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A medida que la tecnología avanzó, también lo hizo la fuerza laboral y cómo funcionan los equipos. Las organizaciones ya no estaban atadas a sumergirse en el grupo local de talentos. Con banda ancha, dispositivos móviles y soluciones de software, los equipos podrían ser reclutados en cualquier lugar y trabajar de forma remota.

Si bien esto amplió la red en términos de captura de trabajadores calificados, crea un nuevo conjunto de problemas para los gerentes. ¿Cómo puedes manejar a alguien cuando no está allí?

Por supuesto, debes confiar en tu equipo remoto para hacer su trabajo. Sin embargo, si no puede controlar su trabajo, entonces no puede equilibrar esa carga de trabajo o saber si se han desviado.

Puede parecer un poco como conducir a ciegas, pero no tiene ser – estar. La gestión de equipos remotos es posible con el software de gestión de proyectos en línea para asignar, monitorear e informar sobre equipos remotos, sin importar dónde se encuentren o cuándo estén trabajando.

¿Qué es un equipo remoto?

Un equipo es simplemente otra forma para decir un grupo de personas que trabajan juntas para resolver un objetivo común. Un equipo remoto, también conocido como equipo distribuido, no es diferente a cualquier otro equipo, excepto en una forma muy importante.

Un equipo remoto es un grupo de personas que trabajan juntas para resolver un objetivo común que están trabajando en diferentes oficinas, ciudades o países.

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Gestión de equipos remotos

Los equipos remotos, como cualquier equipo, informan al mismo gerente. Eso significa que el gerente debe poder administrar y coordinar al equipo, como si todos estuvieran en la misma sala. El gerente debe asignar sus tareas, monitorear su progreso e informar a las partes interesadas.

Como se señaló, los equipos remotos son más populares que nunca. Parece que esa tendencia continuará, por lo que es importante que los gerentes aprendan a administrar de forma remota. Ya sea que los equipos remotos estén reduciendo los costos generales, dando a los proyectos un ciclo de trabajo de 24 horas o simplemente brindando a las organizaciones la oportunidad de contratar más talento, los gerentes aún deben administrarlos. Esto crea desafíos.

Desafíos para equipos remotos

La comunicación es el desafío más obvio cuando se manejan equipos remotos. Poder dirigir claramente las tareas y mantener un canal abierto entre el gerente y el equipo es clave para una ejecución exitosa.

El seguimiento del trabajo y la productividad, como se señaló anteriormente, también es esencial para saber si el proyecto está alineado con el plan. Por supuesto, hay que considerar la cultura corporativa, ya que algunas compañías tardarán en aceptar un nuevo paradigma.

También hay problemas para el equipo. Si están trabajando de forma remota, pero otros están en la oficina, el miembro del equipo distribuido puede sentir que no forma parte del equipo y que sus contribuciones no se notan ni aprecian. Puede haber tiempo de inactividad innecesario mientras esperan instrucciones. Y, lo que es peor, es posible que no acepten, lo que afecta negativamente su trabajo y su moral.

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5 consejos para una mejor gestión remota del equipo

Si bien nada reemplaza diálogo cara a cara, hay formas de resolver estos desafíos inherentes al administrar equipos remotos:

1. Videoconferencia

Es un poco incómodo, pero existen muchas herramientas para conectar a las personas sin importar dónde se encuentren. Tener reuniones de pie diarias o, para discusiones más profundas, una sesión de pizarra es una excelente manera de comunicarse, obtener comentarios y ver las caras de los demás.

No subestimes el poder de incluso una conferencia virtual. Poner caras a los nombres genera confianza y desarrolla vínculos que son críticos para que los equipos trabajen bien juntos. Aunque no estaría de más asignar tiempo y dinero en el presupuesto para cumbres en persona.

2. Sea claro en sus instrucciones

Cuando está en la misma oficina y los gerentes y los equipos están en comunicación constante, la necesidad de ser precisos sigue siendo importante, pero no tan esencial como cuando se manejan equipos remotos. No utilice lenguaje difuso como "rápido" o "bueno". Esos términos están sujetos a interpretación personal.

Muestre un ejemplo de lo que desea, use plazos y establezca hitos. Comparta su calendario, para que todos puedan ver cuándo se debe. Establezca expectativas claras.

3. Manténgase Comprometido

Es fácil descuidar los equipos remotos. No están en la oficina contigo. No te ven llegar por la mañana, te invitan a almorzar o simplemente te pasan en el pasillo. Estas conexiones casuales lentamente crean confianza, mientras que los equipos remotos pueden sentirse más abstractos, como un nombre sin rostro.

Por lo tanto, como gerente, es importante que se comunique y se mantenga en contacto con el equipo remoto. Invítelos a las reuniones a través de alguna herramienta de teleconferencia y establezca registros semanales, para que pueda tener una idea de cómo están y si necesitan algo de usted para hacer mejor su trabajo.

4. Enfoque en objetivos

La microgestión es un camino peligroso para los gerentes. Puede hacer que los equipos sientan que no confías en ellos o en su capacidad para hacer el trabajo para el que fueron contratados. Puede ser difícil no microgestión cuando se manejan equipos remotos.

Esto habla de un problema de confianza, por supuesto, pero si puede seguir el progreso de los objetivos del equipo remoto en lugar de lo que están haciendo cada minuto de el día, entonces estás siguiendo su desempeño sin hacer que los equipos sientan que son solo monos trabajadores. Si está cumpliendo sus objetivos, eso significa que sus equipos remotos están administrando su carga de trabajo.

5. Obtenga el software adecuado

Antes de emplear equipos remotos, asegúrese de tener las herramientas que necesita para mantenerlos informados. Si sus equipos están separados del resto de la organización, si no pueden comunicarse, compartir archivos y colaborar, entonces nunca van a trabajar productivamente.

Si los gerentes no pueden monitorear y realizar un seguimiento de su progreso y tener herramientas para obtener informes para evaluar su desempeño y el desempeño del proyecto en gran escala, esa es una receta para el desastre. Por lo tanto, encuentre una herramienta en línea que tenga un espectro completo de características de administración de proyectos que conecten equipos y gerentes.

ProjectManager.com lo ayuda a administrar equipos remotos

Aprovechando el último consejo, querrá un software de administración de proyectos en línea que tiene un conjunto completo de características para ayudar a los gerentes y equipos a administrar el trabajo en conjunto, sin importar dónde se encuentren. ProjectManager.com es un software galardonado que mantiene los proyectos organizados y los equipos remotos productivos.

Hacer que los equipos asignen tareas cuando se distribuyen es difícil, pero no con ProjectManager.com. Cuando se invita a los miembros del equipo al proyecto, el gerente puede asignarles tareas.

Esas tareas pueden tener instrucciones detalladas y archivos adjuntos ilimitados. Una vez que se establece la duración de cada tarea, rellenan un diagrama de Gantt o una línea de tiempo del proyecto. De esta manera, todos pueden seguir los plazos y mantenerse motivados.

 Captura de pantalla del diagrama de Gantt para programar el trabajo
Haga planes, programe el trabajo y asigne tareas con los gráficos de Gantt en línea.

Pero enviando las asignaciones al vacío no van a funcionar. Es por eso que ProjectManager.com mantiene a los gerentes y equipos remotos conectados.

Se pueden agregar comentarios a nivel de tarea, lo que mantiene a los gerentes y miembros del equipo hablando, pero también crea una plataforma de colaboración para que todo el equipo trabaje mejor juntos.

Si necesitan atraer a alguien más del equipo del proyecto que no está asignado a la tarea, simplemente etiquételo en un comentario y recibirá una alerta por correo electrónico.

 Lista de tareas captura de pantalla con la colaboración del equipo
ProjectManager.com tiene múltiples vistas para administrar el trabajo y colaborar.

Se hacen asignaciones, los equipos colaboran, pero los gerentes todavía están en la oscuridad sobre el progreso y el rendimiento. Pero no con ProjectManager.com, que tiene un panel de control en tiempo real para rastrear el progreso a medida que sucede e informes automáticos del proyecto que entran en detalles.

Lo último que un gerente quiere es sobrecargar a un miembro del equipo mientras otros no están haciendo cualquier cosa. Pero al administrar equipos remotos puede ser difícil saber quién está haciendo qué y cuándo.

ProjectManager.com resuelve ese problema al tener herramientas de asignación de recursos que muestran cuándo los miembros del equipo están trabajando y cuándo tienen vacaciones, vacaciones o días de enfermedad. Una página de carga de trabajo está codificada por colores, por lo que puede ver de un vistazo si la carga de trabajo de su equipo está equilibrada. Si no, reasigne directamente desde esa página.

 Captura de pantalla de la página de carga de trabajo para administrar recursos
Vea disponibilidad, carga de trabajo, vacaciones y más con nuestras herramientas de administración de recursos.

ProjectManager. com es un componente clave para cualquier metodología de gestión remota. Los gerentes tienen las herramientas para mantener a sus equipos trabajando y monitorear su progreso, mientras que los equipos obtienen las características de colaboración que necesitan para trabajar mejor juntos. Comience su prueba gratuita de 30 días y comience a administrar mejor sus equipos remotos.

Vea un video de capacitación sobre la administración de equipos remotos

A medida que los equipos remotos se vuelven más la norma, Jennifer Bridges, PMP, relata formas adicionales de usar el software de administración de proyectos para manejarlos. También habla sobre la administración de proveedores externos.

¡Aquí hay una imagen de la pizarra para su referencia!

 administración de equipos remotos

En revisión: 3 nuevos consejos para administrar equipos remotos

Primero, Jennifer señaló la variedad de equipos distribuidos que pueden trabajar juntos en un proyecto desde diferentes ubicaciones. Hay:

  • Socios proveedores
  • Equipos de ventas
  • Equipos de desarrollo de productos

Eso es solo tres, pero cada proyecto podría tener más o menos, por lo que es crucial que tenga una estrategia que garantice que todos trabajen juntos

Luego, describió algunos problemas potenciales cuando los equipos trabajan de forma remota:

  • No se siente parte del equipo
  • No contribuye
  • Esperando instrucciones
  • Siente que el trabajo es directivo
  • No tener aceptación

Si bien nada reemplaza el diálogo cara a cara, Jennifer ofreció estas tres formas de resolver los problemas inherentes de los equipos remotos:

  • Videoconferencia con pizarra
  • Colaboración y aportación bidireccional

Asigne presupuesto / tiempo para algunas cumbres en persona

El grupo de talentos se ha expandido, y ahora puede aprovechar la experiencia de todo el mundo, por lo que vale la pena el esfuerzo adicional para aprender habilidades de administración remota.

Consejo profesional: Antes de administrar su rem Otro equipo, necesita contratarlos. Esta es realmente la primera fase de su estrategia de gestión. Desea empleados empleados del equipo que tengan experiencia trabajando remotamente y hayan demostrado ser disciplinados para completar tareas con autonomía.

¡Gracias por mirar!

Transcripción:

Hoy, estamos hablando de tres nuevos consejos para administrar el control remoto equipos Bueno, la verdad es que los equipos remotos han existido durante mucho tiempo, pero constantemente estamos buscando nuevas formas de administrar esos equipos de manera más efectiva. Echemos un vistazo a cómo se verían algunos de los equipos remotos.

Entonces, como gerente de proyecto, puede estar en el sitio con algunos miembros del equipo, pero también puede tener algunos de sus socios proveedores en diferentes ubicaciones. Puede tener sus equipos de ventas en aviones, trenes o automóviles. Es posible que tenga un equipo de desarrollo de productos ubicado conjuntamente o incluso en diferentes áreas.

Y luego puede tener personas en el lugar. Sabes, este es un sitio de construcción o, donde sea que estén. Entonces, como puede ver, con la distribución de esos miembros del equipo, desea pensar en maneras de hacer que colaboren de manera más efectiva.

Hay algunos problemas potenciales que suceden con los miembros remotos del equipo. A veces podría ser, solo debido a la configuración, que algunos de los miembros del equipo no se sienten parte del equipo porque, tal vez, las reuniones, es posible que tengamos llamadas o hagamos cosas por correo electrónico, y eso hace que la gente se siente desconectada.

Y con eso, retiran algo y no contribuyen. Y cuando no contribuyen, se sientan allí y esperan a que el gerente del proyecto u otros miembros del equipo proporcionen instrucciones sobre qué hacer.

Y luego, por lo tanto, sienten que su trabajo está siendo directivo y luego en eso señalan que no están de acuerdo. Entonces, lo importante es que te estás perdiendo información valiosa de esos miembros del equipo y, lo que es más importante, su aporte.

Entonces, los tres nuevos consejos son … el viejo adagio dice: " nada puede reemplazarse cara a cara ", y eso también es cierto para los proyectos. Entonces, literalmente, queremos volver al tablero de dibujo con algo tan simple como una pizarra blanca.

Entonces, si usa pizarras blancas y luego agrega la videoconferencia, es muy fácil hacerlo hoy con herramientas como Zoom o GoToWebinar. Hay otras herramientas que también permiten eso, pero queremos pasar de la comunicación o directivas unidireccionales a una colaboración más bidireccional.

Entonces, al poder agregar el componente cara a cara, realmente ayuda a las personas a sentirse más comprometidas y les brinda la seguridad para contribuir.

También queremos forzar la participación en algunas cumbres en persona. Y entonces algunas personas dicen: "Bueno, no podemos hacer eso, porque no tenemos el dinero" o "No tenemos el tiempo".

Entonces, como gerente del proyecto, ese es uno importante parte que debe incorporar no solo a su presupuesto, sino también a su cronograma, bloquee ciertos momentos no solo en la fase de planificación, sino a lo largo de todo el proyecto.

Y luego, de nuevo, vuelve a proporcionar el oportunidad para que los otros miembros del equipo se sientan parte, contribuyan, para que pueda obtener sus puntos de vista y sus aportes.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a administrar sus equipos remotos, regístrese ahora en nuestro software en ProjectManager.com.

(Esta publicación se actualizó en marzo de 2020)

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