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Planificación de proyectos para principiantes – ProjectManager.com


La planificación de proyectos es uno de los pilares fundamentales que apoya la práctica de la gestión de proyectos. Jennifer Bridges, PMP, recorre los aspectos básicos para guiar a los principiantes y actualizar los pros.

¡Aquí hay una captura de pantalla para su referencia!

En Revisión – Planificación de proyectos para principiantes

La planificación de proyectos es Muy importante en cualquier proyecto, dijo Jennifer. ¡Los gerentes de cualquier nivel de experiencia pronto descubrirán cuán importante es la planificación si descuidan la planificación de sus proyectos!

Para probar su punto, Jennifer reflexionó sobre aquellos proyectos en los que pensó que debería haber planeado mejor. Solo ese pensamiento es una bandera roja que indica que no planificó tan bien como podría haberlo hecho. ¿Por qué crees que deberías haber hecho un mejor trabajo en la planificación? Tal vez algo en el proyecto no resultó de la forma que usted quería o esperaba.

La falta de planificación incurre en costos en forma de tiempo, dinero y energía. No solo eso, sino que una planificación insuficiente puede erosionar su credibilidad, lo que puede llevar a oportunidades perdidas y relaciones tensas.

Jennifer concluyó que la falta de planificación puede dar como resultado un proyecto fallido. Eso es obvio. Pero quizás menos claro es que también es el primer paso hacia una empresa fallida y la pérdida de un empleo.

Conceptos básicos de planificación de proyectos

Ahora que sabemos lo importante que es la planificación de proyectos, pasemos a los conceptos básicos de una planificación de proyectos exitosa . Jennifer comenzó definiendo el panorama general, que es, por supuesto, el proyecto.

Todos los proyectos tienen una fecha de inicio y una de finalización. En otras palabras, un proyecto termina, y cuando termina, hay entregables. Un entregable es un producto o servicio entregado al concluir un proyecto. Por lo tanto, la clave para entender un proyecto es saber que no son indefinidos. La planificación es el proceso que mueve un proyecto desde su fecha de inicio hasta su fecha de finalización, donde los entregables se completan a tiempo y dentro del presupuesto asignado.

Preguntas clave

La planificación de un proyecto exitoso comienza preguntando “por qué, Qué, cuándo, quién y cómo ”del proyecto. Responder a estas preguntas, y dividir las tareas en tareas e hitos, resultará en la finalización de los entregables en toda su línea de tiempo.

El "por qué" es el panorama general del proyecto, la visión, que explica el razonamiento detrás del proyecto. El "qué" se define por los entregables, el alcance y los gastos.

"Cuando" es obviamente el cronograma, incluidas la fecha de inicio y la fecha de finalización, expresados ​​en un cronograma del proyecto. "Quiénes" son los recursos, como los miembros del equipo que serán responsables de completar las tareas. "Cómo" es lo que va a hacer para llegar a esa fecha final, dentro de lo programado y dentro de su presupuesto, entregando un producto o servicio de calidad.

A Jennifer le gusta pensar en la planificación como una casa, porque la planificación necesita una estructura para estar. Esa integridad es parte de cada plan de proyecto exitoso.

Pro-Tip: Si está buscando más detalles sobre lo que hace un buen plan de proyecto, hemos escrito sobre los pasos principales para la planificación del proyecto. . Es una lista exhaustiva que explica cómo definir el alcance, desglosar hitos, monitorear el progreso, documentar los resultados y más.

¡Gracias por verlo!

Transcripción

Hoy, estamos hablando sobre la planificación de proyectos para principiantes. Entonces, en la sesión de hoy de la pizarra, quiero hablar sobre la planificación y por qué es tan importante, y lo que nos puede costar si no lo hacemos. También quiero cubrir algunos aspectos básicos de un proyecto en la planificación, y luego quiero proporcionar un proceso sencillo para comenzar.

Entonces, en primer lugar, muchas veces me he sorprendido a mí mismo. "Hmm, debería haberlo planeado mejor". Entonces, esto típicamente no es algo bueno. Significa que algo no resultó como esperaba o quería, y como resultado, me costó tiempo, dinero o incluso mi energía.

En algunos casos, puede que me haya costado la credibilidad, o una Oportunidad de negocio, o incluso una relación. Entonces, cuando se planifica un proyecto como una carrera, la falta de planificación puede dar como resultado un proyecto fallido, una empresa fallida o un empleo.

Entonces, hablemos de algunos de los conceptos básicos. Por lo tanto, sabemos de esta planificación es importante. Por lo tanto, lo básico de un proyecto es para cada proyecto, tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización con algo para entregar en una fecha específica o determinada. Por lo general, es un producto o servicio. En estos días, podría ser información.

Por lo tanto, no debe confundirse con el trabajo operativo en curso. Entonces, en la planificación, la planificación es un proceso de entrega, ¿saben? ¿Por qué estamos haciendo este proyecto en última instancia, cuál es el producto final? ¿Qué otros entregables se producirán?

Como qué producto o servicio. ¿Quién se involucrará en hacerlo y cómo lo vamos a hacer? Entonces, si miramos una imagen gráfica, tenemos una fecha de inicio y tenemos una fecha de finalización, tal vez tengamos diferentes partes del tiempo. Este específico es por meses, tenemos cinco meses resaltados.

Y luego tenemos diferentes entregables según diferentes puntos en el tiempo. Podríamos tener tres entregables aquí, uno entregado aquí, y quizás cuatro aquí. Y luego está el proceso de cómo hacemos eso. Entonces, veamos planificación.

Entonces, planeando, otra vez, estamos hablando de por qué estamos haciendo este proyecto? ¿Cuál es el panorama general? ¿Qué estamos ofreciendo desde un alto nivel? ¿Es como un edificio? ¿Estás entregando o planeando una boda, algo así? ¿Y luego qué específicos estamos entregando de acuerdo a los entregables? En algunos lugares, es posible que escuche que se conoce como alcance. También, como resultado del proyecto, tendremos los gastos, y esos se compilarán con el costo de nuestro proyecto.

Luego, veremos cuándo está bien. ¿Cuándo es la fecha de inicio? ¿Cuándo es la fecha de finalización? Y eso crea nuestra línea de tiempo. También nos fijamos en quién realiza realmente el trabajo para entregar los productos o el servicio

Entonces, esos son los recursos de nuestra gente, y luego, ¿cómo llegamos allí? ¿Cuál es el proceso? ¿Cómo sabemos sobre el proyecto, quién sabe qué hacer, cuándo y dónde? Va a ser un proceso.

Entonces, una de las cosas más valiosas que encontré en la planificación es lo que se llama un diagrama de entregables. Entonces, en última instancia, ¿por qué el panorama general de lo que finalmente estamos entregando?

De nuevo, me encanta usar el ejemplo de una casa. Entonces, en última instancia, el proyecto puede ser que estés construyendo una casa. La gente puede visualizar eso mejor, la gente entiende lo que es una casa. Entonces, algunos de los entregables, nuevamente, del diagrama que usamos anteriormente, puede haber tres entregables acoplados en un paquete. Aquí hay un entregable y aquí hay cuatro.

Pero si subdividimos y entregamos una casa, estos entregables pueden ser la base, el segundo podría ser el marco de la casa, el tercero podría ser el techo, y luego, una vez hecho esto, y mejorado e inspeccionado, podríamos tener otro entregable, que quizás sea la plomería y el cableado entregados como un paquete e inspeccionados.

Y luego tenemos los entregables restantes, que puede ser como el funcionamiento interno, los electrodomésticos internos y todo lo interno. Podría ser el exterior, podría ser el paisajismo, o tal vez incluso algún tipo de sistema de seguridad.

Pero en última instancia, cuando se realizan estos entregables, se entrega el proyecto. Pero a partir de este diagrama de entregables, toma esto y determina qué trabajo se debe hacer para hacer esto. Si está construyendo la base, qué sub-trabajo o tarea debe hacerse allí.

Si está enmarcando la casa, divídala en sub-partes y luego también si está techando. Y luego, una vez que lo hayas dividido en tareas, debes resolverlo bien, ¿quién va a hacer ese trabajo? Y luego, ¿cuánto tiempo va a tardar?

Y luego, a partir de ahí, empiezas a crear tu línea de tiempo y tareas específicas para tu gente. También podrá determinar su costo y luego, por supuesto, poder proporcionar el proceso a todos los involucrados, para que sepan cómo trabajar juntos, cuándo trabajar juntos para producir el proyecto. Por lo tanto, esta es solo una versión simplificada de los conceptos básicos para la planificación.

Por lo tanto, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a planificar su proyecto, regístrese ahora para nuestro software en ProjectManager.com.

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