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Principales herramientas de planificación para equipos


La planificación colaborativa con su equipo tiene muchos beneficios. Primero que nada, involucra a su equipo. Depende de los miembros de su equipo para realizar las tareas que conducen a un proyecto exitoso. Obtener la aceptación de ellos debería ser una prueba suficiente de la importancia de planificar con los equipos.

Pero hay más. Tu plan será mejor. Cuando hace que todo el equipo piense en conjunto, proporciona ideas que puede perder y una perspectiva que no tiene. Planificar adecuadamente sus proyectos es un arte que, cuando se hace correctamente, funcionará tanto para usted como para los miembros de su equipo.

Lo que los equipos necesitan de las herramientas de planificación

La primera y más importante propiedad de las herramientas de planificación de proyectos es que son basado en la nube. Ya sea que su equipo esté ubicado bajo el mismo techo que usted o trabajen de forma remota, querrá una herramienta en línea. Estar en línea significa que los miembros del equipo tienen acceso a sus tareas y archivos sin importar dónde se encuentren, la hora o el dispositivo en el que estén trabajando.

Una vez que haya establecido que desea una herramienta de PM en línea, entonces debe Determine las características que servirían mejor a su equipo mientras planifican y ejecutan el proyecto. Algunas de las características clave que su equipo necesitará incluir:

  • Lista de tareas
  • Diagrama de Gantt
  • Tableros Kanban

Cuando busque un software de gestión de procesos, querrá ver qué herramientas ofrecen estas caracteristicas. Le brindarán a su equipo las herramientas que necesitan para realizar sus tareas a tiempo y realizar un seguimiento de su progreso. Si un miembro del equipo está inactivo, podrá ponerlo a trabajar. Si un miembro del equipo tiene una asignación excesiva, tendrá los recursos para ayudarlo antes de que el problema se convierta en un problema real que pueda desviar el proyecto.

El seguimiento y el mantenimiento de recursos que coincidan con la capacidad de su equipo es el trabajo de un manager. Hay herramientas que monitorean, rastrean, informan y balancean los recursos, pero nos centraremos en aquellas funciones que los equipos pueden usar al planificar y administrar su carga de trabajo. Veamos en detalle las que mencionamos anteriormente.

Listas de tareas

Una lista de tareas es solo eso, una lista de sus tareas. Puede ser tan simple. Piense en ello como una lista de tareas pendientes. Son útiles y satisfactorios al tachar cada elemento. Esta es una forma rudimentaria para que los equipos recopilen el trabajo que necesitan y se concentren en esas tareas. ¿No sería aún más útil si una lista de tareas pudiera hacer más? Las herramientas de administración de proyectos en línea están diseñadas para hacer que las listas de tareas sean más dinámicas.

No todas las tareas son responsabilidad exclusiva de un miembro del equipo, por lo que debe poder compartir y vincular a otras tareas de otros sistemas. Luego, puede verlas y actualizarlas a medida que completa esas tareas.

Esa lista de tareas debería ser fácil de actualizar en línea o mediante una aplicación móvil. También debería poder adjuntar notas, archivos y enlaces, así como comentarlos y luego realizar un seguimiento de esos comentarios, notas de producción y transferencias de documentos. Todo esto se hace en tiempo real cuando trabaja con una herramienta de planificación de proyectos basada en la nube.

Cómo funciona la lista de tareas de ProjectManager.com

Si usa ProjectManager.com, nuestra tarea La vista de lista de proyectos va incluso más allá de la mera priorización. Puede etiquetar la tarea como una categoría personalizable, lo que significa que no habrá más búsquedas interminables. Lo que estás buscando aparece de inmediato. Las listas de tareas se pueden crear individualmente o compartir con equipos para una mejor colaboración. Los equipos pueden adjuntar documentos e imágenes, incluso comentar con sus compañeros de equipo, quienes inmediatamente reciben alertas por correo electrónico o notificaciones en la aplicación.

Los miembros del equipo pueden mejorar su productividad configurando proyectos y tareas con fechas de vencimiento que se pueden filtrar por fecha límite, propietario, proyecto, etc. Esa lista de tareas es fácil de actualizar en línea. Todo esto se hace en tiempo real porque está trabajando con una herramienta de planificación de proyectos basada en la nube.

Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta visual para la planificación. Parece una hoja de cálculo normal en el lado izquierdo de la pantalla, pero a la derecha es una línea de tiempo del proyecto. Una vez que importe su lista de tareas a Gantt y agregue fechas de inicio y finalización, las tareas completarán la línea de tiempo. Ahora puede ver el proyecto completo de un vistazo.

Es más probable que los gerentes usen Gantts, ya que les da un gran control a la programación de proyectos. Pueden crear subtareas, establecer hitos para indicar el final de una fase y el inicio de otra en el proyecto y les muestra el panorama general que necesitan. Pero también pueden compartir el Gantt con su equipo y trabajar juntos en la planificación, ya que los equipos a menudo tienen detalles íntimos del trabajo que los gerentes de proyecto podrían no tener.

Cómo funciona el diagrama de Gantt de ProjectManager.com

Los diagramas de Gantt son una gran herramienta, insustituible para la planificación, y ProjectManager.com tiene un diagrama de Gantt interactivo que deja a otros ahogados a nuestro paso. No todas las tareas son iguales. Algunos dependen de otros para comenzar o terminar. Estas dependencias de tareas se pueden vincular fácilmente para evitar cuellos de botella más adelante en el proyecto. Los cambios son tan fáciles como arrastrar y soltar la tarea hasta la nueva fecha límite. Personaliza colores para diferenciar equipos, fases y más. Incluso rastrear el progreso por el porcentaje en que la barra de duración está sombreada.

 Una captura de pantalla de la vista de diagrama de Gantt de ProjectManager.com

Tableros Kanban

Los tableros Kanban son una herramienta de planificación que visualiza el flujo de trabajo. Si Gantts es la herramienta preferida de los gerentes, los equipos son los que aman usar kanban. Está claro por qué. Con los tableros kanban, los equipos pueden recopilar sus trabajos pendientes, ver la prioridad de sus tareas y planificar sus sprints en consecuencia.

Las tareas están representadas por tarjetas que se mueven de una columna a otra a medida que avanzan de una tarea a otra. De esta manera, los equipos siempre pueden concentrarse en su trabajo inmediato y los gerentes obtienen transparencia en el proceso, por lo que pueden reasignar los recursos según sea necesario para que el equipo siga avanzando.

Cómo funciona el tablero Kanban de ProjectManager.com [19659002] Si bien muchas herramientas de software de gestión de proyectos ahora incluyen una función kanban, pocas son tan sólidas como ProjectManager.com. Nuestro tablero kanban se puede filtrar por tareas, fechas de vencimiento, propietario, proyecto y más. Los equipos pueden crear sus propios flujos de trabajo con columnas personalizadas. También se alimenta en un panel en tiempo real que calcula los datos del proyecto y los muestra automáticamente en seis métricas para una vista alta de su progreso.

 Una captura de pantalla de la vista kanban de ProjectManager.com

Más herramientas de planificación para equipos [19659004] Las tres características anteriores brindan a sus equipos las herramientas que necesitan para planificar y ejecutar sus tareas de manera más productiva. Hay más, por supuesto, pero hablemos de dos antes de terminar esta publicación. Uno, ser la comunicación, el hilo conductor de todas las fases del proyecto y su éxito. El segundo son las hojas de tiempo, una herramienta en la que no siempre se piensa al planificar, pero que es una bendición tanto para los equipos como para los gerentes.

Comunicaciones

Obviamente, no obtendrá nada si no puede explicar qué es lo que hay que hacer. Igual de importante es crear un diálogo en el que los miembros del equipo puedan conversar entre ellos y atraerlo a la conversación cuando sea necesario. Por lo tanto, una herramienta de comunicación es claramente una parte fundamental de cualquier software de gestión de proyectos que desee utilizar al planificar un proyecto.

Lo que debería hacer su herramienta de comunicación es ofrecer una plataforma en la que los miembros del equipo puedan hablar si están trabajando en el mismo espacio o de forma remota. Necesitarán una herramienta que les brinde la capacidad de capturar sus pensamientos sobre un problema en el proyecto a medida que lo experimentan, incluso si otros miembros del equipo no están disponibles en ese momento para responder.

Una función de chat social, donde usted Puede crear grupos y los miembros del equipo pueden hablar uno a uno es una forma de fomentar la comunicación en el proceso de planificación y en todas las demás fases del proyecto. Esto mantiene la conversación en un solo lugar y debería permitirle compartir datos adjuntando archivos, imágenes, enlaces o cualquier otro material que usted y su equipo necesiten para la tarea que se está discutiendo.

 Una captura de pantalla de la capacidad de ProjectManager.com para que los equipos comentar sobre equipos

ProjectManager.com permite que los equipos se comuniquen a nivel de tarea, que es donde están trabajando. Como se mencionó anteriormente, pueden comentar y colaborar ya sea que trabajen en paralelo o en diferentes zonas horarias. Los gerentes pueden comunicar su tiempo adjuntando archivos a las tareas y agregando instrucciones detalladas. También se puede etiquetar a cualquiera y participar en la conversación, por lo que los canales de comunicación siempre están abiertos.

Hojas de tiempo

También querrá que su equipo utilice hojas de tiempo. Si bien las hojas de tiempo tienen una mala reputación de ser utilizadas por los gerentes para microgestionar los equipos, pueden ayudarlo a usted y a sus equipos a planificar y ejecutar el proyecto. Use hojas de tiempo para estimar tareas de manera más eficiente, ofrezca visibilidad sobre el tiempo que se dedica a cada tarea para que luego puedan ajustarse y hojas de tiempo sobre una vista de la asignación de recursos para asegurarse de que nadie esté sobre o mal asignado.

Cuando el equipo Los miembros actualizan sus tareas en sus hojas de tiempo y pueden realizar un seguimiento de su progreso. El software de planificación de proyectos realiza un seguimiento de todo su tiempo, desde las listas de tareas hasta el diagrama de Gantt, y en tiempo real. Y el uso de hojas de tiempo es fácil porque la herramienta de proyectos sincroniza las tareas de su equipo con la herramienta de hoja de tiempo. Todo lo que tienen que hacer es seleccionar sus tareas y presionar Enter. Luego, el equipo puede obtener una vista previa y enviar sus hojas de tiempo, y luego usted puede aprobarlas fácilmente.

 Una captura de pantalla de la vista de hoja de tiempo de ProjectManager.com

La función de hoja de tiempo en ProjectManager.com agiliza no solo la nómina sino también la creación de la hoja de tiempo. Los equipos pueden completar automáticamente sus hojas de tiempo si el trabajo que están haciendo es el mismo de una semana a otra. Cuando los equipos envían sus hojas de horas completas, acuden a un administrador asignado para autorizarlas. Una vez aprobada, está bloqueada, lo que mantiene seguras las hojas de tiempo.

Proporcione a su equipo las herramientas de proyecto que necesitan

Cuando busque herramientas de planificación de proyectos, asegúrese de que tengan estas funciones para su equipo. Ayudan con la colaboración y proporcionan los medios para un proyecto más eficiente y productivo.

Los equipos funcionan mejor cuando tienen las herramientas adecuadas. ProjectManager.com es un software basado en la nube que le brinda a su equipo esas herramientas. Desde hojas de horas en línea que hacen que enviarlas sea tan simple como un clic, hasta la colaboración a nivel de tarea con un diagrama de Gantt en línea, ProjectManager.com es la única herramienta que necesita para todas sus necesidades de planificación. Compruébelo usted mismo probando nuestra prueba gratuita de 30 días.

Esta publicación se actualizó en noviembre de 2020.

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