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Relación Analista de Negocios y Gerente de Proyectos: Colaborar para el Éxito


Esta es una publicación invitada de Laura Brandenburg, que describe cómo obtener lo mejor de la relación entre el gerente de proyecto y el analista de negocios.

¿Qué tipo de relación debería existir entre un gerente de proyecto y un analista de negocios?

A uno colaborativo, eso es lo que! En este artículo, aprenderá 5 formas para que un analista de negocios y un gerente de proyectos trabajen juntos para el éxito del proyecto.

Todos queremos proyectos más exitosos: proyectos que brinden su valor comercial previsto y se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto. Como gerente de proyectos, trabajas con una variedad de diferentes miembros del equipo que ofrecen diferentes conjuntos de habilidades y contribuyen al éxito de tu proyecto. Uno de esos miembros del equipo es a menudo un analista de negocios.

El papel del analista de negocios en el equipo del proyecto

¿Qué se supone que debe hacer exactamente el analista de negocios? ¿Cómo puede aprovechar sus habilidades y competencias para crear proyectos más exitosos?

El análisis empresarial ayuda a garantizar que su proyecto ofrezca el valor comercial previsto y que las necesidades, requisitos y procesos comerciales se entiendan bien lo que lleva a un proceso de implementación más ágil.

Un hábil analista de negocios puede aliviar muchos problemas de proyectos y ser uno de sus mejores socios. Y hay muchas cosas que puede hacer como gerente de proyectos para ayudar a crear el entorno en el que puedan hacer su mejor trabajo.

Veamos ahora 5 formas en que pueden trabajar juntos en colaboración con un analista de negocios para obtener el mejor resultado para su proyecto.

 Elizabeth Harrin trabajando juntos

# 1: Colaborar en el alcance del proyecto para minimizar el desplazamiento del alcance

Con el fin de analizar a fondo los requisitos detallados y ayudar a administrar el alcance del alcance, la empresa El analista necesita comprender el problema comercial que se está resolviendo y el “por qué” general detrás del proyecto. Por lo general, esta información se documenta en el caso de negocio o en el documento de alcance del proyecto.

El equipo también puede usar el mapeo de historias de usuario para el alcance del proyecto. Esta es una buena técnica para usar al comienzo del proyecto (además, es probable que el BA tenga experiencia en este tipo de trabajo).

Un analista de negocios naturalmente tendrá muchas preguntas sobre el alcance del proyecto. Las preguntas pueden ser frustrantes, especialmente cuando llegan después de que el alcance del proyecto se considera aprobado, pero contestarlas ahora permitirá que el analista de negocios lo ayude a administrar el avance del alcance, priorizar requisitos detallados y, en general, mantener el esfuerzo de requisitos en el camino correcto.

Un enfoque más fácil es lograr que el analista de negocios participe en la creación de estos documentos en primer lugar, ya que entonces sus preguntas pueden abordarse en un momento más apropiado.

Un analista de negocios puede ayudar al patrocinador de negocios a descubrir el problema comercial subyacente. soluciones alternativas y decida sobre el mejor enfoque antes de comprometerse con un alcance de proyecto específico. Esta práctica lleva a un documento de alcance que es una brújula firme para todo el equipo del proyecto y puede atajar el avance del alcance incluso antes de que comience.

Pero comprender el alcance requiere que las partes interesadas correctas estén involucradas en el proyecto. Veamos a continuación cómo los gerentes de proyecto y los analistas de negocios pueden colaborar cuando trabajan con los interesados.

 Laura Brandenburg
Laura Brandenburg CBAP

# 2: Colaborar en la gestión de los interesados ​​para ahorrar tiempo

Don ser un intermediario. Los analistas de negocios son responsables de hacer preguntas para aclarar los requisitos y la mejor manera de hacerlo es tener acceso directo a las partes interesadas del proyecto.

El acceso directo permite al analista de negocios facilitar las discusiones que resuelven desacuerdos sobre los requisitos y obtener ganancias. de múltiples grupos de partes interesadas sobre decisiones relacionadas con los requisitos.

Una de las frustraciones más comunes que escucho de los analistas de negocios es que no pueden comunicarse directamente con el patrocinador u otras partes interesadas de alto nivel, lo que los ralentiza o requiere ellos para hacer suposiciones innecesarias.

Como gerente del proyecto, es probable que tenga acceso a estas partes interesadas. La gestión de partes interesadas es una de las áreas de conocimiento de gestión de proyectos principales.

Al obtener el acceso del analista de negocios a las partes interesadas críticas durante toda la duración del proyecto, evitará ser un intermediario, lo que le ahorrará tiempo y ayudará a que su proyecto avance más. sin problemas.

Además, ¡este es un excelente consejo para ahorrar tiempo! Una cosa menos que debe hacer.

Dicho esto, puede estar justificadamente preocupado de que un analista de negocios pueda comunicarle algo incorrecto a una parte interesada y arrojar un tenedor en su proyecto.

Veamos cómo abordar de manera proactiva esa preocupación para que no se convierta en un problema.

 Equipo ágil

# 3: Cree expectativas de comunicación compartida para mantenerse informado

A menudo es imposible para usted estar en cada reunión sin ralentizar el ritmo del proyecto. Sin embargo, es posible que le preocupe que la nueva información le sorprenda o que el analista de negocios pueda hacer promesas que el proyecto no puede cumplir.

Cree un acuerdo sobre qué información compartirán entre sí y qué decisiones evitarán tomar. antes de involucrar al otro.

Para evitar estos posibles problemas, establezca un plan de comunicación. Cree un acuerdo sobre qué información compartirán entre sí y qué decisiones evitarán tomar antes de involucrar al otro.

Específicamente, es posible que desee pedirle a su analista de negocios que sean sus ojos y oídos durante las reuniones de requisitos, trayendo nuevos problemas y riesgos a su atención para que puedan ser administrados como parte del proyecto general.

Desde su perspectiva, asegúrese de informar al analista de negocios sobre nuevas solicitudes de cambio, necesidades comerciales cambiantes o cambios en el presupuesto y el cronograma que impactan el negocio plan de análisis o alcance del proyecto para que no se sorprendan y se desvíen.

Mejor aún, involucre al analista de negocios del equipo directamente en estas discusiones para que puedan hacer preguntas aclaratorias y ponerse a trabajar rápidamente incorporando los cambios en los requisitos. [19659039] # 4: Colaborar en planes y cronogramas

Cuando un analista de negocios calificado evalúa el contexto de un proyecto, tendrá ideas valiosas sobre qué elicitatio n técnicas obtendrán la mejor información de manera más eficiente, qué tipos de entregables comunicarán la información de requisitos críticos de manera efectiva y cómo secuenciar las actividades de análisis de negocios para obtener la mayor claridad en el menor tiempo posible.

Sin embargo, conozco a muchos gerentes de proyecto experimente frustraciones con analistas de negocios a quienes les resulta difícil elaborar un cronograma procesable o cumplir con fechas clave.

Puede ayudar a mantener la relación del gerente de proyecto / analista de negocios funcionando sin problemas al aclarar los elementos del contexto del proyecto que tienen más probabilidades de afectar el plan de análisis de negocios.

Los elementos clave incluyen:

  • La tolerancia del proyecto al riesgo, ya que esto podría afectar cuán exhaustivo debe ser el esfuerzo de análisis de requisitos o si son necesarias tareas que requieren mucho tiempo como la trazabilidad de requisitos.
  • La estructura general del equipo del proyecto y cómo el rol de analista de negocios se ajusta a él, lo que ayudará a determinar qué es requerido, ya sean modelos de procesos de negocio, requisitos funcionales, requisitos no funcionales, pruebas de aceptación del usuario, etc.
  • Si están disponibles recursos adicionales, como una mayor participación de los interesados ​​(de los que hablaremos a continuación) o analistas de negocios de apoyo para ayudar a acelerar el esfuerzo de los requisitos.

Asegúrese de que estos puntos estén cubiertos adecuadamente en los documentos de gestión del proyecto, para que el BA (y todos los demás) sepan cuáles son.

Con la información correcta, un analista de negocios calificado ser capaz de elaborar un plan que garantice que el esfuerzo de análisis de negocios sea lo más eficiente y efectivo posible, al tiempo que ofrece un nivel de calidad que asegura que el equipo de implementación trabaje desde requisitos claros y correctos.

 Captura de pantalla de Monday.com [19659050] Captura de pantalla de Monday.com

# 5: Asegure la participación de las partes interesadas para ayudar al esfuerzo de análisis de negocios a moverse de manera más eficiente

Una de las razones por las que puede ser difícil para que los analistas de negocios se comprometan con un cronograma del proyecto es que dependen de la participación activa de las partes interesadas correctas en el momento correcto con la información correcta.

Este desafío se multiplica si no tienen acceso directo de parte interesada o si están no se les permite programar sus propias reuniones de requisitos e impulsar el proceso de requisitos.

Cuando un analista de negocios no tiene partes interesadas activamente involucradas, el proceso de requisitos se ralentiza o los requisitos se validan sin las personas adecuadas involucradas. El primero conduce a un cronograma retrasado del proyecto. Esto último lleva a requisitos erróneos o faltantes que se descubren al final del ciclo de implementación.

 Elizabeth presentando

Como gerente de proyecto, usted puede ayudar a romper estas barreras administrando a las partes interesadas del negocio como proyecto recursos

Cuando las partes interesadas no se presentan a las reuniones o proporcionan la información necesaria, también puede ayudar al analista de negocios a articular cómo el esfuerzo de los requisitos de desaceleración afecta al proyecto en su conjunto, ajustar los hitos del proyecto y escalar los problemas a la administración. [19659059] La asociación conduce al éxito del proyecto

En este artículo, hemos analizado 5 áreas críticas del proyecto: alcance, análisis de partes interesadas, comunicación, planes y participación de las partes interesadas, y cómo los gerentes de proyectos pueden ayudar a los analistas de negocios a ser más efectivos. 19659003] Con una comprensión sólida del alcance y otra información crítica del proyecto, acceso a las partes interesadas correctas que participan activamente y un plan bien pensado, el esfuerzo de análisis de negocios será eficiente, eficaz y allanará el camino para un proceso de implementación más fluido.

Habrá menos requisitos incumplidos y una mayor probabilidad de que el esfuerzo de implementación brinde un valor duradero al resolver un problema real problema de siness.

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Acerca del autor: Laura Brandenburg es la autora de Cómo comenzar una carrera de analista de negocios, una guía completa para aplicar técnicas de analista de negocios, seleccionar capacitación de requisitos y explorar roles de trabajo que conduzcan a una carrera tecnológica lucrativa. También ofrece un curso de planificación de carrera de analista de negocios (es gratis) para ayudarlo a comenzar su carrera de analista de negocios.

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