tanto, asegúrese de obtener el resto de su tiempo (después de sus proyectos importantes), en lugar de la mayoría.

Como se mencionó anteriormente, un cambio de actitud es importante también. En lugar de comprar en el enfriador de agua conversaciones sobre lo ocupado y estresado que estás, considera concentrarte en lo que has logrado recientemente o en los próximos planes con amigos y familiares. Al considerar cada día como una nueva oportunidad para cambiar y avanzar, puede cambiar su perspectiva y avanzar hacia un mejor equilibrio entre trabajo y vida.

¿Todavía se siente abrumado? Una buena herramienta puede ayudarlo a administrar mejor su tiempo e incluso ayudarlo a implementar algunas de las sugerencias anteriores. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que hace un seguimiento de su progreso, le mantiene a su cargo en lo que es importante y lo conecta con su equipo para la colaboración y el apoyo. Vea cómo puede ayudarlo a trabajar de manera más productiva realizando esta prueba gratuita de 30 días.

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