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Seguimiento del tiempo del proyecto: consejos y herramientas de gestión


El tiempo está allí, en la santa trinidad de la gestión de proyectos, la triple restricción. La triple restricción consiste en el alcance, el costo y el tiempo necesarios para un proyecto. Cada proyecto debe gestionar la triple restricción y, por lo tanto, debe gestionar el tiempo.

Los proyectos, por definición, tienen una fecha de inicio y finalización. Entre esos dos puntos está la duración del proyecto. El seguimiento del tiempo del proyecto es la técnica que le permite administrar los plazos durante esa duración, asegurando que el tiempo no se le escape.

La única forma de saber si el tiempo real dedicado a un proyecto está alineado con sus proyecciones es a través del tiempo seguimiento y gestión del tiempo. Si no está configurado para saber con precisión cuánto tiempo lleva hacer una tarea o completar una fase, entonces está en problemas. Está administrando a ciegas.

El software de seguimiento de tiempo del proyecto está diseñado para mantener a los gerentes al tanto de esos preciosos segundos que pasan constantemente. Pero antes de entrar en las herramientas que ayudan al seguimiento del tiempo, profundicemos un poco más en el tema.

Diferentes tipos de tiempo en un proyecto

El tiempo se puede medir de diferentes maneras al realizar un seguimiento de un proyecto. Probablemente no desee usar solo una métrica, pero una colección de ellas revelará la lectura más precisa sobre su uso del tiempo. Estos son algunos tipos de tiempo que debe tener en cuenta en un proyecto.

1. Tiempo total de producción

Esta sería la medida completa del proyecto, de principio a fin. Puede hacer una suposición aproximada basada en la experiencia u otros proyectos que son relativamente iguales utilizando datos históricos.

2. Tiempo de tarea

En un nivel más pequeño es el tiempo de tarea individual, o el tiempo que lleva completar una tarea en el proyecto. Si sabe cuánto dura cada tarea, puede sumarlas y tener una buena idea de cuánto tiempo llevará todo el proyecto.

3. Tiempo de planificación

Cada proyecto tiene un plan y un cronograma en el que ese plan debe ejecutarse. Un cronograma requiere una estimación del tiempo que se cree para terminar cada tarea y terminar con la entrega del proyecto.

Esta es una herramienta muy útil en muchos aspectos. Pone todo el proyecto en una línea de tiempo, pero también crea una línea de base con la que puede medir su ritmo real.

4. Alcanzar sus estimaciones

Al monitorear y seguir su progreso durante el proyecto, puede comparar esos datos con su plan de proyecto. Cuando coinciden, estás a tiempo.

Si los datos no coinciden con tus proyecciones, entonces estás adelantado o retrasado. Para arreglar un proyecto que está retrasado, debe ajustar el costo o el alcance para volver a encarrilarlo. Este es un movimiento básico para gestionar la triple restricción.

Estimación del tiempo

Las anteriores son todas formas en las que puede hacerse una idea de cuánto tiempo pasará en el proyecto, para que pueda crear un plan realista. calendario. Pero esos son simplemente puntos en el proyecto que toman tiempo y proporcionan una sola pieza del rompecabezas.

Hay muchas maneras de estimar con precisión el tiempo en sus proyectos. Lo más importante, no quieres ir por instinto. Eso lleva a algo llamado falacia de planificación, que es cuando las personas subestiman psicológicamente cuánto tiempo llevará hacer algo.

Datos históricos y otros recursos

Es mejor usar datos históricos para mostrar cuánto tiempo le llevó a proyectos similares llevarlos a cabo. terminado. Esto solo funciona si los gerentes se reúnen primero con las partes interesadas, por lo que tienen una comprensión clara de los objetivos del proyecto. Los expertos en la materia también son un gran recurso que debe aprovecharse.

Técnicas de estimación

También existen técnicas de estimación del tiempo, como la estimación de abajo hacia arriba, que divide las tareas grandes en tareas pequeñas. La estimación de arriba hacia abajo es crear la línea de tiempo esperada primero y luego compararla con proyectos pasados, experiencia, datos históricos, etc.

Otra técnica es PERT o técnicas de evaluación y revisión de programas, que maneja las probabilidades.

Software de seguimiento de tiempo y Herramientas

Establecer expectativas sobre cuánto tiempo llevará un proyecto es una parte importante de la planificación, pero una vez que el proyecto ha comenzado en serio, necesita tener herramientas que midan el tiempo. No puede controlar el cronograma de un proyecto si no sabe cuánto tiempo está tomando en comparación con la cantidad de tiempo que planeó llevarlo.

El uso de una buena herramienta es esencial para el seguimiento del tiempo del proyecto. Hay muchos que hacen el trabajo en diversos grados, algunos con más campanas y silbatos y otros que ofrecen lo mínimo. Lo que es correcto para usted y su proyecto dependerá del tipo de proyecto en el que esté trabajando y qué tipo de informe se espera que entregue a las partes interesadas.

Plantilla de hoja de tiempo

El uso de una plantilla de hoja de tiempo es rudimentario pero forma efectiva de recopilar el tiempo que su equipo dedica a sus tareas. La plantilla de la hoja de tiempo tendrá campos en blanco para que complete, como el nombre del proyecto, el nombre del empleado cuya hoja de tiempo es y la semana que se está registrando, así como una línea para que los gerentes aprueben la hoja de tiempo antes enviándolo.

Luego se trata de recolectar las horas trabajadas, incluyendo horas extras, días de enfermedad, vacaciones o días festivos. Esas horas se suman y, una vez aprobadas, se le paga a la persona por su tiempo. Por supuesto, una plantilla de hoja de tiempo solo abordará un aspecto del seguimiento del tiempo de su proyecto, que es el miembro del equipo, pero es importante.

Toggl

Si está buscando a su equipo para realizar un seguimiento sus horas, para que puedan facturarle, se ofrecen muchas soluciones de software. Debido a que esto es solo una pequeña porción del pastel de software de seguimiento de tiempo del proyecto, pensamos que es mejor mencionar uno de los mejores gratuitos. Toggl es una herramienta simple de seguimiento del tiempo para que los equipos aumenten su productividad.

Si bien Toggl tiene una versión paga, la gratuita tiene muchas características que la hacen una gran oferta. Por un lado, funciona para iOS, Android, Linus, macOS, Windows, web y como una extensión de navegador. Si bien solo los usuarios pagos pueden colaborar con otros miembros del equipo, obtienen algunas herramientas de informes y pueden rastrear el tiempo en diferentes proyectos.

Es más fácil de usar que otros rastreadores de tiempo, ya que puede comenzar de inmediato y agregar cliente, proyecto, tarea , etc., datos después de que haya comenzado el reloj.

ProjectManager.com registra el tiempo, tareas y proyectos

ProjectManager.com es un galardonado software de gestión de proyectos que le permite planificar proyectos, hacer cronogramas, realizar un seguimiento del tiempo e informar sobre el progreso. Tiene características que le permiten administrar todos los aspectos de la administración de proyectos, incluida la administración del tiempo.

¿Por qué usar múltiples herramientas cuando puede tener un software que le permite administrar sus proyectos y su equipo en una solución en línea?

Gráficos de Gantt para Programación de seguimiento

El diagrama de Gantt en línea de ProjectManager.com le brinda las herramientas para planificar mejor su programación. Puede vincular tareas dependientes, editar la duración según sea necesario y mostrar el proyecto en una línea de tiempo. Esto lo ayuda a cumplir con los plazos y a controlar el calendario de su proyecto.

ProjectManager.com también puede calcular automáticamente la ruta crítica del proyecto. Conocer la ruta crítica le permite comprender mejor cuánto tiempo llevará su proyecto.

 Diagrama de Gantt con cronograma del proyecto
Haga un diagrama de Gantt en minutos con ProjectManager.com

Hojas de tiempo para el equipo Administración

Pero la estimación solo es buena antes de que comience el proyecto. ¿Qué pasa cuando estás en pleno calor? ProjectManager.com tiene un software de seguimiento de proyectos con hojas de tiempo que permiten a los equipos actualizar sus tareas, al tiempo que siguen su progreso en tiempo real.

Las hojas de tiempo están automatizadas y se sincronizan con las tareas del equipo. Los miembros del equipo seleccionan sus tareas y las ingresan. Su tiempo se recopila en la hoja de tiempo, que luego se puede previsualizar y enviar para su aprobación. También puede duplicar las semanas anteriores, si algunos miembros siempre trabajan en lo mismo, lo que ahorra tiempo.

 Captura de pantalla de la función de hoja de tiempo en ProjectManager .com, que muestra las horas dedicadas a diferentes tareas
Administre el tiempo que su equipo dedica a las tareas con hojas de tiempo seguras y automatizadas.

Dashboards Monitor Slippage and Scope Creep

¿Cómo puede controlar el tiempo que su equipo dedica a las tareas? y asegúrese de cumplir con los hitos establecidos por su horario? Hay varias formas de rastrear el progreso en ProjectManager.com.

Primero, la vista de alto nivel es proporcionada por un tablero que refleja las actualizaciones de estado en el momento en que se realizan. Los cuadros y gráficos fáciles de leer muestran el progreso en las tareas, pero también las métricas sobre el costo, el estado del proyecto y más. Puede rastrear el tiempo del proyecto y mucho más.

 Captura de pantalla de la vista del tablero en ProjectManager.com, usada para rastrear el tiempo y las tareas en todos los proyectos.
Realice un seguimiento del tiempo, los costos, el progreso y más en tiempo real con los paneles.

Informes de proyectos para el análisis en profundidad

Una vista panorámica es excelente, usted dice, pero a veces hay que sumergirse en la tierra y obtener granular con sus datos. Eso es cierto, y ProjectManager.com lo entiende. Es por eso que también le brindan informes de proyectos para obtener más información. Los informes se pueden filtrar, para que obtenga solo los datos que desea.

ProjectManager.com es un software basado en la nube que controla proyectos desde el inicio hasta el cierre. Los diagramas de Gantt en línea programan planes de proyectos en una línea de tiempo, los tableros kanban brindan a los equipos un medio visual para administrar su flujo de trabajo y un panel de control en tiempo real rastrea el progreso. Los gerentes tienen herramientas de administración de recursos para mantener la productividad de los equipos. Vea cómo ProjectManager.com ayuda con el seguimiento del tiempo del proyecto y más al tomar esta prueba gratuita de 30 días.

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