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Preguntas frecuentes sobre herramientas de colaboración de gestión de proyectos • Guía para niñas sobre gestión de proyectos


Hace un tiempo realicé un seminario web solo para suscriptores sobre las tendencias en las herramientas de colaboración de gestión de proyectos y las barreras para adoptar nuevas tecnologías en un entorno de proyecto.

Creo que las personas se lo pasaron muy bien y los comentarios fueron fantásticos. ¡Ciertamente obtuve más entusiasmo al presentar mi propio seminario web de lo que esperaba!

El único problema fue que se nos acabó el tiempo para responder todas las preguntas, así que quería abordar algunas de ellas aquí. Estas son preguntas sobre herramientas de colaboración que escucho una y otra vez, así que sé que muchos de ustedes tienen las mismas consultas.

Comencemos …

¿Quién soy yo? Personalmente ahora mismo uso Microsoft Project, Teamwork, Skype y Excel. Sin embargo, eso no los hace adecuados para su equipo.

¿Cómo elijo una herramienta, hay tantos!

¡Sí, hay cientos!

Primero, comience con sus requisitos. ¿Cuál es el problema que estás tratando de resolver? ¿Colaboración? ¿Almacenamiento de documento? ¿Incluyendo clientes en su planificación? Luego, puede crear una lista breve de características que son absolutamente esenciales.

A partir de ahí, observe algunos productos que parecen satisfacer sus necesidades. Lea mi Guía de expertos de 5 pasos para elegir herramientas de colaboración antes de conocer a cualquier proveedor, y trabaje en ese proceso.

Creé una guía gratuita sobre cómo elegir el software de gestión de proyectos para ayudarlo a pensar en sus requisitos para que al menos a partir de una base de lo que necesita.

Eso es todo en pocas palabras, pero esa Guía de expertos tiene más detalles y mi libro, Herramientas de colaboración para gerentes de proyecto, cubre esto en profundidad.

¿Puede reemplazar el uso de herramientas de colaboración? herramientas tradicionales como los diagramas de Gantt para eliminar la redundancia de tener que crear ambos.

Mis ideas al respecto son:

  • Las herramientas de colaboración y los diagramas de Gantt tienen diferentes propósitos, por lo que no debería ver que uno reemplaza al otro.
  • Si su herramienta de colaboración principal tiene una funcionalidad de gestión de proyectos que incluye un diagrama de Gantt, no necesitaría una herramienta de diagrama de Gantt separada.
  • No todos los proyectos requieren un diagrama de Gantt, por lo que, dependiendo de su situación, es posible que pueda implica usar una herramienta de colaboración para trabajar con el equipo en las tareas.

Lo mejor de este seminario web fue que la gente comenzó a responder las preguntas de los demás.

Helen respondió a esto diciendo:

Uso Sharepoint PRIME que permite la colaboración y me permite ver las herramientas de PM tradicionales, por ejemplo Diagrama de Gantt, Registro de riesgos, etc.

Magdalena respondió:

Tengo un pequeño negocio de consultoría, y utilizamos Freedcamp (como el campamento base). Permite exportar tareas a Excel. Pero no traza mapas de Gantt, etc. A veces es redundante hacer ambas cosas: para una tienda pequeña: o)

¡Sin duda estaría de acuerdo con eso!

¿Vale la pena capturar actividades de colaboración (comentarios y ediciones en borradores)? , debate sobre las decisiones) como parte de la historia del proyecto al final, en lugar de simplemente archivar los entregables finalizados

¡Sí!

En los proyectos de trabajo de conocimiento encuentro que estos comentarios y decisiones se recogen más tarde y se vuelven a desechar. .

Esto podría suceder si continúa desarrollando los entregables en un proyecto de Fase 2 o simplemente porque el liderazgo superior cambia y quieren que justifique una decisión tomada sobre el proyecto, a pesar de que ese proyecto ahora está cerrado. [19659002] Probablemente no sea necesario mantener cada pequeña edición, pero un resumen de por qué se tomaron decisiones y cualquier comentario sustancial sobre borradores de contratos o documentos podría resultar muy útil en el futuro, para las lecciones aprendidas, así como para preservar la historia de su proyecto. [19659009] La cultura de los equipos y el intercambio es muy diferente para los equipos virtuales. Puede tener una gran herramienta de colaboración y un equipo disfuncional porque su PM no sabe cómo administrar un equipo virtual. ¿Tiene alguna sugerencia de recursos para desarrollar este conjunto de habilidades?

Recomendaría el libro de Penny Pullan, Liderazgo virtual. Es un buen comienzo, pero la verdadera habilidad viene con la práctica.

No teníamos estos sistemas hace 20 años; ¿Por qué es tan importante para la gestión de proyectos ahora?

Tampoco teníamos iPhones hace 20 años, y todavía alquilaba películas de Blockbuster. La vida avanza.

A medida que la sociedad ha cambiado y la forma en que interactuamos con las personas ha cambiado, necesitamos herramientas y técnicas que sigan el ritmo. No es que la gestión de proyectos en sí haya cambiado: hace 20 años producíamos diagramas de Gantt y registros de riesgos como lo hacemos hoy, sino que el entorno en el que gestionamos los proyectos es diferente hoy en día.

Esta fue otra pregunta en la que la gente agregó su respuestas propias.

Shah dijo: Mi equipo se distribuye principalmente en 3 continentes

Dave dijo: Utilizamos más equipos virtuales ahora. No todos están en la misma granja de cubículos.

Estoy de acuerdo con estos dos puntos. La composición de los equipos es diferente hoy en día con más globalización, más equipos virtuales y estructuras más planas.

Y finalmente …

¿Dónde puedo comprar tu libro?

¡Me alegra que lo hayas preguntado! Consíguelo en Amazon, en PMI o en su librería local.

 Herramientas de colaboración para gerentes de proyectos

Este seminario web fue una mirada exclusiva a las tendencias en tecnología de colaboración para mi comunidad de gestión de proyectos. Nos quedamos en el correo electrónico, y en el futuro probablemente habrá algunos eventos de capacitación de seminarios web solo para suscriptores, ya que este fue un gran éxito. Es gratis. ¿Por qué no unirse a más de 15,000 personas que realizan un trabajo similar para usted en todo el mundo y pasar el rato con nosotros?

Introduzca su correo electrónico en el cuadro a continuación y será el primero en saber cuándo tenemos un nuevo evento programado.

 Gestión de proyectos Preguntas frecuentes sobre herramientas de colaboración



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