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Ningún proceso es perfecto de inmediato. La perfección es un esfuerzo incesante que requiere un análisis honesto seguido de ajustes y mejoras.

Los métodos de optimización de procesos pueden ayudar a guiar esos ajustes y mejoras. Con la optimización de procesos, el objetivo final es ayudarlo a ser más eficiente ajustando ciertos aspectos de su proyecto o negocio, ya sean procedimientos operativos, administración de equipos y recursos o un circuito de control, por nombrar algunos.

tienda de telas orientada al consumidor, por ejemplo, tiene trabajadores que están clasificando, doblando, empacando y midiendo diferentes yardas de tela. Pero si estos trabajadores tienen algunas ineficiencias evidentes en su proceso, entonces el resto de sus instalaciones pueden quedar completamente desviadas. Al optimizar su proceso de clasificación, plegado y empaque, puede mejorar el negocio en su conjunto.

¿Qué es una optimización de procesos?

Un proceso es simplemente un grupo de tareas que son administradas por personas o equipos. Pero en lugar de centrarse en la serie de actividades que ofrecen un producto final, está más orientado a eventos. Al igual que nuestro ejemplo anterior, un proceso comercial podría ser que el cortador de tela corta la tela, la dobla y se la entrega al trabajador del embalaje. Esa pequeña acción es un proceso de negocios. Puede visualizar esto mejor a través de un diagrama de flujo, o en un formato de diagrama de Gantt, que le mostrará la secuencia de tareas, cómo se conectan y sus dependencias.

La optimización de procesos, por lo tanto, es el concepto de optimización de un proceso como se describió anteriormente. . El objetivo con la optimización del proceso es reducir los riesgos, racionalizar las operaciones, mejorar la producción de los trabajadores, aumentar la eficiencia, utilizar los recursos de manera más efectiva y mejorar la garantía de calidad.

También es importante comprender cómo cada proceso interactúa entre sí en un esfuerzo por descomponerse Las barreras entre los silos y aumentar la colaboración de proceso entre los propietarios. Una vez que se consideran estos detalles, solo entonces puede tomar decisiones totalmente informadas sobre los proyectos.

Métodos de optimización de procesos

La mejor manera de implementar su nuevo proceso, realizar un seguimiento de su éxito y ajustarlo es seguir los pasos a continuación. Puede revelar qué procesos son cuellos de botella en la salida del proyecto y cuáles funcionan sin problemas.

1. Investigue e identifique

Investigue e identifique cuáles de sus procesos faltan. Esto se puede hacer entrevistando a miembros del personal, trabajadores, liderazgo, y leyendo un registro de las últimas consultas de los clientes. Esta diligencia debida lo ayudará a identificar las áreas de mayor problema en su negocio. Además, recopile y analice datos relacionados con sus procesos. Esto puede ser tan simple como rastrear cuánto tiempo le toma a un trabajador completar una tarea.

2. Planifique sus procesos

Como mencionamos anteriormente, esto puede hacerse mediante un diagrama de flujo o un diagrama de Gantt. Documente qué procesos son propiedad de qué trabajadores y qué dependencias y recursos están involucrados en hacer que ese proceso se ejecute. ¿Qué recursos podrían ayudar a llenar cualquier vacío necesario? ¿Qué trabajadores podrían ayudar a simplificar un poco el proceso? Al mapear esto, puede ver dónde se encuentran los agujeros dentro de cada proceso.

 métodos de optimización de procesos

3. Vuelva a armar su proceso

Para fines de presentación "antes y después", haga una copia de su cuadro actual y reorganícelo en función de los puntos que ayudarían a mejorar el proceso si estuvieran ubicados en diferentes puntos de cada proceso. Esto debería incluir cualquier recurso adicional agregado, así como también cualquier dependencia nueva. Crear una imagen visual en esta etapa lo ayudará a obtener la participación de las partes interesadas en sus procesos recientemente optimizados y garantizará que no queden vacíos en su documentación.

4. Ejecutar e informar

Inicie su proceso recién creado. Registre cada parte del proceso que mejora o empeora después de la intervención. Esta etapa del proceso es como un primer borrador de un ensayo. No es su proceso final, pero es para ver cómo se desarrolla su nuevo proceso en tiempo real. ¿Coincide con tus predicciones o va en contra? Lo encontrarás aquí. Registre e informe cada detalle aquí a las partes interesadas clave para que pueda realizar ajustes adicionales en función de sus comentarios.

5. Automatizar y documentar

Ningún proceso funciona mejor cuando se modifica y revisa constantemente. Entonces, ahora que tiene su nuevo proceso y está funcionando a niveles óptimos, deje que siga su curso y vea cuánto ha mejorado la producción de los trabajadores. Documente todos sus hallazgos y almacénelos en un repositorio que pueda compartir fácilmente con las partes interesadas clave y consultar en fechas futuras.

Relacionado: Estrategias y herramientas de gestión de partes interesadas

Quién participa en la optimización de procesos

Se necesita una aldea para optimizar adecuadamente las prácticas comerciales completas. Por lo general, el gerente de proyecto es el que se encarga de investigar, investigar y proponer nuevos procesos de negocios para revelar a las partes interesadas clave.

Sin embargo, las partes interesadas son sus tomadores de decisiones al respecto. Generalmente consisten en el Director de Operaciones, el Director de Finanzas, el Gerente de Instalaciones, el Gerente de Piso y más. A partir de ahí, entrevistará a todos los trabajadores clave que participan en procesos que se están modernizando. Sin ellos, no tendrá el conocimiento de la planta baja que necesitará para garantizar que el proyecto satisfaga a todos en todos los ámbitos.

Una advertencia sobre la optimización del proceso

La clave para la optimización efectiva del proceso es hacer todo decisiones basadas en investigaciones y datos. Tenga cuidado de cambiar las cosas solo para cambiarlas. Molestar un proceso puede tener consecuencias de gran alcance en su proyecto o negocio, así que asegúrese de mapear cualquier posible efecto negativo que pueda derivarse de sus cambios.

Además, al entrevistar a los miembros del equipo y las partes interesadas, puede obtener muchas sugerencias, demasiadas, muy probablemente. Asegúrese de establecer parámetros sobre quién puede tomar decisiones sobre qué y reconocer a los expertos en la materia en comparación con aquellos con una opinión. La opinión de cada parte interesada tiene algún valor, pero debe aprender a priorizar esos comentarios y sintetizarlos en un plan de acción efectivo. Recuerde, no puede complacer a todo el mundo todo el tiempo.

Interfaz con las partes interesadas

La clave para obtener cualquier aprobación de las partes interesadas, particularmente cuando se trata de la optimización de procesos comerciales, es documentar todo, colaborar de manera efectiva e informar en todo Al usar un repositorio alojado en línea, sus partes interesadas ni siquiera tienen que estar en la oficina para ver sus informes, pueden ver los últimos hallazgos de su proyecto de optimización de procesos en tiempo real. Al proporcionarles los datos que necesitan para una toma de decisiones efectiva, no solo está optimizando los procesos de negocio, sino que también les está ahorrando tiempo.

ProjectManager.com puede ayudar con la optimización de procesos

Optimizar un proceso es no es tarea fácil, no importa si se trata de un equipo de 10 personas o 10.000.

Los diagramas de Gantt son una herramienta esencial para cualquier máquina bien engrasada, y sin una, podría perderse la visibilidad de los procesos clave. Con ProjectManager.com, obtiene acceso a nuestro diagrama de Gantt en línea para que pueda planificar sus procesos optimizados con anticipación, colaborar con empleados, partes interesadas e inversores y realizar ajustes según sea necesario.

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Utilice los gráficos de Gantt para mapear nuestros procesos e identificar dependencias. Más información.

ProjectManager.com también presenta una herramienta kanban para ayudarlo a visualizar su flujo de trabajo para que pueda maximizar la eficiencia. Las columnas personalizables en el tablero kanban muestran exactamente dónde se encuentra una tarea en su proceso. ¿Te das cuenta de que una columna tiene demasiadas tareas? Es posible que desee comenzar con la optimización de su negocio.

 captura de pantalla de kanban de projectmanager.com
Asigne tareas, agregue archivos adjuntos e incluya partes interesadas para que puedan comentar. Obtenga más información.

Ningún proceso de negocio se optimiza sin un poco de ayuda, ya sea la contribución de las partes interesadas o las herramientas en línea para organizar sus gráficos. Asegure a sus partes interesadas que sus nuevos procesos les darán la ventaja competitiva que necesitan. ProjectManager.com es un galardonado software de pm dedicado a ayudar a las empresas a optimizar sus procesos e informar sobre todo. Regístrese hoy para una prueba gratuita de 30 días.

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