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Técnicas de gestión de la comunicación que todo primer ministro debe saber


La comunicación es la base de toda buena relación, amistad o sociedad. También es fundamental para la forma en que funcionan los proyectos. Sin una buena comunicación, las cosas pueden complicarse demasiado. ¿Recuerdas el viejo boceto de Abbott y Costello, "Who’s On First"? Es una ilustración intemporal de un colapso de la comunicación. Ahora imagínese que sucede durante un proyecto de un año. ¡Aterrador!

Incluso si ha creado un plan de proyecto hermético, no está superando su primer hito sin una gestión de comunicación adecuada.

¿Qué es la comunicación del proyecto?

La comunicación del proyecto es el proceso de identificación de información clave eso se compartirá con los miembros del equipo y las partes interesadas a lo largo de un proyecto específico. Esto incluye enumerar las partes interesadas e identificar a los miembros del equipo que estarán en las comunicaciones del proyecto. Es clave describir cómo los destinatarios de la comunicación recibirán actualizaciones del proyecto, la frecuencia con la que lo recibirán, así como los puntos durante el proyecto que lo recibirán.

A medida que desarrolle su plan de proyecto, necesitará cree su plan de comunicación que lo acompañe, para que todos tengan el contexto necesario y puedan hacer su trabajo de manera efectiva en cada paso.

Sus puntos de comunicación, junto con su lista de contactos de comunicación, estarán entre cada uno de esos pasos como necesitará obtener sus ediciones, comentarios y, en última instancia, sus aprobaciones.

¿Por qué es importante la gestión de la comunicación?

La gestión de la comunicación lo es todo. No puede simplemente crear un plan de proyecto y esperar que todos lo cumplan. Una vez que cree el plan y haga que todos participen, usted o un contacto clave que asigne debe ser el que administre el plan durante todo el proyecto. Por ejemplo, un gerente de proyecto puede administrar los entregables en el lado de la agencia, y un gerente de cuenta puede administrar todas las comunicaciones en el lado del cliente, trabajando como un equipo de etiqueta para que el proyecto sea exitoso.

Para garantizar una gestión de comunicación sólida en todo momento En un proyecto, se debe crear un plan de gestión de la comunicación. Los beneficios de un plan de gestión de la comunicación son cinco:

  • Un marco escrito al que pueden referirse tanto los clientes / partes interesadas / miembros del equipo. Esto puede ayudar en caso de que sea necesario mediar: tiene un registro escrito en papel al que puede consultar. También puede ser beneficioso para las cuentas por pagar como referencia en caso de que haya brechas en el tiempo del proyecto.
  • El plan en sí gestionará las expectativas de las partes interesadas para no anticipar un proyecto terminado antes de que los entregables hayan sido probados para asegurar la calidad. [19659011] Los puntos en los que se comparte la comunicación permiten que ambas partes interesadas proporcionen comentarios valiosos al proceso del proyecto, así como al producto final, y brindan a los miembros del equipo la oportunidad de intercambiar ideas, reduciendo la brecha entre los dos grupos.
  • permite que todos los involucrados descubran mejor los riesgos y los problemas desde el principio.
  • Ayuda a eliminar la necesidad de celebrar reuniones innecesarias en los libros, ahorrando tiempo y dinero.

Comprender por qué la gestión de la comunicación puede sonar como algo dado para cualquier persona. organización. Pero se sorprendería.

Se envían 205,6 mil millones de correos electrónicos todos los días, en todo el mundo, pero solo un tercio de ellos se abren. Además, Inc.com publicó recientemente un informe que mostró que las barreras de comunicación entre corporaciones en los Estados Unidos y el Reino Unido le cuestan a las corporaciones $ 62.4 millones anuales, en promedio en pérdida de productividad. Por otro lado, ese mismo informe mostró que "las empresas con líderes que poseen habilidades de comunicación efectivas produjeron un retorno 47 por ciento más alto para los accionistas durante un período de cinco años".

La comunicación puede reforzarse al tener una herramienta de colaboración de proyectos en línea, como ProjectManager.com. ProjectManager.com permite a los gerentes implementar planes de proyecto y luego difundir información a los miembros del equipo en el momento adecuado para la tarea correcta. Las tareas permiten comentarios, archivos adjuntos, enlaces incrustados, descripciones, listas de tareas y más, para que todos reciban las instrucciones correctas la primera vez.

 captura de pantalla de la lista de tareas en projectmanager. com
Las herramientas de gestión de tareas facilitan la comunicación eficiente de los equipos de proyecto.

Consejos y técnicas para una mejor gestión de la comunicación

Entonces, ahora entendemos por qué es importante la gestión de la comunicación. Pero, ¿cómo lo hacemos de una manera que reduzca efectivamente el tiempo perdido de productividad?

Aquí hay algunos consejos y técnicas para garantizar que su plan de gestión de la comunicación esté funcionando a niveles óptimos.

  • Incluya una descripción del panorama del proyecto en su plan original: Proporcione a su proyecto una base que incluya los objetivos a corto y largo plazo de la organización, quiénes son sus partes interesadas, quiénes son los miembros de su equipo, cuánto presupuesto estará involucrado, qué recursos necesitará y cuánto tiempo se espera que tome el proyecto. Incluya los objetivos y la visión del proyecto para garantizar que el fondo no sea solo un esquema, sino un plan sólido, completamente desarrollado y comunicado para que pueda generar una mejor aceptación del proyecto.
  • Asigne un propietario del proceso de comunicación : Como mencionamos anteriormente, cuando usted es una agencia que trabaja con un cliente, su propietario de comunicaciones generalmente será el administrador de la cuenta. Si su proyecto es interno con un equipo de partes interesadas más centralizado, su propietario de comunicaciones puede ser el vicepresidente de operaciones, el vicepresidente de desarrollo o incluso el gerente del proyecto.
  • Incluya un proceso de revisión: puntos enviarás comunicaciones? ¿Con qué frecuencia? ¿Cuántos hitos estarán involucrados y qué conjuntos de datos son necesarios para una evaluación del desempeño? Configurar un proceso de revisión formalizado garantizará que nadie pierda el ritmo cuando llegue el momento de evaluar el proyecto.
  • Configure un sistema para enviar los mensajes : ¿Está utilizando un software de gestión de proyectos? o Microsoft Excel? ¿Se comunicará por Slack, Skype o simplemente por correo electrónico? Incluya todo esto en su plan para que todos sepan la mejor manera de hacer contacto.
  • Administre sus reuniones : Esto se combina con la creación de un plan de gestión de partes interesadas. Las reuniones pueden ser una pérdida de tiempo (y muchas veces, se pueden decir mejor en un correo electrónico). Asegúrese de que sus reuniones solo incluyan a las partes interesadas que participarán en el proceso de toma de decisiones y luego cree una agenda para cada reunión que todos puedan seguir. Esto ayudará al grupo a mantenerse en la tarea y en el tema.

La gestión de la comunicación no lo hace

Hay muchas maneras en que la buena gestión de la comunicación puede salvar su proyecto del desastre y mantener todo funcionando a niveles óptimos. Pero, ¿qué sucede cuando el liderazgo (o el propietario de la comunicación del proyecto) muestra métodos ineficaces de, bueno, comunicarse? Su proyecto puede caer rápidamente en peligro.

Aquí hay algunos pasos en falso para la gestión de la comunicación que debe evitar:

  • No sea pasivo-agresivo: Esto debería ser obvio, pero se sorprendería . Negarse a hablar directamente con un compañero de trabajo, miembro del equipo o parte interesada puede limitar el progreso del proyecto por completo. La agresión pasiva también puede parecer que uno está evitando una tarea o un proyecto debido a las personas involucradas. La agresión pasiva en el lugar de trabajo puede ser la causa de plazos vencidos, pérdida de tiempo, pérdida de ingresos y más.
  • No administre el proceso del proyecto: La microgestión es perjudicial para cualquier entorno de trabajo de muchas maneras. ; aumenta los riesgos para la salud, afecta la rotación de empleados, disminuye la productividad y ralentiza el progreso del proyecto. Confíe en los miembros de su equipo y sus partes interesadas para obtener resultados a tiempo y dentro del presupuesto, y también verá un resultado de producto más feliz y efectivo.
  • No confíe en las comunicaciones electrónicas: Mucho puede perderse por mensaje de texto o correo electrónico. Se pierde las expresiones faciales, el tono de voz y, por lo tanto, puede malinterpretar lo que se solicita. Además, si bien las reuniones ralentizan la productividad en el lugar de trabajo, una avalancha de correos electrónicos puede tener el mismo efecto. Recuerde que las mejores formas de comunicarse, especialmente durante los hitos del proyecto, son cara a cara.
  • No olvide documentar todo: La única forma de revisar adecuadamente el éxito de un proyecto es mirando hacia atrás a los datos a través de la documentación. Con la documentación, puede ver quién hizo qué, qué tareas se entregaron cuándo y cuánto costó el proyecto en general.

ProjectManager.com ayuda con la gestión de la comunicación

La gestión de la comunicación no es fácil. Los líderes más efectivos son personales, confían en documentación específica para la toma de decisiones informadas, delegan a menudo y hablan con la mayor claridad posible. ProjectManager.com tiene las herramientas que necesita para que la comunicación a través de múltiples niveles sea fácil y eficiente, por lo que no se pierde tiempo y no se pierden palabras.

Colaborar con los miembros del equipo nunca ha sido tan simple con nuestros diagramas de Gantt basados ​​en la nube. Asigne tareas y sus fechas de vencimiento, vincúlelas a dependencias y vea todo en una pantalla. Además, los miembros del equipo, las partes interesadas y los socios pueden cargar documentos, entregas y comentarios sobre cualquier tarea en cualquier etapa del proyecto si así lo eligen.

 captura de pantalla del diagrama de Gantt projectmanager.com
Los diagramas de Gantt describen claramente los planes del proyecto para que todos vean lo que sigue.

ProjectManager.com es ideal para los equipos que buscan comunicarse de manera más efectiva. Cuando un miembro del equipo actualiza una tarea, las notificaciones se envían a las personas adecuadas en el momento adecuado. No solo eso, sino que facilita el proceso de revisión con nuestra página de resumen de seguimiento del rendimiento todo en uno. Los equipos pueden ver en qué están trabajando todos y si necesitan ayuda.

 captura de pantalla de la función del equipo en projectmanager.com
Realice un seguimiento de las tareas de su equipo en todos sus proyectos y vea si alguien necesita ayuda o un recordatorio.

Administrar las comunicaciones durante la duración de un proyecto nunca es simple. Pero con ProjectManager.com, desbloqueará software galardonado que se compromete a ayudar a los equipos a colaborar de manera efectiva en múltiples plataformas. Regístrese hoy para nuestra prueba gratuita de 30 días.

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