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Uso de cuestionarios en Project Communications


No he recibido compensación por este artículo, pero recibí una licencia para probar Interact Quiz Builder .

Hacer que las personas respondan a los mensajes sobre su los proyectos pueden ser difíciles Parece que la gente está más ocupada que nunca. Mis comunicaciones realmente deben destacarse para hacer que las personas tomen medidas.

Y necesitamos que tomen medidas.

Los proyectos no solo ocurren porque alguien reúne una pequeña línea de tiempo y algunas diapositivas bonitas sobre el futuro de la negocio. Los proyectos suceden porque la gente como nosotros hace el trabajo . Y eso incluye comunicar e incorporar el cambio para tratar de garantizar el mejor resultado para el negocio.

Últimamente he pensado mucho sobre las formas en que podemos hacer que las comunicaciones sean más atractivas. He investigado mucho sobre las tendencias de la tecnología del consumidor, y eso me ayudó a ver que hay una cosa fácil que podemos hacer para llevar un poco de diversión a las comunicaciones del proyecto: cuestionarios.

El cuestionario más simple: botones de votación [19659010] Si usa Outlook, estará familiarizado con los botones de votación. Los uso si estoy enviando información por correo electrónico. Por ejemplo:

  • ¿Desea obtener más información sobre este tema? Sí / No
  • ¿Estás listo para que los cambios lleguen a fin de mes? Estoy listo / Necesito más ayuda, por favor
  • ¿Cuándo asistirá al webinar? Fecha 1 / Fecha 2

Los vendedores saben desde hace mucho tiempo que incluir un llamado a la acción en los mensajes obtiene resultados. Puede hacer lo mismo en sus correos electrónicos sobre su proyecto, pero solo si es una pregunta realmente simple, con respuestas muy breves y con capacidad para plantillas.

Los botones de votación funcionan porque hacen que sea muy fácil que la gente se comunique con usted. su respuesta. Cuando las personas tienen tantos correos, responden a los más fáciles. No se puede hacer más fácil que un clic.

He tenido buenos resultados con esta técnica. No lo use en exceso, pero es una buena manera de impulsar el compromiso y obtener respuestas a los correos.

Pero, ¿qué pasa si su software de correo electrónico no tiene botones de votación? ¿O necesita más flexibilidad en las respuestas?

Entonces un cuestionario "real" podría ser la respuesta.

Generating Engagement With Quizzes

Hace un par de años realicé una prueba sobre un gran proyecto de software. Implicaba que las personas tuvieran que leer el sitio de la intranet del proyecto y buscar una imagen que había esparcido allí. Luego tuvieron que responderme con los nombres de las páginas donde encontraron la imagen. El ganador recibió una caja de chocolates y su foto en el siguiente boletín del proyecto.

Fue más interesante de lo que parece, lo prometo.

Esto funcionó bien por varias razones:

  • Hizo que la gente leyera el sitio de intranet , así que recogieron información sobre el proyecto.
  • Me dio algo sobre lo que escribir en el boletín del proyecto: anunciando el cuestionario y luego anunciando el ganador. Eso respaldaba el hecho de tener el boletín informativo y significaba que no solo estaba comunicando cambios aburridos de software.
  • Hizo feliz a alguien porque recibió algunos chocolates: ¡al menos eso es un interesado satisfecho!
  • Hizo que el proyecto pareciera nos estábamos divirtiendo, y eso impactó positivamente la moral del equipo, y la voluntad de los interesados ​​de querer participar en él.

Pero las intranets ya no son el mejor lugar para hacer ese tipo de cosas. La tecnología ha avanzado de manera espectacular, incluso en los últimos años. Hay mejores formas de ejecutar cuestionarios. Déjame mostrarte.

Creando un cuestionario de Interact

Hace tiempo que estaba buscando una herramienta de prueba: incluso compré uno y luego me di cuenta de que no podía hacer lo que quería, así que nunca lo había usado.

Luego, el equipo de Interact se puso en contacto y me preguntó si me gustaría probar el suyo. Escribí un libro sobre cómo usar las tecnologías emergentes, ¡así que no soy alguien que rechace la oportunidad de jugar con un nuevo software! ¡Dije que sí!

Para probarlo, construí el cuestionario Qué tipo de administrador de proyectos son ustedes. (¿Lo ha tomado ya?) Se basa libremente en algunas estrategias que estaba haciendo en ese momento en las trayectorias profesionales de administración de proyectos.

 Interact test interface

Cómo crear un cuestionario con respuestas múltiples en Interact

Estaba bastante feliz con cómo resultó. Creo que la interfaz de Interact es fácil de usar. No tuve que usar la función de ayuda. Fue fácil usar una de sus plantillas para configurar mi propio cuestionario.

Pero fue una prueba "divertida". ¿Cómo es eso relevante para nuestro trabajo como directores de proyectos?

Quiz Ideas for Work

Pensemos por qué querría usar un cuestionario. Para mí, hay dos razones:

  1. Para generar compromiso
  2. Para comunicar un mensaje.

Engagement Quizzes

Para cuestionarios de participación, no tienen que centrarse especialmente en el trabajo. Estos son algunos ejemplos:

  • cuestionario "Conozca su situación" para el inicio del proyecto, donde se formulan preguntas como, "¿Quién ha esquiado en los Alpes cada año desde 1985?" Y las posibles respuestas son los nombres de personas en el equipo.
  • 'Datos divertidos sobre el proyecto'. Las preguntas podrían ser: "¿Cuántas multas ha respondido el equipo en los últimos 6 meses?" (He utilizado este tipo de cuestionario y fue mucho más difícil para las personas responder que usted podría esperar; definitivamente es una buena tarea cuando su proyecto ha estado funcionando por algún tiempo.)
  • Un conocimiento general o cuestionario pop solo por diversión.
  • Preguntas de gestión del proyecto, aunque si la gente consideraría esto como una prueba divertida o una prueba de preparación para el examen, ¡no estoy seguro!

Cuestionarios sobre mensajes

Este tipo de cuestionario tiene más sentido del requisito del proyecto. ¿Qué quiero decir con eso? Quiero decir que es parte de una comunicación más grande del proyecto que está directamente relacionada con tus entregas. Aquí hay algunos ejemplos.

  • Medir el nivel de comprensión de un grupo de usuarios. Una prueba rápida puede indicarle a qué nivel están sus usuarios. Eso puede ayudarlo a adaptar la actividad de gestión de cambios y la capacitación para el resto del proyecto. Puntos de bonificación si vuelve a ejecutar el cuestionario al final del proyecto y realiza un seguimiento de cuánto han mejorado.
  • Recopila información sobre las preferencias. Este es un uso más avanzado de los cuestionarios que los botones de votación, y la lógica de Interact le permite rastrear las respuestas a través de múltiples parámetros. Por ejemplo: "¿Qué tipo de capacitación preferiría?" Si el usuario hace clic en la respuesta de "capacitación en línea", se le presentará una pregunta relevante para la capacitación en línea. Si eligen "capacitación en el aula", su próxima pregunta es sobre eso.
    Esto podría ser útil para medir la temperatura de un grupo de usuarios durante la planificación de la gestión del cambio.
  • Lograr que las partes interesadas se auto-seleccionen en grupos para su comunicación posterior. Esto puede ser útil si no está seguro de a quién debe involucrar: la gente le dirá lo que quiere saber. Si bien ese no debe ser el único análisis de interesados, es un comienzo.

Puedes hacer cuestionarios de interacción y mensajería con Interact.

¿Necesitas un premio?

En todos los cuestionarios que hice hecho con los equipos de proyecto, y puedo pensar en 3 que han sido los más exitosos, tuve un premio para dos de ellos. El tercero fue la prueba de 'hechos divertidos sobre el proyecto'. Lo usé al final del proyecto como parte de la celebración de nuestro equipo. Cada miembro del equipo central recibió un obsequio en ese momento de todos modos, así que no sentí que fuera necesario que la prueba en sí venga con otro premio.

A veces, la diversión está en la participación y el reconocimiento de ser el ganador. No ofrezca un premio si no cree que sea apropiado. En el trabajo, no siempre es necesario.

Otras cosas que debe saber

Interact y otras herramientas de prueba están basadas en la web. Le está pidiendo a las personas que respondan preguntas, y posiblemente dejen su dirección de correo electrónico, en una herramienta alojada en línea. Puede que no se ajuste a sus estándares de seguridad de TI, así que consulte antes de dedicar tiempo a crear un cuestionario en línea.

Over To You

¿Cree que usar cuestionarios como herramienta de participación en proyectos es una idea extraña? Estoy dispuesto a probar algo nuevo y probar nuevas formas de hacer que mi proyecto esté frente a las personas que importan. Si un cuestionario es la manera de hacerlo, que así sea.

Pero … no es una herramienta de gestión de proyectos convencional, ¡así que déjame saber lo que piensas!

Puedes probar Interact de forma gratuita.

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Pin para lectura posterior:

 Cómo usar cuestionarios en Project Communications

La publicación Using Quizzes In Project Communications apareció primero en la Guía de Girl's Project Management.

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