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Premortem en proyectos: cómo hacerlo y por qué


Es posible que haya oído hablar de una autopsia. Es una reunión después de la conclusión del proyecto, durante la cual se discuten los éxitos y fracasos con el equipo del proyecto. Es una excelente manera de aprender de sus errores y repetir las acciones que funcionaron según lo planeado.

El problema con una autopsia es después del hecho. Sí, es muy útil para configurar su próximo proyecto para mantenerse en el camino. Pero, ¿qué pasa si tenía uno antes de iniciar un nuevo proyecto?

Los gerentes de proyecto conocen los riesgos inherentes a cualquier proyecto. Pasan tiempo considerando qué podría salir mal y elaborando un plan para responder a esos riesgos. La gestión de riesgos es importante, por supuesto, pero hay un proceso aún más riguroso que se puede hacer para asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del cronograma, por debajo del presupuesto y ofrezca calidad.

Ese proceso se llama premortem. Eso no significa que sea premortem vs. postmortem. Esta no es una situación o situación. Hay beneficios para ambos, que abordaremos más adelante. El análisis premortem debería ser uno de los primeros pasos en el nacimiento de cualquier proyecto.

¿Qué es un premortem?

Un premortem es cuando un equipo imagina que su proyecto ha fallado. Eso es incluso antes de que comience. Suena negativo, pero es solo una estrategia que permite al equipo del proyecto trabajar hacia atrás desde ese punto de falla para determinar qué pudo haber causado la falla.

Las discusiones que exploran las fallas potenciales se mantienen positivas, con el objetivo de ser únicamente el identificación de problemas que hicieron que el proyecto se descarrilara. Luego, el gerente del proyecto analiza los diversos escenarios y su probabilidad y toma medidas preventivas para evitar que tales eventos ocurran durante el ciclo de vida del proyecto.

Observe la diferencia entre un premortem y una evaluación o crítica de riesgo típica. En este último, se supone que esto o aquello podría salir mal. Sin embargo, con una autorización previa, el equipo está operando bajo el supuesto de que algo sucedió. No se aborda como una abstracción.

Beneficios y riesgos

Si esto suena a ciencia ficción, hay investigaciones que lo respaldan. Un artículo de Harvard Business Review señaló un estudio de 1989 realizado por Deborah J. Mitchell, de la Wharton School, Jay Russo, de Cornell y Nancy Pennington, de la Universidad de Colorado, que encontró que cuando una imagen algo ya ha sucedido, mejora la posibilidad de encontrar correctamente las razones de los resultados futuros en un 30 por ciento. Eso es lo que hace un premortem.

Existe el peligro, por supuesto, de que el premortem identifique amenazas o debilidades que no son reales. Entonces, las medidas preventivas derivadas de esta falsedad pueden abrir una brecha en la ejecución adecuada del proyecto.

Pero los beneficios de una premortem realizada correctamente son excelentes. Ofrece una perspectiva que a menudo falta en un análisis de riesgo previo al lanzamiento, ya que no está diseñado para identificar solo los posibles problemas antes de que sucedan. También hace que aquellos que están sobreinvertidos en el proyecto pierdan un poco de su peligrosa actitud entusiasta. Y, como se señaló anteriormente, les da a todos una voz y respeta sus comentarios. Todos pueden aprender unos de otros y son sensibles a la captura de problemas antes de que se conviertan en problemas.

Cómo hacer un premortem en un proyecto

Entonces, ¿cómo cosechar los beneficios de un premortem sin sufrir los peligros? Comience mirándolo como lo haría con un ejercicio de trabajo en equipo. En cierto sentido, estrechará los lazos de su equipo a medida que exploran el próximo proyecto como si estuviera terminado y fallido. Por lo tanto, la actividad no solo es práctica en términos de una mejor planificación, sino que también solidifica a su equipo, haciéndolos más productivos.

  • Prepárese: Antes de comenzar, asegúrese de que todo el equipo haya sido informado sobre el plan del proyecto. Luego, un líder asignado le dice al equipo que el proyecto ha fallado. Este líder no es necesariamente el gerente del proyecto, aunque podría serlo. Sin embargo, se recomienda agregar al gerente del proyecto al equipo por su perspectiva única.
  • ¿Por qué falló el proyecto? Dé al equipo una hora o más para sentarse en grupos y hacer una lluvia de ideas sobre por qué el proyecto falló o, si lo prefiere, haga que lo hagan de manera individual. Diles que sean tan imaginativos como puedan. Pídales que lo escriban. Vale la pena recopilar cualquier idea, incluso si existe el temor de que sea descortés. Nadie será castigado por su razonamiento si es grave. Este no es el momento de sentirse amenazado o contenerse.
  • Comparta su razón: El líder le pide a cada grupo o individuo que comparta solo una de las razones del fracaso del proyecto. La siguiente persona lee su razón, pero debe ser diferente de las que lo hicieron. Estas razones se enumeran en un documento o en una hoja de cálculo.
  • Revisión y revisión: El gerente del proyecto toma esta lista y revisa todas las razones por la falla del proyecto y utiliza esta información para fortalecer el plan del proyecto existente.

Mejores prácticas premortem

Hay otras cosas que pueden mejorar estos cuatro pasos básicos de una premortem bien hecha. Por un lado, no generalizar. Siempre sea lo más específico posible cuando exprese sus razones para el fracaso del proyecto. Pero no use este ejercicio como un foro para desahogar o resolver puntajes. Todos los puntos deben ser prácticos y procesables.

Además, los gerentes de proyecto pueden asignar propietarios a cada una de las razones prioritarias y esos miembros del equipo liderarán la tarea de encontrar soluciones. Estas respuestas deben considerar los riesgos, las oportunidades y los planes existentes y cómo los afectarán.

ProjectManager.com puede implementar lecciones premortem

Cuando se trata con tanta información, siempre es útil tener una herramienta para ayudar a organizar el datos. ProjectManager.com puede crear un proyecto en el que los resultados de la premortem se recopilan en un diagrama de Gantt en línea que se puede compartir con los miembros del equipo.

El diagrama de Gantt en línea de ProjectManager.com también es útil porque los gerentes de proyecto pueden asignar tareas a tareas específicas miembros del equipo, que luego pueden comunicarse a nivel de tarea, así como adjuntar archivos e imágenes relevantes. A medida que los planes cambian, ese proceso puede ser rastreado y monitoreado.

Otra herramienta de gestión de tareas que ProjectManager.com presenta es una lista de tareas que mejora la productividad y permite a los miembros del equipo mantenerse en el camino. Se puede ver como una lista de tareas personales o en todo el proyecto. Estas listas de tareas también se pueden filtrar por fecha, propietario, proyecto y más.

 Las listas de tareas son geniales para recopilar ideas de premortem

Tableros Kanban para ejecución y colaboración

Las tareas también se pueden ver en ProjectManager.com como kanban tableros, que proporcionan una visualización del flujo de trabajo. Los tableros se dividen en columnas, que generalmente definen lo que hay que hacer, lo que se hace y lo que se hace. Debajo de cada uno de estos encabezados de columna hay tarjetas, que son la tarea individual. La tarjeta también puede recopilar las formas en que el equipo del proyecto llegó a resolver la falla del proyecto en la premortem.

 tableros kanban para recopilar ideas premortem

Cada tarjeta tiene una línea de tiempo para anotar el progreso y puede marcarse por proyecto, tipo, prioridad, fecha de vencimiento, etc. Hay espacio para una descripción, así como un lugar para cargar documentos, hojas de cálculo o imágenes. Las tarjetas también se pueden asignar a uno o más miembros del equipo, con un cuadro de diálogo para capturar cualquier pregunta o conversación en curso del equipo.

Premortem vs Postmortem

Es importante tener en cuenta que un premortem y un postmortem no son mutuamente exclusivo. Son dos caras de la misma moneda, y ambas cumplen un valioso propósito para liderar un proyecto ganador.

Una gestión de proyectos postmortem es una forma de diseccionar el proyecto terminado y ver qué salió mal, para que se puedan tomar medidas en el próximo proyecto para evitar los mismos resultados. La diferencia, obviamente, es que el premortem es un fracaso teórico antes del inicio del proyecto y un postmortem es después del cierre del proyecto.

A diferencia de la medicina, un postmortem no necesariamente significa que el proyecto fracasó. Puede que sí, pero una autopsia también puede seguir un final exitoso del proyecto. Esto se debe a que un proyecto siempre tiene su parte de giros incorrectos y desventuras, que un postmortem examina para descubrir cómo no cometer los mismos errores dos veces.

Juntos, un premortem y un postmortem son herramientas útiles para comprender las corrientes subyacentes en un proyecto, cómo lo llevan de una manera u otra. Cuanto más conocimiento tenga de lo que hace que su proyecto funcione, es más probable que pueda ejecutarlo como un reloj.

Premortem es otra herramienta para mantener su proyecto encaminado. ProjectManager.com, un software de gestión de proyectos basado en la nube, es como una navaja suiza de herramientas con todas las características que necesita para llevar un proyecto a un cierre exitoso. Desde la planificación con nuestro diagrama de Gantt en línea hasta la administración y el monitoreo del flujo de trabajo con tableros Kanban e informes con un tablero en tiempo real, se cubren todas las fases de su proyecto. Vea lo que puede hacer al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy.

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