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¿Qué es el control de cambios en la gestión de proyectos?


Es un cliché decir que nada es constante excepto el cambio, pero el adagio ciertamente se aplica a cualquiera que haya dirigido un proyecto. A veces, las partes interesadas quieren algo diferente de lo que habían solicitado durante la iniciación. Los equipos se enferman. El clima se interpone. Las cadenas de suministro se rompen. Las posibilidades son tan espantosas como infinitas.

Pero no todos los cambios son iguales en un proyecto. Algunos cambios le suceden, pero se solicitan otros. Cualquiera que sea el cambio, debe ser gestionado y analizado, luego aceptado o rechazado. Si se acepta el cambio, es decir, se debe responder a él, lo que abre un nuevo conjunto de procedimientos para asegurarse de que se mantenga en el camino correcto y dentro del presupuesto.

El control de cambios es el proceso utilizado para administrar todas estas variables. Si se produce un cambio (que siempre ocurre), es fundamental que tenga un mecanismo para controlar ese proceso. Pero, ¿qué es el control de cambios en la gestión de proyectos y cuáles son los pasos necesarios para implementarlo?

¿Qué es el control de cambios?

El control de cambios es una metodología que se utiliza para gestionar cualquier solicitud de cambio que afecte la línea de base de su proyecto. Es una forma de capturar ese cambio desde el punto en el que se ha identificado en cada paso del ciclo del proyecto. Eso incluye evaluar la solicitud y luego aprobarla, rechazarla o aplazarla.

El propósito de este proceso es asegurarse de que no está cambiando cosas en el proyecto que no necesitan ser cambiadas. Lo último que desea hacer es interrumpir el proyecto sin una buena razón, desperdiciando tiempo y recursos valiosos. A continuación, se documenta cualquier cambio que se apruebe. El proceso de control de cambios es parte del plan de gestión de cambios más amplio.

Una solicitud de cambio suele ser el desencadenante que inicia el proceso de control de cambios. La solicitud de cambio puede originarse en las partes interesadas que solicitan nuevas funciones, la necesidad de reparar algo que resulta defectuoso durante la fase de ejecución, actualizaciones o cualquier otra causa. Cualquiera que sea el origen o el origen del cambio, el control de cambios determina su valor y cómo implementarlo de manera factible.

¿Cuáles son los beneficios de un control de cambios bien ejecutado?

Si sabe que llegará un punto (o muchos puntos) en su proyecto que requieren una decisión sobre algún cambio grande o pequeño, entonces es seguro decir que, como gerente de proyecto, querrá tener un proceso asociado con esta situación para asegurarse de que el cambio valga la pena. Luego, querrá tener una forma de administrar el cambio para asegurarse de que no tenga un impacto negativo en el cronograma y los costos de su proyecto.

Administrar el cambio de manera efectiva es crucial para llevar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Pero también hay beneficios inesperados que provienen del control de cambios. Por un lado, mejora el trabajo en equipo. El cambio es una oportunidad para que su equipo trabaje en conjunto para descubrir cómo responder a la solicitud de cambio. El trabajo en equipo involucrado en el control de cambios puede ser una bendición para la productividad de todo el proyecto.

El control de cambios no solo refuerza la capacidad de su equipo para trabajar mejor en conjunto, sino que los efectos positivos se filtran en la eficiencia general. Funciona mano a mano con el trabajo en equipo, por supuesto. Pero cuanto más involucre a su equipo en el control de cambios, más expertos se volverán para resolver problemas rápidamente. Esto ayuda con el cambio, naturalmente, pero también hará que su equipo sea más eficaz en todas sus funciones.

El equipo no es el único beneficiario de los aspectos positivos relacionados con un buen control de cambios; los gerentes también reciben ayuda. El control de cambios informa al director del proyecto durante la fase de planificación del proyecto. Comenzarán a pensar en el cambio y en cómo responder mejor a él y aprenderán de su experiencia con el control de cambios para poner más salvaguardias en la planificación de proyectos futuros.

¿Cuáles son las desventajas de un control de cambios mal ejecutado?

El problema obvio de no tener un control de cambios efectivo es que afectará negativamente a su proyecto. Gastará más dinero y perderá un tiempo valioso. Tener un buen control de cambios en su lugar es realmente parte de un proceso más grande de evitación de costos y mitigación del riesgo del proyecto.

Por lo tanto, el primer escollo importante de un control de cambios mal ejecutado es no alcanzar los objetivos de su proyecto. El proyecto superará el presupuesto y no cumplirá con los plazos. La calidad puede sufrir, y eso es solo a nivel de proyecto. El impacto también puede expandirse a un nivel organizacional.

En el nivel del proyecto, fuera del costo y el riesgo, pueden surgir problemas con las herramientas y tecnologías que usa, procesos que se interrumpen, informes engañosos, etc. No manejar el cambio puede llevar a retrasos, hitos perdidos, tener que volver a trabajar en el diseño y agotar a su equipo.

El proyecto podría tener que ser suspendido o descartado, lo cual es un gran éxito para cualquier organización. No puede obtener recursos para lidiar con el cambio, porque nunca planeó la inevitabilidad de que algo cambie. Los obstáculos pueden interponerse en su camino y su plan no fue lo suficientemente completo como para anticiparlos.

En cuanto a los déficits organizativos más grandes, pueden reflejar lo que sucede con el proyecto, solo en una escala mayor. La productividad se ve afectada y puede comenzar a perder miembros del equipo. Los que quedan ya no trabajan al mismo nivel en términos de calidad. Esta caída de la moral afecta a los clientes y proveedores. Esto crea estrés y fatiga, lo que conduce al estancamiento. No es un gran escenario.

5 pasos para el proceso de control de cambios

Al conocer las cinco etapas del control de cambios y lo que implican, puede asegurarse de que su proyecto y organización puedan cosechar los beneficios y evitar las trampas de un mal proceso de control de cambios. Mientras realiza este proceso, tenga en cuenta estos dos documentos clave (¡para los cuales proporcionamos plantillas!) Para ayudarlo a administrar su control de cambios: su registro de cambios y los formularios de solicitud de cambio.

1. Proponer cambio

Lo primero que debe hacer es identificar el cambio. Esto puede provenir de cualquier miembro del equipo del proyecto, una parte interesada o incluso un cliente. Debe haber un canal abierto para que fluyan estas sugerencias. La propuesta de cambio describiría el cambio y cómo beneficiaría al proyecto u organización. Si hay otras razones para el cambio, descríbalas en el formulario de solicitud de cambio. Eso luego se agregaría al registro de cambios.

2. Resumen de impacto

Una vez que se ha propuesto el cambio, ahora depende del director del proyecto considerarlo en el contexto más amplio del proyecto. ¿Cómo afectará ese cambio a una serie de variables? Algunas de las cosas en las que hay que pensar son los costos y si se requerirían ahorros o un desembolso de dinero mayor. ¿Cuáles son los beneficios de esos problemas de costos? ¿Existen limitaciones legales o reglamentarias? ¿Cómo afectará el cambio a su horario? ¿Necesitará emplear más recursos? ¿Qué pasa con otros proyectos y el negocio en general? ¿El cambio traerá nuevos riesgos o problemas al proyecto? Una vez que el director del proyecto ha realizado la debida diligencia, recomienda que el cambio sea aprobado o rechazado.

3. Tomando una decisión

El gerente del proyecto hace la recomendación, pero no siempre es la autoridad para tomar la decisión final sobre el cambio. Quienquiera que sea esa persona o esas personas, el director del proyecto les presentará sus hallazgos. Entonces, la persona o personas autorizadas para tomar la decisión aceptarán el cambio; aceptar el cambio, pero con notas y condiciones; rechazar el cambio; o diferir, lo que significa que el cambio no se llevará a cabo en este momento, pero se deliberará más en una fecha posterior.

4. Hacer el cambio

Si el cambio no se aprueba, entonces eso es el statu quo en cuanto a la gestión del proyecto. Sin embargo, un cambio aceptado pasa a la etapa de planificación. Desarrollará un plan de acción, incluido un cronograma con fechas de inicio y finalización, todo lo cual debe contar con la aprobación de las partes interesadas del proyecto. El plan debe incluir una prueba de regresión en caso de que el cambio resulte demasiado problemático para llevarlo a cabo hasta el final y el proyecto deba volver a su intención original. Después de que se completa el plan de cambio, generalmente es seguido por una autopsia para revisar cualquier percance y éxito.

5. Cierre

Al igual que en cualquier proyecto, la fase final de su plan de control de cambios es cerrarlo. Esto incluye que la persona que solicitó el cambio supervise el producto final y se asegure de que esté de acuerdo con él. Una vez que hayan firmado el cambio, se debe completar todo el papeleo pendiente, como el registro de cambios, y archivarlo para uso futuro.

¿Cómo puede ProjectManager.com ayudar a su control de cambios?

ProjectManager.com es una herramienta premiada que organiza equipos y proyectos. El control de cambios es realmente un subproyecto del proyecto más grande que está administrando. Necesita software con funciones para capturar lo que podría beneficiarse de un cambio, planificar ese cambio y luego monitorearlo e informarlo. Podemos hacer todo eso y más, sin que tenga que dejar nuestra herramienta.

Seguimiento del progreso

El cambio ocurre por muchas razones, pero la mayoría de ellas son iniciadas por fuerzas externas. Vigilar su proyecto es una forma de detectar problemas y responder a ellos antes de que se conviertan en problemas. Nuestro tablero en tiempo real rastrea varias métricas del proyecto, calcula los datos automáticamente y muestra los resultados en gráficos y tablas coloridos. El uso adecuado del panel de control podría darle señales tempranas sobre cualquier problema de su proyecto.

Colaborar y adjuntar documentos

Una vez que haya identificado el cambio, el El siguiente paso es hacer el trabajo para determinar si vale la pena realizar ese cambio o no. Si bien el gerente del proyecto recopilará datos y hará una recomendación, el proceso puede ser facilitado por nuestra plataforma colaborativa. Todos los miembros del equipo tienen un espacio para comentar e incluso adjuntar documentos e imágenes relacionados con el cambio. Cuando el gerente de proyecto tiene una recomendación, puede respaldarla a las partes interesadas.

 Una captura de pantalla de los miembros del equipo que colaboran en una tarjeta kanban

Hacer planes

Si se aprueba el cambio, entonces viene la planificación. Tenemos un diagrama de Gantt interactivo que recopila todas sus tareas y las coloca en una línea de tiempo una vez que haya determinado la duración de cada una. Luego puede vincular tareas dependientes, configurar hitos para dividir el proyecto en fases e incluso asignar desde Gantt. Los equipos pueden colaborar en sus tareas y el progreso se indica mediante el sombreado en la barra de duración.

 Una captura de pantalla del progreso en la tarea que se muestra con el sombreado de la barra de duración en el diagrama de Gantt

Establecer flujos de trabajo

Para que el cambio suceda, tienen tableros kanban, que visualizan el flujo de trabajo del equipo y brindan a los gerentes transparencia en el proceso. Su plan de control de cambios puede estar representado por tarjetas que recopilan las tareas, que se apilan debajo de columnas que representan cada paso de su producción. Los equipos pueden colaborar para trabajar de manera más productiva y los gerentes pueden eliminar obstáculos que puedan bloquearlos o obstaculizar la producción.

 Tarjetas kanban recopiladas debajo de columnas para visualizar el flujo de trabajo

ProjectManager.com es un software basado en la nube que administra los cambios del proyecto con características que ayudarlo en cada paso del control de su proyecto en general. Identifique lo que necesita cambiar, planifique el cambio y luego realice un seguimiento de su progreso, todo con la misma herramienta que ya está a bordo para administrar el proyecto más grande. Asuma el control total de los cambios del proyecto tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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