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¿Qué es un plan de implementación y cómo puedo crear uno?


Desde el comienzo de un triatlón hasta las primeras notas de una obra de teatro de apertura, la forma en que comienzas las cosas puede establecer el tono para el resto del evento. Lo mismo ocurre con un plan de implementación. Sin uno, su organización podría implementar grandes cambios con nada más que una guía de referencia en línea y un desarrollador estresado tratando de hacer que todo suceda.

Entonces, ¿qué es un plan de implementación, cómo se hace y cómo se ejecuta? es exitoso? Echemos un vistazo.

¿Qué es un plan de implementación?

Utilizado como un dispositivo de soporte para su plan estratégico, un plan de implementación traza cómo dar vida a su plan estratégico dividiéndolo en pasos identificables, donde cada paso se le asigna un miembro del equipo para completar en una línea de tiempo establecida. La planificación estratégica se realiza a nivel organizacional, dictando la dirección de la estrategia de la compañía y asignando recursos para que esa estrategia cobre vida. Por lo tanto, el plan de implementación traza los bordes de eso, trazando la mejor forma de implementar un plan estratégico desde el principio y cómo administrarlo de manera efectiva a medida que se implementa.

¿Cuáles son los beneficios de un plan de implementación? 19659004] El plan de implementación juega un papel importante en el éxito de su plan estratégico general. Pero más que eso, comunicar tanto su plan estratégico como la implementación del mismo a todos los empleados ayuda al personal a sentir que tienen un sentido de propiedad dentro de la dirección a largo plazo de la compañía.

Mayor cooperación

Un plan de implementación que esté bien comunicado también ayuda a aumentar la cooperación entre todos los equipos. Es fácil trabajar en un silo: usted sabe exactamente cuál es su proceso diario y cómo ejecutarlo. ¿Pero llegar al otro lado del pasillo y asegurarse de que su colega esté alineado con los objetivos que también está tratando de alcanzar? Esa es otra historia completamente diferente. Pero con un plan de implementación implementado, ayuda a cerrar la brecha un poco más fácil.

Asegurar la aceptación

Además, con un plan de implementación que está bien investigado y bien definido, puede garantizar la aceptación de partes interesadas y socios clave involucrados en el proyecto. Y no importa en qué hito se encuentre, puede continuar obteniendo esa aceptación una y otra vez.

Manténgase en el camino

Al final del día, el mayor beneficio de un plan de implementación es que hace que sea mucho más fácil para la empresa cumplir con sus objetivos a largo plazo. Cuando todos en todos los equipos saben exactamente lo que quieres lograr y cómo hacerlo, es fácil hacerlo realidad.

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Cómo hacer un plan de implementación

No existe realmente una solución estándar para todos cuando se trata de crear su plan de implementación. Es más una amalgama de tareas que proviene de una evaluación de necesidades al evaluar su plan estratégico. En general, un plan de implementación tiende a parecerse a lo siguiente:

Investigación y descubrimiento

Comience preguntándose:

  • ¿Qué equipos deben participar para lograr los objetivos estratégicos?
  • ¿Cuánto tiempo llevará hacer realidad los objetivos estratégicos?
  • ¿Qué se debe asignar desde el punto de vista del presupuesto y los recursos?

Al entrevistar a las partes interesadas, socios clave, clientes y miembros del equipo, puede determinar las tareas más importantes necesarias y priorizarlas en consecuencia. También es en esta etapa que debe enumerar todos los objetivos que está buscando alcanzar para integrar el plan estratégico con el plan de implementación. Todo debe relacionarse con ese plan estratégico para que su plan de implementación funcione.

Asignaciones y riesgos del mapa

Esto actúa como una extensión de la fase de investigación y descubrimiento, pero también es importante señalar las suposiciones y riesgos en su plan de implementación. Esto puede incluir tiempo libre pagado o vacaciones que no tuvo en cuenta en su cronograma, restricciones presupuestarias, pérdida de personal, inestabilidad del mercado o incluso herramientas que requieren reparación antes de que pueda comenzar su implementación.

Asignar responsabilidad

Cada actividad debe incluir un campeón principal para ser el dueño de la misma. Para que las tareas se asignen correctamente, este campeón deberá delegar, asegurarse de que todos los sistemas funcionen como de costumbre, realizar un seguimiento de la productividad de sus equipos y más. En el caso de que un riesgo se convierta en realidad, esta persona puede gestionarlo a un nivel más micro para que nadie tenga que asumir la responsabilidad total. El software de gestión de tareas es prácticamente esencial para este aspecto.

Determine las actividades

Comience por hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Quién debe participar en el plan?
  • ¿Cuáles son los requisitos de las partes interesadas?
  • ¿Qué recursos deben asignarse?
  • ¿Hay algún hito que necesitemos enumerar?
  • ¿Cuáles son los riesgos involucrados en base a los supuestos que anotamos?
  • ¿Hay alguna dependencia para alguna de las tareas?

Una vez que se describen todas las actividades, se enumeran todos los recursos y todos los interesados ​​han aprobado (pero todavía no se han tomado medidas), puede considerar su plan de implementación completo.

Cómo mantener su plan de implementación

Asegurarse de su implementación el plan es un éxito requiere más esfuerzo que simplemente configurarlo y dejarlo funcionar; requiere una participación activa. Esto significa crear un sistema donde su equipo pueda colaborar fácilmente y rastrear todas las actualizaciones para que pueda monitorear e informar el progreso de la implementación a las partes interesadas clave en cada hito.

Además, en cada hito, reúna a todos los miembros del equipo involucrados y comparta todas las decisiones de las partes interesadas con el equipo Mantenga la puerta lo más abierta posible para la mayor comunicación posible, de modo que pueda continuar fomentando tanto la aceptación de las partes interesadas como un entorno en el que todos los miembros del equipo sientan que tienen una participación activa en el éxito del proyecto. Incluso si algunos detalles cambian durante un hito, todos pueden tener respuestas a todas las preguntas y los cambios en el plan de implementación se pueden hacer de manera eficiente sin interrumpir las tareas y sus dependencias.

¿Cuáles son los riesgos de un plan de implementación?

En el caso de cualquier plan bien pensado, existen riesgos. Cuando se trata de un plan de implementación, los principales riesgos del fracaso del programa pueden implicar la incapacidad de obtener la aceptación o los recursos de las partes interesadas, socios comerciales o miembros del equipo.

A veces esto podría deberse a una resistencia al cambio, a pérdida de confianza entre el personal o incluso falta de priorización por parte del liderazgo. Cualquiera sea el caso, todo se reduce a la comunicación. Si está comunicando objetivos entre los miembros del equipo, así como informando datos de manera eficiente (y, por lo tanto, obteniendo la aceptación de las partes interesadas), entonces esas trampas realmente no deberían ocurrir.

Fuera de los problemas de comunicación en un nivel más raro, Hay factores fuera del control de la organización que pueden afectar su plan de implementación. Esto puede incluir la pérdida de personal clave, cambios económicos desestabilizadores, nueva competencia que ha ingresado al mercado con un producto similar e incluso desastres naturales que afectan la capacidad de su organización para producir un trabajo de calidad.

Cómo ayuda ProjectManager.com con los planes de implementación

Creación y administrar un plan de implementación es una gran responsabilidad, que requiere diligencia, paciencia y excelentes habilidades de organización.

Con ProjectManager.com, obtienes acceso a diagramas de Gantt basados ​​en la nube, para que tu equipo pueda acceder y ver sus actividades no importa donde estén Además, enlace a las dependencias dentro y entre los equipos, para que todos estén en la misma página sin importar dónde se encuentren.

 Captura de pantalla del diagrama de Gantt del plan de implementación
Asigne tareas y cree cronogramas para su plan de implementación.

Cuando se trata de un plan de implementación, hay muchas maneras de hacer uno que sea más adecuado para su equipo. Con ProjectManager.com, obtienes acceso a la planificación ágil y en cascada para que puedas planificar en sprints para proyectos grandes o pequeños, realizar un seguimiento de los problemas y colaborar fácilmente. Pruebe los tableros kanban para realizar trabajos atrasados ​​o para hacer flujos de trabajo en departamentos.

 captura de pantalla kanban para planes de implementación
Obtenga visibilidad de sus tareas y procesos con tableros kanban.

Cambio de actividades después de una reunión histórica con las partes interesadas? Puede agregar fácilmente nuevas tareas, establecer fechas de vencimiento y realizar un seguimiento de cuán avanzado está su equipo en sus actividades actuales.

Los planes de implementación son la columna vertebral del plan general estratégico de una organización. Con ProjectManager.com, brinde a su organización el software que necesitan para obtener información sobre todos los recursos necesarios, ver las actividades en sus listas y colaborar con facilidad. Regístrese para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.

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