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Por qué su equipo creativo no está utilizando su software de gestión de proyectos


Después de meses luchando para terminar proyectos en el último minuto, perdiendo horas buscando comentarios enterrados en su bandeja de entrada y faltando demasiadas fechas límite, ya lo tuvo. Algo necesita cambiar.

Siendo el solucionador de problemas ingenioso que eres, encontraste una solución: software de gestión de proyectos. Esto simplificará los proyectos, aumentará la colaboración y ayudará a su equipo a administrar proyectos creativos.

Después de evaluar docenas de plataformas para encontrar su ajuste perfecto y gastar tiempo y dinero para implementarlo, solo hay un problema: nadie lo está usando.

¡No te preocupes! No estas solo. Una encuesta reciente de HubSpot encontró que el 80% de las agencias creativas afirman usar software de administración de proyectos. Sin embargo:

  • 47% no realiza programación de recursos
  • 42% no realiza un seguimiento de las tasas de utilización del personal
  • 15% no puede alcanzar constantemente las fechas límite

La moraleja de la historia: Si bien estos equipos creativos podrían "Use" el software de administración de proyectos, probablemente no lo estén haciendo de manera efectiva, o suficiente.

Conseguir que todos se unan es crucial para el éxito de la plataforma de administración de proyectos. A continuación, le presentamos cinco motivos por los que su equipo creativo no utiliza el software creativo de administración de proyectos y lo que puede hacer para aumentar la adopción.

1. El proceso de solicitud de creatividad es demasiado complicado

Se supone que los resúmenes creativos hacen que los equipos sean más eficientes, pero pueden convertirse fácilmente en una carga. Haga que sean de alto nivel y los equipos creativos no tendrán la información que necesitan para trabajar de manera efectiva, lo que generará llamadas y reuniones de seguimiento adicionales. Por otro lado, cuando los resúmenes requieren demasiados detalles, los solicitantes no los completan.

Cuando los informes creativos dejan de ser útiles, los equipos vuelven a sus viejos hábitos de comunicación y solicitudes de campo por correo electrónico o Slack, sacando a todos de su herramienta de gestión de proyectos. Su equipo creativo no va a utilizar una plataforma de administración de proyectos si sus clientes no lo hacen.

Solución: Hay una delgada línea entre fácil y útil, y su software de administración de proyectos debería darle la capacidad construir informes que realmente funcionen para usted, no en su contra.

Los formularios de solicitud dinámica le permiten crear resúmenes creativos en función de sus necesidades con una variedad de tipos de campos, incluyendo respuestas cortas, párrafos, casillas de verificación, fechas, listas desplegables, numéricos, archivos adjuntos, y más. Las preguntas cambian en función de la información que proporciona el solicitante a medida que completa el informe para garantizar que su equipo creativo obtenga toda la información que necesita sin hacer preguntas innecesarias.

Estos formularios también asignan tareas automáticamente a los miembros adecuados del equipo para que el trabajo pueda comenzar tan pronto como se envíe la solicitud.

2. Es solo una herramienta más que tienen que usar

Hoy en día hay una herramienta para casi todo: desde el chat hasta el envío de correos electrónicos y la visualización de datos. En promedio, los especialistas en marketing usan 12 herramientas para administrar campañas y datos. El tiempo dedicado a transferir información y cambiar entre estas herramientas se suma. El cambio entre tareas (o herramientas) cuesta hasta el 40% del tiempo productivo de una persona.

Es probable que su equipo creativo tenga un puñado de herramientas (o más) en las que confíe todos los días. Agregar la gestión de proyectos a su conjunto de herramientas puede parecer un paso más en un proceso creativo ya extenso, pero no tiene por qué serlo

Solución: Elija un sistema de gestión de trabajo que centralice estas piezas del rompecabezas creativo y se integra con los programas que su equipo creativo ya utiliza. Por ejemplo, la extensión Adobe Creative Cloud Suite de Wrike permite a los diseñadores ver tareas, hacer comentarios, cargar archivos y mucho más directamente desde InDesign, Photoshop y otras herramientas de Adobe.

El equipo creativo de OSF HealthCare tuvo dificultades para administrar hasta 400 creatividades solicitudes cada mes antes de que encuentren Wrike's Adobe Creative Cloud Extension, dice Heidi Wessler, Coordinadora de Diseño Gráfico en OSF HealthCare.

"De InDesign, simplemente voy a la extensión Wrike, veo qué cambios necesitamos y luego cargamos una nueva prueba hasta que aterricemos en una versión final ", dice Wessler. "Ya no tengo que ajustar mi configuración de PDF, exportarla al escritorio, iniciar un correo electrónico, adjuntar el activo y enviarlo. Simplemente hago clic en el botón Agregar en Wrike directamente desde InDesign y está disponible ".

Wrike también presenta integraciones con Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack y más.

3. No les permite trabajar como quieren

La información debe organizarse de cinco formas clave, según el diseñador gráfico, arquitecto, fundador de TED y creador del término "arquitecto de la información" Richard Saul Wurman. Estos son: ubicación, alfabeto, hora, categoría y jerarquía.

Este concepto se conoce como LATCH, o Five Hat Racks, y respalda la idea de que las diferentes estructuras de administración de datos funcionan mejor para diferentes conjuntos de datos. Del mismo modo, su equipo procesa información diferente de maneras diferentes. Obligarlos a trabajar en un sistema de administración de proyectos para todos es una receta para el fracaso.

Las creatividades son personas muy visuales y en una encuesta de 143 miembros creativos del equipo en América del Norte que utilizan administración de proyectos en una publicación semanal En base, el 83% de los encuestados dijeron que usan software de gestión de proyectos con características visuales (paneles Kanban, tarjetas de arrastrar y soltar, opciones de visualización "drill down", etc.)

En otras palabras: no todo el mundo está cómodo mirando tareas en una hoja de cálculo. Si su plataforma de gestión de proyectos funciona para usted pero no proporciona un espacio de trabajo flexible para su equipo creativo, puede resultar poco atractivo o difícil de usar.

Solución: Su plataforma de gestión de proyectos debe ser lo suficientemente flexible para satisfacer sus necesidades y al mismo tiempo permitir que su equipo creativo vea la información de la forma en que se sientan más cómodos.

Elija una plataforma que ofrezca una variedad de vistas, incluyendo diagramas de Gantt, tablas Kanban y vistas de tabla. Esto le permite construir procesos de proyecto en una vista y su equipo creativo para verificar las asignaciones en otra vista. Una estructura de carpetas personalizable para clasificar tareas y proyectos también admite procesos únicos de equipos creativos.

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4. Las pruebas y las aprobaciones no están optimizadas

Las herramientas de administración de trabajo a menudo se usan incorrectamente como un lugar más para mantener listas de comentarios de lavandería. Si su solución de administración de proyectos se usa solo para dejar notas y compartir listas de tareas, no proporciona mucho más valor que el correo electrónico o el chat.

Si su herramienta de administración de trabajo no proporciona un espacio colaborativo altamente interactivo para tiempo real En las ediciones y comentarios del proyecto, las creatividades se quedan atrapadas con la laboriosa tarea de atravesar y consolidar los comentarios. Aquí hay un ejemplo:

La edición de videos generalmente requiere que el revisor escriba una lista de comentarios, incluidas las marcas de tiempo para cada cambio. El siguiente revisor hace lo mismo. Una vez que se completen todas las revisiones, la creatividad debe comparar y consolidar notas, unir múltiples plataformas y trabajar a través de comentarios contradictorios a lo largo del camino.

Es un proceso arduo. Afortunadamente, hay una mejor manera de hacerlo.

Solución: Con las pruebas y aprobaciones, los revisores y aprobadores asignados marcan un único documento o video centralizado. Los colaboradores ven los comentarios de los demás y trabajan a través de comentarios contradictorios en tiempo real. Las ediciones se tachan a medida que se realizan, y los documentos se marcan claramente como "revisados" o "aprobados".

La producción de material impreso y video representa una parte importante de la carga de trabajo del diseñador gráfico de crónicas SF Paul De Leon. Era difícil navegar listas de comentarios escritos con marcas de tiempo junto a ellos cuando editaban videos.

Los diseñadores ahora pueden llegar rápidamente al lugar exacto en el video donde se necesita el cambio con un simple clic en un comentario con Wrike's Video Revisión y marcado avanzado. El principal beneficio es "retroalimentación más directa y precisa", dice De Leon.

"En lugar de escribir una lista detallada en un comentario o un correo electrónico donde tengo que guiar a través de las diferentes longitudes de tiempo, puede ayudarme a hacer clic en el comentario y saber exactamente a qué se refería el espectador ", dice De Leon.

5. No les da el reconocimiento que merecen

Aunque la conexión entre el gran diseño y los resultados comerciales es cada vez más clara, el trabajo de los equipos creativos a menudo queda eclipsado por proyectos más estrechamente vinculados a las actividades generadoras de ingresos. Los equipos creativos se ven como un centro de costos, y lo saben.

Si su plataforma de administración de proyectos no ayuda a resolver este problema, es una razón menos para que su equipo creativo la adopte. Las creatividades saben que las partes interesadas clave tienen visibilidad cero de su trabajo duro, lo usen o no.

Solución: Siempre es más fácil lograr que alguien adopte un nuevo sistema si hay algo para ellos. Incentive a su equipo creativo con una plataforma de gestión del trabajo que haga algo históricamente elusivo: demuestre su valor.

Algunas soluciones de administración del trabajo mejoran la visibilidad de los interesados ​​a través de informes y análisis sólidos y en tiempo real. La capacidad de mostrar exactamente cuántos proyectos están en vuelo, quién está trabajando en qué, con qué frecuencia se cumplen los plazos y otros datos clave ayudan a los líderes creativos a destacar el trabajo duro de sus equipos y el valor que brindan.

¿El pateador? Asegúrese de que su equipo sepa que ninguno de estos informes es posible si su trabajo no se gestiona dentro de la plataforma.

Obtenga su equipo creativo a bordo

Una buena gestión de proyectos para equipos creativos ahorra tiempo y energía para producir un excelente trabajo . Si está luchando para que su equipo creativo adopte su plataforma de administración de proyectos, una o más de estas cinco razones podrían ser las razones:

  • Las solicitudes de creatividad son demasiado complicadas
  • Es solo otra herramienta (y ya tienen demasiadas) )
  • No es lo suficientemente flexible
  • Las pruebas y aprobaciones son onerosas
  • No ayuda a mostrar su valor

Para encontrar un sistema de gestión de proyectos que a su equipo le encante, descargue nuestra guía gratuita para compradores creativos. [19659055]

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