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Project Procurement Management – Una guía rápida


John Donne escribió: "Ningún hombre es una isla". También podría haber estado hablando de un proyecto, porque los proyectos no se hacen de forma aislada. La mayoría de las discusiones de administración de proyectos se centran en el proceso y los grupos de conocimiento, que son importantes, pero insinúan la idea que un gerente de proyecto y su equipo pueden hacer. todo. Eso no es verdad. Es crucial saber cuándo necesita ayuda y luego obtener ayuda.

Puede parecer el comienzo de un libro de autoayuda, pero no es un consejo emocional sino práctico. La gestión de compras de proyectos es cuando tiene un proceso para llenar los agujeros en sus recursos y una forma de administrar ese proceso con técnicas adecuadas y herramientas de administración de proyectos.

¿Qué es la adquisición de proyectos? Gestión?

La ​​adquisición, en términos de gestión de proyectos, es cuando necesita comprar, alquilar o contratar algún recurso externo para cumplir con el objetivo de su proyecto. Estas relaciones, como cualquier proceso en el proyecto, necesitan gestión.

La gestión de compras del proyecto se divide en cuatro procesos.

Plan de gestión de compras

Las adquisiciones se identifican por primera vez durante la fase de planificación del proyecto. Para cada contratista externo, debe haber una declaración de trabajo que sirva como documento que delinee el trabajo que se está contratando.

Antes del contrato, sin embargo, hay una solicitud de propuesta en la que varios contratistas pueden pujar en el trabajo, y el gerente del proyecto puede determinar a partir de sus ofertas quién obtendrá el contrato.

Estas solicitudes están bien pensadas ya que funcionan como documentos guía a lo largo del proyecto. Cuanto más específicos sean, mejor. Esto evita confusiones más adelante y ayuda a desarrollar planes más precisos.

Este proceso se recoge en el plan de gestión de adquisiciones, que incluye documentos de requisitos, registro de riesgos, requisitos de recursos de actividades, cronograma del proyecto, estimaciones de costos de actividades y más.

En estas decisiones hay herramientas y técnicas, como el análisis de hacer o comprar, que ayuda a determinar si la actividad necesita un proveedor externo o puede hacerse internamente. Buscar ayuda de expertos, hacer investigación de mercado y reunirse con partes interesadas también ayuda a guiar esta decisión.

Compras de conducta

Después de terminar la documentación de la primera fase, la fase de adquisición de la conducta es cuando usted estudia las ofertas que regresan y determinan cual aceptar. Antes de decidir, sin embargo, debe existir un criterio para decidir qué oferta es mejor para el proyecto. Luego se firman los acuerdos y se actualiza el plan de gestión del proyecto.

Decidir el ganador mediante conferencias con los licitantes, con técnicas para evaluar las propuestas y con estimaciones independientes para asegurarse de que las ofertas se encuentren dentro del rango de lo normal. No está de más buscar el asesoramiento de expertos en las áreas donde se contrata para obtener su perspectiva.

También existen técnicas analíticas que puede aplicar. La publicidad es una buena forma de asegurarse de que está emitiendo la mayor cantidad posible de redes, de modo que pueda decidir en función de todos los postores potenciales. Luego hay negociaciones de adquisiciones que serán necesarias para modificar los contratos finales para satisfacer sus necesidades y las del contratista.

Contrataciones de control

Una vez que se firman los contratos, la administración de esos contratistas debe integrarse en las responsabilidades generales de gestión. Los contratistas pueden tener un impacto negativo en los presupuestos y los cronogramas, lo que puede llevar a que un proyecto se descarrile o empeore.

Por lo tanto, las actualizaciones de estado regulares son necesarias para revisar los acuerdos de los contratistas, obtener actualizaciones de progreso y revisar el desempeño laboral para asegurarse de que los contratistas cumplen con los requisitos establecidos en sus contratos. Aunque contrates contratistas porque son expertos en lo que hacen, aún necesitas monitorear y seguir su trabajo para asegurarte de que está procediendo según lo planeado.

Lo mejor es contratar un sistema de control de cambios y tener revisiones regulares del desempeño de inspecciones y auditorías para asegurarse de que el trabajo vaya bien. Los informes de rendimiento también ayudan a mantener informados a los gerentes. Debe existir un sistema de pago, así como una administración de reclamos y un sistema de administración de registros.

Cerrar adquisiciones

Al igual que hay un proceso para comenzar la adquisición, se necesita uno para finalizarlo. Lo que constituye un trabajo completo debe detallarse en el acuerdo inicial con el contratista, por lo que no hay confusión sobre el momento en que se realiza el trabajo.

El seguro y la fianza también requerirán una liberación formal de responsabilidad. Esto asegura que no haya cambios pendientes relacionados con el valor y la fecha de finalización del contrato.

Las auditorías de compras ayudan con este proceso, además de tener negociaciones de adquisición estructuradas. También se necesitará un sistema de gestión de registros para administrar toda la documentación que se utilizará en esta etapa del proceso de adquisición.

¿Cuál es el papel del administrador del proyecto en las adquisiciones?

El gerente de proyectos está involucrado en las adquisiciones, al igual que cualquier otro aspecto que controlen en el proceso de gestión del proyecto. Sin embargo, este es un proceso que quizás no posean con la misma autoridad que otras partes del proyecto.

Si bien el gerente de proyecto tiene la autoridad para hacer acuerdos con los contratistas en nombre de la empresa, el gerente de proyecto a menudo no es el persona que administra ese contrato una vez en el lugar. De todos modos, es importante que el gerente del proyecto esté al tanto.

Eso significa conocer los seis procesos con las áreas de conocimiento de administración de adquisiciones del proyecto como se describe en el Cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK). El primero es el plan de adquisiciones y adquisiciones, lo que significa determinar qué recursos externos se necesitan para el proyecto. El gerente del proyecto tendrá el control sobre esto, ya que están más informados sobre las necesidades generales del proyecto.

La contratación del plan es la creación de requisitos para cualquier producto o servicio que se necesite, incluyendo qué empresas ofrecen estos productos o servicios. Luego solicite respuestas del vendedor reduciendo las compañías a un puñado y luego seleccionando los vendedores, que generalmente es el departamento de compras.

La administración del contrato es la administración del contrato con el proveedor. El gerente de proyecto trabajará diariamente con el gerente de cuenta del proveedor. Cuando se cumple el contrato, hay un cierre del contrato. Esto generalmente es manejado nuevamente por el departamento de compras.

Cómo el software puede ayudar con las compras

Como cualquier parte de un proyecto, contar con las herramientas adecuadas puede hacer que las adquisiciones de administración de proyectos sean más efectivas. Tomemos como ejemplo, un diagrama de Gantt en línea.

Los diagramas de Gantt son excelentes herramientas de programación. La mayoría del software de administración de proyectos le permite cargar una hoja de cálculo o una lista de tareas, que luego se rellena como puntos en una línea de tiempo. Agregue la duración de cada tarea y vincule las que sean dependientes.

Del mismo modo que planificaría un proyecto, puede planificar el contrato de sus adquisiciones, anotando cuándo comienzan y cuándo terminan. Si el software está en línea, las actualizaciones de estado se reflejan instantáneamente en el diagrama de Gantt y usted puede seguir el progreso de sus contratistas para asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del cronograma.

El diagrama de Gantt también puede ayudar a programar materiales si necesitan incorporarse en un momento determinado del proyecto.

También se puede rastrear la gestión de costos del trabajo contratado en el software. Y algunas herramientas de administración de proyectos vienen con un tablero de instrumentos, que procesa los datos y los entrega en gráficos y tablas fáciles de leer para ver si el proyecto está bien encaminado. Nuevamente, si ese software está en línea, obtendrá datos en tiempo real en su tablero para una lectura más precisa de la administración de su adquisición de proyectos.

ProjectManager.com es un software de administración de proyectos en línea que tiene gráficos de Gantt en línea para ayudar con la programación y un tablero en tiempo real que le brinda una imagen actualizada del progreso del proyecto. Administrar la adquisición de proyectos nunca ha sido tan simple. Pruébalo si tomas una prueba gratuita de 30 días.

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