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Una guía rápida para el mapeo de procesos de negocios


Trabaja en la oscuridad y eventualmente vas a golpear una pared. Si bien el mito del empresario que se le ocurre una idea de un millón de dólares y luego simplemente se sienta y observa cómo se enrolla el dinero puede ser persuasivo, es una ficción.

Las ideas están dispersas en el panorama empresarial como las semillas. Sin crear un suelo nutritivo para que esas semillas echen raíces y crezcan, mueren sin ser vistos. Una organización debe atender el huerto de la industria y cuidar el crecimiento y la prosperidad de esas grandes ideas.

Eso comienza con la definición del negocio, cómo hace negocios y quién hace qué en el negocio. En cierto sentido, está creando un mapa con el que guiar a la empresa y a las personas empleadas allí para llevar al éxito a todos. Esa guía se denomina asignación de procesos de negocios.

Una descripción general de la asignación de procesos de negocios

La asignación de procesos de negocios significa definir qué hace una empresa, quién es responsable de qué, cuál es la norma para completar ese proceso, qué herramientas se utilizarán. y cómo se determina el éxito del negocio. La razón de esto es simple, para aumentar la efectividad de un negocio.

Con un diagrama claro o un mapa detallado del proceso de negocios, es fácil ver dónde se pueden hacer mejoras en el proceso de negocios para aumentar la eficiencia y la productividad. Esta es también una forma de tomar un objetivo específico y medirlo para compararlo con los objetivos generales de la empresa, asegurando que estén alineados.

Historia del mapeo de procesos de negocios

Un enfoque basado en procesos para la gestión de calidad y cómo cada proceso se relaciona con los otros procesos en una empresa, es el núcleo de la asignación de procesos empresariales. Esto se remonta al primer método estructurado para documentar el flujo del proceso, el diagrama de flujo, que fue presentado por el ingeniero Frank Gilbreth en 1921.

Estas herramientas fueron recogidas por la ingeniería industrial y, a principios de la década de 1930, el ingeniero industrial Allan H. Mogensen comenzó a entrenar a otros en este método. Art Spinanger, quien se graduó de una de las clases de Mogensen, llevó la disciplina a Procter and Gamble y desarrolló un programa de simplificación del trabajo llamado Programa de Cambio de Métodos Deliberados.

Otro de los graduados de Mogensen, el teórico organizador Ben. S. Graham adoptó el diagrama de proceso de flujo para el procesamiento de la información con su desarrollo del diagrama de proceso de flujo múltiple, que muestra múltiples documentos y sus relaciones.

¿Cuál es la importancia de la asignación de procesos de negocios? [19659005] Tener una representación visual de cómo funciona una empresa, cuáles son los roles de las personas y las responsabilidades y estándares de la empresa es necesario por varias razones.

Mantenimiento del cumplimiento

Ayuda a que una empresa cumpla con la norma ISO 9001. Este es un conjunto de estándares orientados a garantizar que una empresa cumpla con las necesidades de sus clientes y cumpla con las regulaciones relacionadas.

También se cumple la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, también conocida como Reforma Contable de Empresas Públicas y Ley de protección al inversor de 2002. Esta ley federal exige una transparencia y una divulgación adecuada para todas las empresas que cotizan en bolsa. La documentación de procesos es un componente clave de esta ley.

Ayuda con la incorporación

La asignación de procesos de negocios también es fundamental para la incorporación de nuevos empleados. Con un conjunto de procesos documentados que debe seguir el nuevo empleado, su transición se acorta y no le quita mucho tiempo a otros empleados para la capacitación y otras cosas. También crea un proceso consistente y una continuidad entre las nuevas contrataciones.

Refuerza la comunicación

El mapeo de procesos de negocios también es una excelente manera de comunicarse efectivamente con otros en el negocio y fuera de él. Como el mapeo de procesos de negocios es una visualización del proceso, es más fácil de digerir que un bloque largo para todos en el negocio.

Simplifica las auditorías

Las auditorías internas se pueden realizar de manera más eficiente con el mapeo de procesos de negocios. Pueden asegurarse de que el trabajo siempre esté alineado con los estándares y prácticas de la empresa. Esto también conduce a la mejora del proceso. Una vez que se documenta y comprende un proceso, se puede estudiar para ver cómo mejorarlo.

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Mejora la resolución de problemas

El mapeo de procesos de negocios puede También ayuda con la resolución de problemas en general. Crea una visualización del proceso y, al hacerlo, facilita la detección de conflictos. Si hay un bloque en alguna parte del proceso, el mapa visual dejará en claro qué condujo a ese cuello de botella y ofrecerá vías para resolverlo.

Además, la asignación de procesos de negocios ayuda a identificar los riesgos causados ​​por un proceso que podría abrir el negocio. A cuestiones legales o de salud y seguridad. Al mostrar el panorama general, también puede ayudar a una empresa con las mejores prácticas.

Los pasos principales de la mejora de procesos con el Mapeo de procesos

El mapeo de procesos puede ayudar con muchos objetivos comerciales desde la mejora del proceso hasta la capacitación y la clarificación del flujo de trabajo, pero también Cumplimiento normativo, auditoría interna y clarificación de roles en la empresa. Los pasos para respaldar estos objetivos desde el mapeo de procesos de negocios son los siguientes.

  • Identificación del proceso: Identifique los objetivos, el alcance, los jugadores y las áreas de trabajo en las que desea enfocarse. Esto se puede hacer en tres niveles: reactivo, cuando se aborda un proceso que falló o tuvo un desempeño inferior; estratégica, como en la revisión de alto nivel; centrado en el cliente, como buscar una mejor satisfacción del cliente.
  • Arme un equipo: Obtenga un grupo de personas que trabajen con el proceso, aunque también es útil contar con una persona de alta gerencia, como pueden ayudar. con aprobaciones cuando se solicitan cambios.
  • Recopilación de información: Una vez que haya identificado el proceso, debe reunir los datos, como quién, qué, dónde y cuándo. Esto se hace mediante la recopilación de información y la realización de entrevistas con las personas que realizan el trabajo que está mapeando.
  • Mapeo de procesos: Tome toda la información que ha recopilado y conviértala en un mapa de procesos. Esto probablemente incluirá el proceso o el flujo de trabajo general. Esto incluye tareas, o cada paso del flujo de trabajo; flujos, que son las conexiones entre las tareas que indican cómo fluyen las tareas; eventos, estos son activadores o puertas de enlace que comienzan, redirigen o finalizan un proceso; y participantes, o aquellos que están involucrados en el proceso.
  • Análisis: Estudie el mapa y desafíe cada uno de los pasos cuestionando el por qué de cada uno.
  • Desarrolle e instale nuevos métodos: Después del análisis ha identificado trabajo innecesario, vea cómo los pasos se pueden combinar, reorganizar o agregar nuevos pasos para mejorar la eficiencia.
  • Gestionar el proceso: Ahora el proceso debe mantenerse y almacenarse, pero también debe revisarse de forma rutinaria y monitorear el proceso para

Tipos de mapas de procesos de negocios

Los mapas de procesos de negocios se pueden hacer de varias maneras. Existen ventajas y desventajas para cada uno.

Diagrama de flujo del proceso

El diagrama de flujo del proceso es el más común. Pueden ser dibujados a mano o creados en software. La facilidad de uso y la familiaridad son una ventaja, pero la desventaja es que este tipo de mapeo de procesos de negocios carece de flexibilidad para adaptar y cambiar el diagrama de flujo.

Relacionado: 3 herramientas gratuitas para hacer diagramas de red [19659007] Diagrama de Swimlane

Un diagrama de Swlane actúa como un diagrama de flujo clásico, excepto que en un diagrama de Swlane, cada paso se divide entre diferentes equipos o individuos que son responsables de ellos. Por lo tanto, el nombre swimlane, ya que el diagrama parece carriles en una piscina para nadar. Las ventajas y desventajas son casi las mismas que con un diagrama de flujo.

Mapa de flujo de valor

Un mapa de flujo de valor se usa a menudo en aplicaciones lean six sigma. No es tan fácil de analizar de un vistazo. Por lo tanto, esto es más beneficioso para aquellos que buscan una visión más profunda del proceso. No se recomienda para proporcionar a las personas un resumen fácil de leer de los procesos.

Diagrama SIPOC

Un Proveedor Entradas Proceso Procesos Productos El cliente, o SIPOC, es un mapa de proceso simplificado. Elimina la mayor parte de la información y se enfoca únicamente en lo esencial del proceso y las personas involucradas. Naturalmente, esto proporcionará una visión general que puede entenderse rápidamente, pero no ofrecerá una comprensión profunda del proceso y cómo interactúan los procesos.

Software

Hay software disponible para el mapeo de procesos de negocios. Estas herramientas ayudan a realizar un seguimiento de los procesos después de que se haya realizado el mapeo, para que pueda ver cómo se desempeña y dónde se está desempeñando menos debido a cuellos de botella, plazos no cumplidos y otros bloqueos. Las ventajas de usar un software de administración de procesos de negocios es que hay otras características que los empleados pueden usar para administrar sus tareas y listas de tareas. También permite que la administración monitoree fácilmente lo que está sucediendo.

El mapeo de procesos de negocios es mejor con un software que sea accesible para todos en la empresa, que actualice su estado en tiempo real y le brinde al administrador un portal para monitorear y sigue el progreso. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene un panel de control en tiempo real para realizar un seguimiento e informar sobre el proceso, con una plataforma de colaboración que todos pueden usar para facilitar el trabajo y las comunicaciones, así como tableros Kanban para crear mapas de procesos. Vea cómo puede ayudarlo a optimizar sus procesos de negocios hoy con esta prueba gratuita de 30 días.

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