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Una prueba y revisión independiente • Guía para niñas sobre gestión de proyectos


Dios mío, este artículo ha sido un trabajo gigantesco para armar. Pero creo que te interesarán los resultados de mis pruebas. La gente de Reason8 se me acercó para probar el software de transcripción de su reunión, y juntos decidimos que la mejor prueba sería hacer una comparación de mercado y revisar herramientas similares. Entonces lo hicimos. Reason8 tuvo la amabilidad de pagar mi tiempo para hacer este trabajo, pero todas las opiniones son mías.

Soy una chica de lápiz y papel. Probablemente fue solo el último año que comencé a tomar minutos de reuniones directamente en una computadora portátil durante la reunión, y eso es solo cuando no estoy presidiendo la reunión. No creo que pueda presidir y escribir minutos al mismo tiempo. En general, cuando presido una reunión, tomo notas a mano y las escribo después de la reunión.

Pero … eso es una gran pérdida de tiempo, y los lectores y colegas me han llamado antes. . ¿Seguramente tiene que haber una mejor manera?

Ingrese … Software de transcripción Meeting Minutes

Cuando comencé mi carrera y adquirí mis hábitos, no había alternativa. Pero – ta da! – la tecnología ha avanzado tanto que ahora hay herramientas que transcriben sus reuniones por usted. Presione grabar en la aplicación, y el software escucha, transcribe y luego le entrega el borrador de las actas de la reunión. Genio!

Pero, ¿qué tan bien funcionan realmente? ¿Es tanto esfuerzo editar como comenzar desde cero? Quería averiguarlo.

Busqué un software que hiciera la transcripción en persona de las reuniones, es decir, dónde están todos los participantes en la sala.

Y decidí revisar estos tres:

  • Reason8.ai
  • Otter .ai
  • Voicera

Todo esto funciona en Android e iOS, y la mayoría solo admite el idioma inglés en este momento. Reason8 admite otros idiomas, pero funciona mejor para el inglés americano en este momento.

Descripción general de Reason8

Probé la versión de Android 0.1.6 (actualización del 18 de junio de 2018).

Reason8 es un software galardonado para grabar reuniones en persona. Cada participante en la sala necesita la aplicación en su teléfono. No hay una versión de escritorio. Así es como funciona.

  • Un participante presiona 'Reunión anfitriona' en la aplicación.
  • Se muestra un número de ID de reunión.
  • Otros participantes presionan 'Unirse' y escriben este número de ID de reunión cuando se les solicite.
  • Los teléfonos permanecen en el escritorio cerca de sus dueños.
  • Alguien presiona 'Comenzar' para iniciar la grabación cuando esté listo para comenzar.
  • La grabación ocurre en segundo plano.
  • Cuando la reunión termina, pare la grabación.
  • Se puede acceder a la grabación a través del sitio web.

Obtenga la aplicación en la tienda de aplicaciones de iOS o la versión de Android. Hay un plan gratuito, que será suficiente para que comiences.

 Revisión de Reason8

No puedes ver la transcripción en las pantallas mientras hablas. En cambio, la aplicación hace su magia detrás de escena y une las grabaciones de cada dispositivo para darle la transcripción de mejor calidad.

Otter.ai Descripción general [19659006] Probé la versión de escritorio a través del navegador (actualización del 25 de junio de 2018).

Otter es una aplicación para tomar notas que también graba reuniones en persona. Solo necesita tenerlo en un dispositivo, por lo que no parece que deba obtener buenos resultados cuando hay muchas personas en la sala. Funciona desde la ventana del navegador en un escritorio o mediante una aplicación en su teléfono o tableta.

Identifica los altavoces, le permite resaltar frases clave y crea una transcripción en tiempo real que puede ver en la pantalla. [19659004] Una vez que haya creado una cuenta, puede descargar la aplicación iOS o acceder a la herramienta desde un navegador portátil / de escritorio.

Existe un plan gratuito que le brinda 600 minutos de transcripción por mes, por lo que es suficiente para probarlo.

También me gusta el hecho de que puedes tomar fotos durante la grabación (en la versión de la aplicación). Podría tomar una foto de las notas en la pizarra para incrustarlas en las notas de la reunión.

Descripción general de Voicera

Probé la versión de iOS (actualización del 20 de junio de 2018).

Voicera también es un acta de reuniones herramienta de transcripción pero tiene otras características únicas. Este se integra con tu calendario. Utiliza un asistente de inteligencia artificial como la forma de capturar las notas de la reunión.

Integre con el calendario y luego invite a Eva, la asistente de inteligencia artificial, a las reuniones. Voicera tiene aspectos predictivos destacados, por lo que trata de resumir momentos importantes de la reunión para usted.

Al igual que con las otras herramientas, puede reproducir partes de la reunión una vez que está grabada para comparar la transcripción con el discurso.

Voicera tiene una prueba gratuita de 30 días.

Facilidad de configuración del software de transcripción de minutos de reuniones

Reason8

Fue fácil obtener la aplicación Reason8 en mi teléfono Android. Me habían advertido que la versión de Android no es tan madura como la versión de iOS, pero aún así era fácil de instalar. Puede unirse a una reunión o organizar una reunión, pero no puede grabar notas directamente desde la aplicación como individuo. Si quisieras grabar una nota para ti mismo, no podrías hacerlo. Está diseñado para que 2 o más personas tengan la aplicación para la transcripción mejorada.

Esta aplicación tiene la mayor configuración para hacer lo que sea necesario para obtener la aplicación en el dispositivo de todos. Una vez que está instalado, prácticamente no hay curva de aprendizaje y es fácil comenzar en cuestión de segundos.

 Aplicación Reason8

Otter

Otter fue la forma más fácil de configurar ya que solo necesitaba la aplicación en uno dispositivo. ¡Realmente me gustó el hecho de que funciona desde el navegador, lo cual fue muy útil para esta prueba ya que necesitaba tantos dispositivos!

La aplicación es muy fácil de usar, es muy intuitiva. Tuve que hablar en la aplicación por una o dos oraciones para que aprendiera mi huella de voz. También puede etiquetar otros altavoces manualmente para que Otter comience a aprender cómo suenan para un mejor reconocimiento.

Voicera

Voicera fue definitivamente el más difícil de configurar. Inicié sesión a través del navegador, pero una vez en el sitio web, me tomó un tiempo resolver lo que se suponía que debía hacer a continuación.

Tuve que validar mi dirección de correo electrónico y me recomienda que use una dirección de correo electrónico de trabajo. Este debería ser el mismo que utiliza para programar reuniones. Creo que es razonable, pero no estoy seguro de que funcione particularmente bien para los trabajadores independientes (tengo 4 direcciones de correo electrónico).

Puede integrar Voicera con el calendario de Google o Office 365 como parte de la configuración, y usted está Se recomienda que haga eso.

Luego crea una reunión (no desde Voicera; debe hacerlo en su herramienta de calendario normal) y agrega [email protected] como asistente. Eva se unirá como participante para grabar la reunión, tomar notas y enviar un resumen de la reunión a su correo electrónico. Si lo hace de esta manera, debe tener una línea de conferencia configurada, y la invitación debe provenir de una dirección de correo electrónico registrada con Voicera.

Sin embargo, ese no era el propósito de mi prueba. Quería probar grabaciones en persona para reuniones cara a cara, no para llamadas en conferencia.

Para mi prueba, utilicé la opción "grabar ahora" de la aplicación iPad y no me sincronicé con el calendario. Esta opción no está disponible a través del navegador de escritorio.

En la aplicación iPad tiene la opción de agregar elementos destacados. También puede decir: "Tome una nota", "Decisión" o "Elemento de acción" y estas cosas se mencionarán específicamente en la transcripción. Debes recordar desactivar el resaltado manualmente cuando hayas terminado de discutir ese punto.

Es posible que lo hagas mejor cuanto más practiques con la aplicación. Fui una basura y descubrí que me distraía de participar en la discusión de la reunión.

 Destacados de Voicera

Capturando notas, decisiones y elementos de acción durante una reunión grabada con Voicera

La Prueba

Celebramos una reunión con 3 personas.

Teníamos Reason8 en los teléfonos, Otter en mi laptop y Voicera en mi iPad. ¡No creo haber tenido tantos dispositivos para una sola reunión!

Hablamos durante unos 15 minutos. Tuvimos una conversación general y también leímos una historia, turnándonos para leer una página cada uno. Quería hacer esto para tener un texto para comparar cuando miraba los resultados de la transcripción de la reunión.

Resultados de la transcripción de la reunión

Después de la reunión, terminé con tres transcripciones.

Estaba buscando: [19659010] La precisión de la transcripción: ¿se grabaron con precisión las frases o fue engullido?

  • La precisión de la atribución: ¿se atribuyeron las frases al hablante correcto?
  • La salida: ¿fue la transcripción algo que podría usar para crear una reunión? minutos?
  • Reason8

    Reason8 identificó correctamente el número de participantes y atribuyó el texto a los oradores correctamente la mayor parte del tiempo.

    Me gustó el hecho de que la reproducción de reuniones está disponible a 6 velocidades diferentes para que pueda revisar rápidamente La transcripción completa. También puede descargar la transcripción completa como un archivo .tsv que puede abrir en Excel.

    Creación de las notas de la reunión

    Haga clic en cualquier párrafo para resaltarlo como tarea, decisión o resaltado. Esto lo mueve a la derecha de la pantalla, que es donde crea el resumen de la reunión. Las decisiones, tareas y áreas resaltadas se agrupan para usted. Puede editar este texto como desee, lo que debe hacer para todas las reuniones. Nunca publicaría una transcripción completa de una reunión de una hora como minuto y espero que la gente lo lea todo. La habilidad de preparar notas de la reunión está en el resumen.

    Actualización: Reason8 ha lanzado recientemente la extracción automatizada de elementos de acción. Esto funciona sin ningún comando de voz especial, por lo que ahora un borrador de resumen consiste no solo en aspectos destacados, sino también en elementos de acción pronosticados. Todavía está en versión beta en el momento de la redacción, pero esto ahorraría aún más tiempo.

    Cuando esté satisfecho con las notas de su reunión, puede hacer clic en "Compartir" para crear un enlace al resumen de su reunión.

    Lo único que me gustaría ver aquí es la posibilidad de descargar el archivo de notas de la reunión editado para que puedan agregarse a la carpeta de proyectos como un documento de Word. Si trabaja en un entorno más digital, es posible que no necesite hacer eso y simplemente pueda dirigir a las personas a la versión web.

    ¿Me importa que los altavoces no se atribuyan correctamente el 100% del tiempo? Estoy creando minutos, no comparto la transcripción, por lo que no mencionaría en los minutos quién dijo qué. Si por alguna razón quisiera, podría reproducir el segmento e identificarlo por la voz.

    Precisión de la transcripción: buena.

    Precisión de la atribución del orador: buena.

    Salida: editor de texto libre significa que puede crear notas de reunión 'reales' directamente en la herramienta.

    Otter

    Después de la reunión, inicié sesión en Otter para revisar la transcripción. Me impresionó bastante cuando vi las palabras que aparecían en la pantalla durante la reunión, pero no fue tan bueno como esperaba cuando lo revisé después.

    No atribuía automáticamente frases a los hablantes .

    Actualización: Otter atribuye frases a los hablantes como Speaker 1, Speaker 2, etc. Debe nombrarlos.

    Me gustó la forma en que recopila palabras clave en la parte superior del resumen de la reunión. Puede hacer clic en una palabra clave y buscará la transcripción. Si lo desea, puede agregar sus propias palabras clave.

    No creo que pueda crear actas de reunión desde el sitio web. Puede editar los segmentos para corregir las palabras, pero no puede cambiar el orden o llamar puntos clave, agrupar decisiones, etc. Necesita exportar el texto y editarlo directamente en otra aplicación.

    La primera vez que Hice esto, exporté el texto con las atribuciones del orador y las marcas de tiempo, y esa es una gran cantidad de información extraña para eliminar. Recuerde desactivar esas opciones para simplemente decir las palabras en la reunión. Luego edite desde allí.

     Opciones de exportación de Otter

    Función de bonificación adicional: puede importar audio o video para transcribir.

    Nota: Otter tuvo resultados mucho mejores cuando era solo una persona Hablando. En otra prueba, grabé mis propias notas, dictando información en la aplicación en mi iPad. El reconocimiento fue mucho mejor.

    Precisión de la transcripción: Buena.

    Precisión de la atribución del hablante: Pobre, en parte porque tener solo un dispositivo significaba que el participante que estaba más lejos luchaba por ser escuchado.

    Resultado: Necesidades de la transcripción para ser editado en otra herramienta para crear minutos 'reales'.

    Voicera

    La interfaz de Voicera me pareció un poco difícil de usar. Cuando inicié sesión para ver las transcripciones de mis reuniones, hubo 6 reuniones, organizadas por fecha y hora. Había hecho un par de pruebas cortas antes y después de la prueba principal, pero no podía recordar cuál era cuál y debido a que la duración de la reunión no se muestra en la lista, tuve que hacer clic en cada una de ellas. [19659004] Cuando abre una reunión, primero ve los aspectos más destacados y pensé que estaba en la sesión incorrecta (una prueba corta, no la prueba principal). Luego me di cuenta de que tenía que hacer clic en la pestaña de transcripción para ver toda la grabación.

    Puede descargar la transcripción como un archivo .txt pero tiene las marcas de tiempo. Puede editar el texto y compartir la grabación y la transcripción con colegas, pero no puede resumir la reunión más allá de la pestaña Destacados.

    La pestaña resaltados le permite marcar cosas como acciones, decisiones, próximos pasos o notas.

    La calidad general de la transcripción no fue tan bueno pero captó los tres altavoces. La calidad mejoró ligeramente después de mi primera prueba, cuando configuré los acentos de los altavoces en inglés del Reino Unido.

    Funciones adicionales:

    • Agregue su agenda para que el software sepa qué palabras buscar. Creo que necesitaría hacer esto antes de la reunión para obtener el beneficio.
    • Puede 'marcar' una grabación como favorita si desea que se destaque en la lista general de reuniones.
    • La pestaña Perspectivas extrae las cosas el software cree que podría ser importante, como menciones de ventas, puntos de contención, ubicaciones mencionadas, etc. Esto fue en gran medida irrelevante para la reunión que sostuve, pero podría agregar algún valor a otros tipos de discusión.

    Precisión de la transcripción: Pobre, en comparación con otros.

    Precisión de la atribución del orador: Bueno. Voicera divide la transcripción por frase, por lo que puede decir que las diferentes frases fueron dichas por diferentes personas, pero no atribuye sus nombres.

    Salida: mucho apoyo de la herramienta con aspectos destacados e ideas, pero necesitaría practicar usando las funciones destacadas para obtener la mejor transcripción. Tendría que crear minutos "reales" en otra herramienta.

    Consejos para usar las herramientas de transcripción de minutos de reuniones

    Cualquiera que sea la herramienta que utilice, esta prueba ha marcado algunos consejos para obtener lo mejor de las herramientas de transcripción de reuniones.

    1. Don no mueva los dispositivos alrededor de la mesa mientras la reunión está en progreso.
    2. Para obtener los mejores resultados, no camine por la sala mientras graba.
    3. Sea cortés. No hablen entre sí y eviten interrumpir a otros oradores.
    4. Si tiene la opción de entrenar el software a sus voces, hágalo con anticipación.
    5. Si puede, establezca los acentos de los altavoces con anticipación.
    6. Esperamos que usted y el software mejoren con el tiempo. Aprenderá cómo usar las funciones destacadas y marcar partes importantes de la conversación con comandos de voz. La IA en el software de transcripción de reuniones aprenderá la jerga de su negocio y se adaptará mejor a su situación.

    Seguridad de software de transcripción de reuniones

    Independientemente de la solución que use, debe asegurarse de que cualquier aplicación que use para el trabajo tenga características de seguridad de acuerdo con sus políticas corporativas.

    Puede que esté hablando de proyectos delicados, iniciativas que no querría que se filtraran de ninguna manera. Debe estar seguro de que las herramientas cumplen con sus criterios de seguridad.

    Busque:

    • Sincronización de datos a través de una conexión cifrada
    • Grabaciones almacenadas en un entorno seguro en la nube (con seguridad con la que su equipo de TI está contento) [19659011] Confirmación de que las grabaciones no están disponibles para usos de terceros
    • Confirmación de que puede eliminar su cuenta y grabaciones en cualquier momento.

    Dependiendo de dónde se encuentre, es posible que también deba asegurarse de que todos en la reunión estén explícitamente dijo que la reunión se está grabando. Aquí hay una ventana emergente de Voicera que destaca este requisito legal.

    Tabla de comparación para el software de transcripción de minutos de reuniones

    Cada una de las herramientas revisadas tiene sus propios puntos fuertes. A continuación hay una tabla que resume las principales características y precios.

    Motivo8 Nutria Voicera
    Registros en el navegador No No
    Integraciones con Calendario Google, Microsoft (para inicio de sesión), Zoom, Dropbox Google, Office 365, Salesforce, Slack, BlueJeans
    Buscar dentro de una transcripción
    Destacado frases clave durante la grabación No

    Preparar resúmenes No

    [19659128] No

    Compartir con colegas
    Descargue su grabación El botón está allí pero no pude descargarlo
    Velocidades de reproducción 6 4

    8

    1
    Descargar texto
    Curva de aprendizaje [19659128] Bajo Bajo Medio
    Captura de imagen No No
    Calificación de ahorro de tiempo Alto Medio Bajo, con el potencial de mejorar a medida que usted y la herramienta se familiaricen mejor
    Precios Plan gratuito (15 minutos por reunión).

    $ 19.99 pm / por anfitrión. Precios empresariales y precios sin fines de lucro en la solicitud

    600 minutos en el plan gratuito, luego $ 9.99 por mes con ahorros en precios anuales y para estudiantes / educadores Prueba gratuita de 30 días. Plan gratuito de hasta 150 minutos por mes, máximo 25 minutos por reunión. Luego, desde $ 9.99 por mes con ahorros en precios anuales

    Resumen

    Cada una de estas herramientas de transcripción de reuniones tiene ventajas y desventajas. Puedo ver que cada uno tiene un uso para un propósito diferente.

    Reason8 es la mejor aplicación para recoger a todos los participantes de la reunión y para preparar un resumen de la reunión en la herramienta. Este es el que salió en la cima de las reuniones en persona en mi prueba.

    Nutria fue mi favorito para el dictado. Sé que no estaba revisando las aplicaciones aquí para ese propósito, pero donde dicte mis pensamientos y solo fui yo quien habló, los resultados fueron de excelente calidad. Si tiene un correo electrónico largo para escribir o un documento que está preparando, esto podría ahorrarle tiempo si no es un mecanógrafo rápido.

    Voicera es el único del grupo que trabaja con llamadas de conferencia. Nuevamente, ese no era el propósito de esta prueba, que analizó las reuniones en persona. Pero puedo ver que Voicera tiene aplicaciones para empresas más grandes con muchas reuniones virtuales.

    Todas las herramientas tenían características de buena calidad, y me gustó el hecho de que puedes escuchar una frase para escuchar los matices en la grabación y entender el significado sutil. eso podría no estar claro en el texto mismo. Con el tiempo, cuanto más trabaje con cualquier herramienta de IA, mejor será la precisión.

    Mi consejo sería hacer algunas pruebas iniciales para elegir un producto que sea mejor para su entorno. Entonces quédate con eso. Siga usándolo durante al menos un mes para que aprenda el vocabulario y las voces de sus compañeros de equipo.

    Una nota adicional de Reason8: Querían que agregara que constantemente están recopilando comentarios y mejorando el servicio. ¡Espero verlos crecer!

    Si necesita plantillas de actas de reuniones 'tradicionales' para colocar sus transcripciones destacadas, tome mi conjunto completo de plantillas de reuniones aquí.

    Pin para leer más tarde:

     Mejor software de transcripción de minutos de reuniones

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