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Project Integration Management – Una guía rápida


La gestión de un proyecto puede ser complicada, especialmente cuando diferentes departamentos tienen que trabajar juntos. Como cada departamento trabaja en un proyecto, es probable que cada uno use una metodología con la que se sientan más cómodos para proporcionarles los resultados que desean. Esto puede dificultar la colaboración del proyecto entre departamentos, debido a las diferencias en el proceso y la metodología.

Las complicaciones del proyecto también ocurren cuando se trabaja en un proyecto más grande con muchas partes móviles que eventualmente deben alinearse. Sin una alineación adecuada de estas partes, el proyecto puede ralentizarse, volverse menos productivo y posiblemente detenerse. Para crear armonía entre los diversos departamentos y partes de un proyecto, se implementa la gestión de integración de proyectos.

¿Qué es Project Integration Management?

La gestión de integración de proyectos es una manera de hacer que varios procesos funcionen juntos. Es decir, toma los numerosos procesos que se utilizan en un proyecto y se asegura de que estén coordinados.

La gestión de la integración del proyecto logra esto haciendo intercambios. Eso significa que no puede tener todo si desea completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Este es el procedimiento operativo normal para cualquier gerente de proyecto. Si hay objetivos en competencia, entonces se necesitan alternativas para cumplir con las expectativas de las partes interesadas.

Lograr esto significa identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los muchos procesos y actividades dentro de los grupos de procesos de gestión de proyectos. Por lo tanto, la gestión de integración de proyectos implica tomar decisiones sobre asignación de recursos y compensaciones, mientras se gestionan las interdependencias que están en las áreas de conocimiento de gestión de proyectos.

Cómo implementar la gestión de integración de proyectos

Para coordinar todos los aspectos de un proyecto, la gestión de integración de proyectos necesita crear una serie de resultados. Para empezar, está el desarrollo de la carta del proyecto.

Carta del proyecto

La carta del proyecto es lo que le da la autoridad para iniciar el proyecto. Una carta de proyecto contiene las funciones y responsabilidades preliminares del proyecto, incluidas las metas y los objetivos, y el nombramiento de un gerente de proyecto. Se utiliza como documento de referencia a medida que avanza el proyecto.

El estatuto del proyecto es lo suficientemente genérico como para que no tenga que cambiarse demasiado a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Por lo general, es escrito por un gerente que trabaja directamente sobre el administrador del proyecto, aunque un gerente de proyecto puede ser quien lo crea.

Declaración del alcance

A continuación, viene la declaración del alcance. Este documento no está escrito en piedra, y será editado y revisado como parte de la gestión del alcance. La declaración del alcance define qué es parte del proyecto y qué no es parte del proyecto. Enumera todo el trabajo que se realizará durante el ciclo de vida del proyecto. En otras palabras, describe los resultados del proyecto y establece un criterio medible para el éxito.

Plan de gestión del proyecto

La creación de un plan de gestión define cómo pueden trabajar juntos los diversos procesos del proyecto para mayor eficiencia y productividad. El estatuto del proyecto está incluido en el plan del proyecto, pero se describe la definición del proyecto, así como sus objetivos, presupuesto, cronograma, recursos, qué enfoque piensa tomar para llevar a cabo el proyecto, evaluación de riesgos, etc. Esto es un documento formal para ayudar a guiar, controlar y ejecutar el proyecto.

El gerente del proyecto crea el plan de gestión del proyecto, que consolidará otros planes de gestión, como el plan de gestión de alcance, plan de gestión de costos, plan de gestión de calidad , plan de recursos humanos, plan de gestión de comunicaciones, plan de gestión de compras, etc. Incluirá líneas de base, como la línea base del cronograma, la línea de base de costos y la línea de base del alcance. La línea de base solo cambiará a través de una solicitud de cambio formal.

Es en este punto que habrá reuniones de inicio después de la fase de planificación, pero antes de que se ejecute el proyecto. Este foro se utiliza para comunicar las responsabilidades del proyecto de sus principales partes interesadas.

Dirigir y administrar el trabajo del proyecto

Luego llega el momento de dirigir y administrar la ejecución del proyecto. El proyecto ha comenzado y se están produciendo los entregables. Este es el proceso para gestionar las partes técnicas y organizativas del proyecto. Sirve para fomentar una ejecución fluida del trabajo del proyecto. La ejecución del proyecto se divide en tres partes: implementar, administrar e informar sobre el estado.

Así se logran los objetivos del proyecto. El plan de gestión del proyecto crea los entregables. Las solicitudes de cambio se aplican para aumentar el rendimiento laboral. Los factores ambientales son considerados. Los activos del proceso de la organización se evalúan y el plan de gestión del proyecto se actualiza en consecuencia.

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

El trabajo del proyecto necesita más que la dirección y la gestión; requiere que el trabajo del proyecto sea monitoreado y controlado. Esto incluye la gestión del cambio, junto con el proceso, las herramientas y las técnicas utilizadas para gestionar el cambio y el desarrollo en un proyecto.

Se puede solicitar un cambio durante el ciclo de vida del proyecto, pero estas solicitudes deben supervisarse y controlarse para garantizar que la calidad del proyecto no se ve negativamente afectada. Por lo tanto, alguien o algún equipo debe tener la tarea de supervisar el cambio y su implementación para controlar el cambio.

Las solicitudes de cambio que surgen durante esta fase se evalúan, administran y documentan. Se crea un tablero de control de cambios para revisar estas solicitudes y aprobarlas o no. El gerente de proyecto es diligente al buscar dónde el proyecto podría estar alejándose del plan del proyecto y, de ser así, tomará medidas correctivas.

Cierre del proyecto

Por último, el proyecto debe cerrarse cuando finaliza. Este proceso incluye revisar los diversos procesos utilizados y calificarlos sobre si fueron exitosos o no. Todo debe estar bien documentado para crear un archivo que los proyectos futuros puedan referenciar para tomar decisiones sobre cómo implementar sus planes y procesos.

Por lo tanto, al final de cada fase del proyecto, es importante crear un documento que describa qué lecciones fueron aprendido durante este período.

Cuando los procesos interactúan en un proyecto, la gestión de la integración del proyecto es crucial. Crea coherencia en todo el proyecto, desde la planificación hasta la documentación, y puede combinarse con la planificación estratégica a largo plazo para revelar oportunidades.

La gestión de integración de proyectos ocurre desde el principio hasta el final de un proyecto. Toca todos los aspectos de la gestión de proyectos y requiere una poderosa herramienta para gestionar toda esa información. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que puede ayudar a facilitar el proceso complejo al ofrecer datos en tiempo real y herramientas de gestión de proyectos robustas que fomentan la colaboración. Vea cómo puede ayudar a su gestión de integración de proyecto al realizar ahora esta prueba gratuita de 30 días.

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