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Tipos de marcos de gestión de proyectos, elementos clave y mejores prácticas:


Un proyecto nunca existe en el vacío. Un proyecto dentro de una organización ejecuta un proyecto que tiene algún tipo de marco de gestión de proyecto establecido para permitir el proceso. Este marco, ya sea diseñado deliberadamente o no, actúa como una guía flexible sobre cómo debería funcionar el proyecto para los equipos a través de múltiples canales.

Este marco debe estar diseñado para satisfacer las necesidades de sus proyectos, sus objetivos y su equipo. Siga leyendo para aprender cómo hacer un marco de gestión de proyectos confiable que pueda ayudar a guiar sus proyectos a conclusiones exitosas.

¿Qué es un marco de gestión de proyectos?

Un marco de gestión de proyectos es un marco que traza los métodos, procesos, tareas, recursos y herramientas necesarias para llevar el proyecto de principio a fin. Por lo general, se divide en tres partes: ciclo de vida del proyecto, ciclo de control del proyecto y herramientas y plantillas.

Hay muchos tipos comunes de marcos que se pueden usar para diferentes proyectos, dependiendo de qué tan pequeño o grande sea su equipo, el tipo de trabajo que están haciendo, la industria en la que se encuentran, cuánto tiempo tiene el proyecto y cuánto presupuesto tiene el proyecto. Algunos comunes incluyen scrum, la metodología de cascada, PRINCE2 y más.

Marco del proyecto versus metodología del proyecto

Esto puede ser una fuente común de confusión. Pero es fácil de desenredar. Una metodología de proyecto actúa como un conjunto de procesos o principios que mejor ayudan a administrar un proyecto. Las metodologías generalmente se definen y refuerzan de manera bastante estricta; son formales por una razón. Sin un código estricto para su metodología, el proyecto puede desmoronarse.

Mientras tanto, tiene más libertad y flexibilidad dentro de un marco. Cambie las reglas, adapte las nuevas reglas a mitad del marco y abandone las reglas según sea necesario. Además, un marco incluye muchos más detalles, incluso fases que podrían no estar incluidas en una metodología como procesos complejos de incorporación y evaluaciones posteriores a la puesta en marcha.

Los elementos clave de un marco de gestión de proyectos

Ya mencioné brevemente estos tres elementos: son el ciclo de vida del proyecto, el ciclo de control del proyecto y las herramientas y plantillas. Estos tres elementos no se llevan a cabo en un orden específico, sino en combinación entre sí para que el proyecto funcione a niveles óptimos. Pero profundicemos en estos tres.

Herramientas y plantillas

Como se mencionó anteriormente, realmente no hay necesidad de reinventar la rueda con todas las plantillas ya disponibles en línea a su disposición. Los populares incluyen PRINCE2, CCPM (gestión de proyectos de cadena crítica), scrum (utilizado principalmente en entornos de desarrollo) y la metodología de cascada. Muchos diagramas de Gantt emplean la metodología de cascada en su composición, por lo que es una transición fácil de realizar si migra de un software a otro.

Las acciones en un marco pueden ser secuenciales, para lo cual una metodología de cascada sería ideal para: o simultáneo, para lo cual una junta kanban funcionaría bien.

Ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida del proyecto es esencialmente cómo configurará su marco de gestión de proyectos en general. Comenzará a mapear el marco de gestión de su proyecto observando el ciclo de vida de su proyecto.

Normalmente, hay cinco fases que conforman el ciclo de vida del proyecto. Son iniciación, planificación, ejecución, gestión, revisión.

  • Iniciación: La iniciación consiste en investigación, planificación, coordinación con ambas partes interesadas, lluvia de ideas y entrevistas con clientes / partes interesadas / socios / fabricantes para obtener información.
  • Planificación : Ahora que ha identificado todos los componentes clave que necesitará para que el proyecto tenga éxito, puede comenzar a juntar todas las piezas del rompecabezas. ¿A dónde va cada hito? ¿Cuántos equipos estarán involucrados? ¿Cuáles son los riesgos para cada equipo y quién los administrará? Todas estas preguntas y más serán respondidas y firmadas por el equipo de partes interesadas durante esta fase.
  • Ejecución: ¡Comienza el proyecto! Ahora que todos los informes creativos se han distribuido a los miembros relevantes del equipo, el proyecto pasará a la fase de producción para que los diseñadores, desarrolladores, escritores y otros miembros creen la entrega real.
  • Gestión: La fase de gestión es donde usted Monitorearé, revisaremos e informaremos todas las actualizaciones, particularmente en cada hito, a las partes interesadas clave. Además, querrá tomar nota de todo, anomalía o no, por si acaso, y guardar todas las notas en un repositorio para consultarlas más adelante.
  • Revisión: El proyecto está completo, y la entrega se ha entregado con éxito, bueno. En esta etapa, revisará todas las notas, éxitos clave y puntos que podrían mejorarse con las partes interesadas, los miembros del equipo, los clientes y los fabricantes.

Es por eso que, posiblemente, la etapa del ciclo de vida es el componente más grande e importante para su marco de gestión de proyectos. Hay un montón de partes móviles en las que el ciclo de vida a menudo actúa como una herramienta para mostrar a las partes interesadas clave en cada etapa contra cada hito, y qué objetivos se establecerán para lograr en cada punto. Cada nueva fase y cada nuevo hito alcanzado es otra medida para informar una vez que se complete el proyecto.

Ciclo de control del proyecto

Esta es esencialmente la parte de supervisión y gestión de su proyecto. En esta fase, usará software para combinar la comunicación en todos los canales en un área. Registrará el progreso de todos los miembros de su equipo, controlará los posibles riesgos que ya ha identificado antes del inicio y gestionará las expectativas de las partes interesadas clave.

Dependiendo de qué tan grande sea su equipo y cuántos países y tiempo zonas en las que opera, esto puede ser un proceso tan largo como la parte del ciclo de vida del proyecto. Eso es porque cuando se trata de personas, se trata de variables. Y en cada variable, hay riesgo.

Desafortunadamente, hasta el 57% de los equipos de liderazgo encuestados dijeron que el riesgo era una de las cosas con las que se sentían menos preparados para lidiar. Y solo el 36% de las empresas tienen un plan para abordar el riesgo de manera adecuada.

Sin un gerente de proyecto que administre y monitoree adecuadamente los riesgos, optimice el programa a lo largo del proceso del proyecto y cree canales para una comunicación abierta en múltiples proyectos, el proyecto probable falla.

Mejores prácticas del marco de gestión de proyectos

  1. Mantenga un método de comunicación controlado. Sin un método donde la comunicación esté abierta a través de múltiples canales y equipos, el marco podría colapsar fácilmente.
  2. Cree plantillas para usar en proyectos similares. Debido a que un marco es tan flexible, puede usar un marco para múltiples tipos de proyectos sin tener que reinventar la rueda, por así decirlo. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia en todos los equipos involucrados.
  3. Cree un repositorio para todas las notas, documentos, comentarios sobre el proyecto y los hitos alcanzados. Esto puede ser útil para la fase de revisión, así como cuando va a crear un nuevo marco de proyecto. Puede usar las lecciones aprendidas del proyecto anterior para modificar el nuevo marco para una mayor eficiencia.

Dado que un marco es tan flexible y fácil de usar, afortunadamente es bastante difícil que falle. Pero al utilizar estas mejores prácticas, puede asegurarse de que siempre tenga éxito.

ProjectManager.com puede ayudar con su marco

Crear una implementación de un marco de gestión de proyectos en varios equipos nunca es fácil. Pero con una solución de software con una plantilla de marco incorporada, no tendrá que reinventar la rueda.

Con ProjectManager.com, puede reducir los correos electrónicos implementando nuestra herramienta de tablero kanban. Visualice su flujo de trabajo para obtener la máxima eficiencia, actualice fácilmente el progreso de la tarea, establezca prioridades y brinde a los miembros del equipo la autonomía para comentar e informar sobre las actualizaciones. 19659038] Cree un marco PM ágil con nuestros tableros kanban.

Con nuestros diagramas de Gantt basados ​​en la nube, puede planificar proyectos, asignar tareas, administrar plazos y vincular asignaciones con sus dependencias. No importa dónde se encuentre su equipo, cuando se actualiza una tarea, todos los asociados también se actualizarán en el estado.

 Diagrama de Gantt que asigna tareas en un marco
Crear un marco en cascada donde las tareas son secuenciales con nuestros diagramas de Gantt.

Administrar y generar informes es más fácil que nunca con nuestro rastreador de rendimiento. Nuestros informes son totalmente personalizables para obtener los datos que necesita. Además, con todos los datos en una sola vista, puede ver el estado de cada tarea al instante.

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Monitoree y controle sus proyectos con nuestros paneles en tiempo real

Los marcos de gestión de proyectos no tienen que ser rígidos, solo tienen que ser exitosos. Con ProjectManager.com, guíe a los miembros de su equipo hacia nuevos hitos, tareas actualizadas y nuevos plazos con el software que necesitan para colaborar eficazmente sin importar dónde se encuentren. Regístrese para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.

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