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Uso del marco DACI para mejores decisiones grupales


DACI es un marco de gestión de proyectos utilizado para definir claramente las funciones de los diversos interesados ​​en un proyecto. DACI son las siglas de Driver, Approver, Contributor e Informed. Estos roles, definidos por DACI, dejan en claro quién tiene autoridad en ciertas áreas y situaciones. Esto permite que un proyecto progrese sin problemas cada vez que se deben tomar decisiones grupales.

DACI puede brindar claridad y unidad a un equipo, lo que permite una comunicación fácil y una cultura colaborativa que trabaja para lograr un objetivo común. Por lo tanto, si tiene problemas para tomar decisiones en un entorno de administración de proyectos, DACI puede ser adecuado para usted. Echemos un vistazo más de cerca a las cuatro partes de este marco de toma de decisiones.

El controlador es el líder del proyecto. Este es el gerente de proyecto, y ellos administran el proyecto desde su inicio hasta su finalización. No siempre están haciendo todo, pero sus manos están en todos los aspectos del proyecto.

Iniciación y planificación

El conductor suele ser la persona que llama a la reunión inicial de inicio y explica la visión y el propósito del proyecto. Se define a través de ellos. Dirigen estas reuniones, responden preguntas y generalmente ofrecen orientación.

También reunirán ideas de los miembros del proyecto y recibirán comentarios de ellos sobre el progreso del proyecto y cómo tratar los problemas que surgen durante el ciclo de vida de los proyectos. el proyecto. También son una caja de resonancia para las preocupaciones expresadas por aquellos fuera de la organización.

El controlador creará el plan, que es una lista detallada de tareas paso a paso para el proyecto. Esto generalmente se hace con una plataforma de gestión de proyectos de su elección. Todo lo que debe completarse en el proyecto se detallará aquí, incluyendo la adición de fechas límites y observando cómo se medirá el progreso.

Reuniones y comunicaciones

Las reuniones también serán del dominio del conductor. El conductor se reunirá con los miembros del equipo para asegurarse de que sean responsables de las tareas que se les asignaron y cumplan los hitos de progreso establecidos durante la etapa de planificación.

Las comunicaciones, naturalmente, también están bajo el cuidado del conductor , que debe proporcionar actualizaciones a los interesados ​​y equipos de forma regular. Este es el vehículo para distribuir información sobre el progreso del proyecto y abordará cualquier problema que pueda surgir.

Aprobador

Debe haber una persona que aprieta el gatillo, por así decirlo. Este stakeholder es comprensiblemente llamado el aprobador. Eso se debe a que son la persona o el grupo de personas que tienen la autoridad para aprobar y vetar un proyecto.

El aprobador está obviamente en autoridad. Tienden a ser un gerente, un fundador de una organización o algún grupo en una posición ejecutiva. El tamaño y la estructura de la empresa determinarán quién es el aprobador, ya que una empresa más pequeña no tendrá el personal y la estructura organizativa para respaldar a un aprobador dedicado.

Colaborador

Un controlador no funciona en el vacío . Cualquier decisión inteligente es alimentada por muchas corrientes, incluida la experiencia, el instinto y la consulta de expertos. Ahí es donde entra el colaborador.

Un colaborador es un experto en el campo, uno que será consultado por el conductor para ofrecer su punto de vista único sobre el problema y proporcionar ayuda para tomar la decisión correcta. Puede ser una persona, pero generalmente es un grupo de personas, teniendo en cuenta que los problemas varían en tipo.

El conductor es quien ensambla este grupo de consultores expertos según lo que se necesita en términos de experiencia y conjuntos de habilidades que son en el proyecto. Esta podría ser una de las responsabilidades más importantes del conductor, ya que el contribuyente agrega el lastre necesario al proyecto para mantenerlo a flote.

Informado

Tal como su nombre lo indica, los informados son aquellos en el proyecto que necesitan ser informado. Por lo general, son los únicos que necesitan saber sobre el progreso del proyecto. Este grupo no tiene ninguna autoridad para afectar el curso del proyecto. Son simplemente receptáculos de información.

Cómo usar DACI

Ahora que se definen los roles, es probable que quede claro cómo este marco ayudará a tomar la decisión correcta de la manera correcta. También creará eficiencias que ayudarán a avanzar el proyecto rápidamente.

Entregar asignaciones

Básicamente, todo debe asignarse a un controlador. Existe el proyecto general, naturalmente, pero incluso cada tarea individual debe tener un controlador, de modo que cuando se debe tomar una decisión, el proceso está en su lugar para hacerlo.

Así como un conductor debe ser identificado, deben los aprobadores y contribuyentes dar al conductor las herramientas para tomar la decisión correcta. Por lo tanto, estas posiciones deben asignarse más temprano que más tarde. Primero debe tener su trabajo preliminar.

Luego, las personas informadas en el equipo del proyecto pueden agregarse a su software de administración de proyectos como observadores para las tareas, de modo que se les notifica manual o automáticamente cuando se tomó una decisión. Esto los mantiene actualizados sobre el progreso sin agregar otra capa al proceso.

Definir el Marco

El controlador realizará estos roles y configurará la estructura para que DACI funcione. Al hacer esto en primer lugar en el proyecto, las personas son conscientes de sus roles y hay menos confusión cuando se toman decisiones. Aquí, la claridad es crucial.

Las decisiones y los roles también se deben definir. Crear un plan de comunicación para el grupo informado es otra responsabilidad del conductor. Como se señaló, un software de administración de proyectos es una herramienta valiosa, pero existen muchos medios de comunicación. Elija el que mejor se adapte a su proyecto, equipo y organización.

Cuando un conductor se reúne con los contribuyentes, también debe haber una forma de recopilar sus consejos y formular recomendaciones a partir de la información. Esa información se proporcionará a los aprobadores, quienes tomarán la decisión y la decisión se difundirá a través del grupo informado.

Cuando utiliza un marco de toma de decisiones como DACI, es importante tener el derecho herramientas para compartir rápida y fácilmente esas decisiones de la manera más eficiente posible. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos en línea con potentes herramientas para ayudarle a hacer precisamente eso. Vea cómo ProjectManager.com puede ayudar con DACI tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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