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Zen y el arte de la gestión de proyectos


¿Qué tiene que ver Zen con el arte de Project Management? Podría decirse que es más de lo que tiene que ver con el mantenimiento de motocicletas. Pero entonces, no poseo una motocicleta, y tampoco sé cómo mantener una.

Pero sí sé cómo administrar un proyecto, y tengo una buena idea de algunos de los principales principios del Zen. Aunque, sin duda, datan de una fascinación por el pensamiento oriental que muchos estudiantes tienen en su adolescencia y principios de los 20.

Pero me parece que hay dos grupos interconectados de ideas que definen la práctica y la filosofía del Zen. Sin embargo, ¡uno de ellos evita filosofar! Entonces, tendré cuidado de no hacer eso.

Zen y autoconocimiento

Creo que la esencia del Zen es una búsqueda del autoconocimiento. Exige que intentemos comprender el significado de nuestras vidas directamente, a partir de nuestras experiencias.

Esto me lleva a dos experiencias específicas que tuve como gerente de proyectos. Cada uno ilustra muy bien uno de los dos aspectos del Zen que identificaré. Pero más importante para usted, ilustra una visión esencial del arte y el oficio de la gestión de proyectos.

Un Centro Inmóvil en medio del Proyecto Caos

"¿Por qué le pagamos?", Preguntó mi jefe un día, cuando estaba visitando mi proyecto.

"Cada vez que visito", me dijo, "te veo sentada en un sofá, tomando café, hablando con uno de los líderes de tu equipo".

Le agradecí su preocupación por mi café consumo. El té en esa oficina era terrible.

Tenía razón, por supuesto. Y no solo sobre el café.

Estuvimos en medio de una etapa de alta presión y con una fecha de entrega abrupta del proyecto. Entonces, mi respuesta fue tratar de pasar el mayor tiempo posible sentado y conversando con los líderes de mi equipo. Porque, como le dije a mi jefe, ese era mi trabajo.

He aquí por qué. Trabajé duro para desarrollar un plan de proyecto sólido y preciso al que cada uno de los jefes de mi equipo podría suscribirse. Establecí un marco, les pedí que completaran los detalles de su flujo de trabajo y luego resolvieron las soluciones a los enfrentamientos, superposiciones y elementos faltantes.

Y ahora estábamos en modo de entrega. Los líderes de mi equipo conocían sus tareas y sus escalas de tiempo. Tenían equipos capaces y todos los recursos que necesitarían.

Entonces, ¿cuál era mi trabajo? Mi trabajo era:

  • Proporcionar a los líderes de mi equipo el apoyo que necesitaban
  • Entender el estado de cada flujo de trabajo
  • Identificar problemas de todo el proyecto
  • Ayudar a los líderes de mi equipo a resolver sus problemas

¿Y cómo sería? ¿Yo hago eso? Calmadamente haciendo una evaluación regular de la situación de cada flujo de trabajo, y luego reflexionando silenciosamente sobre el panorama general y lo que todas esas conversaciones me dijeron.

Además, al no tener un montón de "cosas" que hacer, lo haría poder reaccionar de manera rápida y flexible ante cualquier problema que surja, como cuando Richard descubrió un error en el análisis de su equipo pero no pudo rastrear la fuente.

Despliegue de mis reservas

No soy un experto profundo, pero podría dejar caer todo para hacer algunas llamadas telefónicas, negociar con algunos colegas sénior y proporcionarle un experto.

El experto apareció debidamente, revisó el trabajo del equipo y señaló su pluma en una columna de datos. Su trabajo estaba hecho. Y también lo fue mío, en esa crisis. Para eso me pagó mi jefe.

El Zen enfatiza el autocontrol; una actitud pacífica y relajada. Y eso tiene que estar dentro, así como también fuera de ti, por cierto. Si puede lograr esto, puede liberarse del estrés y la ansiedad de su proyecto. Puedes alejarte de la frustración, la agitación y la ira.

Leer tu proyecto en Tones not Hues

Aprendí la siguiente lección de una colega, Judith (sí, su verdadero nombre). Estaba actuando como gerente de programa, coordinando y liderando el trabajo de varios directores de proyectos. Judith era una de ellas y, por lejos, la más experimentada y capaz. Más que yo, ¡eso es seguro!

Parte de mi trabajo consistió en garantizar que, a nivel corporativo, mi cliente entendiera el estado de cada uno de los proyectos dentro del programa. Este fue un programa complejo y de alto riesgo. Y tuve éxito en ejecutarlo, en parte gracias a mi capacidad de superar la complejidad para ver las tramas principales.

Por lo tanto, me reuniría frecuentemente con mis gerentes de proyecto y jefes de equipo para obtener actualizaciones detalladas. El único problema era Judith. Ella y yo éramos grandes amigas; pero al principio no logramos trabajar bien juntos.

Quería datos claros, incisivos y accionables. Judith tenía eso, pero sabía que no siempre contaría toda la historia. Y a veces, los bits que se perdieron fueron importantes. Los datos solo pueden llevarlo en la dirección incorrecta. Para Judith, todo era información, y ella quería que lo entendiera todo. Pero estaba impaciente.

"Solo los hechos, señora", le dije, pronunciando ese dicho apócrifo que mal atribuía popularmente al famoso personaje del programa de televisión de procedimientos policiales, Det de Dragnet . Joe Friday.

Judith respondió con una metáfora que se me quedó grabada durante 20 años: "El problema es, Mike, que quieres ver el mundo en blanco y negro, pero solo puedo verlo en muchos tonos de color. . "(Judith siendo inglesa habría utilizado la ortografía inglesa, así que una disculpa para mi público estadounidense, pero Judith exige ese tipo de respeto.)

El zen nos dice que los verdaderos significados rara vez son susceptibles de interpretación lógica. Debemos ser conscientes de cada pequeño detalle de tinte y sombra. Necesitamos considerarlo todo y sintetizar una comprensión más profunda.

Eso es lo que Judith me enseñó a hacer. Aprendimos a encontrarnos durante el almuerzo. Ella me contaba la historia de lo que sucedía en su proyecto, usando todos los matices, tonos y sombras. Al final, nos sentábamos formalmente, y trataba de destilarlo en la imagen clara que necesitaba. No monocromo, esperaba, pero sin duda matices más puros.

Cómo aumentar el zen de su gestión de proyectos

Entonces, ¿cuáles son algunas de las cosas que puede hacer, como gerente de proyecto, para obtener más del espíritu de Zen en su práctica? Aquí hay siete sugerencias.

Una cosa a la vez

Hay tanto que hacer, que es fácil caer en la multitarea. Eso es un error Tu atención se centra, y fácilmente te pierdes la esencia de lo que estás haciendo en el mejor de los casos, y cometes errores en el peor.

Disminuye la velocidad

Haz las cosas que importan, y tómate el tiempo para hacerlo realmente bien. Sea deliberado en la forma en que hace las cosas y hable con la gente.

Termine lo que empieza

Es demasiado tentador llegar a "casi" y seguir adelante. Zen, al igual que la gestión de proyectos, requiere que se haga y se realice correctamente.

Haga menos

Para hacer que el tiempo disminuya y termine lo que comienza, probablemente necesite hacer menos. Deje a un lado lo trivial y las cosas que no importarán cuando se termine el proyecto.

Deje espacios en su día

Si está haciendo algo todo el tiempo, no habrá lugar para oportunidades felices o para reaccionar a las crisis . Esto causará conflictos y tensiones. Cuando no haya crisis u oportunidades, use los huecos para relajarse y reflexionar. Te sorprenderá el valor de las ideas que te lleguen.

Desarrolla rituales

Los monjes Zen tienen rituales para la mayoría de sus actividades. En lugar de limitarte, los rituales te liberan. Si no necesita pensar qué va a hacer entre las 10 a. M. Y las 11 a. M., Puede pensar en el significado de ese comentario extraño que uno de sus interesados ​​hizo en el significado de ayer. La creatividad viene cuando tu mente no está ocupada. Vacíalo quitándote el millón de pequeñas decisiones que de otra manera necesitarías tomar.

Servir a otros

En un artículo reciente, escribí sobre el Liderazgo de Servant. La idea del servicio es fundamental para el budismo zen. Desarrolla un sentido de humildad y desinterés. Y, cuando sirves a otros, te servirán mejor porque los liberarás de algunas de sus tareas de bajo valor.

Lee Sabiduría Zen

Hay muchos libros de pensamiento Zen que ofrecen lecciones sobre la vida, liderazgo e incluso arquería. Puede ser tentador descartarlos como litera New Age. Pero no lo hagas Encuentre uno de un experto acreditado sobre el tema, como Christmas Humphreys, Thomas Cleary o Paul Reps.

Están llenos de ideas genuinamente poderosas. Pero tendrá que pensar en las palabras largas y duras. Déjalos que se sienten y cocinen en tu inconsciente. Porque muchos desafiarán el análisis fácil. Permítanme volver a contar un favorito, en mis propias palabras:

"Si hay un fuego en el fondo de un montón de madera y estás sobre él, entonces, mientras el calor aún no te haya alcanzado, sentirás seguro de que está a salvo. "

¿Qué está sucediendo hoy en la base de su proyecto?

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