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Una guía rápida para las tarjetas Kanban


Kanban, o cartelera en japonés, es una herramienta visual para la programación. Se introdujo por primera vez en el piso de la fábrica de Toyota como un método de fabricación justo a tiempo que entregaba solo los materiales necesarios en el momento en que se necesitaban.

Desde ese momento, Kanban se ha expandido y se puede encontrar en toda la gestión del proyecto , utilizado por equipos que nunca han montado un automóvil. Los equipos han respondido al estilo visual del software kanban como una manera fácil de enfocarse en la tarea en cuestión. Los gerentes de proyecto adoran su transparencia en el flujo de trabajo del proyecto.

Conceptos básicos de Kanban

Kanban se compone de un tablero y tarjetas. Es realmente así de simple. Ya sea que use una placa física o tenga una herramienta digital, el concepto es el mismo y también lo es el uso. Esa interfaz fácil es parte de su encanto. Si acabas de escuchar sobre kanban o solo tienes un conocimiento superficial, sigue leyendo y observa cómo las cartas kanban pueden apilar el mazo de proyecto a tu favor.

¿Qué es un tablero Kanban?

Antes de llegar a la carta kanban , que es la sangre de la vida de Kanban, es importante definir el entorno en el que residen esas cartas: el tablero Kanban.

El tablero Kanban es un campo dividido en columnas. Cada columna es una fase del ciclo de producción. Estas columnas se pueden nombrar como corresponda al proyecto, pero en general se dividen en tres: Hacer, Hacer y Listo.

Es engañosamente simple. Debajo de la columna Tareas pendientes hay una lista de todas sus tareas. Los miembros del equipo simplemente mueven la tarea de la columna Tareas pendientes a la columna Hacer una vez que han comenzado la ejecución de esa tarea. Ahora todos pueden ver que la tarea está en juego. Cuando finaliza, la tarea se mueve a esa columna, lo que indica que el trabajo se ha completado.

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El tablero kanban, entonces, representa el flujo de trabajo general del proyecto. Estas tablas son excelentes para cualquier proceso. Organizan el trabajo y evitan que los equipos se vean atrapados. Pero, ¿qué pasa con las tareas mismas, cómo se simbolizan en el tablero?

¿Qué es una tarjeta Kanban?

Ahora estamos llegando a la parte clave del proceso kanban, la tarjeta. En la gestión de proyectos, representan la tarea a medida que avanza a través del ciclo de producción. Cada tarjeta kanban es una tarea. Puede colocar tantas tarjetas debajo de cada columna como desee. Estas tarjetas pueden asignarse a uno o más miembros del equipo.

Los miembros del equipo pueden ver el trabajo asignado a ellos en la columna de tareas pendientes. Luego pueden llevar su tarea una por una a la columna de hacer. Allí permanece mientras ejecutan la tarea. Una vez completadas, mueven la tarjeta a la columna de hecho. Ahora está claro que el trabajo en esa tarea se ha completado y el ciclo comienza de nuevo.

Si bien el uso de la tarjeta de palabras se está distanciando más de una tarjeta real a medida que kanban migra en línea, el uso sigue siendo válido. Es lo mismo que un disco, incluso cuando la música se distribuye cada vez más digitalmente, los viejos términos son difíciles de eliminar.

5 Consejos de la tarjeta Kanban

La tarjeta Kanban es una tarea, pero es un medio para seguir el progreso a medida que se mueve de una columna a la siguiente en el flujo de trabajo. Esto le da a la producción de esa tarea una mayor transparencia. Para dominar este proceso, aquí hay cinco consejos para aprovechar al máximo sus tarjetas kanban.

1. Datos críticos

La tarjeta kanban se debe completar con todos los datos críticos necesarios para completar la tarea. Esto incluye quién en el equipo es responsable del trabajo, qué es ese trabajo en una breve descripción, cuándo es el momento, si hay dependencias vinculadas a la tarea y luego documentos e imágenes adjuntas a la tarjeta para mayor dirección y claridad.

2. Keep It Simple

El objetivo de las tarjetas kanban es mantener su enfoque en lo que debe hacerse ahora. Cuando comience a usar tarjetas kanban, comience de manera simple. Siempre puedes subir más tarde. Una tarjeta kanban va a pasar por tres iteraciones: hacer, hacer y hacer. Por supuesto, puede hacer mucho más que eso, pero al principio es mejor atenerse a lo básico. A medida que se sienta cómodo, expanda lo que hace su kanban.

3. Establezca políticas

Antes de comenzar a usar tarjetas kanban, configure políticas claras sobre metodología. Si todos en el equipo comprenden lo que hacen las tarjetas kanban, el proceso será más exitoso. Por ejemplo, ¿cuándo se puede trabajar una tarjeta, qué puede mover de una columna a la siguiente, etc.? Estos son límites importantes que debe configurar para asegurarse de que su flujo de trabajo ágil sea fluido.

4. Feedback Loops

La tarjeta kanban no está escrita en piedra. A medida que el proyecto cambia, también debería cambiar la tarjeta kanban y el tablero. Siempre hay margen de mejora en su flujo de trabajo y el Kanban está ahí para responder. Por lo tanto, tómese un momento regularmente para mirar su kanban y ver si se puede mejorar.

5. No desordene su columna de actividad

No desea que un cuello de botella obstruya el proceso de sus obras. La idea de limitar su columna de trabajo en progreso (WIP) evita que esa cola obtenga demasiadas tarjetas kanban y que potencialmente deje muchas de esas tarjetas sin deshacer. No desea tarjetas en un estado inacabado o comenzar a realizar múltiples tareas en un esfuerzo por hacer las cosas demasiado rápido. Simplemente trabaje en tarjetas prioritarias.

ProjectManager.com y Kanban Cards

Eso es lo básico, pero los tableros kanban se han desarrollado exponencialmente a medida que se han incorporado en herramientas de software de gestión de proyectos más grandes. ProjectManager.com es un software que organiza proyectos con algunas de las funciones kanban más dinámicas disponibles.

Una experiencia personalizable

Algunos tableros kanban también podrían estar escritos en piedra: no están abiertos a cómo trabajas. ProjectManager.com tiene columnas kanban que son personalizables, por lo que puede nombrarlas como sea apropiado para su proyecto. Cree tantos como sea necesario para el proyecto.

Los equipos quieren un kanban que sea fácil de usar y flexible. Las tarjetas se pueden arrastrar y soltar de una columna a la siguiente, lo que facilita el progreso de la actualización. Pero estas tarjetas son más que simples tareas.

Las tarjetas Kanban de ProjectManager.com son muy dinámicas. Por ejemplo, puede agregar una lista de tareas a la tarjeta que se le asignó y administrar su propio flujo de trabajo. Cada tarjeta se puede etiquetar y priorizar para facilitar su clasificación. Además, los gerentes de proyecto pueden adjuntar tantos documentos e imágenes relevantes como sea necesario a la tarjeta.

Funciones de colaboración

Una vez que la tarjeta ha sido formateada y asignada, no desea que se quede allí. ProjectManager.com tiene tarjetas que facilitan el trabajo conjunto de los equipos.

Los equipos pueden comentar, etiquetar a otros miembros del proyecto y adjuntar archivos. Todo esto está relacionado con la tarea, por lo que no tiene que pasar por una gran cantidad de correos electrónicos para encontrar lo que necesita.

Los gerentes tienen diferentes prioridades. Quieren asignar y rastrear proyectos. Con ProjectManager.com puede asignar tareas directamente desde la tarjeta kanban. Los miembros del equipo reciben una notificación cuando son asignados, por lo que todos están en la misma página.

Las tarjetas kanban en ProjectManager.com muestran a los gerentes dónde está el trabajo en términos del ciclo del proyecto. Esta transparencia permite que solo se suministren los recursos necesarios cuando los equipos están listos para trabajar. Además, el progreso del equipo se muestra en la tarjeta, por lo que los gerentes pueden monitorear fácilmente el trabajo que se está realizando.

Múltiples vistas de proyecto para un mayor control

No todo lo que haces en un proyecto puede descansar en tableros kanban, pensó. Es por eso que ProjectManager.com tiene múltiples vistas de proyectos. Los equipos pueden preferir el flujo de trabajo visual de una vista kanban, mientras que los gerentes pueden querer ver las tareas establecidas en una línea de tiempo en un diagrama de Gantt, para que puedan vincular dependencias. También hay una lista de tareas y una vista de calendario.

Informes accionables

Es importante tener datos para rastrear un proyecto. No desea tener que cambiar a otro software para ver cómo va el proyecto. ProjectManager.com está todo bajo un mismo techo. Los informes de un clic le indican cómo progresan las tareas, ya que las actualizaciones de estado se reflejan instantáneamente en el software. Le brinda los datos que necesita para tomar la decisión correcta.

Las partes interesadas también quieren saber cómo avanza el proyecto, pero no quieren que usted vaya con ellos. ProjectManager.com tiene un panel de control en tiempo real para una vista de alto nivel, incluido el progreso de la tarea, para mantener a los interesados ​​informados.

Kanban ya no es solo para la fabricación. Es una herramienta favorita para los equipos scrum que trabajan en un entorno ágil, pero también para los equipos de marketing, recursos humanos y cualquier persona involucrada en cualquier tipo de proyecto o industria. Las cartas Kanban son una mano ganadora.

ProjectManager.com tiene una herramienta kanban robusta que proporciona visibilidad en los proyectos y permite a los equipos tener la autonomía para trabajar juntos de manera más productiva. Su software basado en la nube significa que los gerentes de proyecto y los equipos están trabajando con los datos más actualizados posibles, lo que significa decisiones más informadas. El kanban es solo una de las cuatro vistas del proyecto, todas las cuales están completamente integradas en el software, manteniendo a todos en la misma página. Pruebe la herramienta kanban de ProjectManager.com hoy con esta prueba gratuita de 30 días.

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