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Una guía simple para administradores de proyectos


Ha existido durante tres décadas, pero Six Sigma todavía puede ser algo así como un enigma. Puede significar cosas diferentes dentro de varias organizaciones o circunstancias, pero hay una forma de describir ampliamente esta metodología de mejora de procesos de negocio y definir sus comienzos, su aumento, su uso y su implementación.

Ha habido una reacción contra Six Sigma en los últimos años, algunos de los cuales están garantizados y serán discutidos, pero en general el proceso demuestra ser una herramienta valiosa para reducir los defectos en la fabricación del producto, especialmente cuando se combina con el pensamiento ágil, la manufactura esbelta y las herramientas de gestión de proyectos.

Six Sigma?

Para empezar, definamos el término Six Sigma. Como se señaló, es una metodología utilizada para mejorar la calidad de una salida en un proceso. Lo hace identificando primero y luego eliminando las causas de los defectos. Esto se logra a través de un conjunto de métodos de gestión de calidad, que presentan enfoques tanto empíricos como estadísticos. Por lo general, se contrata a un equipo con experiencia Six Sigma para supervisar el proceso.

Six Sigma fue presentado por primera vez por el ingeniero de Motorola Bill Smith en 1986, donde se registró como marca registrada. Pero fue cuando Jack Welch hizo que su estrategia comercial en General Motors se convirtiera en un elemento central, unos 10 años más tarde, que se popularizó en el mundo empresarial.

¿Por qué Six Sigma?

El credo de Six Sigma puede romperse en estas tres afirmaciones:

  1. El esfuerzo continuo para lograr la estabilidad y un resultado predecible de un proceso es lo que hace que un negocio sea exitoso.
  2. Hay características en los procesos de fabricación y negocios que son definibles y mensurables. Estas características se pueden analizar para controlarlas y mejorarlas.
  3. De arriba hacia abajo, toda la organización debe comprometerse a mantener las mejoras de calidad para que se logren.

¿Cuáles son las características de Six Sigma?

Seis Sigma no es la primera técnica desarrollada para mejorar el proceso, pero se diferencia de los demás en tres formas importantes:

  1. Se centra en los rendimientos financieros mensurables y cuantificables.
  2. El liderazgo es fundamental.
  3. Los datos y las estadísticas son los base de la toma de decisiones en lugar de suposiciones o conjeturas.

La ​​hoja de ruta DMAIC

La herramienta principal para el enfoque Six Sigma es la hoja de ruta DMAIC, que es un método más científico para el desarrollo de proyectos. Es un proceso flexible y formal de resolución de problemas que incluye los siguientes cinco pasos:

  1. Definir: Este paso se usa para descubrir el problema comercial, cuál es el objetivo, los recursos potenciales, el alcance del proyecto y cuál es la línea de tiempo para la finalización. Esto se detalla a menudo en el estatuto del proyecto, donde se recopila lo que se conoce sobre el proyecto y se definen los hechos relacionados con el trabajo, se establecen los objetivos y se forma el equipo del proyecto.
  2. Medida: Ahora desea establecer una línea de base, por lo que tiene algo contra lo que medir cuando está trabajando para mejorar los procesos. Aquí es donde recolectas todos los datos para poner el trabajo en contexto. El equipo determinará qué se medirá y cómo. Cuanto mejor sean los datos, mejor funcionará este sistema.
  3. Analizar: Aquí identifica lo que impide el progreso del proceso, por lo que puede eliminarse. De nuevo, usará un plan de recopilación de datos hasta que descubra las causas del problema. Este proceso involucra herramientas analíticas complejas, algunas de las cuales, en diversos grados de complejidad incluyen: enumerar y priorizar las posibles causas del problema; priorizar las causas raíz para mejorar los pasos; identificar cómo los insumos del proceso impactan los resultados del proceso; crear mapas de procesos detallados.
  4. Mejorar: Pruebe e implemente soluciones para los problemas identificados, utilizando soluciones creativas para eliminar las causas raíz y evitar que vuelvan a aparecer. Esto se hace con varias técnicas de lluvia de ideas y otros métodos de resolución de problemas. Se sugiere que enfocarse en la solución más simple y fácil es la mejor. Pruebe esas soluciones y descubra qué riesgos son inherentes. Luego, cree un plan de implementación y ejecute mejoras.
  5. Control: Para asegurarse de que estas mejoras sean sostenibles, superviselas creando un plan de control. Asegúrese de actualizar ese plan según sea necesario. Puede desarrollar un gráfico de control para evaluar la estabilidad de las mejoras a medida que avanza el proyecto y guiar el monitoreo mientras se planifica si ese proceso se vuelve inestable.

También hay una R silenciosa que algunas organizaciones agregan al DMAIC, que se mantiene para Reconocer Esto es realmente una cuestión de prioridad, lo que significa que el equipo reconoce el problema correcto para enfocarse en el momento correcto.

Estos pasos de DMAIC deberían ser como un ciclo en el que necesita repetirlos y aplicar los cambios a otros procesos en el proyecto. Comparta los resultados con todos los integrantes del proyecto e incluso fuera de la organización para desarrollar una red de apoyo. También es inteligente agradecer a los participantes por mantener la buena moral sobre lo que puede ser un trabajo minucioso y difícil.

Lean Six Sigma

Six Sigma ha demostrado ser experto en trabajar con equipos colaborativos desde el año 2000 cuando se desarrolló en Lean Six Sigma. Esto fue codificado por primera vez en el libro Inclinado en Six Sigma: El camino a la integración de Lean Enterprise y Six Sigma por Barbara Wheat, Chuck Mills y Mike Carnell. Desde entonces, Lean Six Sigma se ha utilizado en una variedad de sectores económicos, como la sanidad, las finanzas y la cadena de suministro.

Lean Six Sigma encuentra sinergia entre estos dos estilos de gestión. Lean se centra en la eliminación de ocho áreas de desechos: defectos, sobreproducción, espera, talento no utilizado, transporte, inventario, movimiento y procesamiento adicional. Six Sigma, por otro lado, busca mejoras en la calidad de los resultados del proceso identificando y eliminando la causa de los errores para minimizar la variabilidad en la producción.

Juntos, los dos estilos se complementan al exponer Lean donde el problema en un proceso emana de, mientras Six Sigma está trabajando para reducir ese problema. Esto produce un ciclo positivo de mejoras y flujo continuo.

Lean Six Sigma luego trabaja en conjunto para reducir los costos de producción, al tiempo que mejora la calidad y la velocidad de producción, manteniendo la organización competitiva. La parte de Six Sigma reduce las variaciones y Lean tiene en vista dónde hay desperdicio y cómo reducirlo, todo lo cual permite ahorrar dinero. Los dos funcionan bien en eficiencia, productividad y sólido control financiero.

Six Sigma y Agile

A medida que los métodos ágiles continúan creciendo a partir del huevo de desarrollo de software en el que se incubaron, el estilo se ha visto ensillando con Six Sigma .

El Manifiesto Ágil establece como su doceavo principio que "a intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más eficaz, luego sintoniza y ajusta su comportamiento en consecuencia". Los equipos ágiles se centran en las mejoras continuas, que encajan a la perfección. -glove con el credo de Six Sigma.

Por lo tanto, los equipos ágiles pueden encontrar una estructura a este principio en Six Sigma. Les brinda una forma de resolver problemas en sus proyectos a través de datos empíricos, así como de proporcionar un conjunto de herramientas para hacerlo. Agile y Six Sigma se mezclan bien.

Crítica de Six Sigma

No todo el mundo se vende con Six Sigma. Algunos, como el experto en calidad Joseph M. Juran, dicen que Six Sigma no es nada nuevo. Para él, solo los términos han cambiado, pero el enfoque básico para la mejora de la calidad sigue siendo el mismo.

La Harvard Business Review señala lo que considera deficiencias de la técnica. Por un lado, no incorpora tecnología de la información. También sienten que es elitista porque designa a las personas llamadas "cinturones negros", que son expertos para analizar y diseñar, en lugar de incluir a todo el equipo.

También hay un problema con su proceso de mejoras graduales, que algunos sienten que se encuentra en el camino de las mejoras radicales. Tampoco encaja bien con el trabajo orientado a la búsqueda de nuevos métodos y procesos innovadores.

Desde su creación, incluso un practicante leal como Jack Welsh ha llegado a admitir que no es un enfoque holístico para todas partes en el mundo. empresa. Pero en la fabricación de productos, su capacidad para reducir los defectos a una de cada seis desviaciones estándar sigue siendo estándar y proporciona resultados. La decisión de aplicarlo a su proyecto, por supuesto, depende de usted.

Debido al uso de las medidas de Six Sigma para medir en comparación con una línea de base para ver dónde hay problemas que pueden resolverse para hacer que los procesos sean más eficientes , la necesidad de un software de gestión de proyectos dinámico es esencial. ProjectManager.com es una herramienta basada en la nube que monitorea el progreso con su tablero en tiempo real, facilitando la detección de problemas y la implementación más rápida de soluciones. Pruébalo gratis durante 30 días y compruébalo con esta versión de prueba.

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