Productivity, The Project Manager Blog

Usando la excelencia operativa para ser más productivo


La gente a menudo piensa en la productividad a escala individual: ¿cómo puedo ser más productivo? Pero la mayoría de nosotros trabajamos para organizaciones, y si la organización no es productiva, entonces puede " Tampoco seas productivo.

La verdad es que no importa lo productivo que seas, puede haber obstáculos externos que bloqueen tu camino hacia adelante. Si está buscando ser más productivo, debe usar herramientas y métodos de administración del trabajo que ayuden a todos los aspectos de su organización a lograr ese objetivo.

¿Puede realmente haber una bala mágica que pueda atravesar las complejidades de la colaboración y hacer que todos trabajen juntos? La excelencia operativa es tal técnica. Si está cansado de esperar a que los colegas se encarguen de las tareas y lidiar con una burocracia generalizada, entonces la excelencia operativa puede curar lo que le aqueja.

¿Qué es la excelencia operativa?

La excelencia operativa es cuando una organización ejecuta su estrategia de negocios con coherencia y es más confiable en esa acción que sus competidores. Las métricas que indican que una organización está logrando su objetivo de excelencia operativa incluyen un menor riesgo operacional, menores costos operativos y mayores ingresos en comparación con la competencia. Todo esto crea valor tanto para el cliente como para el accionista.

Para asegurarse de que una organización pueda adoptar efectivamente la excelencia operativa, debe ser procesable y medible. Pero la excelencia operativa por sí sola no garantiza el éxito. Debe ser coherente y tener una ejecución confiable, lo que significa implementar la estrategia de la empresa de forma continua. Además, la excelencia operativa es sistémica. Debe influir positivamente en todos los aspectos de una empresa, incluidos los ingresos, los costos y los riesgos. No se enfoca en un aspecto en particular, pero eleva todos a la misma norma.

Relacionado: 10 Cotizaciones de consistencia para ayudarlo a continuar

Por supuesto, para que la excelencia operativa sea exitosa, Debe complementar su estrategia de negocio. En cierto sentido, los dos, la excelencia operativa y la estrategia comercial, son la fórmula para lograr un sólido desempeño en el mercado. Sin uno u otro, una empresa tendrá problemas con un rendimiento débil.

Sin embargo, la excelencia es relativa. Puede (y probablemente lo hará) cambiar con el tiempo. Es importante no ser complaciente con los cambios en la administración, la tecnología o lo que sea, sino permanecer flexible y adoptar.

Elementos de excelencia operacional

Para sobresalir en excelencia operativa, debe haber dos componentes : un sistema de gestión integrado y disciplina operativa en todas las partes de una organización.

Sistema de gestión integrado

Un sistema de gestión integrado es un marco de procesos y estándares. Este marco está diseñado para saber dónde quiere ir una empresa y los riesgos inherentes a dicho curso. Esto permite que una empresa identifique y mitigue esos riesgos, mientras administra el cambio y mejora continuamente.

El uso de un sistema de administración integrado también ayuda a administrar estas tareas de manera más eficiente. Hay menos probabilidad de superposición, redundancia o conflicto.

Disciplina operativa

Cuando se habla de disciplina operativa, significa que la organización siempre está haciendo lo correcto, de la manera correcta, siempre. Aunque parezca imposible, hay principios que guían la disciplina operativa para que un equipo pueda lograr estos objetivos.

10 Principios de Excelencia Operativa

Hay un premio otorgado a organizaciones de todo el mundo por la excelencia operativa sobresaliente llamada Premio Shingo. Comenzó en 1988 y es presentado por el Instituto Shingo en la Universidad Estatal de Utah. Los ganadores juzgan qué tan bien se adhieren a estos 10 principios clave:

  1. Respeta a cada individuo
  2. Lidera con humildad
  3. Busca la perfección
  4. Asegura la calidad en la fuente
  5. Flujo y valor de extracción
  6. pensamiento científico
  7. Enfoque en el proceso
  8. Pensamiento sistémico
  9. Creación de constancia de propósito
  10. Creación de valor para el cliente

Algunas metodologías para la excelencia operativa

Hay muchas maneras diferentes de ejecutar la excelencia operativa, pero Hay algunos que han sido codificados y se adoptan regularmente en todo el mundo. Exploremos algunas.

Método Okapi

Iris Tsidon, cofundadora y directora ejecutiva de Okapi, una plataforma para mejorar la gestión organizacional, y Maya Gal, CTO de Okapi, crearon el método Okapi, que incorpora indicadores de rendimiento clave SMART (KPIs) ). Okapi lleva el nombre de un mamífero único que tiene las características de una jirafa, querida y cebra.

SMART es un acrónimo de específico, medible, alcanzable, relevante y oportuno. La aplicación de esta técnica ayuda a tener KPI más precisos, que se miden por acciones y no por comportamientos. Son desafiantes pero alcanzables, relevantes para el objetivo de la organización y programados dentro de una línea de tiempo definida.

El método Okapi señala varios desafíos importantes para cualquier organización para lograr la excelencia operativa.

  1. Okapi lucha cuando las personas están desconectadas de una empresa más grande necesidades de la empresa.
  2. La falta de progreso puede obstaculizar a Okapi. Esto es cuando las tareas necesarias para el crecimiento del negocio están estancadas. Las personas son dedicadas y trabajadoras, pero la prioridad de las tareas asignadas está pobremente estructurada.
  3. Si una empresa no puede cambiar para mantenerse competitiva y adaptar la infraestructura de administración para adoptar y prosperar en estos entornos cambiantes, entonces la compañía es No seguir siendo competitivo. Un proceso de cambio debe aplicarse de manera rápida y eficiente para que Okapi prospere. (Lea más sobre la importancia de ser flexible.)
  4. Cuando los datos son demasiado complicados, comprender lo que significan esos datos puede convertirse en un problema. La complejidad no sirve a la empresa. Dentro de Okapi, los informes deben ser oportunos, agregar valor y ser fáciles de digerir, para que puedan ser implementados de manera efectiva.

Finalmente, sin un plan de manejo coherente, todos los esfuerzos de excelencia operacional están condenados al fracaso. Si las personas de la organización no están usando el sistema de administración, o no se molestan en configurarlo y seguir un plan para usarlo, la capacidad de lograr la excelencia operativa se ve gravemente comprometida. Mientras que facilitar transacciones, liderar el desarrollo de negocios y resolver problemas inmediatos son importantes, los gerentes deben delegar la responsabilidad.

Método FLEX o PBED

También existe la metodología de ejecución perfecta (FLEX), también conocida como PBED, para el plan, breve, ejecute, informe, que se basa en lo que los pilotos de combate usan en combate. La metodología se trasladó al sector privado en 1998 y tiene sus raíces en el manifiesto ágil creado por los desarrolladores de software.

Es un proceso iterativo que valora la adaptación de la estrategia empresarial a las influencias cambiantes en el mundo real. Esto se hace a través de una práctica llamada interrogatorio, que es una herramienta que las organizaciones pueden usar para impulsar el cambio cultural. Ofrece una voz a todos los empleados, que luego se puede escuchar en toda la organización. Esto comienza con el establecimiento de una estrategia a largo plazo que se centra en un objetivo común, que es la parte del "plan" de PBED. Debe establecer un objetivo claro, medible y alcanzable. Asegúrese de identificar los riesgos y los recursos necesarios para evitarlos. Para obtener ayuda, utilice las lecciones aprendidas de la rendición de informes después de las tareas y desarrolle objetivos para los miembros del equipo que se alinean con los objetivos generales.

Relacionados: Cómo escribir una declaración de misión inolvidable (con ejemplos)

En los términos de las otras partes del acrónimo PBED, el término “breve” se refiere a cómo se comunica el plan a los equipos que deben ejecutarlo. "Ejecutar" es actuar sobre el plan y centrarse en sus objetos, mientras se mantiene flexible al cambio cultural. Finalmente, el "informe" es cuando el equipo analiza la ejecución diaria y lo compara con el plan. Se analiza cualquier diferencia y luego se aplican los cambios.

Independientemente del método elegido, la excelencia operativa respalda la simplicidad sobre la complejidad. Los equipos aprenden de los errores y son recompensados ​​por resolverlos y encontrar soluciones más elegantes. El punto de la excelencia operacional es trabajar constantemente en mejoras en el proceso.

La excelencia operacional requiere un plan que luego se realice un seguimiento y se evalúe en función de su progreso. Es un proyecto, y como cualquier proyecto, necesita la herramienta adecuada. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube con características que permiten a los administradores programar con los gráficos de Gantt en línea y realizar un seguimiento de los cambios con un panel de control en tiempo real. Vea cómo puede ayudar a su organización a lograr la excelencia operativa realizando esta prueba gratuita de 30 días.

Publicaciones relacionadas

  • Cada vez que miro el reloj de mi teléfono, me dice la hora correcta. Mi reloj biológico …

  • A medida que avanzamos hacia el final del año, antes de mirar hacia adelante, echemos un vistazo a algunos de …

  • Los grandes proyectos a menudo comienzan con grandes esperanzas y expectativas. Pero si un proyecto no se inicia correctamente, entonces esas esperanzas …

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>