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Una guía completa para los cuadros de RACI / RASCI • Guía para la gestión de proyectos para niñas


[ad] Me gustaría agradecer al equipo de Genius Project por patrocinar este artículo. Genius Project es una herramienta de software de gestión de proyectos con todas las funciones que incluye todo lo que necesita para respaldar toda su estructura de desglose del trabajo y el proceso de asignación de recursos.

Averigüe quién hace qué en su proyecto un reto. Un gráfico RACI es una herramienta de administración de proyectos que lo ayuda a hacer exactamente eso.

Al final de este artículo hay un enlace para descargar mi plantilla de documento de roles y responsabilidades gratis. Desplácese hasta la parte inferior para obtenerlo.

En este artículo le daré todo lo que necesita saber sobre cómo crear un gráfico RACI para su proyecto.

¿Su equipo lo llama un gráfico RASCI? También cubriremos esa "S" adicional. Hay mucho que hacer en este artículo, así que aquí hay algunos enlaces rápidos para ayudarlo a navegar a través de él.

¿Qué es un gráfico RACI?

RACI (por ejemplo: racy) es una forma de categorizar a los interesados ​​para definir sus roles y Responsabilidades en un proyecto. Las letras en la parte superior representan:

  • Responsable: Estas personas tienen la responsabilidad de ciertas tareas. Ellos son el "creador" del entregable.
  • Responsable: Esta es la persona responsable del trabajo en cuestión que dará su aprobación.
  • Consultado: Estas personas desearían conocer la tarea y buscaríamos sus opiniones antes de una decisión o acción.
  • Informado : Este grupo recibe comunicación de una vía para mantenerlos al día con el progreso y otros mensajes después de una decisión o acción.

Recuerde Que las personas pueden caer en varias categorías. Aquí hay un ejemplo.

 Plantilla de gráfico RACI

Ejemplo de un gráfico RACI

Saber qué hacen las personas y la influencia que tienen es una parte importante de cómo administrar un proyecto.

Lo que es diferente acerca de ¿Modelo RASCI?

No mucho, en realidad. RASCI incluye una opción adicional para marcar a las personas como "Soporte" (esa es la S). Se trata de alguien que puede proporcionar recursos, información o que, en general, lo ayudará a realizar el trabajo.

Para qué se utilizan los gráficos RACI

Predominantemente, RACI y RASCI se utilizan como una matriz de roles y responsabilidades. Aclaran las relaciones entre las tareas y las personas en los proyectos. ¿Por qué molestarse? Bueno, la gente no siempre sabe lo que se supone que debe hacer. Un cuadro que lo explica claramente lo que espera de ellos en el proyecto.

Inclúyalo en la documentación de sus roles y responsabilidades para el proyecto.

También es útil para los planes de comunicación porque puede proporcionar tiene ideas sobre qué partes interesadas necesitan qué tipo de comunicaciones en qué puntos. Puede señalar qué decisiones se tomarán por consenso, lo que también es útil para identificarlo de manera temprana.

Otro uso es el mapeo de procesos. Si va a cambiar un proceso como parte de su proyecto, puede usar RACI para pasar por el proceso y registrar quiénes se verán afectados por cualquier cambio en el proceso.

Sin embargo, su tabla no es de mucha ayuda a menos que se mantenga. se actualiza a medida que las personas cambian de rol y se mueven a diferentes puestos de responsabilidad durante un proyecto.

Los problemas de no tener los Gráficos RACI

Cuando no documenta quién es responsable de qué, se arriesga:

  • Las decisiones tardan más porque nadie tiene claro quién tendrá la última palabra.
  • Culpa cuando las cosas van mal.
  • Un equipo con exceso de trabajo porque no has equilibrado el trabajo adecuadamente.
  • Inactividad: cuándo las personas no están seguras de si deberían hacer algo que normalmente no hacen.

Si tienes estos problemas, lee mi guía definitiva para que las personas se responsabilicen de su trabajo. Tiene algunas buenas sugerencias para que las personas hagan lo que tienen que hacer.

El siguiente video resume las tablas RACI en menos de un minuto.

Cómo producir una tabla RACI

La forma más común de ver RACI o RASCI utilizado es en forma tabular, con los individuos (o grupos) en la parte superior y la lista de tareas al costado.

El marco de trabajo de Praxis explica que usted lo crea al:

"… combinando dos desglose Estructuras: la estructura de desglose de trabajo con la estructura de desglose organizacional. Si es necesario, la estructura de desglose del trabajo podría ser reemplazada por una estructura de desglose del producto ".

Consejo profesional: Así es como RACI se vincula a su WBS, en caso de que se esté preguntando cuál fue la diferencia.

A tabular el formato está bien para documentar los roles y las responsabilidades de sus partes interesadas y es bastante fácil desmontar una plantilla RACI para usarla una y otra vez.

Entonces, hacemos esto:

  1. Identifique el trabajo (use su estructura de desglose de trabajo si tiene uno, para la velocidad).
  2. Identifique a las personas, incluidos los proveedores y los clientes. Es tradicional usar roles en lugar de nombres en la tabla, pero personalmente me gustaría usar nombres reales donde solo hay una persona.
  3. Llene su plantilla RACI con roles / nombres y tareas.
  4. Marque a las personas que son responsables primero.
  5. Ahora agregue las cuentas.
  6. Ahora agregue lo consultado, informado y de apoyo (si se usa). Haga esto en equipo si es necesario, pero es más fácil comenzar con un borrador que con una tabla en blanco.
  7. Distribuya la tabla RACI.
  8. Realice cambios basados ​​en la retroalimentación.
  9. Firme como completo.
  10. Don No olvide revisarla de vez en cuando para verificar que nada haya cambiado.

Una forma alternativa de pensar acerca de RACI

Si tiene dificultades para recordar cuántos tiene en cada grupo, piense en RACI como un triángulo.

 RACI Matrix Triangle

Solo hay una persona responsable de la tarea o proyecto, y están en la parte superior. Entonces tienes varias personas responsables de varios elementos. Un grupo más grande es consultado y proporciona información. Un grupo aún más grande recibe comunicaciones regulares pero no está activo de ninguna otra manera.

Verificación de su Matriz RACI

Una vez que haya completado su matriz de asignación de responsabilidades, vale la pena dedicar unos minutos a verificar lo que ha hecho. Busque:

  • Personas sin espacios vacíos: tienen demasiado trabajo asignado.
  • Personas con muchas 'A': ¿puede ejercer su autoridad en la organización?
  • Personas con demasiados ' R's: son responsables de una gran cantidad de entregables. Verifique su balance de trabajo.

También verifique las tareas.

  • Tareas que tienen muchas "R": ¿hay muchas personas involucradas en esto para terminar el trabajo a tiempo?
  • Tareas que tienen muchas "C" : demasiadas personas a las que se va a consultar van a ralentizar el trabajo.
  • Tareas que tienen muchos 'I': ¿puede crear una regla que diga que las personas solo están informadas por excepción, es decir, cuando necesitan saber que algo se desvía del plan? Esto le ahorrará tiempo de comunicación cuando todo salga como se esperaba.

Finalmente, verifique los espacios en blanco. Cada tarea debe tener una persona responsable y una persona responsable. No necesariamente es necesario que las personas sean de apoyo, consultadas e informadas para cada tarea, pero si tiene muchas brechas aquí, podría ser una señal de que se ha perdido algunas partes interesadas.


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RACI y PRINCE2

PRINCE2® no tiene RACI / RASCI exactamente de la misma manera que se describió anteriormente. El método tiene tres niveles de responsabilidad:

  • Productor (es el equivalente de Responsable)
  • Revisor (como un rol de control de calidad)
  • Aprobador (igual que el Responsable)

Usted documenta estos roles para cada uno Paquete de trabajo. Funciona bien así también, pero su uso está limitado para las comunicaciones porque realmente solo define las responsabilidades del gerente de proyecto, el gerente de equipo, la garantía de proyecto y los roles de soporte de proyecto. También puede asignar responsabilidades al patrocinador y al proveedor principal, pero creo que en general RACI es una opción mejor y más completa.

RACI y La Guía de PMBOK – Sexta edición

Puede tener múltiples gráficos RACI para un proyecto, cada uno con diferentes niveles de detalle

RACI (no RASCI) forma parte de la sección 9 de la Guía de PMBOK® – Sexta edición Gestión de recursos.

El libro señala lo que puede Producir matrices de asignación de responsabilidades múltiples en diferentes niveles. Es posible que tenga uno de alto nivel para el proyecto en general y luego proyectos de nivel inferior para actividades particulares.

Consejos y trucos para los gráficos fantásticos de RACI

Finalmente, permítame darle algunos consejos y trucos sobre cómo hacer su Los cuadros de RACI y RASCI son lo más útiles posible.

  • Las responsabilidades responsables y responsables deben ser lo más bajas posible en la jerarquía.
  • Solo una persona es responsable de cualquier actividad.
  • La persona responsable debe tener la autoridad para ser responsable.
  • Tener la menor cantidad posible de personas Consultado o Informado.
  • Obtenga su gráfico RACI acordado por el equipo.

La Matriz de Asignación de Responsabilidades – RACI / RASCI – es una herramienta útil de gestión de proyectos que destaca el tipo de aportes que cada actor o grupo de actores tendrá. Pero solo no es suficiente. Para que el proyecto sea un éxito, debe involucrar a las partes interesadas más allá de la cuadrícula.

Sin embargo, RACI le brinda un punto de partida para identificar y categorizar a las partes interesadas, para que luego pueda participar y trabajar adecuadamente con ellas.

Otras lecturas [19659008] Aquí hay algunos libros que te ayudarán a llevar esto más lejos.

  • [amazon text=A Project Manager’s Book of Forms&asin= 1118430786] por Cynthia Snyder Stackpole
  • [amazon text=Results Without Authority&asin=0814417817] por Tom Kendrick
  • [amazon text=Agile Readiness: Four Spheres of Lean and Agile Transformation&asin= 1472417437] por Thomas P. Wise y Reuben Daniel

Descargue su plantilla de roles y responsabilidades gratuita a continuación. Tenga en cuenta que esta es una plantilla de documento de gestión de proyectos, no una plantilla de matriz RACI. Es lo que puede incluir en su plantilla RACI una vez que la haya escrito.

 Guía completa de gráficos RACI



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