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RAID en gestión de proyectos • Guía para niñas sobre gestión de proyectos


¿Alguna vez se preguntó de qué se trata RAID en la gestión de proyectos? Escuchará a los gerentes de proyecto hablar sobre sus registros RAID como parte de cómo administrar un proyecto o actualizar el RAID, pero ¿qué significa todo esto?

Obtenga una plantilla de registro RAID como parte de un libro de trabajo completo del proyecto aquí. [19659004] En este artículo, nos fijamos en todo RAID. También hay una entrevista en video con el experto en riesgos Keith Rickman: desplácese hacia abajo para eso.

¿Qué significa RAID en gestión de proyectos?

En gestión de proyectos, RAID significa:

  • Riesgos
  • Suposiciones
  • Problemas
  • Dependencias

Estas son cosas clave a seguir como gerente de proyecto.

Su registro RAID es uno de los documentos cruciales de planificación del proyecto que lo ayuda a planificar y controlar el proyecto.

Las cosas en el RAID Log le brinda una amplia comprensión del contexto del proyecto y del entorno en el que está operando. Aquí hay un poco más de detalle sobre cada uno de estos elementos.

Riesgos: Estas son cosas que podrían afectar su proyecto si suceden. Generalmente pensamos en los riesgos como cosas que podrían hacer que el proyecto salga mal, pero el riesgo también podría ser algo positivo. Cualquier cosa que pueda tener un impacto en el proyecto (pero que aún no ha sucedido) es un riesgo.

Suposiciones: Estas son cosas que debes asumir porque aún no sabes si son ciertas . También pueden ser cosas que usted supone que se mantendrán igual. Debe trabajar con estos supuestos hasta que los haya probado o refutado. Cuando tenga más información, puede volver a planificar en consecuencia. (¡Eso significa que los supuestos también pueden ser riesgos!)

Problemas: Estas son cosas que han sucedido y están causando un problema en su proyecto. Algunas personas también gestionan los cambios en el proyecto como problemas, pero personalmente no lo hago. Agrego una pestaña adicional a mi hoja de cálculo RAID para rastrear y administrar los cambios.

Dependencias: Estas son cosas que su proyecto necesita para poder completar de acuerdo con el plan. Esa podría ser una entrega de otro proyecto que forma la base de su proyecto, aportes de un experto u otra cosa. En mi experiencia, la mayor dependencia de los proyectos en la toma de decisiones de gestión. ¡Necesitan tomar decisiones para que pueda continuar con su trabajo!

Lea más sobre las dependencias aquí.

La D en RAID: ¿Dependencias o decisiones?

Formalmente, la 'D' en RAID significa Dependencias, pero Aprovecho mucho más la grabación de Decisiones. En última instancia, depende de usted lo que cree que vale la pena documentar en su proyecto. Ya sea que documente decisiones en un registro RAID o no, es importante documentarlas en algún lugar.

La A en RAID: ¿Acciones o Suposiciones?

Formalmente, la "A" en RAID significa Suposiciones. Pero, de nuevo, obtengo más kilometraje al grabar Acciones.

Necesito usar y actualizar la lista de acciones diariamente. Los supuestos no cambian tan a menudo. Puede elegir usar ambos, o uno u otro, siempre que esté grabando, rastreando y administrando lo que necesita para administrar adecuadamente el proyecto.

Usted registra los elementos en un registro RAID. La imagen muestra la plantilla de registro RAID que uso: la hoja de trabajo que se muestra es la pestaña de riesgo.

 Plantilla RAID
Así es como se ve el libro de trabajo (una pestaña, de todos modos). Otras hojas de trabajo cubren todos los elementos de la plantilla RAID

¿Qué es un registro RAID?

Un registro RAID es una lista donde registra los riesgos, suposiciones, problemas y dependencias de un proyecto. Podría ser una hoja de cálculo ( como esta) o incorporada en su herramienta de software de gestión de proyectos en forma de una base de datos o tabla.

Un registro RAID es una forma de rastrear las cosas que afectan e influyen su proyecto. Es parte de los mecanismos de gobernanza y control en torno a su proyecto.

Sin embargo, en mi experiencia, RAID por sí solo no es suficiente. Como mencioné anteriormente, también utilizo el mismo formato para rastrear:

  • Acciones
  • Decisiones
  • Restricciones
  • Cambios.

¡Pero eso no es un acrónimo claro!

Cuando usas una plantilla RAID en una hoja de cálculo, puede agregar tantas pestañas / hojas de trabajo como desee para poder rastrear todo en un solo lugar. Esto hace que sea más fácil trabajar con él: no desea buscar información sobre los elementos de datos clave de su proyecto en varios lugares.

Para mí, mi registro RAID es el documento clave del proyecto que uso a diario. Esto se debe principalmente a que también mantengo mi registro de acciones allí, y eso es lo que uso todos los días para administrar el trabajo que queda fuera del cronograma del proyecto.

Cuándo actualizar su registro RAID

Los diferentes elementos de su registro RAID será actualizado en diferentes momentos. Por ejemplo, no necesitará actualizar las restricciones del proyecto todos los días. Simplemente no cambiarán tan a menudo.

Acciones – si está rastreando acciones – generalmente cambiarán con mayor frecuencia. Actualizo algo en mi registro de acción al menos una vez al día.

Los riesgos deben actualizarse al menos una vez al mes. Preferiblemente, con mayor frecuencia, según su plan de gestión y la forma en que elija administrarlos.

Los problemas pueden necesitar actualizarse diariamente, dependiendo de lo que esté sucediendo. Si ha encontrado un problema importante y las cosas se están moviendo rápido, querrá registrar las acciones tomadas y lo que está haciendo para mantenerse al tanto del problema.

Es una buena idea revisar todo lo que está en el registro al menos una vez al mes para asegurarse de que no se haya olvidado de realizar ninguna acción crítica y que sepa cuáles son sus prioridades para el próximo mes.

Quién actualiza el registro RAID

El gerente del proyecto debe actualizar el registro RAID.

Si tiene un software de gestión de proyectos que incorpora una base de datos de riesgos, problemas y cambios, puede delegar la actualización de estos elementos al propietario del riesgo, problema o cambio.

No hay necesidad de un líder de flujo de trabajo que gestione un problema para actualizarlo solo para que pueda actualizar el software. Pueden hacerlo ellos mismos con la misma facilidad.

Prefiero mantener la propiedad de la hoja de cálculo que uso, porque no quiero que otras personas la cambien. Con las herramientas de software, tiene una pista de auditoría de lo que se cambió y quién lo cambió.

En general, solo pueden cambiar lo que se les ha encomendado, por lo que no pueden eliminar accidentalmente una hoja de trabajo completa o actualizar líneas relacionadas con otras personas

¡Además, soy un fanático del control y me gusta saber lo que está sucediendo!

 RAID en Project Management

Más información sobre RAID (Video) [19659007] Hablé con Keith Rickman sobre RAID y las limitaciones del proyecto. ¡Si quieres profundizar en RAID, o simplemente escucharlo desde otro punto de vista, Keith te lo explica todo!

A veces suena un poco como si estuviera en una pecera, perdón por eso, tuvimos algo de internet problemas.

Tenga paciencia con nosotros, él tiene algunos puntos interesantes que realmente ayudarán a los nuevos gerentes de proyecto a comprender su proyecto y el contexto en el que están trabajando. Y cuando comprenda eso, tiene más posibilidades de poder completar

Debajo del video puede tomar mi libro de trabajo del proyecto que incluye una plantilla RAID (y más).

Obtener una plantilla de administración de proyectos RAID

Mi plantilla de administración de proyectos RAID es una hoja de cálculo de Excel. Puede usarlo en Hojas de cálculo de Google o en Excel, o importarlo en cualquier otro paquete de hoja de cálculo que use.

Descargue una copia ahora

Anclar para leer más tarde:

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