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The Pro Timeline Maker [2020] • Guía de gestión de proyectos para niñas


¿Necesita un creador de líneas de tiempo para las comunicaciones del proyecto o para crear informes ejecutivos?

En esta revisión de Office Timeline Pro, compartiré los pros y los contras del complemento de PowerPoint.

Resumen

Producto : Cronograma de Office

Precio: Una licencia de un año para la versión Pro cuesta $ 99. La versión Plus cuesta solo $ 59.

Modelo de alojamiento: La versión "principal" es un complemento de Windows, pero hay una versión en la nube que le permite ejecutar Office Timeline para sistemas Mac en el navegador. [19659002] Idiomas: La interfaz usa cualquier idioma en el que se encuentre la instalación de PowerPoint. Puede cambiar el idioma de la línea de tiempo para mostrar nombres de meses / semanas, etc. en cualquier idioma estándar de Office.

Sitio web: https://www.officetimeline.com

Revisión resumida de Office Timeline: Office Timeline es una forma sencilla de crear líneas de tiempo para cualquier cosa desde dentro de PowerPoint o su navegador. Es su respuesta a la comunicación visual de fechas clave y tareas del proyecto en un formato que le resulte familiar. Una aplicación imprescindible para los gerentes que desean una forma rápida de crear líneas de tiempo atractivas, diagramas de Gantt y diagramas de carriles.

¿Qué es Office Timeline?

Office Timeline es una herramienta para crear líneas de tiempo visuales y diagramas de Gantt dentro de Microsoft PowerPoint o su navegador.

Tanto el complemento de PowerPoint como las versiones del navegador le permiten crear fácilmente imágenes de fechas clave, hitos, tareas y programas de proyectos con muchas opciones de estilo para que coincida con la marca de su empresa.

¿Cómo funciona Office Timeline?

Office Timeline funciona dentro de PowerPoint para que nunca tenga que dejar sus diapositivas. El complemento agrega opciones de menú a PowerPoint.

Una línea de tiempo es una representación visual del paso del tiempo. Su franja horaria, que es la línea principal que marca los intervalos de tiempo, puede expresarse en términos de:

  • Años
  • Trimestres
  • Meses
  • Semanas
  • Días
  • Horas y minutos (al principio A simple vista, es posible que no vea el valor en una línea de tiempo minuto a minuto, pero en algunos de los proyectos legales en los que he trabajado, sé que sería útil poder rastrear un evento a medida que se desarrolla en minutos, y también es útil para TI va a vivir donde rastreamos las tareas para el gran 'encendido' durante la noche)

Las tareas se ubican por encima o por debajo de la franja horaria.

Los hitos se sitúan más cerca de la franja horaria, tanto por encima como por debajo de ella.

Básicamente, puede cronología cualquier cosa, incluso Sprints ágiles y programas de lanzamiento.

 Sprint ágil

Actualizar el progreso automáticamente

Una característica que realmente me gusta es que tienes un marcador "Hoy": cuando he usado Office Timeline, esto ha sido realmente útil.

Cada vez que abres la diapositiva de PowerPoint puedes restablece el marcador Hoy a la fecha actual. Y si desea modificarlo para mostrar cuál fue la situación en una fecha diferente, puede hacerlo manualmente. ¡A los patrocinadores les encanta!

Cómo crear impresionantes líneas de tiempo en PowerPoint con unos pocos clics

Office Timeline es realmente fácil de usar. Comencé con la versión gratuita y luego actualicé a una versión paga (que ya no tengo para trabajar, pero me dieron acceso a la versión Pro para los propósitos de esta revisión). fechas clave en los informes de mi tablero de proyecto. Aquí se explica cómo usarlo.

Simplemente haga clic en el botón Nuevo para crear una nueva línea de tiempo, o use una de las muchas plantillas para comenzar.

 crear una nueva línea de tiempo

¿Cómo ¿Obtienes los datos en el complemento?

Tienes dos opciones:

  • Crear información de tareas desde cero
  • Copiar y pegar o importar datos desde Excel: necesitarás tener una descripción, fecha de inicio y finalización fecha. Si las fechas de inicio y finalización son las mismas, completará Office Timeline como un hito.

Si tiene una gran cantidad de datos en su hoja de Excel, puede seleccionar qué traer. Eso es útil porque a menudo los cronogramas son realmente para presentaciones de ejecutivos y comunicaciones de alto nivel, por lo que no quiere todo en una diapositiva, ¡aunque sí quiere todo el plan detallado en algún lugar en caso de que lo soliciten!

Sincronice sus datos de Excel [19659011] Una vez que haya importado los datos de Excel, habrá creado un vínculo entre la diapositiva y su archivo de Excel. Si su hoja de cálculo original cambia, podrá ver el impacto en Office Timeline.

Haga clic en el botón Sincronizar y la aplicación se sincronizará para que su línea de tiempo muestre los mismos cambios. ¡Esto es genial! Y resuelve el problema de que las partes interesadas vean diferentes documentos con diferentes fechas, lo que desea evitar a toda costa (no me pregunte cómo lo sé).

El software compara la versión que creó con la nueva versión y le dice hay una diferencia. Luego, puede elegir si desea actualizar o no.

 sincronizar archivo de Excel

Vista de línea de tiempo

Una vez que haya agregado sus datos, cambie a la vista de línea de tiempo. Compruebe cómo se ve todo y mueva las cosas si lo desea. A veces tengo que hacer que los indicadores de hitos sean más altos o más cortos para que las descripciones del texto se ajusten mejor; esto es solo un problema si tengo muchas tareas en la línea de tiempo y la escritura se superpone.

 editar vista de línea de tiempo

También puedes crear nuevas tareas e hitos desde la vista de línea de tiempo, en caso de que te des cuenta de que has olvidado agregar algo.

Sugerencia: usa la vista de línea de tiempo para mover toda la línea de tiempo en la diapositiva o aplástala para hacer más espacio para tablas de datos, una clave, etc. No intente hacerlo en la diapositiva "nativa" de PowerPoint, ya que tendrá que mover cada elemento y es mucho más difícil.

Agregar carriles de natación a su línea de tiempo

La versión Office Timeline Pro le permite agregar carriles de natación.

Los carriles de natación se pueden usar para:

  • Fases o lanzamientos de proyectos
  • Departamentos
  • Roles / Propietarios de flujo de trabajo [19659019] Proveedores
  • Países / Regiones.

Creo que agregan una dimensión adicional a su línea de tiempo y ayudan a transmitir información adicional.

Los carriles pueden contener hitos o tareas. Deben estar a la izquierda de la línea de tiempo.

 carriles

Agregar elementos adicionales con PowerPoint

Lo mejor de Office Timeline es que se encuentra dentro de su software de PowerPoint "normal", por lo que todos los controles y opciones estándar de PowerPoint aún funcionan.

Puede agregar tablas, una leyenda, listas de texto, títulos adicionales, etc., simplemente agregando a la diapositiva como lo haría normalmente.

Sugerencia: primero coloque la línea de tiempo, luego coloque la información adicional en la diapositiva.

Diseñando su línea de tiempo

Una vez que haya creado su marco básico con fechas, hitos y tareas, ¡comienza la diversión!

Allí Hay muchas opciones predefinidas y con la edición Pro prácticamente tienes opciones ilimitadas de personalización. Por ejemplo:

  • Cambia los colores para que coincidan con tu marca
  • Cambia las fuentes
  • Activa y desactiva la visualización de fechas para tareas e hitos
  • Cambia la forma y el tamaño de los hitos
  • Cambia las formas de las tareas [19659019] Activar y desactivar el porcentaje completado
  • Cambiar los formatos de fecha para que coincidan con el lugar del mundo en el que se encuentra
  • Activar y desactivar el marcador de hoy y el tiempo transcurrido.
  • Activar y desactivar las líneas de cuadrícula de carriles: las líneas grises entre períodos de tiempo
  • Activar y desactivar el año fiscal

Experimente con lo que se ve bien y cómo responden sus partes interesadas.

Sugerencia: Guarde su línea de tiempo editada como una plantilla. Luego, se muestra en la galería de plantillas y puede seleccionarlo para la próxima vez, para que no tenga que preocuparse por configurar todas esas opciones de estilo nuevamente.

¿Por qué utilizar plantillas?

Puede pensar que cada proyecto es único, pero apuesto a que la mayor parte del trabajo que realiza sigue un proceso común o tiene un flujo similar para la toma de decisiones.

Las plantillas le permiten ahorrar tiempo cuando los proyectos tienen etapas comunes, por ejemplo, inicio, revisión ejecutiva, decisiones de ir / no ir, recopilación de especificaciones / requisitos, desarrollo, estabilización, lanzamiento, cierre del proyecto, etc.

Entonces no tiene que empezar de cero. Hay docenas de plantillas precargadas disponibles, tanto dentro de la aplicación (haga clic en el botón Plantillas) como en la galería de plantillas en el sitio web de Office Timeline.

Pros

  • Prácticamente sin curva de aprendizaje, por lo que puede comenzar de inmediato [19659019] Ahorrará tiempo creando líneas de tiempo automáticamente en lugar de pasar horas moviendo formas y objetos dentro de PowerPoint
  • Mejore la comunicación con las partes interesadas a quienes les gusta ver las cosas visualmente
  • Impresione a su audiencia con imágenes profesionales de alta calidad
  • Fácil para actualizar – ¡la función de sincronización es genial!

Contras

  • Es solo nativo de PowerPoint. Si desea incluir su gráfico en la Carta del Proyecto, etc., debe guardar como imagen y copiar y pegar, o guardar como PDF.
  • No puede mover cosas en la diapositiva y hacer que los datos subyacentes se actualicen automáticamente p.ej extender la longitud de una barra de tareas. Debes recordar ir a las opciones del menú del complemento para realizar cambios sustanciales.
  • No hay ninguna opción en este momento para agregar dependencias de tareas o plan versus real, pero el producto está mejorando constantemente y hay planes para incluirlos. en versiones futuras.

Resumen

Office Timeline no es una solución de diagrama de Gantt de un extremo a otro, ya que no se puede utilizar para la programación de recursos o cálculos de ruta crítica. Pero si todo lo que necesita es una representación visual de un diagrama de Gantt, la línea de tiempo gráfica, entonces lo hace muy bien, de manera muy simple y en un formato con el que incluso las partes interesadas más tecnofóbicas pueden sentirse cómodas.

Comprar Office Timeline Pro

Preguntas frecuentes

¿Office Timeline es un producto de Microsoft?

Office Timeline no es propiedad de Microsoft, pero es un complemento totalmente compatible para Microsoft PowerPoint.

¿Qué programa de Microsoft Office es mejor para las líneas de tiempo?

PowerPoint es el mejor programa de Microsoft Office para crear líneas de tiempo. Tienes el máximo control sobre el aspecto y el estilo de tu línea de tiempo porque puedes personalizar todos los elementos de la diapositiva.

¿Cómo puedo crear una línea de tiempo gratis?

Usa la edición gratuita del complemento de PowerPoint de Office Timeline para crear una línea de tiempo en Microsoft Office de forma gratuita. Funciona de forma nativa dentro de PowerPoint para crear una línea de tiempo visual en una diapositiva que muestra fechas, hitos y más.

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 Creador de línea de tiempo para comunicaciones del proyecto
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Marca del producto:
Cronograma de Office

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