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Una guía completa de PMIS


Se crea, transfiere y almacena una gran cantidad de información durante el ciclo de vida de un proyecto. Parece que las personas siempre se comunican y realizan actualizaciones constantes. Es fácil que algo se pierda en la mezcla. Pero, ¿qué pasa si ese fragmento perdido es una dirección o cambio esencial?

Sin una forma de organizar toda la información, un proyecto está condenado al fracaso. ¿Cómo se pueden organizar muchos canales de datos para que se entreguen a la parte correcta y esa persona sepa que están siendo notificados?

Eso es lo que entra en el PMIS, que es un acrónimo de sistema de información de gestión de proyectos. Un PMIS permite un flujo de información organizado y controlado, por lo que nada se desvía o extravía.

¿Qué es el PMIS?

Un sistema de información de gestión de proyectos (PMIS) es cómo se organiza la información necesaria para ejecutar un proyecto. Recopila y utiliza información del proyecto a través de una o más aplicaciones de software. Lo que hacen estos programas es ayudar a los gerentes de proyecto a planificar, ejecutar y cerrar su proyecto. Es una forma de organizar esa avalancha de información, para que no se ahogue en los datos.

El Libro de Conocimientos de Gestión de Proyectos (PMBOK) afirma que un PMIS es "un sistema de información que consiste en las herramientas y técnicas utilizadas para reunir, integrar y difundir los resultados de los procesos de gestión de proyectos. Se utiliza para respaldar todos los aspectos del proyecto desde el inicio hasta el cierre y puede incluir sistemas manuales y automatizados ”.

Existen diferentes tipos de software PMIS, pero la mayoría comparte conjuntos de características que incluyen herramientas para la programación, autorización de trabajo, información recopilación y distribución, etc. Algunos también contarán con recopilación e informes automáticos sobre indicadores clave de rendimiento (KPI). Otros son simplemente una colección de archivos.

Características esenciales de un PMIS

PMIS está hecho para soportar todos los aspectos de la gestión de proyectos y la información que supervisan o recopilan. Algunas de esas áreas son la gestión de integración, la gestión del alcance del proyecto, la gestión de costos del proyecto, la gestión del tiempo del proyecto, la gestión de la calidad del proyecto, la gestión de las comunicaciones del proyecto, la gestión del riesgo del proyecto, la gestión de adquisiciones del proyecto y la gestión de las partes interesadas del proyecto. realizar un seguimiento de, y al administrar un proyecto, es crucial poder extraer de inmediato toda la información requerida en ese momento de todos esos datos. Por lo tanto, un PMIS es tan importante. Es la herramienta que le brinda acceso instantáneo a la señal en el ruido. La información también es crítica para proyectos futuros en términos de reducción de riesgo, mejora de eficiencias y reducción de costos.

Si un PMIS captura todos los datos del proyecto y los almacena de manera organizada, también debe ser recuperable, buscable, categorizable, compartible y analizable. Para hacer todo esto, un PMIS típico tendrá una serie de herramientas.

  • Programación y planificación: Calcula la programación temprana y tardía, los tiempos de inactividad y la ruta crítica
  • Gestión de recursos: Incluyendo la carga de recursos, nivelación, asignación, etc.
  • Presupuesto: Asociar el costo con tareas individuales para una estimación y generación más precisa del presupuesto.
  • Control y rendimiento: Analizar y controlar el costo y el rendimiento, actualizando los planes existentes como reales contra cambios planificados de datos, proporcionar escenarios hipotéticos para el gerente del proyecto.
  • Informes y comunicación: Creación de gráficos y cuadros de datos recopilados y analizados que se pueden compartir con las partes interesadas y los miembros del equipo.
  • Integración y facilidad de uso: Algunos PMIS accederán a datos de diferentes proyectos para el análisis multiproyecto, integrando con otros sistemas, como nómina, inventario, etc. Cuanto más fácil sea usar un PMIS, menos tiempo y dinero se necesitarán para entrenar.

PMIS durante todo el ciclo de vida del proyecto

Un PMIS tendrá diferentes funciones dependiendo de la fase del proyecto. Por ejemplo, durante la fase de iniciación, un gerente de proyecto utilizará un PMIS para ayudar a elaborar un presupuesto preliminar, que incluya estimaciones de costos y recursos. Un PMIS junto con otras herramientas puede ayudar a programar el proyecto. En términos de aprobación, ayuda a definir el alcance del trabajo, ayuda a preparar la oferta y puede usarse al presentar los datos a los tomadores de decisiones.

Al planificar, el PMIS ayuda a detallar la programación, incluido el análisis de tareas y rutas críticas. . Es compatible con la planificación de la gestión de costes, incluido el análisis WBS y la integración de procesos de control. El PMIS también resultará beneficioso para el gerente del proyecto cuando planifique los recursos en términos de disponibilidad y nivel. También puede ayudar a establecer una línea de base para el alcance, el cronograma y el costo del proyecto.

Una vez que se ha ejecutado el proyecto, el PMIS está recopilando, organizando y almacenando datos a medida que provienen del equipo del proyecto, que luego se pueden comparar con el proyecciones de referencia. El PMIS ayuda con los pronósticos de costos y cronogramas para ayudar si se requieren cambios a mitad del proyecto. La gestión de materiales, la recopilación de costos, la medición del rendimiento y, por supuesto, la presentación de informes están respaldados por PMIS.

Especialmente cuando se cierra un proyecto, PMIS es de gran ayuda. Ayuda a revisar los requisitos para asegurarse de que el proyecto haya cumplido todas sus metas y objetivos. También organiza toda la información recopilada en el transcurso del proyecto para la revisión del desempeño, el análisis de productividad, los informes finales y luego mantiene un archivo con los datos históricos para futuros proyectos.

Ventajas de usar un PMIS en línea

Si bien existen En los sistemas manuales de información de gestión de proyectos, los beneficios de utilizar un sistema en línea o basado en la nube son numerosos. Con un sistema de información en línea, se puede aprobar la velocidad, la capacidad, la eficiencia, la economía, la precisión y la capacidad de manejar proyectos complejos. Pero de todos estos beneficios, el más práctico es la velocidad.

Una vez que se recopilan los datos, se pueden ajustar para reflejar los resultados que un gerente de proyecto necesita con gran velocidad y precisión. Un programa manual nunca va a coincidir con eso. Tampoco puede crear y revisar planes, horarios o presupuestos tan rápido. Lo que una vez tomó días o más, ahora se completa en segundos.

Los gerentes de proyecto y sus organizaciones pueden almacenar grandes cantidades de datos con un PMIS. También es fácil acceder a esos datos, priorizarlos y resumirlos según sea necesario. Y a diferencia de un sistema manual, que es grande y requiere mucho personal de soporte, un PMIS en línea necesita mucho menos soporte y espacio.

Con estos factores también hay un beneficio de costo. La ventaja de costo de un PMIS digital sobre un manual suele ser significativa, especialmente cuando se considera el almacenamiento y el procesamiento. Y si las entradas son correctas, la posibilidad de errores disminuye considerablemente con un PMIS basado en la nube.

Pruebe ProjectManager.com como su PMIS

Tener un PMIS que ya es parte de su software de gestión de proyectos aumentará sus ahorros e impulsar la eficiencia. Mantener todas sus herramientas de gestión de proyectos bajo un mismo techo solo mejora las condiciones de trabajo y permite que los miembros del equipo y los gerentes de proyecto se mantengan actualizados sobre el progreso.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene las características para hacer un gran PMIS Debido a que está basado en la nube, hay una gran cantidad de almacenamiento de archivos para archivar sus documentos, imágenes y otros archivos. Ahora están todos en un solo lugar, lo que los mantiene seguros, organizados y accesibles cuando los desee.

 agregó tareas y chat de equipo en la herramienta de gestión de proyectos

Las comunicaciones entre los miembros del equipo también se guardan, pero no en el correo electrónico o perdido en una narración de texto largo, los cuales pueden perder un tiempo valioso buscando la información correcta. En cambio, con ProjectManager.com, esas conversaciones se organizan en el nivel de la tarea, incluyendo adjuntar los documentos relevantes, para que todos sepan dónde encontrarlo.

Todo en el proyecto está bajo el capó del software ProjectManager.com, que está basado en la nube permite actualizaciones de estado instantáneas. Los gerentes de proyecto obtienen actualizaciones inmediatas y los miembros del equipo pueden ver el proyecto desde mi sección de trabajo, que recopila solo sus tareas y tareas.

 panel de control en tiempo real para un progreso actualizado y fácil presentación de informes

El panel de control en tiempo real se da por vencido Vista hasta la fecha de métricas del proyecto, números crujientes para usted y creación de cuadros y gráficos vívidos y fáciles de leer que pueden imprimirse para presentaciones o compartirse digitalmente. También se pueden filtrar para reflejar solo los datos que necesita mostrar a su equipo o parte interesada.

El PMIS es esencial para administrar las cantidades masivas de datos que pululan en cada proyecto. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene las características que un gerente de proyecto necesita para recopilar, organizar, analizar y archivar toda esa información. Es fácil de usar y todo el equipo puede colaborar. ¿Que estas esperando? Pruebe ProjectManager.com de forma gratuita con esta prueba de 30 días.

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