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Recopilación de requisitos: una guía rápida


Imagine que está tomando la iniciativa en un nuevo proyecto de TI que implica la construcción de un centro de llamadas desde la red a los servidores. El centro de llamadas en sí albergará cientos de trabajos y cerrará la brecha entre cliente y producto.

Ya tiene la instalación, solo necesita algunos recursos para que esto suceda. Esto podría parecer escritorios, computadoras, una arquitectura de red, una pila de servidores y un armario, además de puntos finales como computadoras / estaciones de trabajo. ¿Pero qué miembros del equipo necesitarás? ¿Cuánto tiempo tardará? ¿Cómo será el presupuesto?

Abordar estas necesidades y responder estas preguntas es de lo que se trata la recolección de requisitos. Entonces, hablemos sobre la recopilación de requisitos: ¿qué es, cómo funciona y por qué es tan importante para el éxito del proyecto?

¿Qué es la recopilación de requisitos?

Principalmente realizado durante las reuniones de las partes interesadas, la recopilación de requisitos es el proceso exploratorio de investigar y documentar los requisitos del proyecto. Sorprendentemente, más del 70 por ciento de los proyectos fallidos pierden el objetivo debido a la falta de requisitos necesarios. Ese número no es pequeño.

La recolección y gestión de requisitos verdaderamente efectivos se inicia al comienzo del proyecto, y debe responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuánto durará el cronograma del proyecto?
  • ¿Quién estará involucrado en
  • ¿Cuáles son los riesgos para el proceso de recopilación de requisitos?
  • ¿Cuál es nuestro objetivo final para comprender los requisitos de nuestro proyecto?

Suena bastante simple, pero es increíblemente importante.

¿Por qué es la recopilación de requisitos? ¿Tan importante?

Recuerda el último proyecto que manejaste. ¿Cuáles fueron los riesgos que salieron a la luz? ¿De qué recursos se te acabó? ¿Hubo algún cambio de alcance o percances presupuestarios? Y, en general, ¿cuáles fueron los impactos de esas deficiencias en el proyecto en su conjunto?

Plazos, alcance, exceso de costos: sin una identificación adecuada de los requisitos desde el principio, todos esos elementos se verán afectados. Los problemas de diseño del producto se verán afectados y se producirán retrasos en el desarrollo. En última instancia, su producto no estará configurado para un éxito óptimo ya que se enfrenta a un presupuesto desbordado.

Recopilación y gestión de requisitos efectivos

Entonces, ¿cómo reúne los requisitos de la manera más efectiva y manejable posible? Por lo general, la recopilación de requisitos se compone de unos pocos pasos discretos.

Nombrar y asignar

Primero lo primero: ¿quién será la persona que les diga a todos que usted es el gerente del proyecto? Asegúrese de que esa persona comprenda por qué este papel es tan importante: todos deben acudir a usted con todas las actualizaciones del proyecto, ya que actuará como el centro de conocimiento para el progreso del proyecto.

También querrá identificar quiénes serán los principales interesados . Estas serán las personas que intercambiarán ideas, analizarán, aprobarán o negarán las actualizaciones del proyecto. Por lo general, están formados por clientes, líderes de equipo, gerentes de departamento, miembros de la junta, socios comerciales o fabricantes. Tendrán más voz en el progreso del proyecto en general.

Obtenga requisitos y entrevista

A continuación, querrá entrevistar a todas las partes interesadas que identificó. Hágales preguntas como:

  • ¿Qué hay en su lista de deseos para esta actualización del producto?
  • ¿Cuál es su objetivo final para este proyecto?
  • ¿Qué desea que haga este producto que todavía no lo hace? [19659008] ¿Qué te interesó en primer lugar en este producto?
  • ¿Qué cambios te convencerían de recomendar este producto a otros?
  • ¿Qué herramientas necesitarías para que este proyecto tenga éxito?
  • ¿Cuáles son las preocupaciones que tienes? tiene para este proceso de proyecto?

Reúna y documente

Escriba absolutamente todo. Escribe hasta que no puedas escribir más. Registre cada respuesta individual y cree un repositorio de fácil acceso donde otros (aprobados) puedan acceder si necesitan hacer referencia a cualquier información que se haya recopilado durante la fase de recopilación de requisitos.

Esta documentación no solo será útil al final de cuando reflexione sobre los objetivos alcanzados, las actualizaciones logradas, las características agregadas y los errores corregidos, también actuará para ayudar a gestionar las expectativas de las partes interesadas y mantener a los miembros del equipo enfocados y encaminados. herramientas galardonadas de gestión de proyectos y tareas, que lo convierten en una solución completa de software de gestión de proyectos. Reúna los requisitos y guárdelos en línea. Luego, haga rápidamente planes de proyectos y asigne tareas. Seguimiento del trabajo hasta su finalización. Todo se puede hacer con ProjectManager.com.

 captura de pantalla de gestión de tareas en ProjectManager.com
ProjectManager.com le permite planificar proyectos y gestionar el trabajo en línea con su equipo. [19659036] Enumere todos los supuestos y requisitos

Esta es la carne del proceso. Una vez que haya documentado las metas y expectativas de todos, puede crear un plan de gestión de requisitos que sea procesable, medible y cuantificable.

Durante esta fase, responderá:

  • ¿Cuánto durará el cronograma del proyecto? Planifique su línea de tiempo y luego asigne sus requisitos en esa línea de tiempo. Esto ayudará en caso de que algunos requisitos dependan de las dependencias.
  • ¿Quién participará en el proyecto? ¿Serán los equipos completos de diseño y desarrollo, o solo unos pocos de cada uno? ¿Qué miembros del equipo estarán disponibles? ¿Qué miembros del equipo se especializan en los tipos de problemas que abordará el proyecto?
  • ¿Cuáles son los riesgos para el proceso de recopilación de requisitos? Defina todos los supuestos y documente todos los riesgos que podrían afectar sus requisitos. Comprenda que sus suposiciones generalmente se dividen en tres categorías: tiempo, presupuesto y alcance. Pueden variar desde asumir PTO, días festivos y días de enfermedad, hasta asumir que las partes interesadas proporcionarán comentarios de manera oportuna.
  • ¿Cuál es nuestro objetivo final para comprender los requisitos de nuestro proyecto? ¿Cuál es el objetivo basado en el tiempo, el objetivo del presupuesto y el objetivo del alcance? ¿Será para competir en el mercado más directamente con un competidor? ¿Será para resolver un problema del cliente o solucionar un error?

Al responder a todas las preguntas anteriores de manera clara y concisa, tendrá un mapa completo de sus requisitos listo para presentar a las partes interesadas.

Supervisar el progreso

Una vez que haya obtenido la aprobación de las partes interesadas sobre los requisitos que ha presentado, los implementará en la línea de tiempo y el proceso del proyecto. En este punto, querrá asegurarse de tener un método para monitorear y rastrear todos sus requisitos en todos los equipos para garantizar que los factores desencadenantes del riesgo se mantengan bajos.

También querrá usar estos datos para informe el progreso del proyecto a las partes interesadas, brinde retroalimentación a los gerentes de departamento y asegúrese de que el proyecto vaya por buen camino desde el punto de vista del tiempo, el alcance y el presupuesto.

¿Qué herramientas puede usar para reunir los requisitos?

Al final del proyecto, la capacidad de analizar y comprender el éxito o el fracaso depende completamente de las herramientas que usa para documentar todo.

Entonces, como mencionamos, antes de comenzar, querrá un repositorio para toda su documentación. Quizás este es un sistema de intercambio de archivos donde múltiples usuarios pueden acceder a todos los documentos desde el mismo servidor. O la herramienta que necesita involucra un sistema de seguimiento de tiempo que puede usar para analizar el tiempo que cada miembro del equipo pasó en ciertas áreas de proyectos anteriores para comprender cuánto tiempo podría llevarles en este.

También sería beneficioso descargar un plantilla de recopilación de requisitos para obtener una ventaja sobre el proceso de su proyecto. Esto ayudará a todos a alinearse con los requisitos comerciales, los requisitos del usuario y los requisitos del sistema.

Cualquiera que sea la herramienta, asegúrese de que se pueda acceder desde múltiples ubicaciones, en múltiples computadoras, sin importar dónde esté estacionada cada persona involucrada. Querrá que sea lo más fácil posible para que todos se comuniquen, envíen actualizaciones y brinden comentarios en todos los canales.

ProjectManager.com ayuda con los requisitos

La clave de cualquier gran proyecto es obtener todos los requisitos de El principio. Esto requiere un método continuo de comunicación a través de todos los canales y un repositorio que pueda almacenar datos durante una cantidad interminable de tiempo. ProjectManager.com tiene herramientas que hacen que eso no solo sea posible, sino también fácil.

Con nuestro software basado en la nube, usted y su equipo pueden alojar una cantidad ilimitada de documentos para que pueda almacenar cualquier solicitud de personas por cualquier período de tiempo. ¿Necesita un diagrama de Gantt que sea multifuncional con un sistema de seguimiento de tiempo? Nuestro software aloja herramientas híbridas que pueden adaptarse a medida que avanza su proyecto.

 Diagrama de Gantt en ProjectManager.com
El diagrama de Gantt de ProjectManager.com rastrea el progreso, los costos y las horas trabajadas.

ProjectManager.com es ideal para equipos que buscan comunicarse con más transparencia en múltiples ubicaciones. Con nuestro software, puede colaborar de manera efectiva y sencilla agregando comentarios de los principales interesados ​​o miembros del equipo. Además, los nombrados pueden programar tareas y realizar alertas para garantizar que los clientes estén bien administrados y la línea de tiempo permanezca intacta.

 tarea ampliada con colaboración en ProjectManager.com
Colaborar en nivel de tarea y crear listas de tareas con ProjectManager.com

Recopilar y gestionar requisitos en varios equipos no es tarea fácil. Asegúrese de que los miembros del equipo y las partes interesadas estén actualizados sin importar qué. ProjectManager.com es un software galardonado que ayuda a los equipos a colaborar eficazmente en múltiples canales. Regístrese para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.

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