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Project Management 101 – Una guía de referencia rápida


Bienvenido a Project Management 101. La gestión de proyectos puede parecer una disciplina desalentadora, pero una vez que comprenda los fundamentos y los combine con cierta intuición, estará encaminado a liderar proyectos exitosos, sin importar su situación.

Tal vez se te ha asignado inesperadamente dirigir un proyecto y una gran promoción está en juego, o tal vez eres un miembro del equipo que quiere entender mejor su rol en el proyecto. De todos modos, en nuestro Project Management 101, le daremos una breve descripción de los principales detalles involucrados en la gestión de proyectos para obtener información procesable. Si necesita más ayuda con la gestión de proyectos, revise todos nuestros recursos y herramientas de gestión de proyectos para alcanzar su máximo potencial.

¿Qué es un proyecto?

Para comenzar nuestra Gestión de proyectos 101, primero debemos definir algunos términos de gestión de proyectos. Comencemos con la definición de un proyecto.

Un proyecto es una secuencia de tareas que conducen a un objetivo singular. Los proyectos tienen límites, como el tiempo, las personas y los recursos necesarios para completar el proyecto. Todo esto depende de los resultados que desea alcanzar y cuándo quiere alcanzarlos.

Esos resultados son su resultado, que produce algo llamado entregables. ¿Qué son entregables? Son todo lo que se produce o proporciona a causa del proyecto. Los entregables pueden ser tanto el resultado del proyecto en sí, como también los resultados del proceso del proyecto, como el plan del proyecto, informes u otros documentos.

Los proyectos se componen de fechas límite. Cada tarea y fase del proyecto tiene una fecha de vencimiento, lo que significa que su proyecto tiene un cronograma.

Los presupuestos también son parte de un proyecto. Necesita dinero para pagar los recursos para cumplir con las demandas del proyecto dentro del tiempo asignado. Los recursos típicos incluyen mano de obra, suministros de trabajo y equipos. El presupuesto de un proyecto describe estos gastos.

La mayoría de los proyectos tienen cinco fases:

  1. Iniciación: Aquí es donde establece el alcance del proyecto, los objetivos, la organización del proyecto, su caso de negocio, sus limitaciones, quiénes son los interesados, cuáles son los riesgos, los controles del proyecto, el marco de presentación de informes, etc.
  2. Planificación: Aquí es donde se elabora la hoja de ruta para llevarlo del punto A al punto B, lo que significa crear un cronograma de las tareas, los plazos y los recursos necesarios para completar todo a tiempo.
  3. Ejecución: Comienza el proyecto y se pone en marcha el plan del proyecto.
  4. Monitoreo y control: Para asegurarse de que el proyecto esté Procediendo según lo planeado, necesita establecer mecanismos para monitorear el progreso. Si el proyecto no avanza según lo planificado, trabaje para controlar y resolver los problemas antes de que se conviertan en problemas.
  5. Cierre: Los proyectos son esfuerzos temporales, por lo que eventualmente terminan y deben cerrarse formalmente. Pero no es tan simple como producir entregables, hay documentación para firmar, recursos para reasignar y otros cabos sueltos para atar.

Proyectos requieren administración de tareas

La administración efectiva de proyectos requiere una administración de tareas efectiva porque un proyecto está desglosado en tareas: piezas más pequeñas y manejables. Las tareas son actividades temporales con una duración definida o una fecha límite.

Debido a que el éxito de un proyecto depende de que las tareas se realicen de manera oportuna, las tareas a menudo se priorizan y se programan a lo largo de una línea de tiempo. Algunas tareas son acciones independientes, pero otras dependen de la finalización de una tarea para comenzar otra. Estas se llaman dependencias de tareas. Es fundamental mantenerse en el camino correcto y realizar estas tareas para que el proyecto avance de acuerdo con su cronograma.

¿Qué herramientas se usan en los proyectos?

Como habrá notado, los proyectos pueden ser complicados. Planifique, programe y supervise para asegurarse de que todos los elementos del proyecto funcionen sin problemas. Cuantas más herramientas tenga a mano, más manejable será el proyecto y sus tareas. El software de administración de proyectos puede contener todas las herramientas necesarias para ayudar a los gerentes de proyecto y miembros del equipo con cada aspecto de sus proyectos.

Cuando ese software de administración de proyectos está basado en la nube, los datos y la colaboración pueden suceder en tiempo real, lo que brinda una mayor imagen precisa del proyecto y ayuda en la toma de decisiones. Además, el software de administración de proyectos a menudo contiene muchas de las principales herramientas para administrar proyectos, como las que se describen a continuación.

Tableros

Los tableros del proyecto reúnen métricas de todas las partes del proyecto. Esos números se muestran luego en cuadros y gráficos fáciles de leer, lo que le da a un gerente o a un miembro del equipo una visión en vivo del progreso del proyecto y de los datos. Los paneles también pueden ayudar a informar. Ejecutar un proyecto significa informar a los patrocinadores del proyecto sobre el progreso del proyecto. Los gráficos y diagramas se pueden filtrar para entregar solo los datos que necesita para informes específicos.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt en línea son excelentes herramientas para planificar porque muestran su lista de tareas gráficamente en una línea de tiempo. Cada tarea tiene una fecha límite, que crea una línea que marca el inicio y el final de esa tarea. Las tareas pueden vincularse, si es necesario.

Idealmente, puede compartir Gantt con su equipo y seguir su progreso a medida que actualizan sus estados. Con algunos diagramas de Gantt, la barra entre las fechas de inicio y finalización se completará a medida que el equipo trabaje en sus tareas, y si necesita cambiar el calendario, simplemente puede arrastrar y soltar la barra para reflejar la nueva fecha de vencimiento.

Herramientas de administración de tareas

Hay herramientas de administración de tareas que le permiten crear listas de tareas por usted mismo y asignar tareas a los miembros del equipo. Estas tareas a veces pueden tener notas, archivos, enlaces e imágenes adjuntos relacionados con la tarea, y los miembros del equipo pueden dialogar y colaborar en el nivel de la tarea. También puede automatizar las notificaciones por correo electrónico para saber cuándo se completa una tarea y recordarles las fechas límite inminentes.

Timesheets and Workload Tools

En términos de administrar a las personas que trabajan en el proyecto, que puede ser un proyecto en sí mismo, hay hojas de tiempo Estos son documentos en línea que facilitan a cada empleado el seguimiento y registro de las horas trabajadas, y se pueden presentar al gerente cuando se completan para la aprobación.

Cuando se trata de administrar la carga de trabajo, las herramientas de asignación de recursos le permiten para ver de un vistazo si ha asignado sus recursos de forma adecuada en todo el proyecto para que todos estén trabajando y la carga de trabajo sea equilibrada. En algunos casos, también puede ejecutar informes desde su software de administración de carga de trabajo.

¿Quién es un Project Manager?

¿Leyó el término project manager? Lo cogí antes sin atribución. Es la persona a cargo del proyecto. Eso está claro, pero eso podría ser una explicación demasiado simple.

El gerente del proyecto lidera el proyecto en cada fase. Eso significa que son responsables de vender primero el proyecto a las partes interesadas, y luego planificar y definir el alcance del proyecto. Los gerentes de proyecto averiguan todas las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto, luego ordenan esas tareas en un cronograma. Esas tareas y horarios reciben los recursos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. Eso significa formar un equipo, obtener las herramientas que necesitan, suministros, asegurar un sitio y todos los recursos que sean necesarios.

El administrador del proyecto es también la persona que crea el presupuesto del proyecto para pagar esos recursos. Son responsables de administrar toda la documentación y luego archivar esos documentos al final del proyecto. También administran los riesgos y monitorean el progreso del proyecto para asegurarse de que las personas estén trabajando sin obstrucciones y dentro del cronograma y el presupuesto.

Entonces, esencialmente, cualquier proyecto relacionado con el proyecto está bajo la supervisión del gerente del proyecto. Ellos son los líderes del proyecto y administran los equipos que están ejecutando el plan del proyecto. Sin embargo, ellos no son el jefe. El gerente del proyecto ha vendido la idea del proyecto a un patrocinador o parte interesada, y ellos le informan sobre el progreso del proyecto.

Por lo tanto, un gerente de proyecto es una persona muy bien organizada, una persona orientada a objetivos y apasionada sobre el proceso. Un gerente de proyecto debe trabajar bien bajo presión, proporcionar liderazgo y saber cómo motivar a las personas a hacer lo mejor. Más allá de las habilidades de las personas, las habilidades de comunicación son primordiales. Y deben conocer los métodos y técnicas que ayudan a entregar proyectos exitosamente.

Métodos de administración de un proyecto

Hay muchas formas de estructurar el proceso de un proyecto, y los gerentes de proyecto son expertos en uno o más de ellos. El más tradicional se llama Waterfall, que sigue un enfoque lineal para gestionar un proyecto, dividiendo el proyecto en una secuencia muy estructurada.

Un enfoque diferente que está ganando popularidad se llama Agile, que proviene del desarrollo de software. Es un proceso que funciona en pequeñas fases o ciclos llamados "sprints", y se presta a pequeños equipos. Al igual que su nombre, el proceso abarca el cambio y es flexible y cambia continuamente de dirección según los comentarios de los clientes.

Luego hay metodologías híbridas que toman uno o más métodos y los combina. Una visión general de las metodologías de gestión de proyectos puede ser un artículo para sí mismo (y lo es)

La restricción triple

Independientemente del método que utilice para gestionar un proyecto, comprender la restricción triple es la clave. Todos los proyectos se llevan a cabo con ciertas restricciones. Estos son costo, tiempo y alcance. Es decir, los proyectos deben realizarse dentro del presupuesto, entregarse a tiempo y cumplir el alcance acordado.

Si considera la restricción triple como un triángulo, entonces, si está administrando el costo, el tiempo y el alcance, el triángulo es calidad Entonces, si está administrando el costo, el tiempo y el alcance del proyecto, entonces cumplirá con los requisitos de calidad del cliente.

Pero la restricción triple es más que eso; es como el lastre en un barco, y mantiene el proyecto equilibrado sin importar cuán duro sea el agua. Por ejemplo, si necesita más dinero, tendrá que ajustar el tiempo o el alcance del proyecto. En consecuencia, si tiene poco tiempo, entonces el presupuesto o alcance tendrá que cambiar.

Si mantiene la restricción triple en mente mientras administra su proyecto, junto con las fases del proyecto y las herramientas de administración, entonces tiene los medios para hacer los ajustes necesarios que pueden mantener el proyecto en el camino correcto. Es la fórmula del éxito.

Por supuesto, hay más en la gestión de proyectos que este artículo de Project Management 101. Se pone profundo. Y está en constante evolución. Sin embargo, hay una constante en el ojo del huracán que está administrando un proyecto: las herramientas. Si tú y tu equipo están equipados con las herramientas adecuadas, entonces estás por delante del juego. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube con cuadros de mando en tiempo real, gráficos en línea de Gantt y características para gestionar la carga de trabajo, los recursos, los horarios y todos los aspectos de su proyecto. Vea cómo puede ayudarlo a tener éxito, ¡realizando esta prueba gratuita de 30 días hoy!

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