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¿Qué es un equipo virtual? Definición y ejemplos


"Equipo virtual" es una frase extraña. Suena como algo que solo existe en una realidad alternativa digital. Pero los equipos virtuales son una realidad, y cada vez son más frecuentes.

Un equipo virtual ya no es un caso atípico. Las organizaciones se han dado cuenta del beneficio de usar la tecnología para buscar talento más allá de su comunidad local. Casi se ha convertido en la norma y, por supuesto, toda la tendencia virtual ha sido impulsada por la reciente pandemia.

Independientemente, está claro que los equipos virtuales están aquí para quedarse. Probablemente haya trabajado en uno o esté pensando en iniciar uno en su empresa. ¡Excelente! Pero hay consideraciones que deben hacerse al sopesar su decisión. El primero, y quizás el más alto, es comprender qué son los equipos virtuales y por qué han ganado tanta popularidad tan rápidamente.

¿Qué es un equipo virtual?

Un equipo virtual es un grupo de trabajadores que se comunican y trabajan juntos utilizando herramientas digitales. Si bien pueden ubicarse en el mismo espacio físico, los equipos virtuales a menudo se distribuyen, trabajando de forma remota en diferentes partes de la ciudad, estado o país, ¡incluso en el otro lado del mundo!

Hay otros nombres para equipos virtuales, como "equipos dispersos geográficamente" o "equipos remotos", pero todos significan lo mismo: personas que trabajan juntas sin estar físicamente juntas. Lo hacen mediante el uso de herramientas en línea, como el software de gestión de proyectos, para comunicarse y colaborar.

Debido a la distancia entre los equipos virtuales, es imperativo que desarrollen confianza en el grupo y fomenten buenas comunicaciones para evitar malentendidos costosos. Esto puede ser un gran obstáculo para despejar, ya que las personas tienden a vincularse en persona. Pero, existen técnicas de gestión de proyectos virtuales que pueden ayudar.

 colaboración de equipo virtual en una tarea de proyecto
Un equipo virtual puede colaborar en tareas y proyectos con ProjectManager.com— Más información

Los equipos virtuales están en tendencia

Según la Oficina de Estadísticas Laborales, desde 2019, el 22% de los trabajadores estadounidenses trabajan desde casa, mientras que el 50% trabaja de alguna manera con equipos virtuales. ¡Ese es un número asombroso! Solo aumentará a medida que las organizaciones se sientan más cómodas con los equipos virtuales y los equipos exijan una mayor flexibilidad.

Los trabajadores quieren un equilibrio entre el trabajo y la vida y las organizaciones quieren expandir su red para capturar talento. Y a veces las fuerzas más grandes hacen que trabajar desde casa sea la única forma de mantener una empresa en funcionamiento.

Cualquiera sea la razón, la necesidad de equipos virtuales es cada vez mayor, pero el conocimiento de qué es un equipo virtual y cómo construir, liderar y administrar uno está rezagado ¡No hay tiempo como el presente para un curso intensivo en equipos virtuales!

Ejemplos de equipos virtuales

No todos los equipos virtuales son iguales. Existen varias variedades, que dependen de la vida útil, el objetivo, las metas y los roles de los miembros del equipo. Algunos de ellos lo siguen.

Equipos en red

Un equipo en red está formado por miembros del equipo multifuncionales que se reúnen debido a su experiencia y habilidades en un tema específico. El equipo está abierto a nuevos miembros según sea necesario, y los que ya están en el equipo se eliminan después de que se completa su función.

Equipos paralelos

Un equipo paralelo proviene de la misma organización y tiene la tarea de desarrollar recomendaciones sobre un proceso o sistema. Por lo general, solo están juntos por un corto tiempo, y todos los miembros permanecen a bordo hasta que hayan alcanzado su objetivo asignado.

Equipos de desarrollo de productos

Un equipo de desarrollo de productos es un grupo que se reúne debido a su experiencia en lograr un objetivo específico. Los miembros de este equipo obtienen roles claramente definidos y trabajan de forma independiente, con su trabajo colectivo combinado para lograr el objetivo final. Si bien no siempre es un equipo virtual, cuando esos expertos están ubicados en diferentes estados o países, se vuelven virtuales.

Equipos de servicio

Un equipo de servicio está formado por miembros que ocupan diferentes zonas horarias. Trabajan independientemente Sin embargo, sus turnos se superponen para ofrecer un servicio continuo. Entonces, por ejemplo, cuando se completa un turno en la costa este, el equipo de la costa oeste asume sus funciones.

Equipos de gestión

Un equipo de gestión es una colección de gerentes de la misma organización. Si bien a menudo trabajan bajo el mismo techo, si trabajan en diferentes lugares, se convierten en un equipo virtual. Los equipos de gestión trabajan juntos para desarrollar estrategias corporativas basadas en las metas y objetivos de la organización.

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Equipos de acción

Se forma un equipo de acción por un corto tiempo duración y tiene la tarea de responder a un problema inmediato. Una vez que el problema se ha resuelto, el equipo se disuelve. Como en el último ejemplo, un equipo de acción no es exclusivamente virtual. Pero a medida que la gente se familiariza más con el trabajo con equipos virtuales, el uso de ellos aumenta más allá del uso tradicional.

¿Por qué debería comenzar un equipo virtual?

Si bien tocamos algunas de las razones por las cuales los equipos virtuales se están volviendo más aceptado, tomemos un momento para sumergirnos un poco más en esta tendencia. El crecimiento de la economía global es uno de los pilares que apuntalan la necesidad de equipos virtuales. Las compañías internacionales a menudo tienen oficinas en diferentes países, a menudo trabajando en los mismos proyectos.

Debido a los desarrollos de las últimas dos décadas, los equipos virtuales son cada vez más comunes. Según un estudio realizado por IWG en 2019, el 70% de los profesionales trabajan de forma remota en alguna capacidad al menos una vez a la semana, y el 53% lo hace durante la mitad de la semana.

Atmósfera innovadora

También hay fuerzas internas que están impulsando el pasar al trabajo en equipo virtual. Según la Harvard Business Review, los equipos virtuales están más comprometidos que aquellos que trabajan en la misma ubicación. Eso puede sonar contra-intuitivo, pero según la investigación, trabajar en la misma oficina tiende a crear complacencia, especialmente para los líderes de equipo. Pero cuando los gerentes no están físicamente presentes, hacen un mayor esfuerzo para conectarse.

Financieramente prudente

Los equipos virtuales también son una ganancia financiera potencial para las organizaciones. No tienen que establecer infraestructura adicional en los lugares donde desean tener una huella. Alquilar un espacio físico puede no ser necesario, por lo que un equipo virtual puede ser una alternativa rentable.

La ausencia de una oficina física también elimina algunos problemas comunes que enfrentan las empresas. Esto puede incluir

  • Actos de Dios
  • Cambios en la política gubernamental, como las regulaciones de visas
  • Emergencias políticas o médicas que hacen que sea difícil que los miembros del equipo puedan moverse

Los equipos virtuales mantienen a todos trabajando y productivos . Eso evita que una organización tenga que aumentar su nómina con nuevas contrataciones también.

Cómo ProjectManager.com ayuda a los equipos virtuales

Si está listo para lanzarse al mundo de los equipos virtuales, usted necesitar las herramientas que lo ayudan a administrar su equipo y brindarles las características que necesitan para trabajar mejor juntos. ProjectManager.com es un software galardonado que tiene todo lo que necesita para apoyar a un equipo virtual.

Manténgase conectado en cualquier lugar

Por definición, un equipo virtual debe estar conectado a Internet. Solo tiene sentido que el software que usan no solo sea accesible en su escritorio. Si es así, tendrá que invertir en otro software para conectar al equipo, lo cual es una pérdida ineficiente de tiempo y dinero. Nuestro software está basado en la nube, lo que significa que es accesible en cualquier lugar, en cualquier momento.

 Vista de equipo en ProjectManager.com, que muestra los diferentes miembros asignados a un proyecto con estadísticas clave, incluido el progreso en tareas, roles de equipo y si están adelantados o atrasados.
Vista de equipo en ProjectManager.com

Los equipos deben colaborar, ya sea en la misma sala o trabajando virtualmente. Sin conectar a los miembros del equipo, también podría colgar todo el experimento del equipo virtual.

Les damos a los equipos las herramientas que necesitan para conectarse. Todas las tareas a las que están asignadas pueden comentarse, y se les notificará por correo electrónico cuando haya una respuesta. Incluso si necesitan hablar con alguien no asignado a la tarea, todo lo que tienen que hacer es etiquetarlos. Todos están en la misma página.

Manténgase informado sin problemas

Cuando gestiona un equipo virtual, existe la tendencia a ser dominante, mirar por encima de sus hombros virtuales y microgestión. Pero eso puede ser contraproducente, minar la productividad y erosionar la moral. Nuestro software le brinda transparencia en el proceso. Se actualiza al instante en la vista de nuestro panel de proyectos a medida que cambian los estados de las tareas.

 El panel de ProjectManager.com se actualiza automáticamente, mostrando los datos del proyecto en tiempo real para mejores decisiones

Hay mucho más que ProjectManager.com ofrece para ayudar a los equipos virtuales. Tenemos características que ayudan desde la planificación hasta la ejecución, el monitoreo y el control, incluso la presentación de informes sobre el proyecto para las partes interesadas. Vea cómo nuestro software puede ayudarlo a administrar y respaldar a sus equipos virtuales hoy mediante esta prueba gratuita de 30 días.

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