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Qué hacer cuando su equipo no cree en el cronograma del proyecto • Guía para niñas sobre gestión de proyectos


Este es un extracto del Proyecto Pain Reliever. Contribuí este capítulo (y otro) al libro. Se trata de asegurar que todos compren el cronograma del proyecto.

El plan de un solo hombre: una historia

Hans había pasado mucho tiempo trabajando en el cronograma de su proyecto. Sabía lo que había que hacer y cuánto tiempo llevaría todo. Recopilación de requisitos, eso llevaría un par de días, ¿verdad? Después de todo, no había tantos usuarios que preguntar.

Hans proyectó con orgullo el cronograma en la pared de la sala de reuniones, sabiendo que era uno de los documentos más importantes del proyecto. "Mirando esto, terminaremos en junio", dijo al equipo.

Sus caras estaban incrédulas, y no parecían en absoluto contentos de que les hubiera ahorrado tanto tiempo haciendo todo el trabajo. para ellos.

"Acaban de tener un día para la aprobación del presupuesto", dijo Claire de Finanzas. “¿Sabes que el ciclo de aprobación es de tres semanas? Y no hay nada en el plan de entrenamiento. Mi departamento es de cuatrocientas personas, ¿cómo voy a entrenarlos a todos en el nuevo sistema? ”

Ouch. Y Claire no fue la única en quejarse. Mientras rodeaban la mesa, cada miembro del equipo hizo agujeros en su plan. "Absolutamente no podemos hacer esto", dijo Claire, cuando todos terminaron de separar el horario. "Es idiota".

Hans había malinterpretado completamente lo que había que hacer para llevar a cabo este proyecto. Ahora se dio cuenta de que no había entendido lo que estaba involucrado en algunas de las tareas, e incluso se había perdido algo. Lo único bueno fue que aún no había mostrado el cronograma al patrocinador de su proyecto. Necesitaba un nuevo plan, y rápidamente: debía presentar el cronograma al Patrocinador esa tarde.

El equipo no se apega al plan

Tienes un gran plan de proyecto, con muchos detalles. Está debidamente documentado y ha creado un cronograma que hace todo para la fecha que el Patrocinador quiere.

Sin embargo, ahora que el equipo ha comenzado a trabajar en el proyecto, está claro que se están apegando a sus propios plazos y no pagan nada. atención a su obra maestra.

De hecho, en la última reunión del equipo fueron tan lejos como para decirle que su agenda es completamente poco realista. OK, ¿se perdió la fase de prueba, pero seguramente eso no tomará mucho tiempo?

Todos están haciendo lo que pueden, y el equipo está trabajando largas horas para completar las tareas a tiempo, pero están comenzando a resentirse. hecho de que los inscribiste en esto. No sabe cuánto tiempo puede mantener el proyecto en marcha cuando es obvio que el equipo no cree en el plan o el cronograma.

Las señales de advertencia

  • El equipo de su proyecto se queja de los plazos.
  • Las tareas no se completan a tiempo, si es que lo hacen.
  • Se completan tareas que no están en el plan.
  • Está presionando a su equipo para que complete las tareas en las fechas clave.
  • Todos están trabajando largas horas.
  • La moral del equipo está cayendo, junto con su confianza en usted.

¿Qué sucederá si no hago nada?

El proyecto llegará más tarde y más tarde y las tareas no se entregan a tiempo. El Patrocinador se sentirá más desilusionado con su capacidad de cumplir con la promesa de su horario.

A su vez, puede presionar cada vez más a su equipo para que acelere, arriesgándose a cortar esquinas y entregar un producto de baja calidad que no es apto para su propósito.

La moral en el equipo y su disposición a trabajar con usted caerán. Eventualmente, es posible que no funcionen en sus proyectos en absoluto, y ganará una reputación de ser un conductor esclavo cuyos proyectos siempre se retrasan.

Solución

No se puede planificar en el vacío. Al final del día, no eres tú quien hará todas las tareas, eso es lo que harán los miembros del equipo del proyecto. Involúcrelos en la elaboración de lo que se debe hacer para cumplir con los objetivos del proyecto y cuánto tiempo llevará todo.

Si su plan y cronograma no son realistas, comience desde cero y construya otros nuevos, con la participación de todos los derechos personas. En resumen, necesita:

  1. Una lista completa de tareas requeridas para ejecutar el proyecto.
  2. Escalas de tiempo precisas para estos.

¿Qué debo hacer?

Obtenga todos los miembros clave de su equipo para trabajar un nuevo plan y cronograma realista en el que todos puedan comprar. Reconozca que su plan de trabajo actual no es bueno y que necesita establecer una nueva línea de base para seguir el progreso.

Esencialmente, está comenzando a planificar este proyecto desde cero y necesita su ayuda. Aquí están las tres cosas que hacer a continuación.

1. Documente todas las tareas

Como grupo, revisen todas las estructuras y planes de desglose de trabajo que tienen hasta ahora. La persona que realiza un trabajo tendrá una mejor comprensión de lo que realmente implica que usted.

Así que permítale decirle qué se necesita para realizar la tarea. ¿Qué le falta al plan original? ¿Cómo se divide la tarea en subtareas? Si puede, delegue la creación de subplanes a los líderes del flujo de trabajo.

El objetivo aquí es obtener una lista completa de lo que debe hacerse para lograr los objetivos del proyecto. Confíe en sus expertos para que lo ayuden a desarrollar esta lista: les ayudará a sentirse más responsables de los entregables y más cómodos con el plan general.

2. Comprenda las dependencias

Una vez que sepa lo que hay que hacer, es hora de comenzar a poner las tareas para crear el cronograma. La gestión de dependencias es importante aquí. Nuevamente, confíe en los expertos de su equipo para que lo ayuden a incorporar las dependencias en el cronograma. Tenga en cuenta:

  • ¿En qué orden se deben completar las tareas?
  • ¿Qué tareas se pueden ejecutar en paralelo?
  • ¿Qué se puede comenzar temprano?
  • ¿Quién necesita que alguien más haya terminado antes de que ellos lo hagan? puede comenzar?
  • ¿Qué debe terminar al mismo tiempo que otra cosa?

Una vez que comprenda el orden de las tareas y sus dependencias, puede comenzar a poner algunas fechas.

3. Crear el cronograma

El equipo no pensó mucho en el cronograma original que creó, por lo que esta vez pídales su opinión. Probablemente hayan pasado más tiempo llevando a cabo este tipo de trabajo, y a menos que sea un proyecto único o sean muy nuevos en su trabajo, es probable que lo hayan hecho antes.

Dada toda su experiencia, deberían poder elabore algunas estimaciones realistas de los plazos para todas las tareas del plan.

Consejo: No hay nada malo en desafiar algunas de las fechas: no desea que el equipo pueda cubrirse los ojos. . Como gerente del proyecto, debe encontrar un equilibrio entre inventar las fechas clave usted mismo y permitir que el equipo defina sus propias fechas en el futuro para que todos trabajen medio día y el proyecto demore años en completarse.

 Programación problemas

No hay nada malo en desafiar algunas de las fechas: no desea que el equipo pueda pasar la lana sobre sus ojos. Como gerente del proyecto, debe encontrar un equilibrio entre inventar las fechas clave usted mismo y permitir que el equipo defina sus propias fechas en el futuro para que todos puedan trabajar medio día y el proyecto demore años en completarse.

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Trabajen juntos para crear estiramientos pero objetivo alcanzable fechas de entrega. Y ponga algo de tiempo de contingencia explícitamente en el cronograma si le preocupa que haya un grado de incertidumbre en las estimaciones.

Finalmente, es hora de presentar su nuevo cronograma a su Patrocinador. Es muy probable que el resultado de hacer este ejercicio sea un proyecto que terminará más tarde de lo que originalmente tenía en mente.

Es difícil decirle a un Patrocinador que sus estimaciones iniciales estaban equivocadas. Sin embargo, lo que ahora tiene es un plan de proyecto en el que puede creer, entregar y respaldado por todos los miembros de su equipo. Ese es el mensaje para darle a su patrocinador.

Usted sabe que está en un buen lugar cuando …

Sabe que está en un buen lugar cuando:

  • Tiene una lista completa de tareas para el proyecto. [19659016] Usted comprende las dependencias entre las tareas.
  • Ha trabajado con su equipo para establecer estimaciones realistas para la duración de estas tareas.
  • Ha creado un cronograma creíble con las aportaciones de su equipo.

No está el experto cuando se trata de llevar a cabo el trabajo para cada una de estas tareas, por lo tanto, aproveche la experiencia en el equipo e involucre a los miembros del equipo al elaborar un plan y un calendario.

Como resultado, obtendrá una mejor aceptación del equipo. , y todos tendrán más confianza en que el proyecto se entregará a tiempo.

El Proyecto Pain Reliever, editado por Dave Garrett, es publicado por J. Ross.

 Cuando su equipo no le cree

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