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Superar la falta de recursos del proyecto


Los recursos son limitados, pero su capacidad de administrarlos para satisfacer las necesidades de su proyecto no lo es. Uno de los muchos desafíos que enfrentan los gerentes de proyecto es cómo guiar su proyecto hacia un final exitoso sin suficientes recursos. La buena noticia: hay formas de aprovechar los recursos que tiene y hacer que funcionen en su proyecto. La mejor noticia: le diremos cómo hacerlo.

Desafíos de PM: falta de recursos del proyecto

Lo primero que debe hacer cuando nota que sus recursos no cubren lo que planeó en su proyecto es Identificar el contexto. Los recursos pueden ser cualquier cosa, desde materiales hasta personal, y la situación que lo llevó a estirar sus recursos hasta el punto de ruptura puede tener muchas causas.

  • Nueva tecnología : puede estar trabajando en un programa de software más avanzado que eres capaz de apoyar o tu equipo aún no ha desarrollado el conjunto de habilidades para usar correctamente.
  • Proyectos de mayor prioridad: Puede haber otro proyecto que termine combinándose con el tuyo y algunos de tus recursos se extraigan de tu trabajar para otro.
  • Eventos imprevistos: Puede prepararse para los riesgos y planificar la incertidumbre, pero las personas se enferman, se toman un tiempo libre no planificado y los recursos no humanos pueden tener problemas de suministro.
  • Planificación deficiente: A veces es tan simple como la falta de planificación, por eso es tan importante planificar a fondo antes de ejecutar un proyecto.

Cuando el problema es menor, puede aplicar una solución rápida mirando el plan de proyecto y las listas de tareas y viendo si hay algún movimiento que abrirá más tiempo. Pero aquí estamos hablando de una mayor escasez de recursos.

¿Qué haces para superar la falta de recursos del proyecto? Sugerimos un proceso de dos pasos para ayudar a la gestión de sus recursos.

1. Identificar la situación y su impacto

Algunas de las posibles causas de la falta de recursos. Una vez que haya determinado por qué, la siguiente parte es averiguar cuál es el impacto en el proyecto. Sin ese conocimiento, es imposible resolver el problema.

2. Aproveche su Junta de Control de Cambios

Si bien puede parecer que este es un problema que solo usted debería abordar, no lo es. Desea emplear la ayuda de la placa de control de cambios. Primero, transmita cuál es la situación y el impacto en su costo, tiempo, alcance y calidad. Luego proporcione varias opciones que tiene para resolverlo y escuche sus recomendaciones. Después de que se haya decidido un curso de acción, ayude a facilitar esa decisión, y en el transcurso de la resolución ajústela según sea necesario.

Incluso con la ayuda de la junta de control de cambios, es posible que no pueda adaptarse para satisfacer la necesidad para más recursos En ese momento, es su decisión asignar más recursos y permitirle volver a establecer la línea base del proyecto.

Monitoreo de los recursos del proyecto

Para evitar una escasez de recursos, es esencial que monitoree los recursos de su proyecto durante todo el proyecto. Hay varias formas de hacer esto en su software de gestión de proyectos o seguimiento de recursos. Puede:

  • Rastrear la disponibilidad de recursos
  • Administrar la asignación de la carga de trabajo para rastrear la disponibilidad hora por hora
  • Ver los cronogramas del proyecto para monitorear el progreso de la tarea
  • Monitorear la productividad de los recursos en los paneles de control de su proyecto.

sería mejor si su software de gestión de proyectos tiene todas estas capacidades de monitoreo de recursos. De esa manera, no tiene que cargar con las transferencias de datos entre dos sistemas, y puede hacer un seguimiento de la disponibilidad y el rendimiento en tiempo real.

Haga un buen plan de recursos

La mejor manera de reducir el riesgo de no tener suficientes recursos para terminar el proyecto es asegurarse de que su plan de gestión de recursos sea lo más completo posible. Para comenzar, debe enumerar minuciosamente los recursos que necesitará, estimar cuántos necesitará y programarlos para cumplir con su fecha límite. Eso significa todas las personas, equipos y materiales necesarios para completar el proyecto.

Seguir esa lista es un cronograma. Este es el marco de tiempo en el que se necesitan los recursos para llevar a cabo el proyecto. Deberá calcular la duración en que necesitará cada uno de sus recursos para comprender su impacto en el cronograma.

Su necesidad de un recurso en particular puede cambiar drásticamente día a día; por lo tanto, desea abordar el problema de la cantidad. Por ejemplo, ¿cuántas veces al día, semana o mes necesita ese recurso? Esto lo ayudará a exprimir cada uso de esos recursos limitados.

Finalmente, debe identificar las suposiciones y restricciones relacionadas con sus recursos. Una suposición si lo que crees que es verdad, y las limitaciones son el cronograma, el costo y el costo del proyecto. Un plan sólido de administración de recursos no cambiará la cantidad de sus recursos, pero extenderá su uso para cumplir con los requisitos del proyecto.

Cómo ayuda ProjectManager.com con la administración de recursos

Tener un plan de administración de recursos es importante , pero también lo es tener un software de gestión de proyectos que tenga todas las características que necesitará para implementarlo. Tu horario es tan bueno como tu habilidad para seguirlo. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que le brinda datos en tiempo real para realizar un seguimiento preciso del progreso de su proyecto y el uso de recursos.

Para el recurso de su equipo, puede realizar un seguimiento de su disponibilidad horaria y diaria. Los días festivos y los días de vacaciones también se mencionan, ya sean locales o internacionales, lo cual es una excelente característica para proyectos con equipos distribuidos. También puede usar nuestra herramienta de administración de recursos para monitorear y administrar la carga de trabajo de su equipo. De esta manera, si uno de los miembros de su equipo recibe un sobreprecio y otros no están trabajando, puede ajustar rápidamente la carga de trabajo. Esto no solo es justo y evita el agotamiento, sino que es una forma más eficiente y efectiva de administrar sus recursos.

 captura de pantalla de la herramienta de administración de recursos
La herramienta de administración de recursos de ProjectManager.com simplifica el seguimiento de recursos

Nuestro diagrama de Gantt en línea tiene barras de progreso que muestran la cantidad de una tarea que se ha completado. Nuestro panel de control en tiempo real le muestra el progreso planificado frente al real de todo el proyecto, para que sepa al instante si se mantiene o no encaminado. ProjectManager.com también tiene informes con un solo clic que pueden mostrarle cómo está utilizando los recursos en tiempo real, filtrando esos datos para mostrar exactamente lo que desea ver. Estos informes permiten a los gerentes de proyecto tomar decisiones con datos en tiempo real, para que estén mejor informados.

Esto no es más que la punta del iceberg cuando se trata de cómo ProjectManager.com ayuda con la gestión de recursos y todo su proyecto. Descubra por sí mismo lo que podemos hacer para ayudarlo a controlar mejor su proyecto al tomar esta prueba gratuita de 30 días.

Obtenga más información sobre cómo superar la falta de recursos del proyecto

Nunca puede saber lo suficiente sobre la administración de sus recursos. Los buenos gerentes de proyecto no se dejan caer en la complacencia. Mire a Jennifer Bridges, PMP, que aprovecha su experiencia en gestión de proyectos para guiarlo a través de un breve video de capacitación que lo ayuda a extender sus recursos y cumplir con las expectativas del proyecto.

¡Aquí hay una imagen de la pizarra para su referencia!

 cómo lidiar con la escasez de recursos del proyecto

Transcripción:

Bienvenido a la serie PM Challenges. Hoy, estamos hablando específicamente de superar la falta de recursos del proyecto. Pero antes que nada, algunas personas preguntan, o se preguntan cómo llegué aquí. ¿En qué situación me encuentro, incluso si me faltan recursos?

Bueno, creo que es muy importante identificar la situación en la que se encuentra, porque hay diferentes razones de cómo llegó allí y enfoques de cómo superarlo en función de la situación.

Entonces, antes que nada, consideremos que con las tecnologías nuevas, específicamente, emergentes, a veces es difícil encontrar recursos que sepan cómo programar o apoyar esa tecnología. Entonces, a veces es difícil encontrarlos, e incluso si lo hace, tienen un costo superior.

Otra situación podría ser que en su organización, se incorpora un proyecto de mayor prioridad, y de repente, algunos de sus recursos clave se extraen del proyecto.

Además, eventos imprevistos. Entonces, a veces, pensamos en quizás desastres naturales. A veces las personas tienen proyectos en los que tal vez tienen mano de obra sindical, por lo que si hay una huelga que puede afectar los recursos.

Además, conozco una instancia que tuve una vez, había un chico en mi equipo que era un donante de órganos para su hermana. Así que habían estado esperando años para que esto sucediera, y luego, de repente, en el momento central y crítico de un proyecto, fue llamado para el proceso de donación. Así que fue retirado por una cantidad significativa de tiempo, por lo que tuvimos que ocupar su puesto.

Y luego, también está el pobre por falta de planificación. Entonces, cuando ocurren estas situaciones, por supuesto, hay un impacto en el proyecto. Para que sepa, los proyectos son, los componentes del proyecto son el costo, el tiempo, el alcance y la calidad. Entonces debe evaluar cómo esta situación impacta su proyecto. Así que echemos un vistazo a algunas formas en que puede superar estas situaciones.

Entonces, en primer lugar, si se trata de una falta menor de recursos, puede mirar su plan de proyecto y su tarea y ver si hay alguien que tal vez poco tiempo que tal vez podría reemplazar a otro? O tal vez, ya sabes, hay algo que puedes reorganizar que es menor. Pero creo que se trata de una falta de recursos más específica de la que estamos hablando aquí en esta sesión de pizarra.

Entonces, antes que nada, identifique la situación en la que se encuentra y el impacto. Y luego, aproveche su tablero de control de cambios. A veces, algunos gerentes de proyecto intentan solucionar este problema por su cuenta, y es realmente la decisión de la junta de control de cambios cómo manejarlo. ¿Entonces como hacemos esto? Usted presenta su caso.

Entonces, una vez que encuentre esta situación y el impacto, desea identificar específicamente la situación y cómo afecta su costo, el tiempo, el alcance y la calidad de su proyecto. Y luego identifique nuestra posición con varias opciones para que la junta de control de cambios considere.

Y luego haga su propia recomendación, no significa que tengan que tomarla, pero sí les hace saber que usted ha hecho su tarea, y su investigación de la situación para que pueda darles una idea de la ruta que recomienda.

Y luego facilitar la decisión con la junta de control de cambios. Y cuando reciben orientación, pueden tenerlo a usted, por ejemplo, si se trata de una tecnología emergente, pueden pedirle que busque o busque recursos adicionales para el equipo que puedan agregar más costos para que puedan aprobarlo.

Si no, puede decidir: "Bueno, ya sabes, estamos teniendo dificultades para encontrar esos recursos", por lo que ellos serán los que quizás aprueben una extensión o demora en su línea de tiempo. O tal vez ellos decidan, bueno, pueden sacar parte del alcance del proyecto.

Entonces ellos son los que finalmente pueden tomar esas decisiones y darle las aprobaciones para que pueda volver a establecer su proyecto. Y luego, así que regresas, y una vez que se ha tomado la decisión, te ajustas en consecuencia.

Así que seguro, si necesitas una herramienta que pueda ayudarte a superar tu falta de recursos, entonces regístrate para nuestro software ahora en ProjectManager.com.

(Esta publicación se actualizó en diciembre de 2019)

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