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¿Qué es un programa en gestión de proyectos? • Guía para niñas sobre gestión de proyectos


La definición de un programa

¿Qué es un programa en términos de gestión de proyectos? Aquí hay una definición.

Un programa es un conjunto de proyectos y actividades relacionados, administrados de manera coordinada y bajo una estructura que permite la entrega de resultados y beneficios .

En otras palabras, es un grupo de proyectos que se gestionan juntos.

¿Cuál es el punto de un programa en gestión de proyectos?

El propósito de un programa es vincular el trabajo relacionado.

Si trabajas en un programa, ya sea como gerente de proyecto, o en una función de oficina de programa (o como gerente de programa) sabrá que el objetivo es que su trabajo contribuya a los objetivos estratégicos de la organización.

La ​​administración de programas y proyectos facilita la administración de recursos y gastos porque puedes hacer malabares con las prioridades y administrar múltiples proyectos.

Siempre que sepa a dónde quiere llegar en general, puede asegurarse en general de que lo logra con los recursos y el presupuesto que tiene.

Gestión de proyectos frente a programas

La gestión de proyectos ofrece un único resultado. La gestión de programas ofrece un objetivo comercial.

Los programas pueden ser transformadores, aunque los proyectos grandes también pueden serlo.

He hecho ambas cosas. Como gerente de programa, ejecuté una colección de proyectos relacionados con el objetivo de ofrecer mejoras en toda la empresa a gran escala.

Como gerente de proyecto, ejecuté proyectos complejos con muchos flujos de trabajo, pero solo había un objetivo y una salida.

Por ejemplo:

Programa: Digitalice todos nuestros procesos: este es un objetivo a gran escala que involucraría a muchos equipos y muchos proyectos para lograr.

Proyecto: Migre el software de contabilidad a una nueva herramienta: este podría ser un proyecto complejo que afecta a muchos miembros del personal, con serias implicaciones para la reingeniería de procesos y la capacitación, pero es solo una iniciativa.

Estructura del programa

Primero, echemos un vistazo a cómo los programas encajan en la forma de ver el trabajo proyecto / programa / cartera.

Los programas son colecciones de proyectos y trabajos BAU que juntos lograrán un objetivo general. Los programas pueden ser parte de una cartera o independientes. Pueden incluir un par de proyectos o lotes.

La ​​imagen a continuación explica la estructura del programa, con respecto a cómo encaja en el resto de la jerga de gestión de proyectos.

Diferente Tipos de programa

¿Sabía que hay tres tipos de programa? ¡Sí hay! Ellos son:

  • Programas visionarios
  • Programas emergentes
  • Programas obligatorios.

Todos son valiosos, pero cada uno tiene peculiaridades particulares que cambian cómo funciona el equipo y cómo se manejan. Veamos cada uno de ellos a su vez.

1. Programas visionarios

"Tengo una visión …"

Un programa dirigido por la visión es donde los líderes superiores tienen una idea específica de cómo quieren que se vea la organización cuando se completa el trabajo.

Estos tienden a sean programas transformadores, que ofrezcan cambios organizativos o culturales, como una reestructuración o cambios fundamentales en los principios operativos de la empresa (sin papel, por ejemplo).

En este tipo de programa, usted cuenta con el apoyo de liderazgo de alto nivel, y aunque puede Parece obvio decir que, a menudo, no tienes el patrocinio requerido en la gestión de proyectos, por lo que es bueno que esté presente aquí. Es en gran medida un enfoque de arriba hacia abajo.

Cómo comienzan estos programas

La gerencia habrá tenido una idea del estado futuro del negocio en una sesión de estrategia, y el programa es la forma práctica de llegar allí.

Se necesitarán varios proyectos para lograr esos objetivos, por lo que podría encontrarse trabajando en uno de los proyectos que entregan un componente, o en la propia oficina del programa que administra la entrega general.

Hay un fuerte compromiso a la visión y lo que hará por la empresa, y verá que todos lo respaldan (o al menos, la mayoría de las personas) porque ven que no tienen otra opción: la empresa está cambiando de todos modos.

Esto hace que el cambio es relativamente fácil de manejar, pero significa que el equipo del programa tiene que pasar más tiempo buscando personas que vayan a afectar negativamente el programa pero que no están preparadas para decirlo en voz alta por temor a parecer no estar comprometidos con los próximos cambios

Mientras él ¡De muchas maneras, para tener un apoyo superior tan abierto, empuja la resistencia al cambio bajo tierra!

Lea más sobre el papel de la gestión del cambio en proyectos y programas.

2. Programas emergentes

Este es quizás el tipo de programa más difícil de involucrar: programas que no comienzan como programas pero que se convierten en uno por defecto.

Esto sucede porque la empresa inicia una serie de proyectos que son vagamente conectado Con el tiempo, las personas se dan cuenta de que están luchando para asegurar recursos similares y que hay una superposición con algunos productos o entregas.

Incluso puede preocuparse de que los beneficios se cuenten por duplicado. Como resultado, surge un marco de programa para que todo pueda reunirse bajo una sola estructura de liderazgo, con una mejor coordinación y comunicación.

Uno de los desafíos con este tipo de programa es encontrar formas de alinear los proyectos. Comienza con tener un software de programación de proyectos decente porque entonces al menos puedes ver qué hace cada proyecto individual y cuándo.

Luego, puede comenzar a reunir programas de recursos, dependencias y costos para crear una estructura común. Es posible hacer esto, pero requiere trabajo y supervisión, ¡y no es fácil!

Problemas con programas emergentes

El problema al tratar de superponer enfoques de gestión de programas en una colección de proyectos relacionados es que intentará estandarizar las prácticas de trabajo y las líneas de informes en varios proyectos donde esos enfoques ya están en juego.

Está tratando de cambiar la forma en que las personas trabajan y, en cierta medida, la libertad de operación que utilizaron tener. Eso puede crear resistencia por parte de los equipos de liderazgo del proyecto, por lo que el enfoque para el gerente del programa aquí debería ser reunir a las personas para ver el beneficio de trabajar como un equipo del programa.

Si puede resaltar los beneficios (acceso a recursos compartidos, menos retrabajo, etc.), entonces espero que pueda construir un equipo de programa sólido de abajo hacia arriba. De lo contrario, esta guía sobre cómo recuperar un programa problemático podría ser útil.

Una forma de hacerlo es utilizar un organigrama para definir roles dentro del programa. Obtenga una plantilla de organigrama gratuita aquí.

3. Programas obligatorios

Finalmente, tienes programas de trabajo obligatorios. Casi siempre hay algo que pertenece a esta categoría en un momento dado porque estamos administrando programas en un mundo cambiante.

Por ejemplo, una nueva legislación podría generar cuatro o cinco cosas diferentes de las que la empresa debe estar al tanto.

Estos podrían ser proyectos separados, pero debido a que los recursos legales y el presupuesto se mantienen centralmente, es más fácil administrar esos proyectos como un programa para monitorear la posición general para el cumplimiento de la compañía.

Un ejemplo de un programa obligatorio sería GDPR . Las empresas necesitaban implementar cambios en RR. HH., Gestión de registros, TI, Marketing y Servicios al Cliente, y probablemente más.

Los resultados de los proyectos en programas obligatorios probablemente sean nuevas políticas, actualizar términos y condiciones, implementar cambios en el proceso para cumplir con regulación y similares.

Es poco probable que esté lanzando nuevos productos: estos proyectos tienen que ver con mantener a la compañía en cumplimiento con las reglas comerciales y garantizar que todos permanezcan en un trabajo. Eso los hace interesantes, y además, como la organización tiene que hacerlos, genera una buena cantidad de compras que hace que sea más fácil hacer las cosas.

Respuestas rápidas

¿Cuál es la diferencia entre un proyecto y un programa? [19659062] Se crea un programa para administrar una serie de proyectos relacionados, cada uno de los cuales contribuye al objetivo general del negocio, donde es eficiente administrarlos juntos para obtener el resultado deseado. Un proyecto es una iniciativa única en la que un equipo trabaja para entregar un resultado particular.

¿Cuál es la diferencia entre un programa y un gerente de proyecto?

Un gerente de programa supervisa la entrega exitosa de un programa completo. Deben equilibrar los recursos, el presupuesto y el tiempo para lograr el objetivo y garantizar que cada gerente de proyecto tenga lo que necesitan para completar su parte del programa. Un gerente de proyecto lidera un proyecto único, con responsabilidades y alcance de acción más estrechos.

Recomendaciones de libros para la gestión de programas

Pin para lectura posterior:

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