Project Management, The Project Manager Blog

Team Building, consejos y herramientas


Para muchos directores de proyectos, el único obstáculo para adoptar un equipo virtual es la dificultad percibida de gestionar uno. No está en la misma oficina que su equipo y le preocupa que todos se sientan desconectados. En un entorno así, piensa que no hay forma de mantener la productividad.

Los temores no son del todo infundados, pero esos temores solo se vuelven realidad si no utiliza las herramientas de gestión de proyectos que necesita para mitigarlos. Hay muchas formas de gestionar un proyecto de forma centralizada e incluso más formas de conectar a su equipo digitalmente. Se llama gestión de equipos virtuales y está ganando popularidad.

A medida que pasa el tiempo y las circunstancias lo requieren, los equipos virtuales se han vuelto más comunes. Si está indeciso acerca de la administración de su equipo virtual, tómese un momento para aprender qué es la administración de equipos virtuales y cómo puede expandir sus capacidades de administración de proyectos.

Administración de equipos virtuales

A medida que crecen más equipos virtuales común en las organizaciones, los gerentes tendrán que enfrentar los desafíos inherentes a su liderazgo. Construir una cultura corporativa que apoye a los equipos virtuales es una cosa, pero un gerente debe reforzar constantemente esa cultura mientras los equipos trabajan de forma remota.

Para empezar, sea claro al definir el trabajo. Los equipos virtuales son como cualquier otro equipo, en el sentido de que si no se establecen en un estándar, su trabajo variará considerablemente. Además, sea claro y detallado sobre los entregables de los que todos son responsables. Estandarice su sistema de trabajo, pero mantenga la suficiente flexibilidad para dar propiedad a los miembros del equipo.

La ​​comunicación regular mantiene la cohesión del equipo

Los trabajadores requieren comunicación, que es el hilo que une gran parte de lo que hace que un equipo virtual sea exitoso. Pero no confíe en un solo canal. Debe haber varias formas de comunicarse con el equipo y hacer que se comuniquen con su gerente. En algunos casos, el correo electrónico puede estar bien, pero los asuntos más urgentes pueden requerir un mensaje de texto, chat o incluso una llamada telefónica.

Otro medio de comunicación que se debe seguir son las reuniones. Programe reuniones virtuales regulares, desde scrums diarios para tener una idea de en qué están trabajando todos y si necesitan algo del gerente, hasta conferencias telefónicas para discutir movimientos estratégicos más importantes. Esto no solo mantiene a todos en la misma página e informados, sino que desarrolla los lazos que mantienen unidos a los equipos.

La comunicación es importante, pero puede convertirse en un problema si la gente está charlando constantemente. Por lo tanto, es importante gestionar la información y los equipos remotos a través de los canales adecuados. Cuando la información importante se difunde a través del canal equivocado, puede fallar o malinterpretarse. La información importante debe viajar a través del canal correcto.

¿Horas flexibles o un horario rígido?

Dependiendo de su organización, los equipos virtuales pueden trabajar sus propios horarios o permanecer fijos en el horario de oficina. De cualquier manera, es útil si hay cierta superposición cuando tanto el equipo virtual como el in situ están en el reloj, de modo que puedan mantenerse en comunicación en tiempo real entre sí.

Conducta en equipos virtuales [19659008] Mantenerse profesional es esencial, pero, por supuesto, diferentes organizaciones definen el profesionalismo de formas únicas. Algunas empresas están bien con ropa informal, mientras que otras esperan un cierto código de vestimenta. Los equipos virtuales serán dirigidos a estos detalles, pero es importante que cada miembro del equipo tenga un espacio dedicado donde trabajar, que mantenga organizado y libre de distracciones.

Un buen gerente recompensará a su equipo por un trabajo bien hecho y esto debería aplicarse también a los equipos virtuales. Ayuda a estimular a su equipo y hacer que trabajen de manera más productiva.

Formación de equipos virtuales

Un aspecto importante de la gestión de un equipo virtual es desarrollar los vínculos que mantienen unido a un equipo, para que puedan trabajar de manera más productiva. Puede ser difícil hacer eso cuando solo estás interactuando en línea, pero se puede hacer. Las siguientes sugerencias son formas de lograr que los equipos virtuales se conecten.

  1. Una excelente manera de cultivar la conexión es conocer a una persona más allá de lo que hacen en el equipo. Una forma de hacer esto es tener una reunión virtual, en la que cada miembro del equipo comparte una lista de 10 cosas interesantes sobre sí mismos. Puede ser la música que les encanta, una historia divertida, de dónde son, o cualquier cosa, en realidad. Este mosaico de trivia se convertirá en un retrato matizado de la persona.
  2. Tómese un descanso virtual para el café. Tómese un tiempo, regularmente, durante las horas de trabajo para que el equipo se reúna con el único propósito de desahogarse y tomar una copa. Esto es importante al comienzo de un proyecto para ayudar a que todos se conozcan, pero puede y debe convertirse en un control de rutina. Para que los equipos se vuelvan verdaderamente cohesivos, necesitan conocerse a nivel personal. El trabajo no es un tema de estas reuniones. Es solo un momento para relajarse y compartir.
  3. Jueguen juegos en línea juntos. Hay muchos juegos en línea, algunos competitivos, otros cooperativos. No importa cuál elija, siempre que participe todo el equipo. Puede hacer que un miembro del equipo elija el juego a la semana, para asegurarse de que todos tengan la oportunidad de jugar lo que quieran. Los juegos son como proyectos divertidos y ayudarán a los equipos a trabajar mejor juntos.

Herramientas de gestión de equipos virtuales

Herramientas de comunicación

Hay muchas aplicaciones de chat, como Slack y Skype, que proporcionan uno y canales grupales donde los equipos pueden colaborar e incluso participar en videollamadas. Son una importante herramienta de gestión de equipos virtuales que mantiene unido al equipo.

Gestión de documentos

Microsoft 365 o G Suite de Google son herramientas de colaboración decentes que proporcionan documentos, hojas de cálculo y herramientas de presentación que se pueden compartir y trabajar en conjunto. . Pero estas herramientas no son necesariamente herramientas de gestión. Para eso, necesitará invertir en un software de administración de proyectos.

Cómo ProjectManager.com ayuda a los equipos virtuales

ProjectManager.com es un software de administración de proyectos galardonado que mantiene a los equipos organizados, ya sea que estén trabajando en la misma oficina o de forma remota. Dado que está basado en la nube, se puede utilizar en cualquier lugar y en cualquier momento, por lo que los equipos virtuales siempre pueden realizar su trabajo.

Planificación inteligente con un diagrama de Gantt

La planificación puede ser difícil y puede ser aún más así que cuando sus equipos estén distribuidos. No temas: nuestro diagrama de Gantt en línea te ayuda a administrar todas las tareas de tu equipo y las recopila en una línea de tiempo. Desde esta vista del proyecto, los gerentes pueden asignar tareas a los miembros del equipo una vez que son invitados al proyecto. Tenemos almacenamiento de archivos ilimitado, así que agregue tantos documentos como sea necesario para dirigir la ejecución de esa tarea.

El diagrama de Gantt también les brinda a los gerentes las herramientas que necesitan para rastrear el progreso de su equipo virtual. Pueden ver qué tan cerca está de completar una tarea en su barra de duración. También hay un panel en tiempo real que brinda una vista de alto nivel de las métricas del proyecto e informes fáciles de usar para obtener más detalles.

Un recurso para planificar los recursos

¿Los miembros del equipo tienen exceso de trabajo? ¿O quizás mal trabajado? Un proyecto puede atascarse rápidamente si no puede conocer rápidamente la carga de trabajo del equipo. Es por eso que tenemos una función de administración de recursos para realizar un seguimiento de los horarios de los miembros del equipo y una página de carga de trabajo que muestra quién está haciendo qué. Si un miembro del equipo tiene demasiadas tareas y otro no lo suficiente, el trabajo se puede equilibrar rápidamente desde esa página de carga de trabajo.

 Una captura de pantalla de la página de carga de trabajo de ProjectManager.com, que muestra una lista de los miembros del equipo y la cantidad de tareas están trabajando durante toda la semana.

Muchas vistas para ayudarlo

Los gerentes y los miembros del equipo tienen diferentes necesidades cuando se trata de software de administración del trabajo. Entendemos eso, por eso nuestro software presenta múltiples vistas de proyectos. Los usuarios pueden ver su trabajo en una lista de tareas, un calendario o un tablero kanban. Llegan a ser dueños de cómo hacen su trabajo, lo que hace que los equipos sean más productivos.

 Una captura de pantalla de la vista de tablero kanban de ProjectManager.com, que muestra las tareas como tarjetas y las diferentes etapas de producción representadas por columnas.

Tener virtual El trabajo en equipo en equipo puede ser difícil, pero les brindamos las herramientas que necesitan para conectarse y trabajar mejor juntos. Se pueden comentar las tareas y agregar archivos adjuntos, y se puede etiquetar a otras personas de la organización para incorporarlas a la conversación. A medida que se agregan comentarios, los equipos son notificados por correo electrónico.

ProjectManager.com es un software basado en la nube que le ayuda a controlar mejor los proyectos y los equipos. Tenemos las herramientas que los gerentes de proyectos necesitan para administrar sus equipos sin importar dónde se encuentren o cuándo trabajen. Obtiene un panel en tiempo real para monitorear el progreso, informes con un solo clic para una inmersión más profunda en esos datos y herramientas de colaboración que hacen que los equipos trabajen mejor juntos. Vea cómo podemos ayudarlo a administrar su equipo virtual hoy con esta prueba gratuita de 30 días.

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>