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Una introducción a la gestión de proveedores


La mayoría de los proyectos recurren a recursos externos para lograr sus objetivos. Es cada vez más raro que una organización tenga todos los bienes y servicios necesarios para completar el trabajo que ellos mismos han establecido.

Ahí es donde interviene la administración de proveedores. La práctica de la administración de proveedores enlista a los proveedores, empresas y personas. que proporcionan bienes y servicios esenciales, para ayudar a ejecutar su proyecto. La mayoría de las empresas trabajan con proveedores, a menudo con muchos, lo que significa que deben tener contratos, términos, tasas de pago y puntos de contacto separados para cada uno. Dependiendo de la cantidad de proveedores con los que esté trabajando, su administración puede ser muy compleja.

La administración de proveedores existe para manejar esa complejidad: es una disciplina que investiga y obtiene fuentes y obtiene presupuestos para precios, capacidades, calidad y tiempos de respuesta. . También cubre negociaciones de contratos, gestión de relaciones, asignaciones de trabajo, evaluación de desempeño y difusión de pagos.

Como puede imaginar, dicho trabajo requiere habilidades, recursos, tiempo y herramientas de administración. No es tan simple como obtener un proveedor con el precio más barato. Ese tipo de pensamiento descuida las muchas otras variables que deben considerarse al contratar con un proveedor.

La manera de administrar a los proveedores de manera efectiva y productiva es mediante la aplicación de la administración de proveedores. Este proceso le brinda los medios para establecer metas de servicio, calidad, costo y satisfacción laboral. Recuerde, los vendedores son solo un brazo de su proyecto. Desea gestionarlos, pero no en detrimento de sus metas y objetivos más amplios.

Insourcing Versus Outsourcing

Establecer una relación con un proveedor externo también se denomina outsourcing. Pero, ¿cómo saber cuándo es preferible subcontratar el trabajo o mantenerlo en casa? Debe evaluar las necesidades de su organización y los recursos que debe aplicar al proyecto.

Esta no es necesariamente una elección fácil de realizar. Comience observando las habilidades básicas de su organización. ¿Satisfacen las necesidades de tu proyecto? ¿Tienes los recursos de sobra para el trabajo? Si es así, entonces la tarea podría ser mejor servida internamente en lugar de cultivarla.

Sin embargo, si el trabajo gira en torno a una disciplina que no está en la timonera de su compañía o representa una habilidad que puede estar presente pero no lo es. Totalmente desarrollada, la inversión en contratar a un proveedor se vuelve más atractiva.

Definiciones de administración de proveedores

Hemos descrito que un proveedor es una persona u organización que vende un servicio, producto o mano de obra. Pueden ser consultores independientes, una empresa de consultoría o una empresa de personal, a la que generalmente se hace referencia como proveedor.

También hay algo que se llama un Vendedor Local (VOP), que es un proveedor que establece su tienda en el lugar de trabajo del cliente Es posible que ellos mismos obtengan mano de obra o de proveedores externos, pero en última instancia administran y coordinan el trabajo para el cliente.

Un Proveedor de servicios administrados (MSP) administra proveedores y mide su trabajo para cumplir con los estándares y los requisitos de su cliente. Por lo general, no reclutan, sino que investigan y refieren a los mejores proveedores de acuerdo con las necesidades del cliente.

Sistemas de administración de proveedores

Existen herramientas para administrar proveedores, como un Sistema de administración de proveedores (VMS), que es un programa informático que distribuye los requisitos de trabajo a las empresas de personal, reclutadores, empresas de consultoría y otros proveedores. Ayuda con la contratación, el proceso de entrevistas y el proceso de pago.

Otra herramienta se llama sistema de gestión de servicios contratados (CSM), que funciona con el software de grandes instalaciones de fabricación para capturar datos en tiempo real entre proveedores y clientes. Este esfuerzo de colaboración ayuda a simplificar el proceso de cronometraje y mejora la visibilidad de los costos del proyecto.

Otro término utilizado en la administración de proveedores es Empleador de Registro (EOR). Esta es una forma de facilitar la gestión de contratistas independientes. Esto incluye auditorías, revisiones y otros problemas de administración.

Proceso de administración de proveedores

El proceso de administración de proveedores se puede dividir en cuatro pasos:

  1. Establecer objetivos de negocios: Claramente defina los objetivos de su negocio y sea lo más específico posible (considere hacer objetivos SMART). Para poder contar con la ayuda de un proveedor, debe saber exactamente qué es lo que está tratando de lograr. La administración de proveedores también es más fácil cuando ha definido parámetros de rendimiento para comparar.
  2. Elija el mejor proveedor: ¿Quién se adapta a sus necesidades y sus características de rendimiento? Tendrá que sopesar los pros y los contras de todos los proveedores, y tendrán ambos, por lo que este paso debe tomarse después de una investigación exhaustiva. Algunas preguntas que debe hacer son: ¿Tiene el proveedor una amplia experiencia? ¿Han trabajado en entornos similares? Son estables? ¿Tienen procesos estandarizados y proporcionan economías de escala? ¿Han sido demandados?
  3. Administrar proveedores: Esta es la actividad diaria de monitoreo de rendimiento y rendimiento. Es la mejor manera de asegurarse de que se cumplan los términos del contrato. Este paso implica mucha comunicación para ofrecer aprobaciones, desaprobaciones, cambios, retroalimentación y cualquier otra cosa que sea necesaria para profundizar la relación.
  4. Cumple constantemente con los objetivos: Desea cumplir sus objetivos no una o dos veces, sino de manera constante curso de su relación con el vendedor. Esto significa administrar al proveedor regularmente para influenciarlo mejor para cumplir con los objetivos de desempeño en forma regular.

El rol de los gerentes de proveedores

Entonces, ¿qué hace la persona a cargo de la administración de proveedores? Primero, trabajan con las oficinas de administración y presupuesto para administrar y controlar los suministros y asegurarse de que los costos se encuentren en o por debajo del valor de mercado.

También trabajan con los proveedores para negociar precios que están dentro del alcance del presupuesto de la empresa mientras se mantienen. calidad. Eso significa buscar ofertas de varios proveedores para asegurarse de que están contratando al proveedor correcto. El proveedor correcto se define por algo más que el producto o servicio que proporciona, pero también su historial y su historial financiero.

Una vez que se resuelve el contrato, el gerente debe mantenerse en comunicación con el proveedor y con el suyo propio. el departamento de finanzas y los equipos de gestión que estarán interactuando con los proveedores. También hacen un seguimiento de los niveles de stock y tienen registros detallados para rastrear la entrega de suministros y confirmar su llegada.

Puede ser necesario trabajar con proveedores para el éxito de su proyecto, pero también agrega otra capa de complejidad a manejándolo Lo que debe tener es un software de administración de proyectos que pueda manejar todos estos datos. ProjectManager.com es una herramienta basada en la nube que cuenta con un panel de control en tiempo real para obtener la información más precisa para asegurarse de estar siempre al tanto del trabajo de su proveedor mientras lo hacen. Pruébelo usted mismo y vea cómo puede ayudar con la administración de proveedores realizando esta prueba gratuita de 30 días.

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