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¿Qué es el procesamiento por lotes y cómo puedo usarlo para hacer más cosas?


Si está interesado en la productividad en el trabajo (y en su vida personal), es probable que haya escuchado sobre el procesamiento por lotes. El procesamiento por lotes es el acto de agrupar tareas, por lo que las hace todas a la vez, en lugar de cambiar entre tareas que tienen lugar en diferentes programas o áreas.

Un ejemplo sencillo de esto sería una fotógrafa cambiando el tamaño de todas sus últimas fotos de boda en una vez, en lugar de editar y cambiar el tamaño de cada uno individualmente. En la mayoría de los casos, ahorra tiempo y energía al agrupar tareas similares.

Si bien el procesamiento por lotes es útil en muchas áreas, también puede provocar agotamiento en otras. A continuación se presentan algunos casos en los que el procesamiento por lotes puede ayudarlo a hacer más, así como algunos cuando no es útil, en los que debe concentrarse en hacer una sola cosa a la vez.

Cuando el procesamiento por lotes es útil

Para ser más eficiente en lote, considere configurar un temporizador en su teléfono, reloj inteligente o en línea. Establezca una cuenta regresiva para el tiempo que tiene para sus tareas por lotes. Utilice una herramienta de administración de tareas en línea para recopilar todas sus tareas para el día y organizarlas.

 kanban para tareas de procesamiento por lotes
Los tableros Kanban en ProjectManager.com le permiten realizar tareas por lotes rápidamente— Obtenga más información

Sea razonable con su tiempo: puede ser útil cronometrar las tareas antes de crear una cuenta regresiva. De esa manera, usted sabe cuánto tiempo le toma en promedio.

Correo electrónico

Esta es el área más útil de procesamiento por lotes que nos afecta a la mayoría de nosotros. En lugar de revisar su correo electrónico varias veces al día (o dejarlo abierto todo el día y recibir notificaciones cada vez que recibe un nuevo correo electrónico), elija de uno a tres períodos a lo largo del día para revisar completamente su bandeja de entrada.

Gmail y Gsuite tiene algunas características que pueden ayudar con esto (así como otros programas de correo electrónico, como Outlook y Thunderbird). Puede usar una vista de panel dividido para ver todos sus correos electrónicos nuevos en un lado. Luego, una vez que hace clic en uno, el correo electrónico se abre en el otro lado de la pantalla para que pueda leerlo. Esto puede ayudarlo a ahorrar tiempo al revisar los correos electrónicos uno por uno, ya que no tiene que salir de una pantalla para volver a la bandeja de entrada y hacer clic en otro correo electrónico. Responda, archive o elimine todos los correos electrónicos nuevos.

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Para enviar por correo electrónico por lotes de manera efectiva, vaya a cada correo electrónico que posiblemente puede. No evite ni postergue la lectura o la respuesta a correos electrónicos cuando no quiera gastar la energía o el tiempo en ellos. Seguir adelante y hacerlo despejará esa tarea mental, liberando tu cerebro para otras tareas.

Creación de imágenes

Si estás creando varias imágenes similares, considera hacerlas todas a la vez. Un gran ejemplo de esto son las imágenes destacadas para publicaciones de blog o imágenes de redes sociales. Si tiene un calendario editorial con títulos de publicaciones de blog asignados, puede crear las imágenes destacadas para cada publicación con anticipación para que el escritor y el editor no tengan que esperar al diseñador para terminar cada imagen individual cuando la publicación esté lista para ser publicada. publicado.

Para imágenes de redes sociales, use una plantilla en blanco donde se pueda agregar texto, o tenga un diseño establecido que facilite cambiar el fondo y el texto de la imagen. Para la cuenta de Instagram de mi empresa, utilizamos una plantilla en el editor gráfico Pablo by Buffer y luego creamos un montón de imágenes a la vez:

 agrupación con creación de imágenes

Puede configurar su logotipo y aparecerá en el mismo lugar con cada nueva imagen. Luego, puede elegir entre imágenes de stock para el fondo. Crear y programar un montón de estos a la vez nos ayuda a hacerlo y no preocuparnos hasta que se acabe el lote.

Edición de artículos

Si usted es escritor, comercializador de contenido o editor, Es probable que deba dedicar tiempo a editar piezas de contenido semanalmente. Cuando era editor ejecutivo en Search Engine Journal siempre editaba nuevas publicaciones por lotes.

Cada mañana, entraba en la nueva carpeta de envíos y editaba publicaciones para mayor claridad, gramática básica y dejaba comentarios para el escritor si había áreas que necesitaban mejoras o aclaraciones. Al hacer la revisión inicial de varios artículos a la vez, pude obtener "en el modo" de edición, haciendo que el proceso sea más fluido.

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También puede convertirlo en un mejor editor, ya que le recordará los conceptos básicos que debe verificar al comienzo del procesamiento por lotes, lo que permite que esos elementos "imprescindibles" se eliminen de su lista a medida que revisa los artículos restantes. Si estaba revisando los artículos a medida que aparecían, muchas de las mejores prácticas que requerimos de los escritores no serían lo más importante, lo que probablemente conduciría a más errores y de un lado a otro con los escritores a medida que atrapara más problemas.

A medida que continúe para realizar tareas por lotes, aprenderá cuál es su volumen de artículos y qué cantidad de tiempo se necesita antes de perder interés o energía. De esa manera, sabrá cuándo detenerse y cuándo programar su próxima sesión de procesamiento por lotes para asegurarse de que está en su mejor momento.

Lluvia de ideas

Si desea pensar en un montón de nuevas ideas a la vez, intente una sesión por lotes de lluvia de ideas. Esto es perfecto para pensar en nuevas publicaciones de blog, nombres de empresas o productos o cualquier otra cosa en la que pueda encontrar rápidamente una lista de ideas que luego pueda reducir o ajustar después de que haya terminado. La lluvia de ideas también se puede hacer con varias personas, pero es crucial establecer un límite de tiempo y cumplirlo. De lo contrario, es fácil salirse del camino.

Reuniones

Varios profesionales y blogueros y entrenadores de estilo de vida agrupan sus reuniones para que su tiempo no se vea interrumpido. Eligieron días o bloques de tiempo específicos para las reuniones y no programan fuera de ese tiempo.

El complemento Chrome / GSuite Clockwise puede ayudarlo con esto usando AI. Usted marca reuniones específicas como flexibles, y las cambiará automáticamente, por lo que varias reuniones ocurren en un solo bloque de tiempo, en lugar de esporádicamente durante el día.

Si usa un programador de reuniones, también puede establecer parámetros de disponibilidad, por lo que solo muestra a aquellos que buscan programar con usted los bloques de tiempo que tiene disponibles.

Cuando el procesamiento por lotes no es útil

Para algunos casos específicos, el procesamiento por lotes no es útil para aquellos de nosotros que buscamos hacer más . Aquí hay algunos ejemplos.

Tareas altamente creativas o detalladas

Puede agrupar bloques de tiempo para trabajar en tareas altamente creativas o detalladas, pero es casi imposible realizar varias tareas de alta capacidad mental seguidas. Al igual que para bloquear el tiempo de reunión, puede bloquear el "tiempo de enfoque" en su calendario para sus tareas de alto nivel.

Sin embargo, no espere escribir dos libros electrónicos de 5,000 palabras o completar dos presentaciones en ese tiempo. Apéguese a un proyecto a la vez, luego divida su trabajo con una tarea de bajo nivel o un descanso para descansar y restablecer su cerebro.

 lote bueno y lote malo para la productividad [19659040] Nuevas tareas </h3>
<p> Para algunas personas, si estás aprendiendo a hacer algo nuevo, puede parecer abrumador hacerlo una y otra vez. Si estuvieras aprendiendo a construir un sitio web de WordPress y no supieras nada antes, tratar de hacerte construir tres en una tarde parecería casi imposible. </p>
<p> En cambio, cuando estás aprendiendo un nuevo proceso o tarea , considérelo como una tarea de alto nivel y bloquee un período específico de tiempo en el que pueda terminar un nuevo proyecto antes de eventualmente pasar a varios seguidos. Puede usar la técnica de bloqueo de tiempo para configurar su calendario. </p>
<h3> Cuando está cansado </h3>
<p> Nuevamente, este puede no ser el caso para todas las personas, pero el procesamiento por lotes puede requerir mucha energía mental y precisión. Si está cansado o no se siente preparado para la tarea, el procesamiento por lotes puede no ser una buena idea. Podría terminar haciéndote sentir aún más cansado o frustrado. </p>
<p> Después de todo, saber que debo programar 30 publicaciones en redes sociales suena mucho más desalentador cuando tengo dolor de cabeza o ya he estado trabajando siete horas. Realice un seguimiento de sus niveles de energía durante algunas semanas para ver cómo hace las cosas de forma natural, y luego programe tareas por lotes cuando pueda manejarlas mejor. </p>
<p> Para obtener más información sobre la programación de su energía en diferentes momentos del día, <em> Do Less </em> de Kate Northrup (dirigido a mujeres y específicamente a madres) y <em> 168 Hours </em> y <em> Off The Clock </em> de Laura Vanderkam son buenas lecturas. </p>
<p> Batching can trabajar en la vida de cualquiera, sin importar lo que tenga que hacer. Ya sea que esté preparando informes de datos o lavando toda la ropa sucia en su casa, intente agrupar tareas similares para hacerlo más rápido con mayor precisión y una mayor tasa de finalización. </p>
<p> <em> El procesamiento por lotes es una excelente manera de optimizar su tiempo y hacer más ¿No sería genial si hubiera una herramienta que pudiera hacer esto incluso en un nivel superior? ¡Ahi esta! ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que optimiza sus esfuerzos y aumenta su productividad. Los diagramas de Gantt en línea hacen que la programación sea colaborativa, los tableros kanban visualizan el flujo de trabajo y un panel de control en tiempo real monitorea su progreso a medida que sucede y facilita la presentación de informes al respecto. Vea lo fácil que puede ser y tome hoy esta prueba gratuita de 30 días. </em></p>
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