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¿Qué es un administrador de programas? • Guía para niñas sobre la gestión de proyectos


En primer lugar, debemos comenzar con una definición de gestión de programas.

¿Qué es un programa?

Un programa es una colección de proyectos individuales relacionados, todos con fines, objetivos y recursos similares que, en conjunto, ofrecen un resultado común y / o cambio significativo; por ejemplo, trasladar la empresa a una oficina sin papel sería un programa con varios proyectos como:

  • Elección e implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos para la oficina central
  • Diseño de un proceso de venta sin papel para su uso en las tiendas de la empresa e implementarlo en todas las sucursales
  • Lanzamiento de un portal de empleados para nóminas electrónicas e información de recursos humanos
  • Lanzamiento de un sistema electrónico de gestión de gastos con flujo de trabajo de aprobación
  • Desarrollo de la estrategia digital para futuros proyectos

Y así sucesivamente.

Cada uno de estos son proyectos con un gerente de proyecto, pero juntos brindan un cambio transformador para el negocio. El cambio general se gestiona como un programa, bajo un director de programa que consolida los riesgos a nivel del programa, gestiona los conflictos de recursos en todos los proyectos, controla el presupuesto y trabaja con los propietarios de empresas para obtener los beneficios de todas las iniciativas.

Los programas tienden a entregar objetivos estratégicos y cambio organizacional: transformaciones más grandes que los proyectos individuales. Por eso, la alineación estratégica para el trabajo es realmente importante y debería poder ver cómo su trabajo impulsa a la organización hacia adelante.

¿Qué es la administración de programas?

La administración de programas es la capacidad de liderar un programa, mantener todo las partes móviles se mueven en la dirección correcta y producen el cambio general.

La gestión de programas requiere un conjunto de habilidades diferente a la gestión de proyectos, pero a menudo se considera como un cambio de carrera futuro para los directores de proyectos experimentados.

¿Qué es un director de programas? ?

Un administrador de programa es alguien que es responsable de liderar un programa de cambio. Coordinan el trabajo de varios equipos que gestionan varios proyectos para garantizar que, en general, la empresa llegue a donde quiere estar.

Encontrará que algunas habilidades de gestión de programas se superponen con las habilidades de gestión de proyectos, pero es la forma más sencilla de pensar en ello. es esto: un director de programa ve las cosas en el siguiente nivel desde un director de proyecto.

Hay varios proyectos con recursos, riesgos y plazos interdependientes. Hay muchos más malabarismos que hacer. Es un papel más importante.

Personalmente, siempre encontré la gestión de programas más interesante porque es más estratégica, a más largo plazo y es fácil ver el valor.

Sin embargo, tienes que ser capaz de vivir con incertidumbre y no estar demasiado estresado sin saber el detalle exacto. Hay mucha confianza involucrada ya que los gerentes de proyecto necesitan que usted se salga del camino para poder administrar los detalles.

Responsabilidades de un gerente de programa

Veamos lo que hace un gerente de programa todo el día. Mucho de esto estará escrito en la descripción de su trabajo.

En este rol, trabajará bajo su propia iniciativa la mayor parte del tiempo. Recibirá una amplia dirección de su equipo de liderazgo. Usted es responsable de mantener el plan del programa y programar el trabajo a un nivel relativamente alto, y también asignará tareas a otras personas. Estos podrían ser gerentes de proyecto o colegas de PMO.

Un gerente de programa es responsable de:

  • Definir, facilitar y completar programas, incluido el establecimiento del enfoque. Estos estarán compuestos por una serie de proyectos con plazos claros y un impacto comercial directo
  • Diseño de la estructura de la organización del programa y obtención de los recursos para realizar el trabajo
  • Asegurarse de que los equipos de proyecto tengan lo que necesitan para realizar su trabajo y que hay un flujo de comunicación hacia arriba y hacia abajo a lo largo del programa
  • Ayudar a los equipos a seleccionar las metodologías de gestión de proyectos adecuadas para el tipo de trabajo que están realizando
  • Gestión diaria del programa, incluido el tratamiento de preguntas y escaladas de equipos de proyecto
  • Identificación, evaluación y gestión de los riesgos que podrían impedir el éxito del programa
  • Asegurarse de que los planes del proyecto relacionados sean realistas y estén actualizados, de acuerdo con los métodos utilizados, y que permitan cumplir con los plazos
  • Gestión de dependencias entre proyectos
  • Preparación, circulación y gestión de la documentación del programa
  • Asegurarse de que haya una comunicación regular con las partes interesadas, y que esto refleje con precisión lo que está sucediendo
  • Informes periódicos a las partes interesadas clave y la PMO
  • Asegurarse de que las revisiones de calidad se lleven a cabo de manera efectiva y en el momento adecuado
  • Gestión del procedimiento de control de cambios para el programa [19659005] Ser responsable de la gobernanza del programa, incluido el puesto en la Junta del programa y los controles del programa
  • Demostrar un liderazgo sólido
  • Preparar un plan para la realización de beneficios y garantizar que se lleve a cabo para que la organización reciba el beneficio planificado
  • Asegurarse de que los entregables del proyecto se completan dentro de los parámetros acordados en torno al presupuesto, los recursos y el cronograma, y ​​los entregables se entregan a los usuarios y se firman

Un administrador de programas exitoso hace todo esto.

¿Qué habilidades necesita para ser un administrador de programas ?

La gestión de programas no es lo mismo que la gestión de proyectos y las habilidades que necesita son bastante diferentes. Sin embargo, ciertamente están alineados y muchos gerentes de proyectos dan el salto hacia el rol más estratégico y de alto nivel de administrar un programa de trabajo.

Si desea pasar a la administración de programas, estas 5 habilidades lo ayudarán a demostrar que son capaces de desempeñar el papel:

  • Gestión de recursos
  • Participación de las partes interesadas
  • Análisis y síntesis de datos
  • Toma de decisiones basada en datos
  • Gestión de cambios.

Verá estas habilidades en un programa descripción del puesto de gerente – ¡y si no lo hace, debería estar preguntando por qué!

Experiencia práctica como gerente de proyectos o gerente operativo también ayuda.

1. Gestión de recursos

Deberá poder revisar las asignaciones de trabajo en varios equipos y verificar que las personas estén trabajando de manera eficiente y en las tareas correctas.

Eso podría significar sacar a las personas de un proyecto para concentrarse en otra parte del trabajo . Necesitará comprender bien de qué se tratan los proyectos individuales para que pueda tomar decisiones sensatas sobre los recursos.

La administración de recursos también implica la planificación de la capacidad, por lo que estará mirando hacia adelante a las habilidades que el programa necesita en el futuro y asegurándose de que las personas de los equipos puedan satisfacer esas necesidades. Si no pueden, haga un análisis de las necesidades de capacitación y capacite a su equipo.

2. Participación de las partes interesadas

En mi experiencia, la participación de las partes interesadas a nivel de programa es más "política" con una "p" pequeña. Es parte de las habilidades de liderazgo que tendrá que demostrar en el puesto.

Hay más partes interesadas con las que trabajar y tienden a estar más arriba en la organización. Tienen sus propias agendas y están conectadas con la estrategia de formas que tal vez no te des cuenta.

Ha habido algunas ocasiones en las que he estado en la sala con miembros de la junta y han dicho algo que yo ignoraba por completo. de – algo que fue una fuerza impulsora detrás de la configuración de la estrategia dentro de la empresa y la industria en general.

Tienes que usar la perspicacia para los negocios y lidiar con el panorama general a una escala mucho mayor y las influencias que ejercen sobre tus partes interesadas comunidad.

3. Análisis y síntesis de datos

El análisis de datos será importante para el futuro de la gestión de proyectos. Hay varias fuentes de datos a nivel de programa y hay que mirarlas todas, centrándose en lo que es realmente importante.

Es fundamental poder asimilar mucha información y condensarla en un formato que la gente pueda entender. Necesita poder contar la historia de su programa en una sola diapositiva, mientras se enfoca en lo que la gente quiere y necesita saber.

4. Toma de decisiones basada en datos

Tiene que tomar decisiones por el bien del programa. Eso significa confiar en los hechos para determinar qué hacer, no en las emociones.

Necesita la confianza para respaldar su decisión e instruir a la gente sobre lo que ha decidido.

Básicamente, la toma de decisiones a este nivel requiere más exposición porque hay mayores implicaciones cuando las cosas van mal. La honestidad y la transparencia se vuelven más importantes a la hora de tomar una decisión.

5. Gestión del cambio

En la "antigua" forma de pensar, los proyectos generan productos y los programas generan resultados. Siempre he tenido un pequeño problema con ese enfoque, pero no vayamos ahora.

La gestión de cambios en los programas consiste en asegurarse de que los resultados de los proyectos se integren en el negocio y se utilicen. Es importante asegurarse de que el resultado final sea adoptado (e, idealmente, amado por los usuarios).

Ser capaz de cambiar el comportamiento a nivel organizacional es clave para ser bueno en la gestión de programas. La gente tiene que entender de qué se trata el programa, cómo todos los proyectos componentes contribuyen al panorama general y qué papel ayudan a desempeñar en la implementación de esta parte de la estrategia. (Porque los programas deberían en el 99,9% de los casos ofrecer estrategia).

¿Cuál es la trayectoria profesional de un director de programas?

Después de pasar algún tiempo gestionando proyectos de cierta complejidad, estará pensando en la siguiente fase de su carrera. . Los roles de gestión de programas a menudo se consideran una opción natural para los directores de proyectos que buscan su próximo desafío.

A medida que las empresas se vuelven más estratégicas con la gestión de proyectos y comienzan a alinear los proyectos en programas de trabajo, aumenta la necesidad de directores de programas capacitados. Puede comenzar a preguntarse cómo convertirse en gerente de programa debido a la necesidad de su empresa, en cuyo caso, simplemente puede seguir adelante y presentar ese rol a su equipo de administración.

(Asegúrese de que la propuesta también incluya la necesidad de contratar a un gerente de proyecto para que lo reemplace.)

Sin embargo, podría pasar a la administración de programas desde una función operativa superior u otra función de PMO.

Administración de programas en la organización

La administración de un programa debe considerarse una papel de liderazgo superior e influyente. Requiere una amplia gama de habilidades interpersonales, experiencia y un poco de coraje para poder levantarse, tomar decisiones y liderar el cambio organizacional en ese nivel.

Sin embargo, es un trabajo enormemente gratificante. Cuando vea lo que se está entregando a través de los proyectos individuales y comience la realización de los beneficios, apreciará el esfuerzo gigantesco que usted y otros miembros del equipo han hecho para que eso suceda.

Ser capaz de hacer malabarismos con proyectos interconectados es realmente una habilidad. Es la forma en que se entrega la estrategia y es un rol que apoya a los colegas de toda la organización porque usted pone los planes en marcha para hacer realidad sus objetivos.

Preguntas frecuentes

  • ¿Es difícil ser un administrador de programas?

    Las habilidades técnicas son sencillos. El desafío de ser un administrador de programas consiste en hacer malabarismos con las múltiples expectativas de las partes interesadas y la política de alto nivel dentro de la organización.

  • ¿Ser un administrador de programas es una buena carrera?

    Sí, los administradores de programas están bien pagados y tienen buenas perspectivas de carrera. Es un trabajo respetado e interesante, por lo que es una buena opción para las personas que desean pasar de la gestión de proyectos.

Este es un extracto editado de mi libro, Project Manager (BCS Books). [19659090] Pin para lectura posterior



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