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Proceso de puerta de fase en la gestión de proyectos: una guía rápida


Siempre que haya un proyecto, debe haber un plan. Hay muchas formas diferentes de planificar un proyecto, cada una con sus propias ventajas y desventajas. Elegir el método de planificación correcto depende en última instancia de la complejidad de su proyecto y su organización.

Cuando tiene un proyecto a largo plazo que necesita ser evaluado regularmente, y está tratando con numerosas partes interesadas, el proceso de fase puede sea ​​el complemento ideal para su organización.

¿Qué es el proceso de fase-puerta?

Similar a la metodología de cascada el proceso fase-puerta es una gestión de proyecto lineal concepto puntuado por etapas de desarrollo seguidas de puntos de referencia para la evaluación. Desarrollado en la década de 1940 para proyectos de ingeniería a gran escala, este proceso ha sido utilizado por muchas organizaciones impulsadas por la necesidad de lanzamientos rápidos de productos al mercado.

El proceso de fase de puerta es ideal para proyectos que involucran a grandes equipos en varios departamentos, ya que está diseñado para manejar muchas placas giratorias en un corto período de tiempo. Por lo general, se usa para desarrollos de nuevos productos, lanzamientos de software / aplicaciones / sitios web y cambios en todo el negocio. Para el resto del blog, analizaremos el proceso en un entorno de desarrollo de productos.

Etapas del proceso Phase-Gate

Como proceso impulsado por la colaboración, Phase-Gate permite la entrada y la iteración en Un corto período de tiempo. Aunque se puede personalizar para incluir tantas etapas como sea necesario, destaca por cinco pasos clave. Estos pasos están diseñados para evitar que el proyecto continúe a la siguiente fase sin la aceptación de las partes interesadas clave.

Ideación

Antes de definir las cinco fases, cada proyecto se inicia con una fase de ideación preliminar. Es durante esta fase que el proyecto realmente comienza a tomar forma.

Los grupos de interés se reunirán en sesiones grupales y participarán en reuniones grupales de lluvia de ideas. En este punto, todo vale, y la inspiración puede venir de cualquier parte. Una vez que la idea se vuelva más concreta, las partes interesadas clave se reunirán y discutirán los recursos necesarios, el alcance del proyecto y la aceptación financiera necesaria para que este proyecto sea un éxito.

Fase 1: Alcance

Piense en esta fase como la fase previa a la construcción. La compañía ahora tiene en mente una nueva oportunidad de producto / negocio con un esquema sobre cómo lograrlo, pero es en esta fase donde los interesados ​​toman una mirada crítica sobre su viabilidad. Identificar las fortalezas y debilidades del producto ayudará a las partes interesadas a tener una visión de 360 ​​grados del nuevo proyecto.

También es durante esta fase que determina los factores de riesgo. Examine qué tan perjudicial podría ser el lanzamiento de un producto para su lugar en el mercado, si esto atrae a nuevos competidores y, de ser así, identifique cuáles antes de tiempo. Eche un vistazo a cómo han reaccionado los competidores en el pasado para comprender cómo podrían reaccionar ante su nuevo proyecto.

Una vez más, al final de cada fase es la oportunidad de que el liderazgo decida si matar o no el proyecto o continuar adelante.

Fase 2: Construyendo el plan del caso

Esto La fase es similar a la fase de ideación o la fase de alcance, pero es diferente en el sentido de que aquí se unen planes más concretos. Piense en esto como la columna vertebral de todo su proyecto.

Esta fase generalmente requiere muchos recursos e incluye cuatro pasos clave:

  1. Defina y analice su producto: Aquí es donde construye luego de la investigación de la Fase 1 e incluir datos tales como datos demográficos objetivo, si esto satisface una necesidad del cliente que actualmente no está cubierta por ninguna otra persona en el mercado, etc.
  2. Cree su caso de negocios : Esto se basa en la investigación de la fase 1 por definiendo su producto y la razón para construirlo. Obtenga más información sobre el caso de negocios.
  3. Cree su plan de proyecto: T piense en esto como un plan de proyecto dentro de un plan de proyecto. Esto incluye una lista de tareas, recursos, un cronograma, etc.
  4. Revise la Viabilidad: C considere todos los riesgos y evalúe los recursos, el tiempo y el dinero necesarios para que este proyecto se realice con éxito, y revise si es posible.

Fase 3: Desarrollo

Aquí es donde comienzan todas las partes interesadas e inversores clave. El equipo de desarrollo comienza a desarrollarse; el equipo de copia comienza a escribir y el equipo de diseño comienza a diseñar. Es en esta fase donde todos los detalles del proyecto se han solucionado en su mayoría, y el producto realmente comienza a tomar forma. Esto también se conoce como fase prototipo.

Fase 4: Pruebas y validación

Esta fase actúa efectivamente como la fase de garantía de calidad. Los errores están resueltos; se realizan ediciones en el prototipo y se hacen toques finales en todo el diseño y la copia.

También es en esta fase donde puede hacer algunas pruebas de mercado / campo ligeras. Reúna a un grupo de personas no relacionadas con la empresa y haga que prueben la experiencia del usuario del producto que está creando.

Fase 5: lanzamiento al mercado

Después de que todos los interesados ​​hayan firmado el producto, todo ha sido probado para garantizar la calidad, y el producto se lanzó, aquí es donde los gerentes de producto y el liderazgo revisar el éxito del proceso de fase de puerta. ¿Cuáles fueron los éxitos del producto? ¿Cuáles fueron las áreas que podrían mejorarse tanto a nivel de equipo específico como a nivel de toda la empresa?

Cómo construir sus compuertas

Al diseñar compuertas efectivas para su proceso de compuerta de fase, comience por crear una lista de verificación. Estos pueden imitar sus indicadores clave de rendimiento. Cada punto en la lista de verificación se puntuará en una escala de 0-10, y una vez que se cuente, ayudará a las partes interesadas y al liderazgo a decidir rápidamente si ir / matar.

Recuerde, esto sucederá después de cada fase. Por lo tanto, asegúrese de que la lista de verificación sea lo suficientemente amplia como para aplicarla a todas las fases, pero lo suficientemente específica como para cubrir preguntas relacionadas con el proyecto.

La mayoría de los elementos en una lista de verificación hacen preguntas de importancia estratégica, técnica u operativa, como como:

  1. ¿Se alinea esto con nuestra estrategia comercial?
  2. ¿Proporciona beneficios únicos a nuestros clientes?
  3. ¿Satisface esto las necesidades de nuestros clientes?
  4. ¿Esto proporcionará valor tanto para nosotros como para nuestros clientes? un punto de vista monetario?
  5. ¿Esto coincide con el tamaño de nuestro mercado?
  6. ¿Esto permitirá el crecimiento del mercado?
  7. ¿Cuál es la incertidumbre / riesgo técnico?
  8. ¿Cuál es el cronograma del período de recuperación?
  9. ¿Cuál será el soporte y la operación?

Ejemplo de proceso de fase de puerta: lanzamiento de un sitio web

A continuación se muestra un ejemplo de algunas de las fases que podría utilizar si iniciara un sitio web. Debe haber una puerta al final de cada fase a continuación, que permita la evaluación.

 ejemplo de proceso de puerta de fase

Ventajas y desventajas de la puerta de fase

La puerta de fase es brillante porque elimina los cambios ad-hoc y las ediciones no planificadas del producto. También actúa como una sola mente de colmena para todo su equipo, creando una atmósfera de creatividad estructurada con espacio incorporado para la innovación planificada. Si bien el proceso de puerta de fase es similar al método Cascada en la forma en que traza un camino lineal hacia adelante, su principal diferencia es que no se basa en una lista de proyectos estática o calendario.

Bueno para grandes empresas

Es especialmente ventajoso para grandes empresas de 10,000 o más personas donde múltiples partes interesadas involucradas tienen la capacidad de ir / matar el proyecto en cualquier puerta, ya que reduce el riesgo de opiniones atípicas que desechan el proyecto. -Clase.

Esto no solo permite un lanzamiento de producto más fluido, sino que también deja espacio para valorar a los empleados, dando a su personal una sensación de logro.

Su principal ventaja es su velocidad. El proceso de fase es increíble para mantener a los empleados en la tarea. Con la información correcta que necesitan para completar el proyecto en un tiempo increíblemente corto, esto le ahorra a su empresa dinero y recursos que podría asignar en otro lugar.

The Downside

Entonces, ¿cuál es la desventaja? Cuando su empresa tiene demasiados cocineros en la cocina, el proceso de fase puede ser una tarea difícil. Cuando hay demasiadas partes interesadas en cada reunión, presentes durante cada fase y cada puerta, las opiniones en conflicto pueden volverse engorrosas e inhibir el proceso creativo.

Asegúrese de que el liderazgo acuerde los objetivos creativos desde el principio para que el proceso de fase pueda dejar espacio para la creatividad hasta los creativos.

Mejores prácticas para la fase de implementación- Puerta

Para que un proceso de puerta de fase se desarrolle de manera efectiva y eficiente, las puertas para la comunicación entre canales no solo deben estar abiertas, sino que debe ser fácil para cada equipo chatear con un equipo adyacente de manera rápida y fácil Y con éxito. Esto también significa mantener las reuniones atractivas, interactivas y necesarias para todos los involucrados.

La mejor parte de la fase de la puerta es que si un problema se vuelve demasiado grande, el proyecto tiene muchas oportunidades: puertas para cerrar el proceso. Por lo tanto, cualquier conflicto o problema que pueda surgir ya se ha previsto y el conflicto puede mitigarse en muchos niveles diferentes.

Cómo ProjectManager.com puede ayudar al proceso Phase-Gate

Al construir el proceso de fase-gate, muchas compañías confían en herramientas anticuadas y anticuadas para crear sus hojas de ruta. Con ProjectManager.com tiene acceso a un diagrama de Gantt fácil de usar para construir fases y puertas para una hoja de ruta más efectiva para proyectos grandes en muchos equipos.

 diagrama de Gantt para planificación de fase-puerta
Diagrama de Gantt en línea de ProjectManager.com

También puede establecer hitos y dependencias para que nada avance hasta que se haya tomado la decisión de pasar a la siguiente fase. Además, tiene la capacidad de compartir documentos rápidamente, colaborar en las fases del proyecto y hacer que el proceso sea un poco menos pesado para las reuniones.

El proceso de fase es una tarea larga, una eso requiere una herramienta poderosa. Projectmanager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que le permite planificar, programar y administrar fácilmente sus proyectos en línea. Comience hoy su prueba gratuita de 30 días.

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