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Plantilla gratuita de informe de estado del proyecto • Guía para la gestión de proyectos para niñas


Si está involucrado en cualquier tipo de proyecto, sabrá que los patrocinadores del proyecto quieren ver informes regulares.

Hoy tengo algo para que haga de su vida un ¡un poco más fácil! Es una plantilla de informe de estado de proyecto gratuita que se basa en una que utilizo para las actualizaciones semanales de mi gerente y mi equipo.

Puede adaptarla como mejor le parezca para asegurarse de que cubra las cosas que a sus colegas les gustaría escuchar. [19659004] Por qué es importante informar sobre el estado

La información sobre el estado del proyecto es importante ya que es la forma principal en que puede mostrar a su patrocinador o cliente lo que ha sucedido y lo que ocurrirá en el proyecto.

Es su oportunidad de mostrar el progreso realizado, pero También para marcar cualquier problema. Puede ayudar a las personas a comprender qué decisiones deben tomarse. También es un buen medio de comunicación para las cosas normales que los clientes quieren entender: ¿vamos a llegar a las fechas? ¿Cuánto me va a costar esto?

Eso es lo que la gente realmente quiere saber, ¿verdad?

Cómo utilizar esta plantilla de estado de proyecto gratuito

 plantilla de informe de estado de proyecto La plantilla descargable gratuita es un informe de actualización de progreso realmente simple. Está diseñado para mostrar lo que ha logrado en la última semana y en qué está trabajando para seguir adelante. No hay muchos cuadros para completar. Envío mis informes en un correo electrónico, por lo que puede copiar y pegar el texto en un correo electrónico y programarlo para que se envíe un viernes.

El informe del estado del proyecto no debe ser oneroso. Si su herramienta de software de gestión de proyectos no genera un informe de estado simple para usted, entonces deberá hacerlo usted mismo, pero realmente no querrá que le dedique demasiado tiempo a la semana.

Esta plantilla de informe en PDF gratuita es una forma ligera de mantener a su equipo de administración, ya sea que su gerente de línea o patrocinador de proyecto esté al día con el trabajo que está haciendo.

Encuentro que los informes regulares le permiten a las personas retroceder fuera un poco Una vez que confían en que tienes todo bajo control, y lo tienes, porque les estás mostrando el estado semanalmente enviándoles un breve informe, luego los gerentes que tienen una tendencia a desplazarse por tu hombro se encontrarán con más espacio.

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¿Qué hay en una plantilla de informe de estado del proyecto?

La idea de una plantilla de informe de estado es ahorrarle tiempo, ya lo adivinó, informar el estado del proyecto .

Idealmente, su Oficina de Administración de Proyectos tendrá una plantilla obligatoria que se espera que use. Pero si no tiene algo formal que deba usar, tendrá que encontrar una forma de informar usted mismo. Ahí es donde las plantillas pueden ser útiles. Como el formato ya está estructurado para usted, todo lo que tiene que hacer es colocar el contenido cada semana o mes. Luego, la próxima vez, simplemente tome la versión anterior y actualícela (guárdela con una fecha diferente o administre el control de versión de alguna otra manera para no sobrescribir sus informes históricos).

Esta plantilla incluye:

  • Progrese esto semana
  • Progreso esperado la próxima semana
  • Otras cosas que desea que el equipo sepa.

Es así de simple. También querrá poner una declaración de resumen en la parte superior que cubra una descripción general de lo que se incluye en el informe o un breve comentario sobre el estado general durante este período de tiempo.

Sin embargo, puede agregar otras secciones para que sea significativo y cubra las cosas que le interesan a su patrocinador o cliente. Por ejemplo:

  • Posición presupuestaria
  • Próximos plazos en el futuro que la próxima semana
  • Decisiones requeridas
  • Acciones pendientes que deben perseguirse formalmente [19659022] Cualquier riesgo, problema o cambio que deba ser señalado formalmente a la atención del destinatario del informe.

O simplemente puede incluirlos en la sección "Otros temas de interés".

3 Consejos rápidos para informar el estado del proyecto

1. Utilice el color para mostrar el estado de los elementos:

    • Rojo: el elemento necesita atención
    • Ámbar: el elemento puede salirse de la pista
    • Verde: el elemento avanza según lo previsto
    • Azul: el elemento está completado.

2. Mantenga el informe de estado lo más breve posible.

3. Sea consciente de cómo las personas van a acceder al informe. No envíe un archivo adjunto si la gente pudiera leerlo con la misma facilidad en el cuerpo de un correo electrónico.

¿Quién debería recibir la Actualización de estado de Project Manager?

Creo que como mínimo debe enviar un informe de estado a su patrocinador del proyecto una vez al mes.

Sin embargo, la plantilla gratuita que puede descargar a continuación es lo que solía mantener informadas sobre 60 personas de un gran despliegue de proyecto de ERP.

Sugerencia: Si está enviando un correo electrónico a muchas personas, escriba ¡en BCC!

Grupos grandes y mixtos de partes interesadas no querrán una plantilla de informe de proyecto formal que se extienda en varias páginas o muchas pestañas. Quieren un resumen rápido que resalte el progreso que se está logrando y de lo que su área será responsable durante la próxima semana. Esta plantilla de formato de punto de bala proporciona un rápido y fácil acceso a la comunicación.

¿En qué formato deben estar los informes de estado?

Eso depende de usted. La plantilla que estoy compartiendo hoy es un PDF. Eso significa que no puede editarlo, pero puede copiar y pegar el texto en un documento de su elección o incluso en un correo electrónico. Honestamente, el formato es tan simple que podrá volver a crearlo en Google Docs, Word, una hoja de cálculo o un correo electrónico. Si está buscando una plantilla de resumen de informe de estado de proyecto muy simple en PowerPoint, entonces tengo uno de estos aquí. .
Podrías tomarlos a ambos y averiguar qué formato se adapta mejor a tus necesidades.

¿Cómo obtengo la plantilla?

La plantilla es uno de un conjunto de plantillas gratuitas de administración de proyectos que encontrarás dentro de mi biblioteca de recursos.

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Dentro de la biblioteca de recursos puede descargar lo que quiera, sin tener que registrarse o suscribirse a nada de nuevo.

La plantilla de informe de estado es un PDF. Puede copiar y pegar el texto del PDF o si eso no funciona para usted, use el diseño como un aviso para su propio informe. Es tan simple que te encontrarás usándolo una y otra vez, y según mi experiencia, a la gente le encanta este tipo de actualización de estado. No hay nada demasiado complicado allí y si quieren ver más información o para que usted pueda profundizar en algunos detalles, entonces se lo pedirán.

¿Qué pasa si necesito más ayuda con los informes?

La plantilla gratuita es buena , pero no va a ser adecuado para todas sus necesidades. Por ejemplo, si está configurando una PMO, querrá que sus gerentes de proyecto usen algo más formal. Del mismo modo, en un proyecto grande, se beneficiará de tener más secciones y más gobernanza de lo que le ofrece esta plantilla de informe de estado.

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Si necesita algo que vaya más allá de este sencillo informe, tengo un breve curso en línea sobre cómo informar el estado del proyecto, que incluye otras ideas sobre cómo presentar sus informes y más. plantillas.

Hay mucha información en el curso: todo, desde cómo identificar lo que su gerente quiere escuchar hasta el uso del idioma correcto para hablar sobre su trabajo para lograr el mejor impacto.

Obtenga más información y firme para comenzar aquí.

¿No está listo para descargarlo? Púlselo para más adelante.

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