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Project Cycle Management – Una guía rápida


Project cycle management (PCM) es un enfoque de gestión de proyectos que aborda las complejidades de un proyecto en todas sus fases, manteniendo la alineación con la estrategia y los objetivos acordados por las partes interesadas al inicio.

PCM ayuda con la estructuración y determinar las fases del proyecto, cómo se ven esas fases y cómo abordar las tareas en esas fases. También ayuda en la planificación y revisión y se puede usar al administrar proyectos múltiples al mismo tiempo. La gestión del ciclo del proyecto se utiliza con mayor frecuencia en la Unión Europea, pero se puede utilizar en cualquier organización que necesite una forma estructurada de gestionar proyectos.

¿Qué es la gestión del ciclo del proyecto? [19659006] Como se señaló anteriormente, la gestión del ciclo del proyecto es una metodología para la gestión de proyectos. Proporciona estructura al proceso, pero también incluye consultar a las partes interesadas y proporcionarles información relevante durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esto ayuda a informar las mejores decisiones posibles.

La Unión Europea (UE) utiliza la gestión del ciclo del proyecto para asegurarse de que financia proyectos que están alineados con sus objetivos. La Comisión Europea adoptó la gestión del ciclo del proyecto en 1992 como su principal conjunto de herramientas de diseño y gestión de proyectos.

El ciclo de operaciones de gestión dentro del ciclo del proyecto se divide en cinco fases:

  1. Programación
  2. Identificación
  3. Formulación
  4. Implementación
  5. Evaluación y auditoría

Este ciclo destaca los criterios y procedimientos de toma de decisiones, que se definen en cada fase específica. Las fases son progresivas (cada una necesita completarse antes de pasar a la siguiente), y los nuevos proyectos están informados por los resultados de la fase final: evaluación y auditoría.

¿Qué hace la gestión del ciclo del proyecto?

Gestión del ciclo del proyecto ayuda a los proyectos a mantenerse a favor de los objetivos de la política de la organización que inició el proyecto. Ayuda a que los proyectos sigan siendo relevantes para la estrategia que se ha acordado, junto con las necesidades de los interesados ​​y / o clientes.

La gestión del ciclo del proyecto también garantiza que el proyecto en sí sea factible. A través de la gestión del ciclo, los proyectos están protegidos contra el desperdicio de recursos valiosos al decidir si pueden lograrse de manera realista y valen la pena antes de su ejecución, así como si los beneficios del proyecto son sostenibles.

Para hacer todo esto, ciclo del proyecto la administración requiere que los interesados ​​participen. También requiere el uso del enfoque del marco lógico y otras herramientas para apoyar el proceso. También hay una incorporación de criterios de evaluación de calidad y documentación en cada etapa del proyecto.

¿Cuál es el enfoque del marco lógico?

El enfoque del marco lógico es una metodología analítica utilizada para la gestión. Es un enfoque efectivo, pero no sustituye la experiencia o el juicio profesional. Piense en esto como una característica complementaria cuando también trabaja con análisis financieros y estudios de impacto ambiental.

Básicamente, el enfoque del marco lógico es un método para diseñar, monitorear y evaluar. Toma la forma de una tabla de proyecto de cuatro por cuatro con filas que representan los tipos de eventos que ocurren cuando se implementa un proyecto, como actividades, resultados, propósitos y metas.

La gestión del ciclo del proyecto enfatiza el uso de un marco lógico enfoque para analizar problemas y descubrir cuál es la mejor solución a través del diseño del proyecto, para lograr una implementación exitosa.

Documentación en Project Cycle Management

Según los requisitos del proyecto de la UE para la documentación (y la gestión del ciclo del proyecto es en su mayoría un proceso europeo), los principales documentos oficiales que respaldan la gestión del ciclo de proyectos incluyen los siguientes:

  • Política de desarrollo, documentos de estrategia nacional y documentos del programa indicativo nacional
  • Ficha de identificación, que también se denomina documento final de indemnización
  • Propuesta de financiación para uno o más proyectos (programa), que a veces se denomina programa de acción
  • Acuerdo de financiación y asociado d Disposiciones técnicas y administrativas con términos de referencia
  • Sistema de información común Relex (CRIS), que incluye la ventana de informe de implementación
  • Informes de evaluación y auditoría

Responsabilidades de toma de decisiones

Cada etapa en la gestión del ciclo del proyecto fase tiene sus puntos de decisión únicos, responsabilidades y opciones. Se resumen a continuación:

  • Programación: La fase de programación pregunta cuáles son las prioridades de desarrollo y llega a un acuerdo de un documento de estrategia y un programa indicativo.
  • Identificación: La fase de identificación debe ser la finalización de la ficha, o propuesta de financiación, después de que una delegación realice una evaluación inicial. La propuesta es luego aceptada, modificada o denegada, y la financiación se ha comprometido o no.
  • Formulación: La fase de formulación determina si el proyecto es factible y si cumplirá con los beneficios que propone completando el propuesta de financiamiento, junto con disposiciones técnicas y administrativas.
  • Implementación: Si se logran resultados y los recursos se utilizan adecuadamente, se presenta un plan operativo anual, así como otros informes de monitoreo y revisiones para determinar si el financiamiento debe continuar según lo planeado o cambiar para apoyar nuevas necesidades.
  • Evaluación: La evaluación determina si el proyecto logró sus metas planificadas completando un estudio de evaluación, que es planificado y administrado por un administrador de tareas.
  • Auditoría: La auditoría verá si el proyecto se completó de acuerdo con la ley y las reglas, y si se han cumplido otros criterios. El proceso generalmente es administrado por un administrador de tareas de auditoría.

Fases de la gestión del ciclo del proyecto

Mencionamos que el ciclo de administración del ciclo del proyecto se compone de cinco fases, así que profundicemos en cada fase y cubramos su implementación real. [19659041] Programación

La fase de programación es cuando tienen lugar las negociaciones, lo que conduce a un proceso acordado documentado en un programa indicativo. El proceso tiene como objetivo identificar el objetivo principal del proyecto y cuáles son sus prioridades, lo que crea un marco relevante y factible para el proyecto.

Los proyectos anteriores se investigan para proporcionar un precedente y una dirección para los futuros. Este proceso suele ser plurianual y no directamente relevante para un proyecto individual, aunque es importante que cada proyecto conozca la estrategia de alto nivel.

Identificación

La fase de identificación analiza la relevancia de las ideas del proyecto. Esto incluye las partes interesadas y el grupo objetivo del proyecto. Analiza los problemas potenciales que estas partes podrían tener y las opciones que existen para abordarlas y resolverlas.

Durante esta fase, se llevan a cabo muchos estudios para ayudar a identificar estas ideas y definir qué acciones deberían llevarse a cabo. Todo esto se recopilará en un informe de identificación del proyecto, que explica los motivos de las decisiones tomadas. Esta fase es directamente relevante para el proyecto, ya que la estructura del proyecto se determinará en este punto.

Formulación

La fase de formulación, con la fase de identificación, es la parte de la toma de decisiones financieras del proceso de gestión del ciclo del proyecto. Durante esta fase, se realiza una evaluación de calidad de la propuesta de financiación. Los cambios que se recomiendan para ese borrador se aplican entonces a la propuesta financiera, que es aprobada o rechazada por la autoridad competente.

Si se aprueba el proyecto, luego viene la preparación, negociación y firma de un acuerdo financiero, que incluye las disposiciones técnicas y administrativas necesarias para comenzar el proyecto.

Implementación

Ahora que el proyecto se ha planificado y financiado, es hora de implementarlo. Este puede ser un proceso largo, a veces años, dependiendo del proyecto, e incluye tres períodos: el período de inicio, el período principal de implementación y el período de cierre.

A lo largo de la implementación puede haber una nueva planificación según los cronogramas y los presupuestos se revisan, refinan y actualizan. El monitoreo y reporte también ocurren durante esta fase, estableciendo controles para asegurar que el proyecto se mantenga en buen camino. Los informes ahora se generan para proporcionar datos sobre el progreso del proyecto.

Evaluación y auditoría

Durante esta fase, el proyecto se evalúa de forma sistemática y objetiva para determinar si se alcanzaron los objetivos según lo planificado. Las evaluaciones se pueden iniciar desde la fase de implementación y al final del proyecto.

La evaluación también puede realizarse incluso años después para evaluar el impacto a lo largo del tiempo. La evaluación debe seguir estos cinco criterios: relevancia, impacto, eficiencia, efectividad y sostenibilidad.

La gestión del ciclo del proyecto es un proceso largo y complejo que requiere un conjunto dinámico y expansivo de herramientas para rastrear todos los datos que recopila. ProjectManager.com es una plataforma de administración de proyectos basada en la nube con las características que ayudan a administrar el ciclo del proyecto. Desde datos en tiempo real hasta informes que se pueden filtrar para reflejar lo que deseas y compartir fácilmente, mira cómo ProjectManager.com puede ayudar a tu proyecto con esta prueba gratuita de 30 días.

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