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Procesos de gestión de proyectos y fases


¿La organización empresarial en la que trabaja se siente … un poco desorganizada ?

Parece que cada departamento y equipo tiene su propia manera de hacer las cosas, perjudicando la eficiencia general, la producción y su trabajo entorno?

De ser así, podría ser el momento de comenzar a implementar procesos y fases de gestión de proyectos probados en su organización para controlar el flujo de trabajo de su empresa. Al principio, el concepto del proceso de gestión del proyecto y su adaptación práctica pueden parecer un poco desalentadores, pero este artículo le proporcionará todo lo que necesita para configurar procesos y fases de MP en su negocio.

Fases de la gestión de proyectos

Los proyectos grandes y pequeños tienen muchas partes móviles. Hay tanto que coordinar y seguir para llegar del Punto A al Punto B y ejecutar un proyecto exitoso. Es por eso que los proyectos se dividen en piezas más pequeñas y más digeribles, también conocidas como fases del proyecto. Las fases del proyecto te permiten tomar tu proyecto difícil de manejar y organizarlo para que puedas enfocar tu mente y progresar.

En la gestión de proyectos hay cinco fases: iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar. A lo largo de estas fases del proyecto hay una necesidad de monitorear e informar constantemente, que es donde entran las herramientas de administración de proyectos. Sin las herramientas de administración de proyectos, estará luchando para reunir datos procesables, seguir el progreso y cumplir los plazos.

Las cinco fases de un proyecto constituyen el ciclo de vida de gestión del proyecto, que casualmente es el título de un libro del CEO de ProjectManager.com Jason Westland. Su libro en profundidad entra en detalles asombrosos, un nivel del cual no tenemos tiempo para cubrirlo, pero podemos darle una breve descripción general para que pueda comprender cómo hacer que las fases del proyecto funcionen para usted y su equipo.

Echemos un vistazo más de cerca a las cinco fases de un proyecto.

1. Iniciación

Aquí es donde comienzan todos los proyectos. El valor del proyecto está determinado, así como su viabilidad. Antes de que el proyecto sea aprobado o rechazado, estos dos documentos se crean para vender el trabajo a partes interesadas o patrocinadores:

  • Business Case: Aquí es donde justifica la necesidad del proyecto, que incluye analizar el retorno de la inversión. [19659012] Estudio de viabilidad: Debe evaluar cuáles son los objetivos del proyecto, el plazo hasta su finalización y cuánto costará todo el esfuerzo. También nota qué recursos serán necesarios para cumplir con el proyecto, y si tiene sentido financiero y comercial.

2. Planificación

Si se aprueba el proyecto, el próximo paso es formar un equipo de proyecto y comenzar a planificar cómo gestionar el proyecto para que pueda alcanzar sus objetivos dentro del presupuesto y a tiempo.

El plan del proyecto incluirá lo recursos necesarios, financiamiento y materiales. El plan también le da a su equipo la dirección y lo siguiente:

  • Alcance: Habrá una declaración de alcance escrita que reitera la necesidad del proyecto, y cuáles son sus entregables y objetivos.
  • Definición: Aquí desglosa los entregables más grandes en otros más pequeños, lo que ayudará a administrarlos.
  • Tareas: Identificar qué tareas son necesarias para producir los entregables, averiguar si alguna tarea depende de otras tareas.
  • Calendario: Determine la duración de las tareas y establezca las fechas para su finalización.
  • Costo: Estime los costos involucrados en todo el proyecto y formule un presupuesto.
  • Calidad: Asegúrese de que la calidad los objetivos se cumplen durante todo el proyecto.
  • Organización: Observe cómo se organizará el proyecto, incluida la presentación de informes sobre el progreso.
  • Personal: Determinar las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto.
  • Comunicaciones: Decidir cómo se difundirá la información, a quién y con qué frecuencia.
  • Riesgo: Determine qué riesgos son los más probables, cómo afectarán el proyecto y luego planee cómo resolverlos.
  • Contratación: Decida qué trabajo o materiales serán contratados. Defina esos contratos y a quién irán.

3. Ejecución

Ahora que ha hecho su planificación, es hora de comenzar el proyecto. Aquí es donde la goma sale a la carretera, pero eso no significa que estés simplemente navegando. Esta fase se compone de estos procesos detallados:

  • Ejecución del plan: Siga el plan que creó, asigne las tareas a los miembros del equipo y administre y supervise su progreso con herramientas de administración de proyectos, como un tablero de proyectos. [19659012] Administrar: Administrar los contratos asegurados en el proyecto.

4. Monitor y control

Para garantizar que el plan del proyecto se está actualizando, todos los aspectos del proyecto deben ser monitoreados y ajustados según sea necesario. Para ello, siga estos procesos:

  • Informes: Contar con una métrica para medir el progreso del proyecto y un instrumento para entregar esta información.
  • Alcance: Monitorear el alcance y controlar los cambios.
  • Calidad: Mida la calidad de los entregables y asegúrese de que se cumple con la calidad planificada. De lo contrario, evalúe cómo mejorar la calidad.
  • Calendario: Haga un seguimiento de los retrasos o bloqueos que impactan en la línea de tiempo del proyecto y ajústelo para mantenerse en línea.
  • Costo: Monitoree los gastos y el control cambios en los costos.
  • Riesgo: Observe los cambios en el riesgo a lo largo del proyecto y responda en consecuencia.

5. Cerrar

El proyecto no termina una vez que se han cumplido las metas y los objetivos del proyecto. La última fase del proyecto es cerrarlo. Esto implica otro conjunto de procesos:

  • Alcance: Asegúrese de que los entregables del proyecto se hayan completado según lo planeado.
  • Administración: Cierre todos los contratos pendientes y asuntos administrativos, archive los documentos y difúndalos a los debidos parties.

Cómo implementar un proceso de PM en su organización

Los proyectos se gestionan mejor cuando hay una metodología acordada y hay líderes que tienen experiencia y conocimiento de esos métodos. Si su organización no está utilizando los procesos y las fases de gestión de proyectos para gestionar sus proyectos, pero cree que podría ayudar con la ejecución del proyecto, debe presentarlo y tal vez incluso un gerente de proyecto. Estos son los pasos principales para presentar e implementar el proceso de administración de proyectos.

Obtenga un buy-in para un nuevo proceso de PM

La mejor manera de tener una transición exitosa es tener un buy-in en la parte superior. Puedes darle al proceso labial servicio, incluso tener entrenamiento, pero si la alta gerencia no está comprometida con el proceso, no va a suceder. Implementar el proceso de administración de proyectos en cualquier organización es un esfuerzo, y cuanto más grande es la organización, más tiempo llevará. Por lo tanto, es crucial que obtenga el compromiso de la parte superior y que se invierta a largo plazo.

Encuesta los tipos de proyectos típicos

Una vez que haya aceptado su organización, es necesario encuestar su proyecto existente tipos. ¿Qué tipos de proyectos ejecutan usted y sus compañeros de trabajo en el día a día? ¿Son proyectos a largo plazo o de corto plazo? ¿Tienen fechas límite duras? ¿Son sus productos para uso externo o interno?

Una vez que comience a categorizar y organizar sus diversos proyectos en grupos, podrá comprender mejor el alcance de su implementación y los pasos necesarios para una revisión exitosa del proceso de PM. [19659009] Analice los detalles de sus proyectos

Ahora que ha categorizado sus proyectos por tipo, es hora de analizar cada proyecto a nivel individual. Darse cuenta de lo que significa el "éxito del proyecto" para cada proyecto y qué pasos se toman para lograr ese éxito. Hable con los miembros del equipo sobre qué herramientas y métodos están utilizando actualmente.

Por ejemplo, el departamento de recursos humanos podría tener fases muy estructuradas con el viejo software de escritorio, mientras que el departamento de marketing podría estar utilizando estrategias ágiles con software moderno en línea. Incluso si sus proyectos se ejecutan ad hoc, usualmente hay algún método para la locura.

Identifique áreas de mejora con el equipo

Una parte crítica del proceso de implementación ocurre cuando identifica los puntos débiles de sus procesos actuales, y cómo pueden mejorarse. Al identificar los puntos débiles, está ayudando a sus compañeros de trabajo a darse cuenta de que el sistema actual no funciona y que se puede mejorar con procesos y fases de administración de proyectos adecuados. Haga de esto una discusión abierta donde se valore la honestidad. Sin una mirada dura al espejo, puede ser difícil entender por qué los procesos de MP deben implementarse en absoluto.

Ejecutar el proceso de PM con plantillas y herramientas

Ahora que ya ha hablado sin problemas, su investigación, y sus diálogos abiertos, es hora de realmente ejecutar el proceso de PM y seguir con las fases del proyecto mencionadas anteriormente. Dependiendo de los proyectos que lleve a cabo su organización, el proceso de PM podría implementarse mejor con plantillas de proyectos, si, por ejemplo, sus proyectos son similares en estructura y de naturaleza repetitiva.

Sin embargo, si tiene un equipo grande y una gama de tipos de proyectos con una variedad de métricas, entonces el software de administración de proyectos en línea es su mejor solución porque es más poderoso y ofrece más funciones que las plantillas. Con el software de administración de proyectos en línea, su equipo puede hacer planes de proyecto, compartir documentos y colaborar en las fases del proyecto. Tener un software de gestión de proyectos eficaz y divertido puede hacer que la transición organizativa al proceso de gestión del proyecto sea más fácil y agradable.

Con la herramienta adecuada y el conocimiento del proceso y las fases del proyecto, cualquier proyecto es manejable. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que sirve a muchas industrias con datos en tiempo real y funciones que ayudan con cada fase del proyecto. Vea cómo puede ayudarle tomando este recorrido gratuito de 30 días.

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