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Una introducción a la gestión de la fuerza laboral


Mantener a sus empleados comprometidos y en la tarea no es tarea fácil. Dicen que una manzana podrida realmente puede estropear a todo el grupo, y es cierto. Una mala contratación puede costarle a su empresa una valiosa productividad en el lugar de trabajo, por no mencionar casi el 20 por ciento de su salario en promedio. Y eso es solo un par de razones por las cuales la administración de la fuerza laboral es tan importante.

Ya sea que se encuentre en TI, construcción o comercio minorista, dominar los conceptos básicos de la administración de la fuerza laboral puede beneficiarlo enormemente.

¿Qué es la Administración de la Fuerza Laboral?

La administración de la fuerza laboral es el proceso de programar a su personal de la mejor manera posible para garantizar que su fuerza laboral funcione en sus niveles más productivos. Es menos un estilo de gestión singular y más una solución de software o proceso para toda la empresa que se implementa de arriba hacia abajo.

¿Conoces a ciertos miembros del personal que son gente de la mañana? Programe que interactúen con los clientes para los turnos que son a primera hora de la mañana ¿Tienen ciertos empleados creativos que son los más productivos en los turnos de tarde o tarde? Programe durante sus horas más productivas.

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No todos trabajan de la misma manera: la administración de la fuerza laboral tiene como objetivo capitalizar ese hecho, y así hace que sus empleados sean más eficiente y comprometido. Esto reduce el desperdicio y mantiene la producción de su empresa equilibrada con los costos generales

Además de optimizar los horarios del personal y el plan de gestión del tiempo, un excelente sistema de gestión de la fuerza laboral también incluye pronósticos, monitoreo y análisis de la fuerza laboral. Considerando la oferta (su fuerza laboral) versus la demanda (el cronograma), su fuerza laboral puede ser programada y asignada a sus tareas apropiadas. A partir de ahí, se puede analizar su eficiencia y compensar su trabajo de manera apropiada.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de la fuerza laboral?

La gestión de la fuerza laboral es uno de esos procesos que no solo apunta a hacer que sus empleados sean más eficientes, También tiene como objetivo beneficiar al empleado al hacer que trabaje en los procesos para los que es más adecuado. A su vez, esto sirve para ayudar mejor al servicio al cliente, aumentando la producción y las ganancias en todos los ámbitos. Llámalo ganar-ganar-ganar.

El proceso comenzó a ganar popularidad en las décadas de 1980 y 1990 con el surgimiento de los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), viendo grandes beneficios de su uso en industrias como la salud, la fabricación, el comercio minorista y más.

Pero hay un nuevo beneficio para la gestión de la fuerza laboral: a medida que entramos en la era de la economía del trabajo, muchos trabajadores a tiempo parcial están bajo estrés financiero ya que no pueden encontrar trabajo a tiempo completo o están obteniendo su trabajo. horas de corte. En la economía del concierto, los trabajadores son contratados como contratistas independientes, pagados por el proyecto, en lugar de por hora o salario.

Muchos trabajadores en la economía del concierto a menudo tendrán muchos trabajos diferentes para equilibrar al mismo tiempo, lo que puede colocar un mucha tensión en su certeza financiera. Cuando los trabajadores están bajo estrés financiero, la productividad también sufre. Para las empresas que utilizan la administración de la fuerza laboral, esto puede ayudar a aliviar la carga de los trabajadores que intentan equilibrar múltiples cargas de trabajo al ayudarlos a planificar sus horarios con anticipación tal como usted planifica el suyo. Cuanto más pueda ayudarlos a planificar con anticipación y aliviar esa incertidumbre financiera, más productivos serán sus trabajadores.

Tipos de sistemas de administración de la fuerza laboral

Las soluciones de software de administración de la fuerza laboral se pueden instalar en el sitio, alojadas en la nube o mediante software -as-a-Service (SaaS).

La mayoría de las veces, la gestión de la fuerza laboral se maneja usando hojas de cálculo. Sin embargo, hay un número creciente de soluciones que se adaptan a sus industrias, como las herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM), sistemas ERP y herramientas de gestión de proyectos.

Además, muchos gerentes de proyectos integrarán la gestión de la fuerza laboral y la gestión de proyectos una aplicación que ayudará a programar tareas para sus respectivos asignatarios, monitorear recursos, rastrear el tiempo de los empleados, analizar los costos del proyecto e informar sobre actualizaciones de estado. Esto se llama Project Workforce Management. Y más que solo ayudar a asignar el tiempo de su fuerza laboral para proyectos, también combina los elementos adicionales enumerados anteriormente, lo que lo convierte en un centro neurálgico de un proceso.

Herramientas de administración de la fuerza laboral

Al igual que la buena administración de proyectos conduce al éxito de un proyecto , un excelente software de administración de la fuerza laboral conduce al éxito de toda la fuerza laboral.

El pilar en el que se basa la administración de la fuerza laboral es la programación adecuada. El algoritmo original, inventado por Agner Krarup Erland, ha evolucionado para abarcar una gestión estatal más rica, como disponibilidades, presupuestos, restricciones de leyes estatales y federales, salarios, habilidades, tiempo libre y vacaciones. Una herramienta de administración de la fuerza laboral que incluya todo esto es una buena inversión para su empresa.

Seguimiento del tiempo

Cualquier método en el que tenga que confiar en las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de su fuerza laboral es un método que implica demasiado riesgo humano error. Por eso es importante asegurarse de que cualquier herramienta de administración de la fuerza laboral en la que esté invirtiendo incluya un elemento de seguimiento del tiempo. Un buen software de seguimiento de tiempo le permitirá ver el tiempo de seguimiento de acuerdo con el estado del proyecto, descargar informes, enviar hojas de tiempo en línea y monitorear el progreso en tiempo real.

 captura de pantalla de la hoja de tiempo
Ejemplo de una hoja de tiempo en línea en ProjectManager.com

Planificación y colaboración con su fuerza laboral

Debido a que no hay dos fuerzas laborales iguales, es importante que su software incluya un elemento de planificación de la fuerza laboral. Esto significa planes específicos de equipo para TI y software, construcción, marketing. Una herramienta de planificación de la fuerza laboral que vale la pena le permitirá planificar proyectos, rastrear problemas, colaborar con equipos y monitorear riesgos.

Programación

Con una herramienta de programación de proyectos adecuada, puede obtener visibilidad de sus proyectos totalmente en línea, por lo que No importa dónde se encuentre su equipo, pueden ver los cambios en sus horarios en tiempo real. Esto también debería permitirle a su fuerza laboral obtener una mejor visibilidad de exactamente qué entregables se necesitan y cuándo, mejor ayudándoles a priorizar sus tareas por adelantado.

Monitoreo e informes

Además del seguimiento del tiempo, uno de los elementos más importantes de la administración de la fuerza laboral implica monitorear e informar sobre el progreso de su fuerza laboral. Sin el elemento adicional de analizar el rendimiento de su fuerza laboral, no sabrá cómo o cuándo cambiar al horario más óptimo. Para cualquier herramienta de administración de la fuerza laboral, asegúrese de que incluya un elemento de monitoreo e informes para que pueda ver si está retrasado o justo a tiempo.

Cómo ProjectManager.com puede ayudarlo a administrar la fuerza laboral

Su fuerza laboral es Un elemento clave para el éxito de cualquier proyecto. Gestionarlos es una tarea que no solo requiere atención a los detalles, sino que también requiere un cierto nivel de diplomacia y delicadeza. Con ProjectManager.com, nuestros diagramas de Gantt en línea le permiten programar toda su fuerza laboral y sus tareas. Agregue nuevas tareas y fechas de vencimiento, o vincule las tareas para optimizar el tiempo de sus empleados.

Su personal también puede adjuntar comentarios o archivos a las tareas del proyecto directamente para que pueda colaborar sin importar en qué estado se encuentre.

 gantt con tareas asignadas
Asigne fácilmente tareas y controle cronogramas con Gantt en línea

ProjectManager.com también presenta herramientas de administración de recursos que le permiten equilibrar las horas trabajadas en su equipo. Esto le ayuda a asegurarse de que nadie esté sobre o subasignado en un proyecto.

También puede clasificar los suministros y equipos, y rastrearlos, para asegurarse de que su equipo sea lo más eficiente posible.

 Captura de pantalla de la herramienta de administración de recursos
Vea la carga de trabajo en todo su equipo, incluidos los días festivos y fines de semana.

Cuando intente planificar su fuerza laboral, no deje la programación y la administración de recursos al azar. ProjectManager.com es un software basado en la nube que le ayuda a rastrear mejor qué empleado está asignado a cada tarea y planificar con anticipación los recursos para proyectos futuros para que nunca se pierda el ritmo. Vea cómo ProjectManager.com puede ayudarlo a administrar mejor su fuerza laboral iniciando esta prueba gratuita de 30 días.

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