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¿Qué es un patrocinador de proyectos? Definiendo este rol de PM


El personal del proyecto, como un patrocinador del proyecto, recibe títulos y responsabilidades específicos y existe en una estructura burocrática. Los proyectos se descontrolarían rápidamente sin una estructura burocrática para organizar acciones y autorizar cambios. Una burocracia crea orden y entrega eficiencia a través de la cartografía de acciones y el intercambio de conocimientos.

En ese espíritu, veremos un papel crítico, uno que está cerca de la parte superior del tótem: el patrocinador del proyecto. Esta posición podría ser la más importante porque el proyecto fue creado para el patrocinador del proyecto y, por lo tanto, su aprobación o desaprobación final marcará una empresa exitosa o fallida.

¿Qué es un patrocinador del proyecto?

El patrocinador del proyecto es que persona o grupo que posee el proyecto. Cada proyecto tiene uno. Ellos son la razón del proyecto. Si bien no administran las operaciones diarias de un proyecto, están por encima del gerente del proyecto en términos de jerarquía del proyecto.

Lo más probable es que el patrocinador del proyecto haya estado involucrado con el proyecto desde el principio. Ellos fueron quienes ayudaron a concebirlo y abogaron por él.

Según el Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos (PMBOK), el patrocinador del proyecto es "una persona o grupo que proporciona recursos y apoyo para el proyecto, programa o cartera para permitiendo el éxito. ”

El patrocinador del proyecto puede variar según el proyecto. Por ejemplo, un proyecto gubernamental tendrá un funcionario estatal como patrocinador del proyecto que trabajará con el gerente de proyecto de la empresa constructora. Sin embargo, en un proyecto de TI, el patrocinador del proyecto podría ser el director de información.

Responsabilidades del patrocinador del proyecto

El patrocinador del proyecto es responsable de muchos aspectos del proyecto, desde el inicio hasta el éxito para aprobar y establecer partes del proyecto. Según el Project Management Institute (PMI), el rol de patrocinador del proyecto se puede dividir en tres partes: visión, gobernanza y valor o realización de beneficios. Los desglosan de la siguiente manera:

Visión

  • Se asegura de que el caso de negocios sea válido y esté en sintonía con la propuesta de negocios
  • Alinea el proyecto con la estrategia, metas y objetivos del negocio
  • Permanece informado de los eventos del proyecto para mantener el proyecto viable
  • Define los criterios para el éxito del proyecto y cómo encaja con el negocio general

Gobernanza

  • Asegura que el proyecto se inicie e inicie correctamente
  • Mantiene las prioridades de la organización en todo el proyecto
  • Ofrece apoyo para el proyecto organización
  • Define los roles del proyecto y la estructura de informes
  • Actúa como un punto de escalada para los problemas cuando algo está fuera del control del gerente del proyecto
  • Obtiene recursos financieros
  • Toma de decisiones para el progreso y las fases del proyecto

Valores & Beneficios

  • Se asegura de que se gestionen los riesgos y los cambios
  • Ayuda a garantizar el control y los procesos de revisión
  • Supervisa la entrega del valor del proyecto
  • Evalúa el estado y el progreso
  • Aprueba los entregables
  • Ayuda con la toma de decisiones
  • Responsable de la calidad del proyecto a lo largo de las fases del proyecto

Qué hace un patrocinador del proyecto en cada fase

Mientras que a veces un patrocinador del proyecto es claramente comprometido desde el principio y otras veces no se ven por ninguna parte, el mejor patrocinador del proyecto está totalmente comprometido con cada fase del proyecto.

Deberes de iniciación

Los patrocinadores del proyecto son fundamentales para seleccionar al gerente del proyecto durante la fase de iniciación , y luego le dan a ese gerente de proyecto un mandato claro, contexto para el proyecto y establecen el nivel de su autoridad.

Además, durante el inicio del proyecto, el patrocinador del proyecto se asegura de que el proyecto sea apropiado para la organización, ofreciendo información sobre la carta del proyecto y participa en la reunión de inicio. El patrocinador ayuda con la toma de decisiones durante esta fase.

Deberes de planificación

Para la fase de planificación, el patrocinador del proyecto está verificando que el plan del proyecto sea realista y factible. Esto explica las restricciones de tiempo y si el equipo tiene o no la tarea de cumplir con las expectativas que no pueden cumplir.

El patrocinador del proyecto también puede ayudar a resolver los problemas, si están más allá del alcance del gerente del proyecto. Si hay otros proyectos en juego, el patrocinador del proyecto se asegura de que todos estén trabajando juntos y no uno contra el otro.

Deberes de implementación

Para las fases de implementación y control, el patrocinador del proyecto debe trabajar con el gerente del proyecto. , pero no sobrepasar los límites. El patrocinador del proyecto evalúa el progreso real del proyecto con respecto a lo planeado y brinda retroalimentación al gerente del proyecto según sea necesario.

Los patrocinadores también ayudan al gerente del proyecto y al equipo a trabajar de forma más autónoma para resolver los problemas a medida que surgen, al tiempo que se asegura de que los procesos seguido. Identifican los factores subyacentes que pueden causar problemas y celebran la finalización de los hitos.

Deberes de cierre

Durante la fase de cierre, el patrocinador del proyecto es parte de la evaluación post mortem del desempeño y otros aspectos del proyecto. Se aseguran de que las transferencias y las firmas se realicen correctamente. Los patrocinadores del proyecto ayudan a facilitar la discusión que decide si un proyecto fue un éxito o un fracaso.

En general, un patrocinador del proyecto ayuda a simplificar las comunicaciones. Crean confianza y colaboración y evitan que los problemas se intensifiquen. En términos de problemas, configuraron el instrumento para identificar problemas con el cronograma, el costo y la calidad. En ese sentido, también están a cargo de garantizar que la gestión de riesgos sea exitosa. Finalmente, también fomentan el mantenimiento de registros para el almacenamiento de datos históricos.

Diferencias entre un patrocinador del proyecto y otros roles

Un patrocinador del proyecto es diferente del propietario del proyecto en que es una persona, mientras que el propietario es una organización . Sin embargo, en la mayoría de los casos el patrocinador del proyecto es empleado por el propietario del proyecto.

La parte interesada del proyecto puede confundirse con el patrocinador del proyecto debido a los títulos similares. Sin embargo, una parte interesada en el proyecto es cualquier persona afectada por el proyecto. Pueden ser agencias reguladoras gubernamentales, propietarios de tierras, etc. El patrocinador del proyecto generalmente es parte de la organización propietaria del proyecto.

Relacionado: ¿Qué es la Teoría de las partes interesadas?

Mejores prácticas para interactuar con el proyecto Patrocinadores

Para el gerente del proyecto, involucrarse con el patrocinador del proyecto es parte de la dinámica de trabajo de cualquier proyecto, y el elemento más importante sobre el cual construir esa dinámica es la confianza. Usted gana confianza al cumplir sus promesas. Esto significa completar sus tareas a tiempo de la mejor manera posible y demostrar que tiene las habilidades y la experiencia para hacer bien el trabajo.

También desea que sus comunicaciones sean claras y estructuradas para cumplir con las expectativas del patrocinador del proyecto. Los patrocinadores del proyecto necesitan actualizaciones periódicas del estado. ProjectManager.com tiene una serie de herramientas que lo ayudan a realizar sus tareas a tiempo y por debajo del presupuesto, y luego comunicar ese éxito al patrocinador de su proyecto.

Por ejemplo, con nuestro diagrama de Gantt en línea, cuando los miembros del equipo inician sesión y completan Las tareas asignadas a ellos, el progreso del proyecto se actualiza en tiempo real. Esto lo ayuda a cumplir con el cronograma y proporciona una forma visual de actualizar el patrocinador de su proyecto en el cronograma.

 diagrama de Gantt para informar a los patrocinadores del proyecto

ProjectManager.com también tiene un tablero en tiempo real que muestra los datos del proyecto en vivo. No solo se notifica al gerente del proyecto, sino que la información se ingresa en el tablero donde se agrupan los números y se muestran en gráficos y cuadros fáciles de leer.

Estos cuadros se pueden filtrar para mostrar solo los datos que el patrocinador del proyecto desea. , y luego se compartió digitalmente o se imprimió para una presentación. Si se reúne con el patrocinador del proyecto, lleve su software con usted. Puede acceder fácilmente si surge alguna pregunta que exija una inmersión más profunda en los datos.

 tablero para actualizar patrocinadores

Los patrocinadores del proyecto necesitan este tipo de transparencia: se sienten parte del proceso y pueden proporcionar la orientación que ' se le asignó la tarea de cumplir para mantener el proyecto alineado con los objetivos comerciales de la organización.

Los patrocinadores del proyecto son uno de los muchos engranajes que conducen un proyecto a un final exitoso. Son especialmente importantes ya que tienen el poder de aprobar o desaprobar cambios para mantener los proyectos alineados con la estrategia comercial. Por lo tanto, desea mantenerlos bien informados. Si desea integrar mejor al patrocinador del proyecto, pruebe ProjectManager.com gratis con esta prueba de 30 días.

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